文/于艷暉(北京廣安置地投資有限公司)
企業(yè)開展內部控制是為了實現(xiàn)某一特定目標而采用的有效管理方式,內部控制可以說是企業(yè)經(jīng)營管理的重要手段之一。
當前房地產(chǎn)企業(yè)面臨著國際經(jīng)濟局勢動蕩、宏觀政策收緊、市場環(huán)境艱難等各種內外部因素,再加上自身項目建設周期長、資金回流慢、收益與風險并存的特征,使得企業(yè)要想穩(wěn)定經(jīng)營發(fā)展,不斷壯大,就要從自身做起,更加重視內部控制相關建設、管控工作。
通過內部控制的實施,使企業(yè)實際業(yè)務活動經(jīng)營中各項目都能夠更加規(guī)范、更加高效、更加科學地開展,確保企業(yè)在獲得足夠利益的同時,把風險控制在可接受范圍內,充分發(fā)揮企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢。
1.企業(yè)主體對內部控制不夠重視
房地產(chǎn)企業(yè)同一時間段可能會同時開展很多項目,所以內部控制環(huán)境相對比較復雜,多個項目互相交叉進行,其各自的邊界線很難判斷。而且我國房地產(chǎn)市場因為市場競爭激烈,很多企業(yè)經(jīng)營者會過多地把眼光局限于項目業(yè)績,對于內部控制建設的重要性并沒有準確認知,也沒有樹立正確的內部控制意識,導致內部控制模式也無法從上至下逐漸推廣。還有部分企業(yè)會滿足于當前的業(yè)務活動經(jīng)營模式,排斥內部控制模式的應用,認為當前管理模式足以維持現(xiàn)階段項目發(fā)展,反而采用內部控制模式會降低工作效率、工作質量,所以并不愿意主動學習、引入先進的內部控制模式。
2.內控體系和業(yè)務流程不完善
我國很多房地產(chǎn)企業(yè)都是在地產(chǎn)市場行情較好的情況下選擇入市,靠著業(yè)務項目所獲利潤不斷進行規(guī)模擴張,從而實現(xiàn)利滾利,錢生錢,獲得更多經(jīng)濟效益。但是整體市場上,企業(yè)經(jīng)營者對內部控制方面的認識依舊處于初級探索階段,所以企業(yè)內部控制體系建設、制度建設、業(yè)務流程建設等方面都有著一定缺陷,導致內部控制手段無法滿足實際業(yè)務活動項目經(jīng)營需求;還有些企業(yè)認為內部控制模式并不能直接給企業(yè)帶來利潤,僅僅是生搬硬套其他企業(yè)的內部控制制度體系、業(yè)務流程,并沒有考慮企業(yè)自身實際經(jīng)營實力、業(yè)務特點,導致內控制度更多的流于形式,無法真正落實,發(fā)揮其作用,企業(yè)同樣也面臨著嚴峻的經(jīng)營風險[1]。
3.內控監(jiān)督乏力
房地產(chǎn)企業(yè)內部項目建設過程中,能夠發(fā)揮內部監(jiān)管作用的部門、人員有董事會各成員、審計委員會、審計部門人員、監(jiān)事會。雖然制度體系中有這些監(jiān)管部門及人員,但是實際上因為各種客觀、主觀性因素,這些人員并沒有很好地履行監(jiān)管職責,充分發(fā)揮監(jiān)管作用。例如:監(jiān)事會是對企業(yè)董事、中高層經(jīng)理等的行為進行監(jiān)管,但是很多企業(yè)監(jiān)事會成員是由董事或經(jīng)理兼任,無法獨立、公正地開展監(jiān)管;或者股東另外安排專門的人員,卻沒有賦予他們一定的權限,職位低,不能放心大膽地開展日常監(jiān)管工作。審計人員在實際進行業(yè)務活動監(jiān)督管理工作時,職位等級也相對較低,經(jīng)常會受到各方面壓力,從而無法公平公正地進行監(jiān)管,也無法獲得更多真實可靠的數(shù)據(jù)信息,這樣內部審計部門就形同虛設,審計效果也無法得到保障。
4.信息和溝通渠道不暢
企業(yè)信息和溝通渠道是從內部和外部兩方面考慮:內部涉及眾多職能部門、不同層級領導、不同業(yè)務活動項目;外部是要與社會媒體、政府部門、合作企業(yè)等進行溝通。無論是內部還是外部溝通,都是企業(yè)獲得更多真實可靠數(shù)據(jù)信息的基礎,也便于企業(yè)加強內控管理,提高經(jīng)營水平。但是實際上企業(yè)在溝通渠道方面依舊存在著很多缺陷,內部橫向、縱向溝通渠道都不通暢,不同部門、不同層級間員工并不能很好地進行信息交換。在外部溝通過程中,與媒體溝通,可能因為不當言語,使得企業(yè)聲譽、行業(yè)口碑、形象等受到影響;與政府機構溝通不暢則會直接對項目建設進度造成影響,從而使企業(yè)面臨嚴重的經(jīng)濟損失;與第三方等監(jiān)管部門溝通不暢,則會導致重要信息無法及時進行披露,從而引起監(jiān)管風險[2]。
1.籌資環(huán)節(jié)
企業(yè)在籌資方面的內部控制不合理會使得企業(yè)債務結構設置不合理、債務利率增大、償債壓力增大等。企業(yè)存在著盲目擴大規(guī)模的現(xiàn)象,前期過多融資,實際施工、項目出售等環(huán)節(jié)出現(xiàn)任何漏洞,都會導致后期無法按期償還資金,從而造成資金風險。對籌資管理不嚴謹,負債率較高、利率較大,使得籌資成本增高,而且對各種外部影響因素的關注也不夠,比如信貸政策、通貨膨脹、國內經(jīng)濟局勢等,缺乏嚴格的內部控制,從而出現(xiàn)原有預估資金不夠用、籌資成本增加等的風險。
2.招標環(huán)節(jié)
招標標書編制問題、漏洞較多,加大了招標難度,也嚴重影響了招標進度和結果滿意度。比如對于文件中部分條款描述不清楚,在進行合同簽訂時,雙方容易出現(xiàn)意見分歧,造成反復談判、反復確認,最終影響工程進度。在進行標書編制過程中,標書編制人并沒有與項目負責人進行密切交流,導致出現(xiàn)項目設計方案變更,但是招標依舊按照原來方案進行,從而造成后期工程建設難度大、延誤進度。對中標單位并沒有進行詳細的信息調研,導致部分中標單位存在著外部、轉包等情況,損害企業(yè)利益。
3.物資采購環(huán)節(jié)
供應商選擇失誤,導致所用物資無法按期送達,從而影響建設項目施工進度,也會使企業(yè)面臨著巨額賠付。指定品牌方較少,施工中雙方價格談不妥,會因此造成施工進度的延誤。物資驗收流程不完善,驗收工作執(zhí)行不到位,物資質量、數(shù)量都存在漏洞。
4.成本管理環(huán)節(jié)
此環(huán)節(jié)內部控制管理不當主要體現(xiàn)在:企業(yè)并未制定完善的成本管理效果考核體系,各階段工程造價數(shù)據(jù)庫也不完善,導致項目建設期間頻繁出現(xiàn)超出目標成本費用的情況。在實際項目建設過程中,由于設計方案的頻繁變更,使得企業(yè)合同內容多次更改,從而產(chǎn)生了施工計劃調整、拆建、搶工期等不必要的成本費用?;蛘咴谇捌诜桨冈O計時忽略了市場材料、不同城市人工成本、設備技術更新等的變化,導致項目建設成本可控性較差。在項目竣工結算時,因為工程建設期間缺乏完善的資料保存制度體系,導致各環(huán)節(jié)資料記錄不完整、工程建設審核不嚴謹,最終使得項目費用結算質量、效率低[3]。
1.領導層要重視內部控制建設
其一,從領導層做起,重視內部控制建設,帶領其他員工自上而下順利全面推行內部控制。領導層作為企業(yè)整體經(jīng)營發(fā)展導向,只有自身樹立了正確的內部控制意識,才能進一步促進企業(yè)內部控制氛圍的營造。其他各部門才會積極配合、開展內部控制相關工作。其二,全體員工都要有完善的內部控制意識。內部控制工作涉及各個環(huán)節(jié),所以需要每個員工認真履行個人崗位職責,做好崗位內部控制相關工作,才能進一步實現(xiàn)企業(yè)整體的內部控制管理目標。
2.優(yōu)化內部控制體系和流程文件
首先,落實內部控制實施籌劃??梢云刚埿袠I(yè)尖端人才,在企業(yè)內部開展內控主體講座,并與企業(yè)現(xiàn)有經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務特點、發(fā)展前景等情況相結合,提出合理的內控建設思路,引導企業(yè)不同層級人員進一步思考。其次,進入內部控制建設階段。學會精準識別、查找各環(huán)節(jié)風險點,分析目前內控缺陷,并對其進行改善、優(yōu)化,編制科學、可行的內部手冊,供全體人員參照。最后,完善內部控制制度體系,確保每個環(huán)節(jié)、每位員工都在內控體系約束和引導范圍內。
3.加強內部控制監(jiān)督管理力度
第一,提高監(jiān)事會的監(jiān)督職能。為了更好地發(fā)揮監(jiān)事會人員職責,要確保其與其他領導層人員之間保持獨立,能夠公平公正地開展監(jiān)管工作。第二,賦予審計委員會一定的權力,真正落實監(jiān)督管理工作。第三,提高企業(yè)內部審計部門的地位,避免其流于形式,同樣要賦予內部審計人員相應的職責和權力,在其他部門人員不配合審計工作時,可采取強制性措施。
4.建立有效的信息溝通渠道
其一,暢通內部信息溝通渠道,可以定期或不定期開展座談會、辦簡報、書刊雜志交流會等為員工提供更多交流機會。也可以采取設置領導舉報箱、匿名電郵等非正式方式,向領導提出中肯建議,打破橫向、縱向交流的局限性,讓上下級之間更了解彼此工作情況,共同為企業(yè)發(fā)展出謀劃策。
其二,與外部相關部門建立良好的合作關系,加強信息交流。隨著各種先進信息技術的不斷出現(xiàn),企業(yè)獲得外部信息的渠道和方式也越來越多。比如從客戶和供應商渠道獲得更多產(chǎn)業(yè)鏈信息,從中介咨詢組織得到更多外部監(jiān)管、行業(yè)發(fā)展趨勢等的有效信息。在與外部各單位進行溝通時,還要注重技巧,與外媒體溝通,要加強品牌宣傳力度,利用媒體資源引導輿論導向;與政府機構溝通,能夠及時準確地獲取國家相關政策變動情況,并盡快采取應對措施[4]。
1.籌資環(huán)節(jié)
房地產(chǎn)企業(yè)因為資金需求量較大,僅依靠自身內部融資遠遠不能滿足其資金需求,所以要加大融資力度,拓寬融資渠道。在融資期間,要合理利用融資方式各自特點,盡可能降低融資成本,減少短期償債壓力。在向銀行融資時,要盡可能提供更多有利依據(jù),獲得銀行信任,并積極與銀行商議,開發(fā)新的融資渠道。除此之外,還可以采用境外融資、信托融資、委托融資、民間融資等方式。對于已經(jīng)開工的四個證都有的項目融資,可以盡量選擇開發(fā)貸的方式,有效降低融資成本。
2.招標環(huán)節(jié)
在進行招標文件編制時,要詳細、精準概述招標范圍,可參考工程項目圖紙和建設方案內容;編制期間還要保障招標文件內容條款清晰、唯一,確保無任何歧義。招標文件編制后,要經(jīng)過層層審核,反復修改,確認其無誤后才可下達招標命令。在進行招標前,工程項目部要與負責招標工作人員進行密切交流,確保當前招標計劃是在實際工程建設計劃基礎上開展的。如果工程建設計劃有所改變,招標工作也要適當進行調整。對所選招標單位,要加強管理,時刻關注對方經(jīng)營狀況、行業(yè)信用度變化等,并對其進行合理的評估,以此來提高招標質量和效率[5]。
3.物資采購環(huán)節(jié)
針對上述描述的物資采購內部控制問題,可采取以下應對措施:對項目施工建設現(xiàn)場進行勘察,依據(jù)其項目建設進度,制定合適的物資采購量、采購頻率等,確保項目工程進度正常、存貨周轉率高、現(xiàn)金流量足夠。如果承包方擅自變更材料物資品牌、類型,要切實按照合同內容進行違約處罰。進行采購物資招標環(huán)節(jié),要確保各環(huán)節(jié)相關工作人員職責和責任,確保所提供的采購物資數(shù)量、型號、功能等都科學合理,避免后期定標后,發(fā)生部分參數(shù)更改的情況。也要避免因為采購招標不合理對后續(xù)工程建設造成的各種風險。對所采購物資都要進行數(shù)量和質量方面的驗收,避免因此疏忽引起的嚴重后果,給項目建設整體帶來較大風險。
4.成本管理環(huán)節(jié)
(1)對工程項目各階段的成本費用、評標材料等進行梳理,并建立完善的工程造價數(shù)據(jù)庫,確保實際成本支出在預期范圍內。對項目實施過程中的關鍵環(huán)節(jié)進行評定,確定其整體成本控制目標,并逐一拆解,加強管控,確保實現(xiàn)項目建設目標成本。(2)簽訂項目合同條款時,要結合以往類似項目經(jīng)驗,并由專業(yè)律師幫忙分析合同制定的合理性、可行性、風險性等。在進行合同談判時,要充分考慮各種因內外部市場變化引起的成本風險,盡可能轉移至對方企業(yè)或機構,雙方達成一致后,要在合同中明確標注,還需要對方提供書面承諾保證書,不可僅達成口頭協(xié)議。(3)對于施工方案變更、技術變更、簽證變更、竣工結算、工程質量審核等要進行規(guī)范申請審批流程,確保對各環(huán)節(jié)成本加強內控管理。(4)搶工項目要保障雙方達成一致約定。對于工程結算,要確保各環(huán)節(jié)資料完整、數(shù)據(jù)信息真實可靠,可對各階段負責人實施績效考核制,促進其對結算工作的管控,從而提高結算水平。(5)對于工程項目質量差的情況,要嚴格按照合同簽訂內容予以懲罰,并在合同評價報告中如實總結、匯報[6]。
綜上所述,內部控制是當前時代背景下,各行各業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營發(fā)展的重要工具,同樣在房地產(chǎn)企業(yè)也發(fā)揮著重要作用。在房地產(chǎn)企業(yè)日常項目經(jīng)營管理過程中,只有高效落實了內部控制,才能實現(xiàn)項目建設的規(guī)劃化管理,提高企業(yè)內部經(jīng)營管理水平,為企業(yè)獲得更多經(jīng)濟效益和社會效益。上文中分別從企業(yè)和業(yè)務層面分析了房地產(chǎn)企業(yè)內部控制實施過程中存在的問題,也相應地提出了優(yōu)化策略。希望本文的研究可以為更多房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營者加強內部控制提供一定的參考價值,促進企業(yè)更好更快的經(jīng)營發(fā)展。另外由于本文在該課題方面的研究時間、精力都有限,所以部分觀點可能存在著一定的局限性,后續(xù)仍會在此課題上進行深入研究,促進房地產(chǎn)行業(yè)高質量發(fā)展。
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所謂房地產(chǎn)企業(yè),是指從事房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營、管理和服務活動,并以營利為目的進行自主經(jīng)營、獨立核算的經(jīng)濟組織。
房地產(chǎn)是指土地、建筑物及固著在土地、建筑物上不可分離的部分及其附帶的各種權益。房地產(chǎn)由于其自己的特點即位置的固定性和不可移動性,在經(jīng)濟學上又被稱為不動產(chǎn)??梢杂腥N存在形態(tài):即土地、建筑物、房地合一。在房地產(chǎn)拍賣中,其拍賣標的也可以有三種存在形態(tài),即土地(或土地使用權)、建筑物和房地合一狀態(tài)下的物質實體及其權益。隨著個人財產(chǎn)所有權的發(fā)展,房地產(chǎn)已經(jīng)成為商業(yè)交易的主要組成部分。購買房地產(chǎn)是一種重要的投資方式。