文/張志豐(中嘉友誼會計師事務所有限公司)
經(jīng)濟市場不斷變化,企業(yè)要想快速發(fā)展,必須持續(xù)強化財務管理工作能力。財務管理工作主要包括財務核算及分析管理、預算統(tǒng)籌及實施監(jiān)督、各項資金的收付及調(diào)撥、各項稅務申報繳納等管理內(nèi)容,然而這些管理工作都是靜態(tài)化的管理,未能跟隨時代的發(fā)展,無法及時獲取重要的信息。推動財務管理信息化,需要從系統(tǒng)、人才等不同層次進行完善,為建立信息化體系夯實基礎(chǔ),加快企業(yè)從傳統(tǒng)管理模式向智能化財務管理轉(zhuǎn)型,促進企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。
財務管理信息化是指依托國家財務網(wǎng)絡系統(tǒng),運用大數(shù)據(jù)分析、云計算等領(lǐng)先的技術(shù),實施會計信息電算化,同時運用會計分析、監(jiān)督管理等功能,達到將財務管理數(shù)字化的一種現(xiàn)代財務管理方法。隨著企業(yè)國際化的不斷深入,財務現(xiàn)代化越來越成為提高財務管理能力和提升競爭力的關(guān)鍵措施。
順應著時代發(fā)展,由于計算機技術(shù)的日益發(fā)達,信息化成為財務管理工作發(fā)展趨勢。會計工作包含非常豐富的內(nèi)容,所以運用現(xiàn)代計算機技術(shù)可以幫助員工實施工作。對于中小企業(yè)而言,以信息化的財務管理方式取代了過去的人工記賬,可以促進財務管理體系的構(gòu)建,進而改善工作效率[1]。
財務信息流程主要包括了數(shù)據(jù)收集、審核和記錄等過程。建設(shè)了企業(yè)財務方面的自動化管理系統(tǒng)之后,管理者只需要進行簡單的操作,這不僅簡化了財務工作人員的流程,而且降低了財務從業(yè)者的作業(yè)壓力和操作負擔,同時還提高了財務分析的準確性。所以,公司財務的智能化管理系統(tǒng)改善了人工錄入管理的方式,也提升了企業(yè)辦公的自動化程度,不但降低了生產(chǎn)成本,而且還可以促進企業(yè)的工作效率。
在財務管理現(xiàn)代化建設(shè)中,各平臺、系統(tǒng)的建立以及各項軟件的使用,不但能夠?qū)靖黜椮攧展芾順藴屎蜆I(yè)務規(guī)范加以規(guī)范,而且能增強財務信息的準確度和時效性,使公司的財務報表更能體現(xiàn)真實的運作狀態(tài),對財務管理者開展工作有很大的幫助。
在企業(yè)財務管理現(xiàn)代化的大環(huán)境下,公司的成本費用控制、計劃管理工作與企業(yè)管理工作之間能夠?qū)崿F(xiàn)更為高效的結(jié)合,管理人員也能夠以此為依據(jù)進行更為科學的經(jīng)營管理行為。在這個進程中,公司成本管理的信息渠道也越來越多樣,各上下游公司間的信息溝通也越來越有效,管理工作參考的數(shù)據(jù)也越來越正確,促進了管理與決策的開展[2]。
在財務信息化的條件下,公司能夠更迅速地將管理活動中所有可用的信息全部提取產(chǎn)生,并適時將其與國際標準的財務數(shù)據(jù)加以比較與分析,再依據(jù)結(jié)果對相應活動加以調(diào)節(jié),進而使公司財務的效率得以顯著提升。
公司內(nèi)部管理層財務思想滯后,這種情況是造成財務信息化建設(shè)很難深入的主要因素之一。信息化與電算化有部分區(qū)別,不過部分公司管理層的領(lǐng)導并不能將二者作出具體的區(qū)別,仍然注重實施財務核算。也因為內(nèi)部對信息化的理解出現(xiàn)了偏差,讓信息化工作難以在公司內(nèi)有效開展。同時由于財務管理人員觀念相對滯后,導致在財務管理信息化的實施過程中還存在著重重障礙,包括業(yè)財融合程度不高、風險評估效果不突出以及信息傳輸不準確等,這在很大程度上降低了財務管理信息化的執(zhí)行成效。
在財務信息化建設(shè)過程中,人們首先想起的通常是計算機、服務器等硬設(shè)備,常常容易忽視軟設(shè)備在財務信息化工程中所占據(jù)的關(guān)鍵地位。其中,軟設(shè)備主要指的是對有關(guān)人員的技術(shù)培訓工作以及有關(guān)系統(tǒng)的更新升級等工作。部分公司在開展財務信息化建設(shè)工作時,由于在軟設(shè)備更新與完善等方面并沒有投入相當充分的人力、物力等,使公司當下所采用的部分信息系統(tǒng)和其他設(shè)備間的可靠性與配合率相對較低,無法適應信息化建設(shè)工作的現(xiàn)實需要,這將對信息化的開展有很大的影響。與此同時,部分管理人員在對公司有關(guān)工作人員開展考評時,并沒有較為科學、公平的方式,這在一定程度上制約著公司財務部門及有關(guān)管理工作的正常發(fā)展[3]。
公司所屬分子企業(yè)區(qū)域分布廣闊、行業(yè)多元,為強化總公司對下屬企業(yè)的財會監(jiān)管,由總公司統(tǒng)籌建立了財會信息系統(tǒng),以提高信息采集、大數(shù)據(jù)分析的有效性,但因為各分子企業(yè)的經(jīng)營管理水平、運營環(huán)境的不同,以及數(shù)據(jù)上傳的頻率較少,信息傳輸速度慢,總公司無法通過大數(shù)據(jù)的信息資源共享,實現(xiàn)對分子企業(yè)信息的統(tǒng)一控制。公司內(nèi)各部分對財務數(shù)據(jù)的計算、分類、發(fā)布的要求不盡相同,也提高了公司信息化建設(shè)的復雜性。除此之外,企業(yè)連接各個網(wǎng)絡系統(tǒng),并提供統(tǒng)一的信息入口,以完成各個網(wǎng)絡系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接,信息共享、數(shù)據(jù)管理標準化等也加大了企業(yè)財務信息化設(shè)計的難度。
信息時代的迅速發(fā)展為信息化技術(shù)的進步提供了嶄新的機會,而市場經(jīng)濟的繁榮則為國內(nèi)信息化技術(shù)的發(fā)展打下了牢固的基石。所以,隨著新時代技術(shù)與市場經(jīng)濟的共同成長,國內(nèi)信息化科技理念與各種技術(shù)方式都獲得了前所未有的發(fā)展,為財務工作提供了強有力的支持。同時,隨著現(xiàn)代化手段在企業(yè)財務管理中的引進和使用,不但包括了電算化核算,還要求對審計和管理等方面建立一種集成的財務管理信息系統(tǒng)。所以,企業(yè)必須以自身運行的實際狀況和基本需求為基礎(chǔ),進行現(xiàn)代化技術(shù)的研究和升級工作。
此外,不少企業(yè)還面臨信息化技術(shù)裝備和應用軟件太過陳舊、財務管理核算軟件應用不太規(guī)范等問題,要求企業(yè)進行相關(guān)的完善工作,使上述問題得以解決。
任何企業(yè)的發(fā)展都需要專業(yè)人才,高素質(zhì)人才對企業(yè)發(fā)展具有十分重要的影響。在目前的企業(yè)中,財務人員即使在執(zhí)行相關(guān)工作中發(fā)現(xiàn)經(jīng)營風險,也會因為專業(yè)能力不高、責任心不強,而無法制定解決問題的方案,嚴重降低財務管理信息化水平。財務人員的職業(yè)道德也影響其執(zhí)行工作,同時要具有一定的工作經(jīng)驗,很多員工雖然能完成核算、核查,但缺乏相應的管理經(jīng)驗,最終影響企業(yè)財務的分析工作。
對于加強財務信息化建設(shè),公司必須做到以下幾點。首先,公司管理層務必轉(zhuǎn)變對財務信息化的理解,必須意識到財務信息化建設(shè)對公司發(fā)展壯大的重要性,同時對財務信息化予以必要的關(guān)注。
立足公司的未來發(fā)展目標,全方位支持財務信息化建設(shè)。財務信息化建設(shè)需要通過成本控制,優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、職位權(quán)限和流程,同時重點控制財政資金,調(diào)整重疊的職責流程,以此達到財務信息化的規(guī)范控制。按照財務信息化建設(shè)需求,重構(gòu)公司組織結(jié)構(gòu),同時完善崗位職責,以便減少職責重疊,造成資源的浪費[4]。其次,企業(yè)財務管理信息化建設(shè)要求公司內(nèi)各種管理人員的積極參與。充分運用公司內(nèi)的信息技術(shù)傳播平臺,推廣財務信息化的知識,以此提高公司內(nèi)全體員工對財務信息化的認知與理解,為推動財務信息化夯實基礎(chǔ)。最后,對于推動財務信息化工程建設(shè),需要予以必要的資金投入。只有為財務信息化工程建設(shè)提供足夠的資金投入,才能確保公司得以成功推動財務信息化,提升公司財務的技術(shù)水平。
企業(yè)要想完善信息化體系,必須完善基礎(chǔ)建設(shè)。第一,選擇并提供符合公司信息化建設(shè)要求的系統(tǒng)。雖然財務管理信息化是公司當前的重要工作,不過由于實施此項工作將會涉及內(nèi)部各個方面的員工,因此必須與其他部門協(xié)同配合。所以,公司在選擇和建設(shè)體系時應著重考察軟件和各種業(yè)務領(lǐng)域之間是否能高效融合,選擇最利于企業(yè)發(fā)展的軟件。第二,企業(yè)也要建設(shè)內(nèi)部的關(guān)鍵詞搜索引擎。在基礎(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)完成之后,隨著企業(yè)的逐步壯大與擴張,信息量也會逐步擴大,而此時的查詢和數(shù)據(jù)分析集成等工作也變得必不可少。所以,企業(yè)在構(gòu)建軟件的過程中,必須及時對數(shù)據(jù)的分析和使用制定更為科學的規(guī)劃,采用設(shè)定關(guān)鍵詞和過濾規(guī)則等方法,為后期數(shù)據(jù)整理提供基礎(chǔ),進而使公司財務管理水平得以提高。
企業(yè)必須由內(nèi)部針對各行業(yè)分類、各部門的數(shù)據(jù)要求,分步驟、分模塊地逐步推進公司信息化體系的建設(shè)。信息化體系集成與優(yōu)化的前提是統(tǒng)一標準,根據(jù)企業(yè)所在的行業(yè)和各分子企業(yè)的各種行業(yè)分類,統(tǒng)一整合了有關(guān)技術(shù)標準,并具體地在以下方面加以整合。
一是統(tǒng)計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?;緝?nèi)容包含系統(tǒng)運行的所有參考程序、編碼規(guī)范、操作規(guī)范等,包括顧客、供貨商、企業(yè)的編號規(guī)范,還有各種檔案使用的規(guī)范和條件。所有編碼是系統(tǒng)按照相應規(guī)范自行編寫并提供查重的相應功能[5]。
二是統(tǒng)一會計科目和會計核算系統(tǒng)。公司管理層的業(yè)務類型眾多,管理類型不統(tǒng)一,會計核算方式具有多樣性。所以,在構(gòu)建公司財務管理信息化建設(shè)的時候,就要構(gòu)建統(tǒng)一的財務管理核算體系。根據(jù)公司經(jīng)營活動所涉及的企業(yè)性質(zhì),對行業(yè)類別的性質(zhì)加以分析,并根據(jù)公司各種經(jīng)營開展活動的具體內(nèi)容,按照財會核算規(guī)定建立了系統(tǒng)的會計科目與會計核算制度。并由總公司安排專人實施統(tǒng)一的維護管理工作,形成相應的質(zhì)量監(jiān)督機制。涉及財務會計課程設(shè)置的更改,均需提交更改申請表,對下屬企業(yè)業(yè)務的培訓輔導,以及在信息化進程中若發(fā)現(xiàn)重大問題,總公司可以及時有效地做出回復,并按照反饋建議將該會計科目及會計核算內(nèi)容作出了持續(xù)性的優(yōu)化完善。
三是統(tǒng)一權(quán)限的管理。信息系統(tǒng)建設(shè)過程中,必須根據(jù)子公司的業(yè)務流程、各個人員的管理權(quán)限,對管理權(quán)限的系統(tǒng)設(shè)置,通過授權(quán)的人員系統(tǒng)管理加強公司對分子企業(yè)的有效控制。權(quán)限的設(shè)置和變更,都必須有人員進行管理,如人員的變動、工作權(quán)限的修改和變動,必須有一定的流程加以審核,保證授權(quán)管理的正確性,并防止了數(shù)據(jù)資源的泄密。
四是企業(yè)要統(tǒng)一財務數(shù)據(jù)的格式,建立統(tǒng)一的內(nèi)部和對外財會數(shù)據(jù)傳遞的規(guī)范模板,制定統(tǒng)一標準的企業(yè)財務報表格式。通過信息系統(tǒng)的一體化管理,智能化系統(tǒng)性地對企業(yè)財務實施統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)的共享傳遞,及時提供企業(yè)各種財務數(shù)據(jù)。從而形成完整的企業(yè)財務報表管理體系,在企業(yè)的經(jīng)營決策中充分地發(fā)揮財務信息化系統(tǒng)保障和指導管理的功能。
在技術(shù)不斷進步的情況下,大多數(shù)企業(yè)尚未合理使用信息技術(shù)開展財務管理,具體表現(xiàn)是在內(nèi)部采用了費用審批、庫存控制、合同管控等多個體系,但與系統(tǒng)內(nèi)部的關(guān)系不大。不但不利于企業(yè)勞動力、物質(zhì)等資源的有效節(jié)約,而且還會妨礙內(nèi)部集成化經(jīng)營與信息目標的達成。基于此,企業(yè)在綜合信息化管理體系的構(gòu)建過程中,應在將企業(yè)的經(jīng)營范圍和行業(yè)類型有機地結(jié)合的基礎(chǔ)上,選擇具備成熟技術(shù)的高知名度IT公司,以企業(yè)管理目標和行業(yè)特征為基礎(chǔ),通過整合資源、優(yōu)化管理業(yè)務流程,量身定制出與自身發(fā)展總體目標相適應的綜合信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的成功研制將有助于企業(yè)實現(xiàn)綜合財務管理信息系統(tǒng)的目標,從而大大減少了對人員、物質(zhì)等資源的耗費,并讓企業(yè)信息共享的目標得到了實現(xiàn),為企業(yè)的管理人員帶來了高效且精準的財務管理咨詢服務,使企業(yè)開展綜合財務管理工作時的信息價值得以進一步提高[6]。
企業(yè)務必注重對財務管理人員的培訓工作,財務管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)創(chuàng)新能力,對企業(yè)財務管理工作已產(chǎn)生了較明顯的制約效應。但由于國內(nèi)目前在企業(yè)財務管理方面的人才仍處于短缺的狀態(tài),使得發(fā)展中總體的企業(yè)財務管理工作水平仍無法有效地提升。其一,要加大對企業(yè)財務管理方面專業(yè)人員的培訓力度,同時必須做好企業(yè)財務管理培訓工作,既為國內(nèi)企業(yè)的財務管理優(yōu)化與發(fā)展夯實了基石,又為相關(guān)工作提供支持。其二,公司要組織企業(yè)內(nèi)部的財務人員學習,通過掌握新的財務專業(yè)知識與思維方法,以促進企業(yè)財務管理良性的發(fā)展;同時,企業(yè)還可組織員工到專業(yè)部門參加學習,也可以從企業(yè)外部招聘財務方面專家學者開展講座活動;并積極指導企業(yè)內(nèi)部財務人員進修,參與國家的財務管理專業(yè)知識考核,并取得專業(yè)證書;既要為公司財務部門員工提供充足的成長機會,又要主動地從外部招聘優(yōu)秀的財務管理人員,從而有效推動財務管理質(zhì)量的強化。其三,在提升員工財務管理能力時,還要重視員工的道德、品質(zhì)方面的提升,在執(zhí)行財務管理過程中,很容易出現(xiàn)舞弊、違紀等違法行為導致企業(yè)損失資產(chǎn),企業(yè)要從根本上杜絕此類事件的發(fā)生,從而讓企業(yè)更好地實施財務管理。
在會計信息現(xiàn)代化的大背景下,公司必須結(jié)合實際狀況,選擇適應現(xiàn)代管理需要的公司財務管理信息化體系,進行公司財務管理和經(jīng)營活動的統(tǒng)一管理,同時做好人才的培訓,以實現(xiàn)公司財務管理信息化體系的建立。本文首要了解企業(yè)財務信息化的概念與建設(shè)的必要性,闡述信息化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的作用,深入探究企業(yè)建設(shè)信息平臺面臨的意識薄弱、尚未建設(shè)信息化基礎(chǔ)體系、需求不同增加建設(shè)難度、信息流通不暢、員工缺乏管理知識等問題。從不同方面提出解決方案,即提高全員信息化認識程度、完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)、統(tǒng)一信息系統(tǒng)、構(gòu)建動態(tài)反饋機制、重視人才培養(yǎng)和引進等,以推動企業(yè)更好的發(fā)展。