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內部控制是企業(yè)現代化的產物,民營企業(yè)要想緊跟時代步伐,就必須加強內控制度建設。有效的內部控制制度,不僅可以防范和發(fā)現企業(yè)內外部的漏洞,還能合理調配企業(yè)資源,提高勞動生產率,增強企業(yè)的實力和競爭力。目前我國企業(yè)內控制度建設相對滯后,而西方的經驗對于我們來說,并不完全適合,因此探索和研究適合我國民營企業(yè)的內部控制工作,建立適合我國國情的內控制度尤為重要。
內部控制是指企業(yè)為了實現既定的經營管理目標、順利開展內部經營活動,而在各部門之間對經營活動進行組織、監(jiān)督、考核以及協(xié)調的一系列方法、程序與措施。內部控制的基本要素主要包含了內部環(huán)境分析、風險評估、控制措施、信息與溝通、監(jiān)督檢查,主要措施有職責分離的控制、授權控制、審核批準控制、財產保護控制、會計系統(tǒng)控制以及信息技術控制等。
完善的內部控制制度是企業(yè)內部各項工作正常運行的根本保障,對促進企業(yè)經濟效益和強化企業(yè)實力有著重要的作用。
通過內部控制制度建立規(guī)范的對外投資決策和程序,對重大投資項目采取集體審議聯(lián)簽等責任制,從而加強對投資環(huán)節(jié)的控制,減少投資風險。
內部控制制度涵蓋了企業(yè)運營的方方面面,一個企業(yè)的成功,離不開生產、營銷、物資、計劃、財務和人事等各部門的通力合作,在企業(yè)運營管理過程中,這些部門既是獨立個體,彼此之間又有著千絲萬縷的聯(lián)系,內控制度則基于各部門工作規(guī)劃,通過統(tǒng)籌管理以及部門間的相互配合,共同推動民營企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[1]。
現階段,內部控制這一管理模式雖然已經在各大企業(yè)內部普遍應用,但是還有部分民營企業(yè)在落實內控工作時,其管理層未真正認識到內部控制的重要性,對于內部控制的內容及理解把控不到位,致使企業(yè)員工無法對內控工作引起足夠重視,而有的企業(yè)則將內控工作全權交由財務部負責,其內控的全面性、系統(tǒng)性、客觀性都無法得到應有的保障。甚至有的企業(yè)內部還沒有成立與內控工作相適應的組織結構,內控工作處于無人管的狀態(tài),導致部分民營企業(yè)的內控環(huán)境相對薄弱,影響內控工作的順利實施。
綜合型人才的短缺對于民營企業(yè)內控工作的有效落實以及質量要求有著重要影響,內控工作本身具有較強的專業(yè)性與系統(tǒng)性,但是如果相關工作人員的專業(yè)水平不達標,對內控知識的了解不全面,綜合素質無法滿足內控需求,要想提升內控工作的效率與質量,則存在較大難度,鑒于此,積極引入高質量復合型人才、加強人才培養(yǎng)工作,對于民營企業(yè)來說極為重要。但是就目前的情況來看,大多數民營企業(yè),尤其是處于初級階段的中小型民營企業(yè),對于人才培養(yǎng)工作的重視程度遠遠不夠,對于培訓活動的投入較少,從而影響了員工專業(yè)能力以及綜合素質的進一步提升。
民營企業(yè)在經營管理過程中,大部分管理層都比較重視企業(yè)的實際利潤,將更多的精力投入業(yè)務運營當中,而忽視對風險的管理與防范,從而導致企業(yè)無法更好地應對風險,尤其是在如今較為開放的市場環(huán)境下,其風險因素不僅多而且極為復雜。其主要體現在如下幾個方面:其一,企業(yè)的風險評估機制不健全,風險評估不全面;其二,風險防范的方法較為單一且力度有限,最常見的問題就是缺乏事前預測;其三,在企業(yè)內部沒有建立良好的風險識別與管理機制,應變能力較弱。這些都會在一定程度上削弱民營企業(yè)的風險防范能力,從而影響內控工作的質量。
內部審計作為最主要的監(jiān)管措施,大多數民營企業(yè)并未建立完善的內審評價體系,甚至無法保障內審工作的獨立性,因此無法充分發(fā)揮審計的監(jiān)管作用,從而制約著民營企業(yè)內控工作的有效落實。與此同時,部分企業(yè)內部監(jiān)督的范圍較小,無法全面涵蓋企業(yè)的各項業(yè)務活動,而且在制度建立、預算管理以及信息化建設等方面,也未予以全方位的監(jiān)督,總體來說內部監(jiān)督在企業(yè)經營決策中的參與度相對有限。除此之外,外部監(jiān)督也是監(jiān)管機制的重要組成部分,民營企業(yè)也需要想方設法完善企業(yè)的外部監(jiān)督力量。
在信息化技術快速發(fā)展的背景下,互聯(lián)網、大數據等信息化產物已經被普遍應用,這在極大程度上便利了企業(yè)的運營管理,幫助企業(yè)跟上飛速發(fā)展的時代形勢。就目前情況而言,雖然大部分民營企業(yè)已經引進了信息化技術,但是還不夠完善,尤其是關于內部控制的信息化建設。例如,信息的錄入標準不統(tǒng)一,各大系統(tǒng)兼容度較低,信息傳遞方式缺少規(guī)范性等。這些都會導致民營企業(yè)內部控制相關信息在傳播過程中的精確度大打折扣,再加上信息傳遞的不及時,均會對民營企業(yè)的各項決策產生影響。
內控環(huán)境是有效落實內控工作的基礎與保障。為此,民營企業(yè)想要順利開展內控工作,第一步建立內控組織結構,首先,設置內控管理小組,并由董事會和管理層組成;其次,建立內控審批小組,并由內控管理小組、相關管理者組成;最后,設置內控執(zhí)行小組,該小組由各部門相關工作人員組成。第二步增強企業(yè)全體員工的內控意識,優(yōu)化企業(yè)的內控組織結構,從而創(chuàng)造良好的內控環(huán)境。關于內控意識,首先企業(yè)領導及管理層應當真正意識到內部控制是需要企業(yè)全體員工共同參與的一項活動,并且要認識到該項活動必須貫穿于企業(yè)經營的各個環(huán)節(jié)以及各項業(yè)務中,充分認識其對企業(yè)經營管理、長遠發(fā)展的重要性。同時還要加強其宣傳力度,為企業(yè)全體員工灌輸內控思維,使他們真正認識到內部控制的重要性,并明確自身需要承擔的相應職責,從而促使全體員工積極主動地參與到內控工作中?;谶@兩個主體,形成內控組織結構的大框架,同時做到職責分離,充分落實內控責任,從而推動民營企業(yè)內控工作的順利開展。內控組織結構的優(yōu)化,內控意識的增強,能夠在一定程度上改善民營企業(yè)的內控環(huán)境,從而為內控工作的順利實施奠定良好的基礎[2]。
以美的集團內控治理結構為例,其治理結構主要是以股東為首,權力機構、決策機構與執(zhí)行機構三者相互制衡。股東大會作為權力機構,擁有決定集團經營方針、審議批準董事會報告等權利;董事會作為決策機構,主要負責集團戰(zhàn)略層面的內控管理,以及內控工作的審核批準工作;高級經理人及相關管理層作為執(zhí)行機構,主要負責內控方案的落實,以及日常管理工作;此外,監(jiān)事會作為獨立的監(jiān)管機構,負責內部控制全過程的監(jiān)督管理工作。美的成功的經驗,表明建立完善的內控治理結構并充分發(fā)揮其能動性,才能為企業(yè)創(chuàng)造良好的經營環(huán)境,使企業(yè)在經濟浪潮中永遠立于不敗之地。
內控相關人員的綜合素質及其業(yè)務能力,對企業(yè)落實內控工作,以及提升內控工作質量有著直接影響。為此,民營企業(yè)積極引入并培養(yǎng)復合型人才,增強企業(yè)人才隊伍建設,對提高自身內控能力,有著關鍵作用。在具體實施過程中,可以從這兩個方面入手:首先,民營企業(yè)可以通過外聘一些專業(yè)能力強,綜合素質高的復合型人才,憑借他們豐富的管理經驗和扎實的專業(yè)知識,促進企業(yè)內控工作的實施;其次,民營企業(yè)還需要對內控工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力進行重點培養(yǎng),定期開展相應的培訓活動,加大對員工培訓工作的投入力度,通過采用多樣化的培訓方式,進一步強化員工業(yè)務能力以及專業(yè)技能,拓寬專業(yè)人才[3]。
風險管理是內部控制的核心,要構建科學完善的內控體系,有效落實內控工作,民營企業(yè)必須優(yōu)化自身風險評估流程以及風險管理機制,強化自身的風險識別與風險控制能力。要達到這一目的,民營企業(yè)需要考慮供給側改革產生的優(yōu)勢,充分識別并把控潛在的不確定因素,高度重視經營管理、生產銷售(業(yè)務運營),以及財務資金等全方位的風險把控能力。從經營風險管理這一層面分析,民營企業(yè)必須順應市場經濟的整體發(fā)展趨勢,并基于企業(yè)的實際情況,按照識別風險、評估風險、控制風險的管理流程,構建科學有效的風險評估與防范機制。從財務風險管理這一層面分析,民營企業(yè)需要借助信息化技術,設置嚴謹的財務預警機制,從而將絕大部分的風險因素扼殺在萌芽階段。
以海底撈對風險評估與防范機制的完善為例,該企業(yè)首先就風險評估體系加以完善,盡可能找出所有潛在的風險點,并基于企業(yè)承受風險的能力、風險的影響程度等因素,對風險進行評估并確定風險等級;然后在此基礎上,對企業(yè)現有的風險防范機制予以進一步完善,培養(yǎng)高層領導及管理層的決策風險意識,強化中層、基層員工應對多元化風險的能力,當風險發(fā)生時,確保他們能夠快速做出反應,從而避免風險進一步蔓延。海底撈的風險評估策略,表明優(yōu)化風險評估的流程,形成科學有效的風險評估,有效將風險降到最低,有利于提高企業(yè)抗風險能力,穩(wěn)定企業(yè)的發(fā)展水平。
監(jiān)督檢查是內控工作有力落實的最后一道防線。為此,民營企業(yè)應當加強內部監(jiān)督力度,并完善外部監(jiān)督力量。就內部監(jiān)督而言,內部審計是其主要形式,而內審作為企業(yè)主要的內部監(jiān)督措施,其位置越高越獨立,越獨立就越客觀,越客觀才能越公正,所以企業(yè)應當盡可能確保內部審計部門的獨立性,并制定相應的內審制度,并在制度中明確內審的權限、范圍、方法及處置措施等,并且內審部門匯報級別越高,內審的震懾力就越強。與此同時,民營企業(yè)還需要拓展內部審計的范圍,將日常經營管理活動全部納入內部審計監(jiān)督中來,幫助企業(yè)及時發(fā)現內控工作中存在的問題應予以完善優(yōu)化,從而進一步保障民營企業(yè)的內控工作質量,提升其內控效率[4]。
就外部監(jiān)督而言,民營企業(yè)可以從這兩個方面著手:第一,加強國家與法律監(jiān)管。國家監(jiān)管是基于財政、稅務及審計的外部監(jiān)管,其主要依據法律法規(guī)對民營企業(yè)的財務活動開展監(jiān)督檢查工作,具體包含了財會行為和相關的財會資料,是外部監(jiān)督中極為重要的監(jiān)督形式;第二,加強社會公眾的監(jiān)督,民營企業(yè)應當對最基本的內控信息進行公示,從而確保企業(yè)內部控制工作的透明性與公開性;第三,加強外部審計職能,民營企業(yè)可以通過與外部專業(yè)的審計機構進行合作,對企業(yè)的內控制度、內控工作設計及執(zhí)行過程予以全面審計,從而明確企業(yè)內控存在的風險點,相對于內部審計而言,外部審計更具有獨立性與專業(yè)指導性,因此內審與外審相結合,能夠在最大程度上提升審計效率。
在信息化時代下,企業(yè)的內控工作與財務數據、業(yè)務信息等都息息相關,而且各類數據信息的傳遞速度與準確性都可能會直接影響內控工作的實施效率。為此,民營企業(yè)應當積極引入先進技術,完善信息管理系統(tǒng),搭建更大范圍、更具安全性的信息共享平臺,使自身的信息化建設能夠跟上時代的步伐,從而提升民營企業(yè)的內控工作效率[5]。
以某民營企業(yè)的信息化建設為例,該企業(yè)在搭建與內控管理活動相適應的信息化管理系統(tǒng)的過程中,主要經歷了如下幾個步驟:第一步,對企業(yè)現有的信息化管理系統(tǒng)予以進一步的完善,比如說,完善財務信息共享系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)以及自動報賬系統(tǒng)等,將部分線下的財務工作轉為線上,從而達到實現自動審核、自動生成報表以及自助報銷的目的;第二步,建立與內控工作流程相關的信息化管理系統(tǒng),例如,風險預警系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、信息共享平臺等等,從而提升各項工作的管理效率;第三步,基于各項管理系統(tǒng)以及信息共享平臺的建立與完善,最終搭建起企業(yè)的決策支持系統(tǒng),并在此基礎上建立更具系統(tǒng)性的信息數據分析模型,以此來支撐企業(yè)的管理決策;第四步,跟蹤維護各大系統(tǒng),確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,基于定崗定責原則,由信息管理部門的相關人員對系統(tǒng)服務器進行定期檢查,針對異常情況予以及時處理。事實證明,內部控制制度能有效完善信息管理系統(tǒng),不斷引進新科技,是提高企業(yè)競爭優(yōu)勢的關鍵。
綜上所述,加強實施企業(yè)內部控制,能規(guī)范民營企業(yè)經濟活動,大量的事實證明,有活力的內部控制制度,能推動企業(yè)經濟高速發(fā)展,加上企業(yè)全體職工齊心協(xié)力,互相支持、互相鼓勵,企業(yè)內控制度才能發(fā)揮應有的作用,使企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展得到保障。