馮韌，常曉晴，龐昊

天津市環(huán)湖醫(yī)院績效與運營管理辦公室 （天津 300350）

2014 年1 月1 日，國家財政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，其實施目的是進一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強廉政風險防控機制建設。自此，我國始終將行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平、廉政風險防控機制建設作為重要評價指標。2020 年，我院為提高內(nèi)部控制管理水平，改善公立醫(yī)院存在的采購工作“重采輕管”現(xiàn)象，規(guī)范采購行為、縮短采購周期、提高資金使用效率，開展了一系列新舉措。采購前論證作為醫(yī)院采購工作的核心環(huán)節(jié)之一，主要是根據(jù)項目特點，結(jié)合預算編制、相關可行性論證和需求調(diào)研情況對采購需求進行論證，其在醫(yī)院采購工作中扮演著重要的角色。本研究通過結(jié)合我院采購前論證管理工作的實際情況，梳理了采購前論證的方法和流程，分析了采購前論證的優(yōu)缺點，旨在為促進采購前論證工作開展提供理論依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，提高醫(yī)院的采購管理水平。

1 采購前論證的重要意義

采購前論證即根據(jù)預算指標，在采購實施前進行充分市場調(diào)研，以業(yè)財融合的運營理念分析采購項目的經(jīng)濟效益。通過建立管理制度、完善論證體系、設置專業(yè)崗位等手段，既可規(guī)避采購論證存在的廉政風險，又可為后期實施采購提供科學有力的依據(jù)，進而提高采購工作質(zhì)量和效率，強化院長負責制下的醫(yī)院內(nèi)部運營管理[1]；通過發(fā)揮成本優(yōu)勢，可提高醫(yī)院的核心競爭力，增強醫(yī)院自我運行和自我發(fā)展能力，進而實現(xiàn)醫(yī)院價值最大化[2]。

2 采購前論證的方法

2.1 建立醫(yī)院采購論證工作制度

制定《醫(yī)院采購論證工作細則（試行）》，與預算管理制度、資產(chǎn)管理制度等配套制度相互作用、相互支撐，提供具體、可行的政策依據(jù)，同時形成集資產(chǎn)預算、論證、采購、管理、使用為一體的全生命周期管理模式；搭建起臨床、醫(yī)技、行政、后勤不同部門、崗位之間的溝通協(xié)調(diào)渠道，同時使這些部門或崗位相互監(jiān)督、相互制約，防范舞弊和預防腐敗，確保資產(chǎn)安全和使用有效[3]。由于醫(yī)院領導層的高度重視，可自上而下增強職工的運營意識和成本控制意識[4]。

2.2 設崗定責，組建專業(yè)團隊

由于醫(yī)院體系和規(guī)模較大，采購設備、服務項目種類繁多，臨床科室業(yè)務繁忙，會出現(xiàn)部分主任或護士長不清楚如何提交采購需求、不熟悉本科室所需采購的新型設備、不了解市場價格及產(chǎn)品相關性能指標等情況。因此，醫(yī)院成立了論證中心，明確了論證工作的職責和權(quán)限， 并由論證中心負責組織醫(yī)院5萬元以上采購項目的論證工作。作為資料匯集部門，論證中心專門負責收集采購相關信息，并將其整理成冊，及時與相關部門進行數(shù)據(jù)資源共享；作為中間對接部門，論證中心專門負責醫(yī)院部門與產(chǎn)品公司之間的對接溝通，同時要求各部門按照標準和要求開展論證，做到真正的統(tǒng)一集中管理。此外，醫(yī)院建立了論證專家團隊與職工代表團隊，論證全程由紀委辦、審計科等部門監(jiān)督執(zhí)行情況，確保工作的公平性、公正性、公開性[5]。

2.3 規(guī)范論證工作流程

醫(yī)院資產(chǎn)采購及管理工作分別由論證中心、采購中心、資產(chǎn)管理中心負責。論證中心論證的范圍包括設備類、服務類、工程類，通過制定工作細則，規(guī)范各類項目合理、可操作的論證流程，形成發(fā)布公告—深入市場調(diào)研—召開論證會的全過程管理。在紀委、審計的監(jiān)督下，論證結(jié)果將由采購中心實施采購，由資產(chǎn)管理中心進行驗收入庫，正式完成采購工作。規(guī)范的流程可提升效率，使已通過年度預算審批的項目及時、按時完成，使采購速度滿足臨床工作需求[6]。

3 采購前論證的流程

3.1 接收申請

為節(jié)約時間和人力成本，提高采購效率，針對5萬元以下的項目，由各科室自行采購；針對5萬元及以上的項目，納入以下采購論證流程，即使用科室按照批復預算提出采購申請，其職能主管科室根據(jù)實際需求進行初步市場調(diào)研及詢價后形成方案，并通過醫(yī)院0A 辦公網(wǎng)遞交論證中心。

3.2 發(fā)布公告，接收供應商報名

由論證中心對遞交材料進行修改指導、審核同意接收后，在醫(yī)院官網(wǎng)公示2周，廣泛招募供應商。公示期間，論證中心應了解采購預算，同主管職能科室、使用科室溝通采購計劃及具體實施方案，包括功能需求、技術指標、配置條件及服務項目等內(nèi)容，為后續(xù)工作做好充足的前期準備；同時接收供應商電話咨詢及線上報名。公示期結(jié)束暨報名截止后，接待供應商現(xiàn)場確認，告知工作流程，根據(jù)項目具體情況審核資質(zhì)及相關論證材料。

3.3 開展市場調(diào)研

由論證中心開展市場調(diào)研工作，對于設備類、服務類項目，提出功能及配套性需求，并對市場價格、后續(xù)維修保養(yǎng)等做進一步考察調(diào)研，對市場上的同檔次產(chǎn)品進行橫向?qū)Ρ确治?，參考借鑒同行醫(yī)院的同類項目，借助網(wǎng)絡調(diào)研平臺搜集產(chǎn)品資訊；對于工程類項目，組織現(xiàn)場勘探，梳理職能管理科室提供的施工方案及相對應的主材標準和價格。

召開深入市場調(diào)研會，由使用科室及相關職能科室出席，項目采購預算金額以50萬元為界限，由紀委辦、審計科采用定期、定量抽查或出席會議兩種方式進行監(jiān)管；論證中心負責人介紹具體情況后，參會人員應與每家供應商開展雙向溝通，對設備參數(shù)、價格、質(zhì)量安全、付款方式、質(zhì)保期限、維修售后等內(nèi)容進行討論，由供應商確定最終報價并在會后遞交書面確認函。

3.4 召開論證會

在確定論證會時間及參會人員后，提前發(fā)放邀請函及相關材料；由使用科室及相關職能科室、職工代表及特邀專家參會并有投票權(quán)；由論證中心、采購中心、資產(chǎn)管理中心列席；由紀委辦、審計科負責會議全過程監(jiān)督。

論證會上，由論證中心負責人匯報前期市場調(diào)研情況，參會人員則依據(jù)各自職責，對設備參數(shù)、服務能力、服務質(zhì)量及價格情況進行充分論證。討論結(jié)束后，由投票人進行無記名投票，由紀委辦、審計科負責統(tǒng)票，并現(xiàn)場宣布投票結(jié)果。對于采購計劃金額20萬元以下的項目，投票直接確定供應商、采購價格，醫(yī)院進行自行采購；對于采購計劃金額20萬元及以上的項目，投票確定招標控制價和采購方式。

3.5 論證會后

會后，論證中心將自行采購的論證結(jié)果在0A網(wǎng)上公示1周后，再遞交采購中心實施采購。

4 采購前論證的實施

4.1 實施效果

醫(yī)院自2020 年5 月開始實施“論、采、管、用”相分離的閉環(huán)工作流程，2020 年5 月至2021 年5 月共完成采購項目93 個，涉及采購預算9 942.4 萬元，通過各科室共同努力，為醫(yī)院節(jié)約資金561.5 萬元。

4.2 實施優(yōu)勢

4.2.1 體現(xiàn)了公開性

論證中心在接到職能科室前期市場調(diào)研和論證申請后，在醫(yī)院官網(wǎng)向社會發(fā)布公告，開始啟動采購論證的市場調(diào)研工作，并通過醫(yī)院官網(wǎng)招募社會上相關采購項目的供應商積極參與市場調(diào)研，公告中明確報名條件和時限，從而規(guī)范參與論證調(diào)研供應商的準入機制；對于自行采購項目，論證中心在醫(yī)院OA 辦公網(wǎng)對論證結(jié)果予以公示。以上充分表現(xiàn)出論證工作全過程的公開性和透明性，有效規(guī)避了廉政風險，保障了醫(yī)療安全[7]。

4.2.2 體現(xiàn)了廣泛參與性

采購論證工作參與范圍不僅包括使用科室、相關職能科室、相關專業(yè)專家，還要求職工代表參與論證，使職工參政議政，增強職工的主人翁意識；同時也明確了重大項目院領導參與論證。采購中心和資產(chǎn)管理中心均是在使用科室和相關職能科室協(xié)調(diào)配合下順利完成本部門的工作[8]。

4.2.3 體現(xiàn)了專業(yè)性

在論證過程中，醫(yī)院建立論證專家?guī)?，同時充分結(jié)合各專業(yè)委員會的意見；對于重大及專業(yè)性強的特殊項目，論證中心邀請院外知名專家參與論證，幫助醫(yī)院精準制定采購意向。通過由專家對設備的功能需求及配置參數(shù)進行把關，發(fā)揮了臨床技術人員的管理作用，保障了醫(yī)療安全，滿足了使用科室的科教研實際需求[9]。

4.2.4 體現(xiàn)了民主性

在采購論證過程中，工作科室人員廣泛參與，并賦予其投票權(quán)，使全員參與到采購論證環(huán)節(jié)中，強化了職工的管理思想和成本控制思想。

4.2.5 保障了醫(yī)院利益

在公立醫(yī)院管理中引入市場機制，對采購項目進行成本分析，深入調(diào)研、綜合評價，保證了資金決策的合理性，確保了采購計劃的高效執(zhí)行以及后續(xù)采購質(zhì)量，降低了設備后期運維成本，實現(xiàn)了醫(yī)院利益最大化，提升了醫(yī)院規(guī)范化與專業(yè)化管理水平，推動了醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展[10]。

4.2.6 為下一年度的預算編制提供了依據(jù)

完善的制度及流程提高了醫(yī)院作為采購方的議價能力，經(jīng)過科學性分析和論證，保證了采購設備數(shù)量的合理性、采購價格的可參考性、采購方式與供應商選擇的正確性，最大限度地排除了人為干擾因素，避免了盲目采購。在下一年度預算的編制中，可根據(jù)設備使用情況及使用壽命進行預判，對采購設備或服務的投入、產(chǎn)出收益進行分析，制定采購計劃，避免資源浪費[11]。

4.3 不足及改進方向

信息化管理水平有待加強，如對于每年度的所有項目，參與的供應商名單及其提供的參數(shù)、報價均屬于重要數(shù)據(jù)，目前由論證中心歸納整理并儲存，缺乏系統(tǒng)管理；論證中心在針對設備類項目的市場調(diào)研中發(fā)現(xiàn)了設備附帶耗材問題，長期使用耗材成本可能會高于設備自身價格，論證中心已將此問題納入持續(xù)改進的計劃中。

總之，通過新論證制度的持續(xù)開展與探索，組織多方建立有效的雙向溝通和交流機制，并不斷調(diào)整工作流程和工作細節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并反饋，逐步提升工作效率，促進運營管理良性循環(huán)，才能實現(xiàn)醫(yī)療運營管理質(zhì)量的螺旋式上升。