鐘 磊

(南京工程學(xué)院,江蘇 南京 210037)

1 高校資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀以及問題

隨著高校本科擴招及基地擴招,教育辦學(xué)總體規(guī)模已經(jīng)有了突飛猛進的快速擴張。隨之而來的問題是高校的教育資產(chǎn)購置管理突出問題:高校不同主管部門之間的高校資產(chǎn)相似,長期擱置,資產(chǎn)綜合利用率低;高校資產(chǎn)長期購置費用價格過高,使用壽命短,性價比低;嚴重浪費高校資產(chǎn)。在長期的高教會計管理實踐過程中,學(xué)校已經(jīng)積累了大量的教學(xué)設(shè)備、儀器和材料耗材等相關(guān)會計管理問題,導(dǎo)致學(xué)校歷史會計數(shù)據(jù)記錄復(fù)雜。

高校動態(tài)資產(chǎn)經(jīng)營管理人員往往無法及時理清各類高校資產(chǎn)管理賬目。資產(chǎn)包括購置、報廢、借出等,無法得到有效及時的高校動態(tài)資產(chǎn)管理,數(shù)據(jù)信息來源混亂。具體而言,高校固定資產(chǎn)配置管理的突出問題主要體現(xiàn)在以下3 個主要方面。

1.1 現(xiàn)有的資產(chǎn)管理系統(tǒng)比較落后,無法支持日益龐雜的資產(chǎn)賬目問題

當前,高校招生擴招嚴重,國有資產(chǎn)管理規(guī)模日益擴大,形成了復(fù)雜的資產(chǎn)歷史數(shù)據(jù)管理記錄,而高校所需要采用的國有資產(chǎn)信息管理軟件系統(tǒng)大多數(shù)只是簡單的企業(yè)辦公管理軟件,在管理處置國有資產(chǎn)時所需要采用的也只是簡單的,基于計算機數(shù)據(jù)信息流的錄入管理功能,對于國有資產(chǎn)信息流不能直接進行任何動態(tài)數(shù)據(jù)管理。

高校國有資產(chǎn)經(jīng)營管理人員在對高校資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)信息進行分析處理的工作過程中,只能夠進行自動數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計,缺乏自動數(shù)據(jù)管理和專業(yè)數(shù)據(jù)分析兩個功能,無法為高校決策實施提供有力的數(shù)據(jù)支持[1]。

1.2 資產(chǎn)管理缺少規(guī)劃

在國有資產(chǎn)使用流動中往往需要預(yù)先進行規(guī)劃,而在民辦學(xué)校的國有資產(chǎn)使用管理工作過程中,管理者缺乏購買和評估使用資產(chǎn)的經(jīng)驗,缺乏理性分析和事先規(guī)劃[1]。

在設(shè)備賬簿中,設(shè)備應(yīng)在購置前由國有資產(chǎn)經(jīng)營管理人員負責(zé)收集各主管部門定期上報的設(shè)備數(shù)據(jù)庫,進行簡單分析統(tǒng)計后憑借相關(guān)經(jīng)驗進行購買。一種不合理的資產(chǎn)判斷或合理的資產(chǎn)規(guī)劃,往往就會導(dǎo)致同一固定資產(chǎn)的個人重復(fù)分配購買和使用資源嚴重浪費。在一個集體化的采購管理過程中,經(jīng)理質(zhì)量取決于每一個人是否選擇其他供應(yīng)商的種種好處和采購經(jīng)驗,而不是在一個供應(yīng)商沒有提供關(guān)于產(chǎn)品成本以及績效的質(zhì)量綜合數(shù)據(jù)分析和質(zhì)量比較之前就做決定。這種費用采購方式是由主觀行為決定因素形成的,隨意性強,給高校教育資源利用造成了巨大的留學(xué)費用采購浪潮。在資產(chǎn)購置后高校使用資產(chǎn)管理建設(shè)的過程中,缺乏有效的使用合力管理規(guī)劃,資產(chǎn)的長期使用和管理報廢問題僅憑實踐經(jīng)驗很難處理,缺乏長期的使用規(guī)則管理劃界,就會造成大量高校使用資產(chǎn)快速流失。

1.3 信息傳遞存在障礙

信息的順利傳遞是高校資產(chǎn)高效利用的保障。針對高校資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀,只有管理部門才能掌握高校資產(chǎn)的全部信息,部門之間的信息是封閉的。每個專業(yè)部門只有自己相關(guān)資產(chǎn)的專業(yè)信息,只有少數(shù)專業(yè)信息和其他資源,這些信息根本無法在各專業(yè)部門之間進行共享,導(dǎo)致部門重復(fù)資產(chǎn)購買和資產(chǎn)閑置。同時,各相關(guān)部門之間不僅存在很多溝通上的障礙,管理各部門與實際使用設(shè)備資產(chǎn)的相關(guān)部門之間也可能存在很多信息來源傳遞上的障礙。為了有效確保高校設(shè)備資產(chǎn)的使用完整性,管理者每年都需要定期進行資產(chǎn)盤點準備工作,但在資產(chǎn)管理盤點工作過程中,資產(chǎn)財務(wù)管理辦公室只為每個實際使用資產(chǎn)單位的人,提供一份資產(chǎn)賬目填寫清單,每個實際使用資產(chǎn)單位根據(jù)一份實物使用磁盤填寫清單,然后資產(chǎn)管理辦公室可能會根據(jù)實際使用賬目對高校設(shè)備資產(chǎn)進行臨時保留或者調(diào)整。這種資產(chǎn)清查方法的信息傳遞效率較低,不能滿足高校日益復(fù)雜的資產(chǎn)和賬務(wù)管理的需要[2]。

2 挖掘分析技術(shù)進行設(shè)計高校固定資產(chǎn)信用管理信息系統(tǒng)

在高校固定資產(chǎn)風(fēng)險管理信息系統(tǒng)的整體設(shè)計實施過程中,有必要重新確定一個系統(tǒng)中最有價值的企業(yè)決策關(guān)鍵主題設(shè)計領(lǐng)域和每個關(guān)鍵主題決策領(lǐng)域的價值維度。對我國大學(xué)數(shù)字資產(chǎn)存儲管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用需求進行分析,將大學(xué)數(shù)字資產(chǎn)定義域作為大學(xué)存儲數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的一個主題域,即包含大學(xué)資產(chǎn)、部門和財務(wù)3 個主題域。而這3 個不同主題管理領(lǐng)域之間的數(shù)據(jù)關(guān)系特點決定了資產(chǎn)價值管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)是整個主體決策設(shè)計的3 個核心。通過對該3 個主題管理領(lǐng)域的數(shù)據(jù)分析,可以直接得到主體相應(yīng)的整個主題管理領(lǐng)域數(shù)據(jù)分析設(shè)計結(jié)果,從而為主體決策以及支持工作提供一個信息化的基礎(chǔ)。

部門和人力資本這兩個重要主題在該領(lǐng)域特別是IT 領(lǐng)域,在企業(yè)系統(tǒng)管理發(fā)展過程中一直起著重要支持者的作用,該領(lǐng)域反映了人們使用企業(yè)信息化需要關(guān)注的一些準備工作。具體而言,使用專業(yè)數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)開發(fā)設(shè)計各類資產(chǎn)風(fēng)險管理信息系統(tǒng),主要有以下3 個重要主題研究領(lǐng)域。

2.1 資產(chǎn)主題:分析各單位的資產(chǎn)運行情況

各職能部門的現(xiàn)有資產(chǎn)使用數(shù)據(jù)管理信息,實時記錄在現(xiàn)有資產(chǎn)使用管理主體系統(tǒng)中。資產(chǎn)管理主體信息貫穿各部門單位過去和現(xiàn)有資產(chǎn)使用情況并且能夠?qū)?shù)據(jù)進行跟蹤分析,以及時獲取現(xiàn)有資產(chǎn)主體更新或使用升級后的數(shù)據(jù),從而對現(xiàn)有資產(chǎn)資源進行全面準確管理和有效配置。

數(shù)據(jù)輸入字段不僅與當前固定資產(chǎn)凈值信息一起直接輸入一年過去的情況,還包括各主管部門下一年的固定資產(chǎn)資金購買活動情況。更新后的財務(wù)預(yù)算為決策者提供了完整的信息基礎(chǔ)。

2.2 部門主題:高校各部門狀況的分析

不同企業(yè)部門的管理職能不同,使其資產(chǎn)在所有人購買的固定資產(chǎn)時在質(zhì)量上也會有一定的成本差異。而不同專業(yè)部門之間的實際工作關(guān)系內(nèi)容往往存在一定的業(yè)務(wù)相關(guān)性,為了有效避免重復(fù)資產(chǎn)或收購相同資產(chǎn),有必要合理解決不同專業(yè)部門之間的工作關(guān)系,從而有效促進不同部門間人力資源相互共享。

部門財務(wù)主題討論區(qū)旨在充分容納各業(yè)務(wù)部門的管理屬性和業(yè)務(wù)活動,使用的功能包括數(shù)據(jù)和其他相關(guān)信息展示,以便根據(jù)不同管理部門的需求特點綜合制定資產(chǎn)采購計劃,在具體編制明年的部門財務(wù)預(yù)算時也會有所應(yīng)的側(cè)重。同時,關(guān)聯(lián)規(guī)則還可以用于挖掘部門,以避免重復(fù)購買資產(chǎn)。

2.3 資金主題:對各部門資產(chǎn)的資金運作狀況分析

資本管理領(lǐng)域主要投入的資源是已經(jīng)重新購買的現(xiàn)有生產(chǎn)資本管理支出及資金來源。資產(chǎn)資本管理運行過程中需要折舊,以此提升投資收益狀況。不僅如此,本研究課題還重點涵蓋了企業(yè)資金分配戰(zhàn)略規(guī)劃和資金數(shù)據(jù)分析信息采集預(yù)處理。

通常,高校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋上述3 個基礎(chǔ)主題領(lǐng)域。但在實踐中,有時為了簡單起見,會將3 個主題域合并,即合并資產(chǎn)主題域行內(nèi)的部門和資本主題,但在數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中通過添加維度來實現(xiàn)相同的效果[3]。

3 結(jié)語

高校固定資產(chǎn)信息處理系統(tǒng)在實際運行管理過程中會自動收集分析大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)量和信息量,而目前在實踐中這些系統(tǒng)管理員只需要具備簡單地進行統(tǒng)計分析評估和綜合分析數(shù)據(jù)功能。但是這些數(shù)據(jù)背后所隱藏的大量價值資源是根本無法深入分析挖掘和充分應(yīng)用的。利用最新數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)重新設(shè)計高校教育資產(chǎn)經(jīng)營管理信息系統(tǒng),是一個很好的技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢,可以為高校教育資產(chǎn)經(jīng)營管理者企業(yè)提供有效的資產(chǎn)決策數(shù)據(jù)支持。