胡永鋒

(廈門衛(wèi)星定位應(yīng)用股份有限公司,福建 廈門 361008)

0 引言

各級(jí)國有企業(yè)管理部門對(duì)所出資企業(yè)在加強(qiáng)企業(yè)采購監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)降本增效，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)，有效防止國有資產(chǎn)流失等方面提出了指導(dǎo)意見，但在企業(yè)內(nèi)部控制管理尤其是中小型國企采購管理體系的具體建設(shè)方面缺少相關(guān)規(guī)定。在采購管理研究層面關(guān)于采購管理體系建設(shè)的研究也相對(duì)較少，無法對(duì)中小型國企實(shí)際采購工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，導(dǎo)致企業(yè)在采購制度、采購監(jiān)管、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面尤其薄弱。

本文將參照《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》，以及國資委針對(duì)“內(nèi)部控制體系建設(shè)與監(jiān)督工作”于2019—2022年先后出臺(tái)的文件要求為依據(jù)，結(jié)合多年采購管理體系建設(shè)的實(shí)踐，從采購管理制度、采購管理流程和采購信息系統(tǒng)三個(gè)方面，闡述了中小型國企抓好內(nèi)部控制建設(shè)的基礎(chǔ)工作和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以構(gòu)建相對(duì)完整采購管理體系的內(nèi)容和方法。希望企業(yè)在加強(qiáng)采購規(guī)范管理的同時(shí)，減少采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，不斷完善中小型國企采購管理體系建設(shè)。當(dāng)前，中小型國企應(yīng)該借助體制優(yōu)勢(shì)，抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，完善企業(yè)內(nèi)控管理建設(shè)和采購管理體系的構(gòu)建，提高采購決策效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效等，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的整合、壯大、做強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)中小型國企市場(chǎng)化轉(zhuǎn)型，使企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得成功、占據(jù)一席之地，避免成為“兩非”“兩資”等“僵尸企業(yè)”而被剝離、清退，為實(shí)現(xiàn)中小型國企成為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱具有重大的意義。

1 采購管理體系建設(shè)的總體思路

政府出資人的性質(zhì)決定了國企同時(shí)具有商業(yè)類和公益類的屬性，也導(dǎo)致其采購活動(dòng)兼具公共采購和企業(yè)采購的雙重性。公共采購主要由法律法規(guī)予以規(guī)范，國企可以參照《招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購法》等?！墩袠?biāo)投標(biāo)法》針對(duì)采購工程項(xiàng)目，僅規(guī)定了“招標(biāo)”這一種采購方式，但中小國企由于本身規(guī)模特點(diǎn)，達(dá)不到招標(biāo)條件的采購活動(dòng)相對(duì)較多?！墩少彿ā穭t明確適用于“各級(jí)國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織使用財(cái)政性資金的采購行為”，無法對(duì)實(shí)際采購工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，企業(yè)只能依據(jù)內(nèi)部的采購制度進(jìn)行規(guī)范。但當(dāng)前中小國有企業(yè)在采購制度、采購監(jiān)管、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面尤其薄弱，使得企業(yè)采購活動(dòng)難以適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)快速發(fā)展變化要求的問題特別突出。

《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》要求，各中央企業(yè)要按照管理制度化、制度流程化、流程信息化的要求，抓好內(nèi)部控制建設(shè)的基礎(chǔ)工作和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。針對(duì)內(nèi)部控制體系建設(shè)與監(jiān)督工作，國資委于2019—2022年先后出臺(tái)文件，將風(fēng)險(xiǎn)管理和合規(guī)管理的要求嵌入內(nèi)控制度中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)“強(qiáng)內(nèi)控、防風(fēng)險(xiǎn)、促合規(guī)”的內(nèi)部控制體系建設(shè)目標(biāo)。

本文建議中小型國企參照央企內(nèi)控管理體系構(gòu)建的要求，從采購制度、采購流程、采購系統(tǒng)三個(gè)方面構(gòu)建采購管理體系(見圖1)。采購制度是采購合規(guī)的基礎(chǔ)，體現(xiàn)企業(yè)采購的管理思想、管理方法和管理手段等。采購流程是采購制度的落地和細(xì)化，強(qiáng)化了采購制度的可操作性和執(zhí)行力度。采購系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程從“碎片”到“集成”，可以判斷制度、流程是否執(zhí)行到位。采購系統(tǒng)能更好地固化采購流程，推動(dòng)企業(yè)采購管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化。

圖1 采購管理體系組成

2 采購管理制度構(gòu)建

采購制度屬于企業(yè)管理制度一環(huán)，主要包括采購組織、采購執(zhí)行、采購績效、采購監(jiān)督等管理內(nèi)容。

2.1 采購組織管理的內(nèi)容

中小型國企的采購組織應(yīng)依據(jù)決策、執(zhí)行、監(jiān)督三分離的原則，建立符合企業(yè)制度的采購領(lǐng)導(dǎo)組織、采購執(zhí)行組織和采購監(jiān)督組織[1]。采購組織設(shè)置見表1。

表1 采購組織設(shè)置表

2.2 采購的執(zhí)行管理

采購執(zhí)行管理是采購人員依照采購制度，完成采購需求任務(wù)，實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)的重要職能。主要工作包括如下四方面的內(nèi)容。

第一，業(yè)務(wù)支持。采購組織在企業(yè)對(duì)外項(xiàng)目報(bào)價(jià)或投標(biāo)時(shí)，提供物資信息、價(jià)格信息、技術(shù)方案等，以滿足項(xiàng)目外購物資選型、效益分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。

第二，物資采購。采購組織對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、庫存計(jì)劃、銷售計(jì)劃等匯總和分析，依照采購制度規(guī)定的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢比價(jià)、直接委托等確定供應(yīng)商和價(jià)格，簽署采購合同，要求供應(yīng)商按合同或計(jì)劃交貨，完成物資驗(yàn)收和付款，確保供應(yīng)商提供售后服務(wù)等工作。

第三，過程管控。采購組織具有按照法律法規(guī)、內(nèi)部管理制度等，規(guī)范采購過程、降低采購風(fēng)險(xiǎn)的職能。將采購過程的合規(guī)性納入采購人員績效，并依照制度接受定期審計(jì)和檢查等。

第四，成本管理。采購組織具有及時(shí)收集市場(chǎng)信息、主動(dòng)分析采購成本、積極尋找采購總成本節(jié)省機(jī)會(huì)的職能。依照卡拉杰克模型分析法，供應(yīng)總成本與供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系[3](見圖2)。針對(duì)不同的物資類型以及不同的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，采購組織實(shí)施差異化的采購策略，從設(shè)計(jì)、尋源、定價(jià)、交付、物流、倉儲(chǔ)、售后等全過程，追求采購總成本節(jié)約，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)采購的戰(zhàn)略型物資，屬于高總成本高風(fēng)險(xiǎn)的物資，一般建議與供應(yīng)商形成長期的合作關(guān)系，以保證供應(yīng)的穩(wěn)定性。企業(yè)采購的杠桿型物資，屬于高總成本低風(fēng)險(xiǎn)的物資，由于供應(yīng)商多容易采購等，可以采用成本最優(yōu)的策略，如短期合同、多家供貨等以獲取較大的成本節(jié)省。企業(yè)采購的瓶頸型物資，屬于低總成本高風(fēng)險(xiǎn)的物資，建議采用長期合同、加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系維系等以減少供應(yīng)的中斷。企業(yè)采購的普通型物資屬于低總成本、低風(fēng)險(xiǎn)的物資，建議簡化采購操作或者采購?fù)獍确绞?，以降低企業(yè)運(yùn)營成本。

圖2 供應(yīng)總成本與風(fēng)險(xiǎn)關(guān)系

2.3 采購的績效管理

中小型國企應(yīng)當(dāng)建立有效的績效管理制度，針對(duì)可量化、可衡量的目標(biāo)結(jié)果、執(zhí)行承諾等關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行考核管理，主要包括采購人員績效管理和供應(yīng)商績效管理。

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，采購人員績效可針對(duì)采購的時(shí)間、品質(zhì)、價(jià)格、數(shù)量、效率等績效指標(biāo)，進(jìn)行內(nèi)部定期考核或項(xiàng)目考核。做到考核與激勵(lì)相結(jié)合，以提高采購部門工作完成度，達(dá)成企業(yè)采購目標(biāo)。企業(yè)根據(jù)員工績效考核的結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)員工執(zhí)行與規(guī)范的差距，從而有針對(duì)性地制訂員工發(fā)展和培訓(xùn)計(jì)劃，使員工的素質(zhì)得到提高，最終促進(jìn)企業(yè)管理水平的整體提高。

中小型國企對(duì)經(jīng)常合作的供應(yīng)商在技術(shù)、質(zhì)量、成本、交貨、服務(wù)等關(guān)鍵指標(biāo)上進(jìn)行考核，以達(dá)成采購目標(biāo)。企業(yè)可以采用日常考核與年終考核相結(jié)合的方式來進(jìn)行績效管理，供應(yīng)商的交付質(zhì)量和改進(jìn)的短期指標(biāo)由月度或季度的日?？己送瓿桑还?yīng)商的價(jià)格水平、技術(shù)支持、售后服務(wù)等長期指標(biāo)，結(jié)合日?？己说那闆r，綜合進(jìn)行年度考核。針對(duì)供應(yīng)商考核結(jié)果，通過設(shè)定不同的等級(jí)，對(duì)優(yōu)秀的供應(yīng)商加強(qiáng)合作，如提高訂單配額、減免檢驗(yàn)批次、供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)于等級(jí)較低的供應(yīng)商，限期改進(jìn)、減少合作直至取消供貨資格等，以提升雙方的合作關(guān)系，達(dá)成企業(yè)采購戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.4 采購的監(jiān)督管理

企業(yè)應(yīng)該建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理制度，完善監(jiān)督管理流程，明確內(nèi)部監(jiān)督檢查主體及職責(zé)。企業(yè)中采購決策、執(zhí)行和監(jiān)督三者關(guān)系見圖3，確保采購監(jiān)督組織能夠有效監(jiān)督采購的決策和執(zhí)行活動(dòng)，以保證采購活動(dòng)符合相關(guān)法律、法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部制度的要求。

圖3 采購決策執(zhí)行監(jiān)督組織關(guān)系

其中，企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)把物資采購檢查監(jiān)督工作作為內(nèi)部監(jiān)督和效能監(jiān)察的重要內(nèi)容。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)物資采購的審計(jì)監(jiān)督，對(duì)采購計(jì)劃的制定，招標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，合同簽訂，物資進(jìn)企業(yè)檢驗(yàn)、入庫、資金結(jié)算等全過程進(jìn)行全面的監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)本單位的采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督、警示等。內(nèi)控風(fēng)控部門認(rèn)真開展企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)源辨識(shí)、重大風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制檢查評(píng)價(jià)工作，提出改進(jìn)建議和方案，督促內(nèi)控缺陷整改，促進(jìn)企業(yè)控制采購風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)逐級(jí)完善采購決策、組織、技術(shù)等相互分離的制衡機(jī)制，明確關(guān)鍵環(huán)節(jié)、監(jiān)控重點(diǎn)和路徑，采購需求的提出、組織實(shí)施、事項(xiàng)審批不由同一崗位承擔(dān)，監(jiān)督人員不參與所監(jiān)督項(xiàng)目的審批或決策。

企業(yè)采購監(jiān)督管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持內(nèi)部監(jiān)督與政府監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督相結(jié)合，日常監(jiān)督與專項(xiàng)檢查相結(jié)合。企業(yè)應(yīng)每年組織采購管理專項(xiàng)檢查，對(duì)檢查情況進(jìn)行通報(bào)。

3 采購管理體系的流程構(gòu)建

3.1 采購流程的設(shè)計(jì)思路

中小型國企常出現(xiàn)的流程問題就是采購效率過低。一個(gè)物資采購項(xiàng)目從提交申請(qǐng)到簽署合同，再到交付顧客，往往需要經(jīng)過多個(gè)部門、高層進(jìn)行審批，耗費(fèi)較長時(shí)間。如何設(shè)計(jì)和優(yōu)化采購流程，在控制采購風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，提高物資交付速度，達(dá)成顧客滿意度是企業(yè)面臨的重要課題。

中小型國企應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)，從梳理采購流程的業(yè)務(wù)事項(xiàng)開始，識(shí)別業(yè)務(wù)事項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)。按照組織或項(xiàng)目結(jié)構(gòu)定崗定責(zé)，制定審核批準(zhǔn)，明確控制方式和文檔資料，最后畫出流程圖，以建立和完善采購流程。合理簡化工作流程，優(yōu)化組織架構(gòu)，明確工作重心是流程設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。流程可以參考表2來梳理、制定和完善。

表2 流程設(shè)計(jì)檢查表

3.2 采購流程的主要內(nèi)容

中小型國企采購流程主要包括供應(yīng)商管理流程、采購交付流程等。供應(yīng)商管理流程就是通過對(duì)供應(yīng)商的考察和評(píng)估，合規(guī)地選擇供應(yīng)商，并且所選擇的供應(yīng)商有能力持續(xù)、穩(wěn)定、及時(shí)、優(yōu)質(zhì)地向本企業(yè)提供物資。供應(yīng)商管理流程須明確經(jīng)常和臨時(shí)的采購需求、物資分級(jí)分類、供應(yīng)商分級(jí)分類等規(guī)范，一般情況下，主要包括供應(yīng)商尋訪、供應(yīng)商調(diào)查、合格供應(yīng)商批準(zhǔn)、供應(yīng)商考核等過程(見圖4)。

圖4 供應(yīng)商管理流程

采購交付流程就是依照采購制度選擇采購組織形式和采購方式，定價(jià)后簽署采購合同，供應(yīng)商按要求交貨和驗(yàn)收，企業(yè)支付貨款給供應(yīng)商等過程。需求評(píng)估是影響整個(gè)采購交付的核心，包括需求分析、功能分析、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、物資預(yù)算等問題。重要的項(xiàng)目采購，除進(jìn)行市場(chǎng)需求分析外，必要時(shí)須多部門參與效益分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。定價(jià)流程是采購交付的重要節(jié)點(diǎn)，從采購方式的選擇、供應(yīng)商和價(jià)格的確定，不僅關(guān)系到需求任務(wù)的準(zhǔn)確達(dá)成和成本的高低，也關(guān)乎采購公平性、采購效率等問題。采購交付流程主要包括采購計(jì)劃、采購方式選擇、定價(jià)審批、合同流程、交貨驗(yàn)收、對(duì)賬付款、售后等過程(見圖5)。

圖5 采購交付流程

低值類物資可以從電商直接采購，但需在采購制度中制定相應(yīng)的規(guī)范，限定物資的種類、用途、預(yù)算金額、采購電商名錄等，確保電商直采的規(guī)范性。

4 采購管理系統(tǒng)構(gòu)建

4.1 采購系統(tǒng)的重要性

中小型國有企業(yè)應(yīng)建立采購管理信息系統(tǒng)，將采購制度的理念和采購流程的路徑內(nèi)嵌在采購信息系統(tǒng)中，提升采購制度和采購流程執(zhí)行的效率，在企業(yè)資源整合、數(shù)據(jù)共享、信息集成等方面發(fā)揮重要的作用。另外，信息系統(tǒng)是企業(yè)采購的數(shù)字化，推進(jìn)采購業(yè)務(wù)管理移動(dòng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的可視化管理的基礎(chǔ)。

4.2 采購系統(tǒng)的開發(fā)要求

采購信息系統(tǒng)須兼顧采購計(jì)劃、交易流程、決策支持、績效監(jiān)控等過程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資、資金和信息支撐采購流程的循環(huán)。開發(fā)人員必須要理順三條流：物資流從供應(yīng)商到企業(yè)再到客戶流動(dòng)，資金流從客戶到企業(yè)再到供應(yīng)商流動(dòng)，信息流是供應(yīng)商-企業(yè)-客戶可以雙向流動(dòng)的。物資流是供應(yīng)鏈的根本，信息流是供應(yīng)鏈的神經(jīng)，資金流是供應(yīng)鏈的血液[4]。

采購系統(tǒng)開發(fā)的一般步驟：梳理業(yè)務(wù)需求，理順業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)原型設(shè)計(jì)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，用戶培訓(xùn)，系統(tǒng)切換，系統(tǒng)優(yōu)化等階段，需要逐步開發(fā)和完善(見圖6)。有效的需求梳理是采購系統(tǒng)能否開發(fā)成功的關(guān)鍵，包括對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研和梳理、設(shè)計(jì)未來業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖和確認(rèn)、數(shù)據(jù)收集整理等。

圖6 信息系統(tǒng)開發(fā)步驟

采購信息系統(tǒng)開發(fā)的主要方式包括自行開發(fā)、委托開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)以及購買標(biāo)準(zhǔn)軟件等，需要企業(yè)管理者基于企業(yè)實(shí)際情況、發(fā)展規(guī)劃等開發(fā)信息系統(tǒng)，本文不再展開論述。

4.3 采購系統(tǒng)的主要組成

采購信息系統(tǒng)主要由人、硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)、云系統(tǒng)等構(gòu)成；采購信息系統(tǒng)主要功能模塊應(yīng)包括采購的主要業(yè)務(wù)流程，需要實(shí)現(xiàn)流程信息化，審批信息化，數(shù)據(jù)信息化等功能；各企業(yè)根據(jù)發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合公司的實(shí)際情況合理設(shè)計(jì)和開發(fā)采購系統(tǒng)，主要采購模塊如圖7所示。

圖7 信息系統(tǒng)采購模塊

5 結(jié)論

目前，中央企業(yè)普遍在集團(tuán)層面制訂了統(tǒng)一的采購管理體系，覆蓋采購的全過程，并配套建立了標(biāo)準(zhǔn)化文本、流程、規(guī)則，降低人為因素對(duì)業(yè)務(wù)質(zhì)量、效率造成的不確定性影響，努力實(shí)現(xiàn)操作公開、過程受控、集體決策，著力打造“陽光央企”。根據(jù)國資委企業(yè)改革局的數(shù)據(jù)，2021年中央企業(yè)公開采購率90%，全面加強(qiáng)供應(yīng)商管理，有效降低企業(yè)經(jīng)營成本，提升采購產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，全年節(jié)約采購成本超過5400億元，供應(yīng)商動(dòng)態(tài)考評(píng)率和質(zhì)量管控覆蓋率達(dá)到97%和98%。當(dāng)前，世界經(jīng)濟(jì)全球化遭遇逆流，單邊主義和貿(mào)易保護(hù)主義上升，企業(yè)與企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越來越演變?yōu)楣?yīng)鏈與供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)。采購工作隨著“上接供應(yīng)戰(zhàn)略，下聯(lián)成本交付”越來越受到國內(nèi)外企業(yè)的關(guān)注，采購戰(zhàn)略也逐漸成為重要的企業(yè)職能戰(zhàn)略之一。另外，中國為了盡快加入政府采購協(xié)議(Government procurement Agreement，簡稱GPA)，需要在出價(jià)清單中加入國企采購，采購制度領(lǐng)域的改革步伐將提速。

綜上，中小國企應(yīng)當(dāng)加快采購管理體系的構(gòu)建，依據(jù)自身情況建立完善的采購制度、采購流程和采購系統(tǒng)，將風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)的要求嵌入到采購管理的體系當(dāng)中，由“無序”到“規(guī)范”，從“粗放”到“精細(xì)”。通過加強(qiáng)采購的全過程控制，提高采購的質(zhì)量和效率，獲得采購成本的節(jié)省，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。