梁夢陽，趙金坤，張海秀，羅逸文

(哈爾濱學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150086)

大數(shù)據(jù)時代給高校管理理念和信息化建設(shè)帶來了新視角，容量大、類型多、應(yīng)用價值高的大數(shù)據(jù)直接影響著學(xué)校的管理決策，教育部高等教育教學(xué)評估中心建立的《高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺》(以下簡稱“國家數(shù)據(jù)平臺”)因此應(yīng)運而生。哈爾濱學(xué)院從2011年開始連續(xù)十一年完成了國家數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)采集工作，這些年大量的數(shù)據(jù)積累，為學(xué)校教育教學(xué)改革提供了強大的數(shù)據(jù)支撐，有效的推動了學(xué)校教學(xué)管理信息化進程。

數(shù)據(jù)是智慧教育時代的核心要素之一，國家數(shù)據(jù)平臺要求采集的數(shù)據(jù)量大、覆蓋面廣、內(nèi)涵豐富，以哈爾濱學(xué)院2022年數(shù)據(jù)填報工作為例，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)部分填報了7個大類75張表格，師范類專業(yè)情況補充表11張，工科類專業(yè)情況補充表2張。數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容覆蓋了學(xué)校的頂層設(shè)計、管理機制、教學(xué)運行、硬件建設(shè)、師生狀況等多個層面，涉及采集數(shù)據(jù)的部門包括全部教學(xué)單位及大部分職能部門。為了更好地完成數(shù)據(jù)采集填報工作，下文中對哈爾濱學(xué)院現(xiàn)行數(shù)據(jù)采集填報中存在的問題進行分析和研究，形成更為科學(xué)有效的數(shù)據(jù)采集策略，更好的為學(xué)?？茖W(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

一、數(shù)據(jù)采集及運用現(xiàn)狀

學(xué)?，F(xiàn)行的數(shù)據(jù)采集工作是從填報數(shù)據(jù)的主體角度出發(fā)，根據(jù)采集數(shù)據(jù)的類別結(jié)合學(xué)校的職能分工，以職能部門為主體的采集工作方式?，F(xiàn)行采集填報流程是在2016年國家數(shù)據(jù)平臺升級3.0版本后，學(xué)校根據(jù)平臺的填報流程，結(jié)合學(xué)校自身情況制定的，已使用六年，其具體工作流程是：校級賬戶按照職能部門的工作內(nèi)容，將填報的數(shù)據(jù)表格分配給相應(yīng)的職能部門，為其建立填報賬戶和審核賬戶，職能部門在填報數(shù)據(jù)前，會按照數(shù)據(jù)來源將數(shù)據(jù)分為教學(xué)單位和本部門兩部分采集，教學(xué)單位配合職能部門做數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)采集工作，并上報給職能部門，職能部門整合其負責(zé)的數(shù)據(jù)進行填報，由職能部門負責(zé)人負責(zé)數(shù)據(jù)的初級審核，并上傳至校級賬戶，最后學(xué)校主管部門通過校級賬戶對數(shù)據(jù)進行最終審核并匯總數(shù)據(jù)上傳。具體填報流程如下：

圖1 以職能部門為主體的數(shù)據(jù)填報方案流程圖

學(xué)校通過數(shù)據(jù)采集獲得了一定的數(shù)據(jù)資源，這一資源對學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中起到了較強的支撐和推動作用。2018年學(xué)校接受教育部審核評估，國家數(shù)據(jù)平臺為參加本科教學(xué)工作審核評估的專家提供學(xué)校的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)最直接，也最原始，真實客觀地反映了學(xué)校的基本辦學(xué)情況，通過對數(shù)據(jù)的分析，專家能夠更準(zhǔn)確地把握高校發(fā)展中存在的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供切實可行的建議。

二、現(xiàn)行數(shù)據(jù)采集中遇到的問題

全面、準(zhǔn)確、及時是教育部對數(shù)據(jù)填報工作的基本要求，全面——是指數(shù)據(jù)的完整性，是對數(shù)據(jù)的采集量上的要求；準(zhǔn)確——是指數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，是對數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求；及時——是指采集數(shù)據(jù)的工作效率，是對采集工作時效性的要求。下文將從這三個要求入手，分析我校數(shù)據(jù)采集工作中存在的問題。

1.填報流程不順暢，時效性有待優(yōu)化

數(shù)據(jù)的填報周期是從學(xué)校接收省教育廳下發(fā)的數(shù)據(jù)填報文件開始到數(shù)據(jù)填報截止日期為止，一般為30個工作日左右，學(xué)校需要在這個周期內(nèi)完成數(shù)據(jù)填報方案制定(分配數(shù)據(jù)表)、數(shù)據(jù)采集(填寫數(shù)據(jù)表)、數(shù)據(jù)審核(審核數(shù)據(jù)表)、數(shù)據(jù)匯總(整合數(shù)據(jù)比較分析)、上報數(shù)據(jù)等內(nèi)容的工作。

現(xiàn)行的采集填報流程，學(xué)校主管數(shù)據(jù)填報部門要首先分配填報任務(wù)給各職能部門，各職能部門要根據(jù)自己負責(zé)填報的數(shù)據(jù)進行拆解，分配數(shù)據(jù)表給教學(xué)單位采集或自行采集，然后將采集的數(shù)據(jù)進行匯總填報，在這一過程中，要進行兩次的采集任務(wù)分配，使得填報流程遲滯，消耗了有限的填報時間，影響填報時效。以“表1-6-2教職工其他信息”為例，現(xiàn)行的填報方案由人事處負責(zé)填報，但是教師具體的任教類型、任教專業(yè)、是否雙師雙能型、是否工程背景等都需要教學(xué)單位進行采集，因此，人事處在接到學(xué)校下發(fā)的采集任務(wù)后，要將表1-5-2的指標(biāo)內(nèi)涵解讀后分配給各教學(xué)單位，教學(xué)單位采集教師的相應(yīng)信息后返給人事處，人事處匯總?cè)拷處熜畔⒑笤龠M行填報，由于流程相對復(fù)雜，采集和填報工作不能由同一部門完成，使得表1-5-2每年度填報完成時間都超過一周，影響學(xué)校整體的填報時效。

2.采集主體單一，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性有待提高

數(shù)據(jù)采集填報工作涉及的內(nèi)容廣泛，數(shù)據(jù)量大，數(shù)以萬計的信息涵蓋了學(xué)校主要職能部門和所有教學(xué)單位的工作，面對錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)，既要保證采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，又要保證在規(guī)定時間內(nèi)采集完成，明確采集工作主體至關(guān)重要。

現(xiàn)行的采集工作，每一個數(shù)據(jù)表都分配給某一個職能部門，對于該部門自行負責(zé)的數(shù)據(jù)，采集準(zhǔn)確性會把握得較好，但對有一些復(fù)雜的涉及多個部門協(xié)同采集的數(shù)據(jù)，采集部門需要自行協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)的采集工作，這就影響了數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性，無法確切的把握采集數(shù)據(jù)的質(zhì)量。以“表3-2相關(guān)管理人員基本信息”為例，采集一般學(xué)生管理人員、本科生輔導(dǎo)員、其他專職輔導(dǎo)員、教學(xué)管理人員、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控人員、就業(yè)管理人員、心理咨詢工作人員和專職黨務(wù)工作人員等八類管理人員的相關(guān)信息，現(xiàn)行的填報方案是教學(xué)質(zhì)量評估中心統(tǒng)籌采集數(shù)據(jù)，對教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控人員教學(xué)質(zhì)量評估中心可以準(zhǔn)確把握，對其他不在教學(xué)質(zhì)量評估中心管理范疇的數(shù)據(jù)就很難把握其準(zhǔn)確性，因此收集匯總的數(shù)據(jù)無法準(zhǔn)確審核，數(shù)據(jù)填報的準(zhǔn)確性有待提高。

3.解析指標(biāo)內(nèi)涵深度不足，數(shù)據(jù)完整性有待提升

數(shù)據(jù)完整性是指數(shù)據(jù)的精確性和可靠性，國家數(shù)據(jù)平臺要求的數(shù)據(jù)的完整性，就是在數(shù)據(jù)采集過程中，要做到按照指標(biāo)內(nèi)涵正確、全面的進行數(shù)據(jù)采集，不能有遺漏，不能有因指標(biāo)理解偏差而造成數(shù)據(jù)偏差。只有精確采集的數(shù)據(jù)，才能運用其進行數(shù)據(jù)分析，得到學(xué)校的現(xiàn)狀，監(jiān)控學(xué)校的教育教學(xué)發(fā)展情況。

盡管教育部高等教育教學(xué)評估中心在每次數(shù)據(jù)采集填報前，都要下發(fā)《高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)填報指南》的最新版本，其中對當(dāng)年采集的數(shù)據(jù)進行詳盡的解析和指標(biāo)解讀，但是目前的數(shù)據(jù)采集方案，因采集環(huán)節(jié)涉及較多部分，存在二次下發(fā)數(shù)據(jù)采集任務(wù)的情況，采集人員多、培訓(xùn)不能達到全員覆蓋，個別采集人員對數(shù)據(jù)內(nèi)涵解析不到位的情況，導(dǎo)致在采集過程中出現(xiàn)偏差和遺漏。

三、數(shù)據(jù)填報方案的策略分析

現(xiàn)行的填報方案，在采集填報過程中存在著不同程度的制約采集時效和準(zhǔn)確度的問題，采集的時效性不高，準(zhǔn)確性和完整性也有待加強，因此，為了達到更好的數(shù)據(jù)采集效果，就要分析現(xiàn)行數(shù)據(jù)填報方案的利弊，制定全新的采集填報策略?，F(xiàn)行的填報方案，在填報的數(shù)據(jù)中超過半數(shù)的數(shù)據(jù)需要教學(xué)單位進行原始采集，然后上交職能部門進行填報，這一過程很大程度上影響填報時效，采集任務(wù)的分解也不夠精準(zhǔn)，采集的主體也過于單一。綜上，新的填報方案應(yīng)該把教學(xué)單位納入到填報主體，增加采集效率的同時，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

根據(jù)對現(xiàn)行數(shù)據(jù)填報方案的比較和對數(shù)據(jù)表的分析，建立以保障數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性為基礎(chǔ)，以提高填報的時效性為目的的，實現(xiàn)精準(zhǔn)分配、復(fù)合采集、集中審核的全新的填報方案。

精準(zhǔn)分配：根據(jù)數(shù)據(jù)來源，以保證數(shù)據(jù)完整性為原則，對數(shù)據(jù)表進行精準(zhǔn)分配，對數(shù)據(jù)來源單一的數(shù)據(jù)表，指定相應(yīng)部門采集；對采集來源復(fù)雜的數(shù)據(jù)表，在指定主體負責(zé)填報部門后，還要將采集任務(wù)拆分到指標(biāo)按照采集來源進行準(zhǔn)確分配。

復(fù)合采集：根據(jù)數(shù)據(jù)采集內(nèi)容，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性為原則，將數(shù)據(jù)表按照“精準(zhǔn)分配”原則分配給教學(xué)單位和職能部門共同采集。學(xué)校主體的信息，如：專業(yè)基本情況、辦學(xué)指導(dǎo)思想、固定資產(chǎn)、教育經(jīng)費等以職能部門為主進行采集；教學(xué)過程中產(chǎn)生的教師、學(xué)生、課程等相關(guān)信息集以教學(xué)單位為主進行采集。

集中審核：根據(jù)職能部門的工作相關(guān)度，采集填報后，由相應(yīng)的職能部門負責(zé)人集中審核數(shù)據(jù)，并將不合格數(shù)據(jù)做退回處理。

填報流程如下：

圖2 新的數(shù)據(jù)填報方案流程圖

新的數(shù)據(jù)采集填報方案，在學(xué)校分配填報任務(wù)后，教學(xué)單位和職能部門可以同時采集數(shù)據(jù)，同一數(shù)據(jù)表不同來源的指標(biāo)可以同時采集數(shù)據(jù)，從流程上減少了二次分配任務(wù)的環(huán)節(jié)，相對節(jié)約時間，采集數(shù)據(jù)效率較現(xiàn)行填報方案明顯提高。新的采集填報方案，任務(wù)分解更加細化，不再單一以表格為單位進行分配，而是以數(shù)據(jù)來源為分配準(zhǔn)繩，讓采集更加貼合學(xué)校教學(xué)管理流程。新的采集填報方案，采集數(shù)據(jù)的主體是教學(xué)單位和職能部門相結(jié)合，可以相對完整的采集學(xué)校教育教學(xué)全過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的完整性較現(xiàn)行填報方案有所提高。職能部門集中審核數(shù)據(jù)，可以對不同來源的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的核查，對不合格數(shù)據(jù)進行退回處理，能夠保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

四、關(guān)于數(shù)據(jù)采集填報工作的思考

本科教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)是讓學(xué)校的本科教學(xué)狀態(tài)用數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、用數(shù)據(jù)說話，將涉及本科教學(xué)的方方面面進行量化，是學(xué)校辦學(xué)基本情況的信息化表現(xiàn)，能夠客觀、直觀的呈現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)狀態(tài)。研究國家數(shù)據(jù)平臺，可以使學(xué)校數(shù)據(jù)服務(wù)于各級評估及專業(yè)認證，服務(wù)校內(nèi)管理，服務(wù)自評自建，從根本上強化學(xué)校教學(xué)質(zhì)量管理，抓準(zhǔn)問題導(dǎo)向，解決學(xué)校教學(xué)質(zhì)量管理遇到的問題和難點，推動學(xué)校教學(xué)質(zhì)量管理信息化建設(shè)。

1.數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量決定于對數(shù)據(jù)內(nèi)涵的理解

隨著國家數(shù)據(jù)平臺的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)采集量也在不斷增加，為了保證數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量就要從內(nèi)涵入手深入研究數(shù)據(jù)采集工作。從2011年到2022年，數(shù)據(jù)填報的表格數(shù)量有增有減，單個表格的采集指標(biāo)也隨著數(shù)據(jù)的應(yīng)用發(fā)展不斷變化，數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容覆蓋面也越來越大，如：隨著網(wǎng)絡(luò)課程的興起，第五大類人才培養(yǎng)中增加了表5-3本科在線課程情況，這就要求在數(shù)據(jù)填報過程中認真研讀指南，逐字逐句的理解內(nèi)涵要求，如有不能理解清楚的指標(biāo)內(nèi)涵，及時通過教育部評估中心和省教育廳搭建的交流平臺進行咨詢。

從2019年開始，指南中還增加了數(shù)據(jù)校驗公式的內(nèi)容，幫助填報人員更好的理解指標(biāo)內(nèi)涵。以往都是在上報數(shù)據(jù)過程中校驗出錯才發(fā)現(xiàn)問題，現(xiàn)在有了校驗公式，可以在上報前進行數(shù)據(jù)核查，保證填報過程的順利以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。以表6-6-2學(xué)生參與教師科研項目情況為例，表內(nèi)校驗要求“學(xué)號+科研項目名稱”不重復(fù)，表間校驗：要求“學(xué)號”和“學(xué)生姓名”與1-6“學(xué)號”和“學(xué)生姓名”保持一致以及“項目負責(zé)人”和“工號”與1-5-1、1-5-4“姓名”和“工號”保持一致。有了校驗公式，填報人員可以更清晰的理解數(shù)據(jù)內(nèi)涵，尤其是多表關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，通過校驗公式就可以更為準(zhǔn)確的把握內(nèi)涵，減少填報錯誤的發(fā)生。

2.數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量決定于對數(shù)據(jù)的嚴格審核

數(shù)據(jù)審核的目的是保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、適用性、及時性和一致性，其作用是為進一步整理和分析數(shù)據(jù)打下基礎(chǔ)。盡管在填報過程中，數(shù)據(jù)平臺提供校驗功能，會提示數(shù)據(jù)沖突或錯誤，減少誤報的發(fā)生，但是在實際填報過程中還要依靠審核功能來把關(guān)，保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、適用、及時以及一致。按照我校的數(shù)據(jù)采集方案，數(shù)據(jù)在采集填報的過程中有兩次審核，一次是職能部門審核，一般審核的數(shù)據(jù)為職能部門本身產(chǎn)生的或根據(jù)其職能學(xué)院采集的數(shù)據(jù)；一次是學(xué)校審核，通過校級賬戶對全校數(shù)據(jù)進行統(tǒng)籌審核。

職能部門審核數(shù)據(jù)時，應(yīng)該重點把握數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。完整性審核主要是檢查數(shù)據(jù)是否有遺漏，所有的指標(biāo)是否填寫齊全等；準(zhǔn)確性審核主要檢查數(shù)據(jù)內(nèi)容是否符合實際，以及數(shù)據(jù)是否有錯誤等。

校級賬戶審核除了繼續(xù)對數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性進行審核外，還應(yīng)著重審核數(shù)據(jù)的及時性和一致性。要對數(shù)據(jù)的及時性進行審核，根據(jù)數(shù)據(jù)的不同的統(tǒng)計時間，盡可能保證數(shù)據(jù)的及時新鮮，為后續(xù)的分析工作打下良好的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)采集自多個部門，有些數(shù)據(jù)可能是多部門組合上報的，這就對數(shù)據(jù)的一致性提出了更高的要求，審核中要弄清楚數(shù)據(jù)的來源、口徑以及指南中的內(nèi)涵要求，對數(shù)據(jù)的一致性進行整體把握。

3.數(shù)據(jù)采集的質(zhì)量決定于對數(shù)據(jù)的分析和運用

國家數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)原則是服務(wù)導(dǎo)向，共享共建，學(xué)校在采集填報數(shù)據(jù)的同時，要以應(yīng)用為導(dǎo)向、服務(wù)為核心，采用結(jié)合，“以數(shù)據(jù)和事實說話”提高學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量。多年的采集填報工作，往往80%時間和精力用在填報上，只有20%用在使用上，違背了數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)原則。因此，為了全面、更好地運用數(shù)據(jù)平臺，指導(dǎo)學(xué)校的教育教學(xué)改革，2017年5月，數(shù)據(jù)平臺的校級應(yīng)用功能上線。

目前，我校校級應(yīng)用擁有7個大類功能：學(xué)校概況、全校整體情況、教學(xué)單位情況、專業(yè)情況、數(shù)據(jù)查詢、質(zhì)量報告生成、分析拓展，前6個模塊對學(xué)校的辦學(xué)條件、學(xué)科專業(yè)、師生情況進行統(tǒng)計和分析，最后1個模塊分析拓展是全新的功能，提供了多年度的數(shù)據(jù)比較。學(xué)校可以在這樣全面的分析中更好的運用數(shù)據(jù)達到共享共建的目的，同時，也提高了學(xué)校對數(shù)據(jù)采集工作的認識，數(shù)據(jù)采集質(zhì)量較之前大大提高。

五、結(jié)語

運用國家數(shù)據(jù)平臺進行數(shù)據(jù)采集，已經(jīng)成為各高校的重要常規(guī)工作之一，通過定期的數(shù)據(jù)采集，形成了教學(xué)質(zhì)量常態(tài)監(jiān)測機制，推動了本科人才培養(yǎng)質(zhì)量的全面提升。存史、資政、預(yù)警、導(dǎo)研，國家數(shù)據(jù)平臺已經(jīng)成為教育教學(xué)改革的風(fēng)向標(biāo)，推進了高校教學(xué)管理信息化建設(shè)，促進了高校決策科學(xué)化和管理精細化，為高校人才培養(yǎng)保駕護航。