黃新榮 劉亞寧

（1.西北大學公共管理學院，陜西西安，710127；2.中國人民大學電子文件研究中心，北京，100872）

一、 引言

“三合一”制度是指在檔案部門和業(yè)務部門配合下，結合各單位實際，根據(jù)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表之間的有機聯(lián)系，按照一定格式編制形成合而為一的檔案管理表格，并經(jīng)相應檔案行政部門審批通過的制度?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出要“全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規(guī)范建檔工作，提高歸檔文件質量”；2022年5月，國家檔案局發(fā)布了全面推行機關檔案“三合一”制度的通知。［1］國家檔案局對“三合一”制度反復強調(diào)，可見該制度作為加強檔案資源質量管控、提升檔案資源治理能力和治理水平的基礎性嘗試之一，已受到國家層面的重視和肯定。

現(xiàn)有文獻主要從四個方面展開“三合一”問題的研究：一是“三合一”制度的重要性和作用［2-3］，二是“三表”之間的關系［4-5］，三是“三合一”制度存在的問題與對策研究［6］，四是“三合一”具體方案的構建研究。［7-8］學界和一些地區(qū)的檔案機構對“三合一”問題已經(jīng)進行了一些積極探索，但仍然存在相關基礎薄弱、“三合一”實踐推廣不足等問題。另外，缺少成熟理論方法和實踐經(jīng)驗的配合，國家政策支持難以轉化，“三合一”制度的全面推行也會受到制約。鑒于此，本文在總結相關研究和實踐的基礎上，論述“三合一”制度的方法與技術基礎，并提出“三合一”制度的實現(xiàn)路徑，以期為相關研究和實踐工作提供一定的借鑒與啟發(fā)。

二、 “三合一”制度方法與技術基礎

“三合一”制度之所以受到重視，“三表”之所以可以合一，是因為“三表”作為檔案資源建設和質量管控的直接手段，在方法基礎、邏輯關系以及技術方法上存在合一的可能性和必要性。

1.“三合一”制度方法基礎

“三表”具有相同的方法基礎。無論是歸檔范圍、保管期限表，或是檔案分類表，都是對文件進行分門別類地鑒別、排序，建立一個層層隸屬的分類體系。

檔案管理可以按管理的對象分為檔案實體管理和檔案信息管理，檔案實體管理是根據(jù)檔案信息載體的屬性對其進行管理，是檔案信息管理的基礎。實體管理的基本目的是對雜亂無序的檔案進行有序化，有序化的基本方法是分類，即根據(jù)文件檔案的特征，分成不同的類別，形成一個便于人們利用的分類體系。在機關檔案管理中，狹義的分類依照機構、年度、問題等特征進行，如傳統(tǒng)的機關檔案室一般將辦理完畢的文件按年度—機構—保管期限進行分類排序，經(jīng)過分類后的每一份文件，都隸屬于某一年度、某一機構、某一保管期限下的某一卷或某一件，形成一個便于查找的有序體系。隨著管理活動的發(fā)展，檔案的更多屬性被發(fā)現(xiàn)，如價值（保管期限）、保密程度、開放范圍、載體類型、文件類別等，分類體系越來越復雜。通過分類，檔案室或檔案館將文件或檔案整理成為一個實體有序的體系，搭建了檔案管理的基礎。

“三表”反映了一個機關或一個單位在文件辦理完畢后，對文件進行整理時要采取三次“分類”。歸檔范圍是對文件保存價值的判斷，將文件根據(jù)其價值分為需要歸檔的文件（檔案）和不需要歸檔的文件。保管期限表是對需要歸檔文件的保存價值進行進一步判斷，根據(jù)文件的重要程度，將歸檔后的文件分為不同的保管期限。分類方案則是按類別、機構、年度、問題等屬性對檔案進行層層劃分。從理論上講，這“三表”實際上都是采用分類理論對檔案進行分門別類。

在檔案管理過程中，“三表”之間存在著緊密的、環(huán)環(huán)相扣的邏輯關系。如圖1所示，歸檔范圍、檔案分類方案、保管期限表構成了一個完整緊密、前后銜接的邏輯鏈條，即歸檔范圍是檔案分類的必要前提，同時檔案分類又是檔案價值鑒定和保管期限劃分的必要前提。如果不經(jīng)歸檔范圍判定，文件無法轉換成檔案，分類方案無從談起。只有對已經(jīng)歸檔的文件進行系統(tǒng)、科學、合理的分類，清楚每一份檔案在整個分類體系中的位置，才能整體把握檔案的價值［9］，進而對其保管期限進行合理的劃分。這個邏輯鏈條也對應著檔案從形成到永久保存或銷毀的全過程。歸檔范圍、檔案分類方案和保管期限表在邏輯鏈條中分別對應著檔案的形成、檔案的有序化以及檔案價值鑒定三個節(jié)點，都是檔案連續(xù)運動過程中資源建設和資源質量的重要控制節(jié)點。

圖1 歸檔范圍、檔案分類方案和保管期限表邏輯關系

雖然因各個領域、各個單位具體情況不同，其“三表”也存在一定的差異，但總體來說其分類標準都是以文件檔案的價值、類別、年度、機構、問題等屬性為主要依據(jù)。從整理過程來說，先制訂“三表”，然后對機關產(chǎn)生的每一份文件根據(jù)“三表”的標準進行判斷，將文件歸到其應該歸的類中，最終確定一個位置。這里反映出兩個過程，一是先制定“三表”，二是對具體的文件使用“三表”進行判斷。

“三表”具有相似的地位和作用。“三表”作為機關單位的依據(jù)性文件保障了文件檔案整理的規(guī)范化、標準化，避免了文件檔案整理過程中的隨意性?！叭怼本哂邢嗤ǖ男问胶统绦?，多數(shù)都是以表格、表單形式呈現(xiàn)。同時由于“三表”描述的檔案規(guī)模接近，導致“三表”的篇幅也較為接近，合一之后三者篇幅不協(xié)調(diào)的窘境不易出現(xiàn)。“三表”各自形成的程序也基本相同，各機關需先依據(jù)國家或行業(yè)相關規(guī)章標準，結合本單位職能和各部門工作實際編制，經(jīng)相應檔案主管部門審查、審批同意后才算正式形成。

“三表”有合一的基礎，但在手工管理時期，“三表”合一的工作推進并不順利。許多檔案工作人員對國家相關政策不了解不熟悉，對自己單位的文件檔案產(chǎn)生情況也不熟悉，機械地套用國家標準，造成制定出的“三表”過于空泛，不能很好指導實體檔案整理工作。單獨的“三表”不能制定好，強行把“三表”合一，更解決不了實際問題。因此，“三表”合一的基礎是科學制定“三表”中每一張表。

步入電子文件時代，面對海量的電子文件、電子檔案，過去“三表”分離的模式局限和不適逐漸顯現(xiàn)。首先是海量檔案高效管理需求下“三表”分離模式煩瑣與低效?！叭怼钡姆謩e編制與執(zhí)行，在追求高效檔案管理的當下，意味著低效重復勞動，這不僅影響檔案管理效率，更增加了檔案工作者的工作量，消磨檔案工作者的精力與耐心。其次，“三表”分離造成了管理程序分離，不利于檔案的統(tǒng)一管理和控制。根據(jù)文件生命周期理論，從現(xiàn)行文件到檔案是一個前后銜接的連續(xù)運動過程，因此相應的工作制度、業(yè)務程序和管理方法也需要統(tǒng)一。［10］

2.“三合一”技術基礎

“三表”產(chǎn)生于檔案手工管理階段，有其特定的生成土壤和適應場景。在手工管理階段，檔案的整理工作要經(jīng)過歸檔范圍標準的制定、檔案分類方案的制定、檔案保管期限表的制定，然后才能依次判斷某份文件是否歸檔，歸檔的文件屬于哪一類，保管是哪一級別。此階段“三表”的執(zhí)行嚴重依賴檔案工作者的經(jīng)驗，檔案工作者的主觀判斷和經(jīng)驗水平一定程度上決定著“三表”作用的發(fā)揮程度。在檔案數(shù)量較少時，檔案工作人員能夠依次按照歸檔范圍判定、檔案分類和保管期限劃分的程序，逐一對機關的文件和檔案進行管理。但隨著社會發(fā)展和技術進步，“三表”的分離模式和手工技術基礎沒有改變，但其應用場景已經(jīng)發(fā)生巨大變化，面對海量的電子文件與新的檔案管理形態(tài)，過去“三表”分離模式和手工技術基礎與新的應用場景之間的不適應，已經(jīng)成為檔案管理一個難以克服的問題。

新技術帶來新問題的同時，也帶來了新的解決方法。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、檔案信息系統(tǒng)等技術的發(fā)展，自動化、程序化批量分類和鑒定文件、檔案尤其是電子文件、電子檔案，已經(jīng)具備一定的技術基礎。檔案信息系統(tǒng)、智能終端、人機交互設備在檔案部門的廣泛應用，為全面、實時地記錄和采集人的檔案管理行為特征提供了可能，采集到的大規(guī)模行為數(shù)據(jù)為人工智能、機器學習提供了數(shù)據(jù)支持；機器學習作為一種可以從已有數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)則，從而產(chǎn)生模型的技術，具備分類、回歸、聚類、決策等能力，在自然語言處理、圖像視頻、結構化和非結構化數(shù)據(jù)等方面應用已較為廣泛，可以較好滿足海量電子檔案自動化分類、自動化鑒定的需求。［11］

三、 “三合一”制度實現(xiàn)路徑

1.加強“三合一”制度的基礎工作

（1）“三表”合一的基礎是科學制定“三表”。首先，機關檔案人員要學習政府法規(guī)文件、檔案分類方法、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）、《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《機關檔案管理規(guī)定》等一系列標準，理解和領會關于文件檔案分類、整理的方法。其次，各機關檔案人員要對本機關所形成的各類檔案進行摸底調(diào)查，可以按機構進行調(diào)查，采用思維導圖等軟件將本機關所產(chǎn)生的各類文件進行歸類、排列，制定出適合本機關的“三表”。再次，實現(xiàn)“三表”的有機結合，用表格形式展示，將歸檔范圍、分類方案、保管期限表納入一張表中，使每類文件都能對號入座。最后，經(jīng)本機關所屬機構業(yè)務人員不斷討論，檢查有無機關產(chǎn)生的某類文件遺漏；檢查各類文件類別劃分是否清晰、類別名稱的描述是否準確精練；檢查各類文件的重要程度及價值劃分是否恰當。通過不斷地討論和修訂后，經(jīng)機關檔案主管領導審批，報同級檔案主管部門審批備案。

（2）形成“三表”的動態(tài)維護制度。各機關每年對“三表”進行檢查，及時將機關所產(chǎn)生的新類型文件加入到“三表”中，同時將已經(jīng)不再產(chǎn)生的文件類別從“三表”中剔除，保證機關所產(chǎn)生的各類文件都能在“三表”中找到其位置，使“三表”真正發(fā)揮作用。

（3）建立“三合一”培訓、監(jiān)督、指導及考評機制。

推廣“三合一”工作，各地檔案管理部門要加強培訓，選取優(yōu)秀案例供各機關學習。其次，要加強對“三合一”工作的指導監(jiān)督檢查，及時解決各機關在“三表”制定中存在的各類問題。再次，把“三合一”工作作為機關檔案工作的基本考核點，對于“三合一”工作做得好的機關單位進行表揚。

2.制定“三合一”標準及開發(fā)相關軟件

現(xiàn)實工作中，“三表”之所以分離，其原因之一是現(xiàn)有的檔案學理論研究中，對文件檔案整理過程的研究不夠深入，對于檔案的分類認識不統(tǒng)一，無法提出既具有理論性又具有操作性的指導原則。在現(xiàn)有的檔案學教材中，全宗理論和來源原則占有極大篇幅，但對全宗內(nèi)的檔案分類涉及不多。原因之二是國家檔案主管部門在檔案的相關管理規(guī)范中，沒有形成統(tǒng)一的“三表”合一的標準和規(guī)范。關于檔案的整理規(guī)范和標準，散布在不同的規(guī)范和標準中，而且各類標準之間存在不協(xié)調(diào)、不統(tǒng)一的情況。如在《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）中，將文書檔案的分類規(guī)則表述為：“歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類”，而之后的《機關檔案管理規(guī)定》則首先將機關檔案分為13個大類，然后再進一步分類?！稒n號編制規(guī)則》（DA/T13-2022）則進一步提出檔號的構成元素由全宗號、檔案門類代碼、類別號（二級及三級類別號）、項目號、目錄號、年度、保管期限代碼、機構/問題代碼、案卷號、件號等一系列代碼組成。對于檔案分類方案的表述各不相同，造成了基層工作人員在分類時的諸多困惑。

這種理論研究的薄弱和規(guī)范不一，加劇了基層檔案工作中推行“三合一”的難度。因此，檔案理論研究人員及檔案管理部門應該深入研究實體檔案整理的過程，形成完整統(tǒng)一可供操作的實體檔案整理分類理論和方法，進而形成圍繞檔案整理的一整套標準和規(guī)范，明確檔案整理過程中機構、人員的責任權力范圍、檔案整理的流程與方法。上述做法是克服“三合一”制度執(zhí)行過程中各種主觀因素障礙的關鍵，也是逐級、分系統(tǒng)全面推行“三合一”制度的重要途徑。

隨著檔案管理軟件的普遍使用，各檔案機構可以結合自身單位文檔工作實際，根據(jù)“三合一”規(guī)范及其他相關規(guī)范開發(fā)“三合一”軟件，將其嵌入到檔案管理軟件中，像“四性檢測”一樣，成為檔案管理的一個必要環(huán)節(jié)和模塊。以程序化的方式依次實現(xiàn)文件、檔案的自動歸檔、自動分類和自動鑒定，從而最大程度提高文件、檔案管理效率，減少文件歸檔范圍判定、檔案分類、保管期限劃分過程中主觀因素影響?？紤]到我國條塊系統(tǒng)內(nèi)部不同層級職能較為相似，相應的歸檔、分類、鑒定工作也有較大相似之處，因此條塊系統(tǒng)內(nèi)可以統(tǒng)一開發(fā)“三合一”軟件，并留出歸檔、分類、鑒定的規(guī)則和策略設置功能，以滿足不同層級、不同單位檔案管理的個性化需求。

3.結合人工智能技術提高“三合一”效率

人工智能尤其是機器學習、深度學習可以從人類已有經(jīng)驗和知識中學習和發(fā)現(xiàn)規(guī)則，依據(jù)規(guī)則對新的樣本進行判斷、決策。“三合一”制度的方法基礎其實就是分類，人工智能憑借強大的學習、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘等能力，可以掌握人類的分類思想，對文件和檔案進行自動歸檔、自動分類和自動鑒定，從而極大提升檔案管理效率。將人工智能技術融入檔案管理已經(jīng)成為檔案行業(yè)發(fā)展的動力之一，實踐和學術領域已經(jīng)對“人工智能+檔案”進行了一些嘗試和研究，無論是對于文本、數(shù)據(jù)、錄音錄像等各種形式的檔案［12-13］，還是在檔案分類、鑒定、服務利用各個環(huán)節(jié)［14］，人工智能的融合實踐與研究都已有所進展?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也倡導要積極探索人工智能技術在檔案信息深層加工和利用中的應用。因此，目前將人工智能技術融入“三合一”工作中已經(jīng)有一定的實踐、研究基礎和政策支持，在推行“三合一”制度時結合人工智能技術也具備了較好的時機。

將人工智能技術運用于“三合一”工作，可以分兩步進行。一是開發(fā)“三合一”模版，讓不同的單位根據(jù)自己單位的屬性、特點選擇不同類型的“三表”，并將其嵌入到檔案管理系統(tǒng)，輔助人工進行“三合一”的編制、文件檔案的分類，形成弱人工智能。二是經(jīng)過一段時間的數(shù)據(jù)積累，不斷學習，完善規(guī)則，逐漸替代人工進行文件的歸類和整理。

4.分階段實現(xiàn)“多合一”

“三合一”制度的原理其實是將文件檔案運動過程中存在邏輯關系和業(yè)務關聯(lián)的節(jié)點融合起來規(guī)范統(tǒng)一管理，以提高文件、檔案管理的效率。因此可以將“三合一”制度的原理應用到文件、檔案管理的其他階段，分階段實現(xiàn)“三合一”，探索不同檔案管理業(yè)務的“多合一”形式，從而提高文檔運動全過程的管理效率和檔案資源的質量。在文件向檔案轉化階段，除了實行歸檔范圍、檔案分類方案和保管期限表“三合一”外，考慮到檔案開放鑒定前移的需要——即在文件歸檔時對文檔進行開放鑒定［15］，可以在“三合一”表單中加入文件開放權限列表，實現(xiàn)歸檔范圍、文件開放權限列表、分類方案以及保管期限表“四合一”。在檔案室復審鑒定階段，主要是對保管期限為10年或30年的文件價值進行二次鑒定，可以形成檔案價值二次復審表，對需要移交到綜合檔案館的長久保管期限的文件進行篩選。檔案價值二次復審表與文件歸檔時的檔案保管期限表應該有所區(qū)別，主要從國家檔案資源管理的角度來判斷檔案的價值，而不單是從某個機關的角度來考慮檔案的價值，是對進入綜合檔案館的檔案進行的又一次篩選和整理。在檔案館管理階段，檔案館可以將開放檔案劃控、檔案解密和檔案價值復審等工作環(huán)節(jié)中所需要的依據(jù)性文件“三合一”，實現(xiàn)高效管理。