董世松

(1.中海油華南銷售公司，廣東 廣州 510024；2.中海油廣東銷售有限公司，廣東 廣州 510024)

0 引言

SAP-ERP系統(tǒng)作為重要的財(cái)務(wù)支持系統(tǒng)，具有完備的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能，在生產(chǎn)類和銷售類企業(yè)得到廣泛應(yīng)用[1-2]。同時(shí)，由于SAP-ERP高度集成財(cái)務(wù)、銷售與庫存管理等各項(xiàng)模塊，以及其基于生產(chǎn)類企業(yè)財(cái)務(wù)管理的設(shè)計(jì)邏輯，在靈活多樣的銷售類企業(yè)的業(yè)務(wù)中，更好地使用該系統(tǒng)發(fā)揮其管理功能仍然值得深入研究和進(jìn)一步開發(fā)[3-6]。

相較于生產(chǎn)類型企業(yè)，銷售企業(yè)存在更多在貨物實(shí)際流轉(zhuǎn)與SAP-ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)不同步的復(fù)雜情況。比如同一公司和物料涉及多個(gè)倉儲(chǔ)地點(diǎn)和工廠且因?yàn)镾AP-ERP自有不足導(dǎo)致工廠間實(shí)際貨物與虛擬財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)移不同步，部分業(yè)務(wù)開展是按照送至客戶處才確定結(jié)算數(shù)量而導(dǎo)致貨物在離開倉儲(chǔ)地當(dāng)時(shí)無法觸發(fā)SAP-ERP，成品油每日損耗一般于月底盤點(diǎn)時(shí)合并統(tǒng)一在SAP-ERP系統(tǒng)中核銷，同一家公司下轄不同倉庫的情況下客戶在一個(gè)倉庫的采購量大于該倉庫的實(shí)際庫存量等。鑒于以上種種特殊情況，成品油銷售類企業(yè)基于SAP-ERP的賬實(shí)核對(duì)管理存在諸多難點(diǎn)，對(duì)銷售類企業(yè)實(shí)物管理與財(cái)務(wù)管理的差異化分析提出了更高的要求。

而對(duì)銷售類企業(yè)的賬實(shí)差異分析，尤其是對(duì)賬模型的建立還未見系統(tǒng)性描述[7-9]。本文將對(duì)差異原因進(jìn)行分類整理，細(xì)分差異類型，總結(jié)差異原因，提出基于SAP-ERP模型下的銷售類企業(yè)賬實(shí)差異分析的公式模型與解決思路。

1 確認(rèn)差異環(huán)節(jié)

1.1 業(yè)務(wù)類型

銷售類企業(yè)所涉及的業(yè)務(wù)類型，主要可以分為貿(mào)易類業(yè)務(wù)和批發(fā)直銷類業(yè)務(wù)兩大類。其區(qū)別在于，批發(fā)直銷類業(yè)務(wù)涉及貨物在倉庫中的進(jìn)、出、存管理，而貿(mào)易類業(yè)務(wù)不涉及倉庫環(huán)節(jié)，其與上下家的交割地點(diǎn)一般為運(yùn)輸工具。

1.2 差異環(huán)節(jié)

對(duì)于批發(fā)類業(yè)務(wù)，按照貨物在倉庫的實(shí)際流轉(zhuǎn)全流程進(jìn)行分類，包括貨物入庫、貨物出庫、日常保管三個(gè)環(huán)節(jié)，在SAP-ERP操作中也基本按照實(shí)物流轉(zhuǎn)全流程的邏輯進(jìn)行操作。對(duì)于貿(mào)易類業(yè)務(wù)，一般按照先與下家確認(rèn)結(jié)算數(shù)量，再與上家確認(rèn)結(jié)算量并同時(shí)進(jìn)行SAP-ERP入庫與出庫作業(yè)。貿(mào)易類業(yè)務(wù)中對(duì)于還未完成交割的貨物，其倉儲(chǔ)地點(diǎn)為運(yùn)輸工具。

SAP-ERP系統(tǒng)中涉及的事務(wù)碼多達(dá)上百種，但通過對(duì)任何一個(gè)公司或倉儲(chǔ)地點(diǎn)的歷史SAP-ERP數(shù)據(jù)分析歸納可以發(fā)現(xiàn)，常用的涉及貨物中轉(zhuǎn)與財(cái)務(wù)賬面調(diào)整的SAP-ERP事務(wù)碼可以分為4個(gè)環(huán)節(jié)，其分別為實(shí)物入庫環(huán)節(jié)、實(shí)物保管環(huán)節(jié)、實(shí)物出庫環(huán)節(jié)、虛擬移動(dòng)環(huán)節(jié)。其中，虛擬移動(dòng)環(huán)節(jié)主要可以滿足同一公司下不同工廠之間自有資源的借用，以便滿足在總庫存充足情況下個(gè)別工廠提前銷售的業(yè)務(wù)需要。

因此，在以SAP-ERP為基礎(chǔ)的賬實(shí)差異分析管理中，可以將差異原因分為入庫差異、保管差異、出庫差異以及虛擬差異。

2 規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)

2.1 確定SAP-ERP操作的實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)涵

為進(jìn)一步完善差異分析與管理，需要結(jié)合各公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況以及歷史操作習(xí)慣對(duì)常用的SAP-ERP事務(wù)碼進(jìn)行分類整理。一般情況下，每個(gè)事務(wù)碼均可對(duì)應(yīng)實(shí)物入庫環(huán)節(jié)、實(shí)物保管環(huán)節(jié)、實(shí)物出庫環(huán)節(jié)、虛擬移動(dòng)環(huán)節(jié)之一，通過比對(duì)可以發(fā)現(xiàn)每一項(xiàng)實(shí)際業(yè)務(wù)與SAP-ERP事務(wù)碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

例如，在采購入庫環(huán)節(jié)，倉庫實(shí)物實(shí)際收貨量與SAP-ERP中采購結(jié)算量和收貨方承擔(dān)的運(yùn)輸損耗兩項(xiàng)相關(guān)，而在SAP-ERP中結(jié)算量和運(yùn)輸損耗分別對(duì)應(yīng)不同的SAP-ERP事務(wù)碼。通過這種拆分，可以厘清SAP-ERP操作與實(shí)際業(yè)務(wù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.2 規(guī)范SAP-ERP操作與實(shí)物出入庫對(duì)應(yīng)關(guān)系

在確定每項(xiàng)SAP-ERP事務(wù)碼與實(shí)際業(yè)務(wù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系后，則應(yīng)根據(jù)工作需要加以規(guī)范，實(shí)現(xiàn)實(shí)物流動(dòng)與SAP-ERP代碼的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，避免交叉重疊。如實(shí)物損耗涉及運(yùn)輸損耗、倉儲(chǔ)損耗，則在SAP-ERP中應(yīng)建立運(yùn)輸損耗和倉儲(chǔ)損耗不同的事務(wù)類型碼加以區(qū)分。再如運(yùn)輸損耗又分為收貨環(huán)節(jié)的運(yùn)輸損耗和配送客戶環(huán)節(jié)的運(yùn)輸損耗，則可以通過引入入庫運(yùn)輸損耗和發(fā)貨運(yùn)輸損耗等不同事物類型碼，或通過不同賬號(hào)操作和記錄不同類型的運(yùn)輸損耗。另外，在實(shí)際業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)對(duì)于SAP-ERP事務(wù)碼與實(shí)際業(yè)務(wù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，有條件的業(yè)務(wù)單元應(yīng)每日回顧，條件不充分的單元應(yīng)定期回顧，比對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)與SAPERP事務(wù)碼之間是否存在異常匹配，當(dāng)出現(xiàn)實(shí)際業(yè)務(wù)觸發(fā)的事務(wù)碼與規(guī)則不匹配的情況，應(yīng)查找是業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)操作錯(cuò)誤還是系統(tǒng)觸發(fā)事務(wù)碼異常，并有針對(duì)性地進(jìn)行還原操作。對(duì)于不能還原的情況，應(yīng)及時(shí)消除差異帶來的影響，并如實(shí)做好記錄。

2.3 規(guī)范實(shí)物出入庫臺(tái)賬管理

實(shí)物庫存管理應(yīng)按照實(shí)物進(jìn)出庫存環(huán)節(jié)分別建立相關(guān)臺(tái)賬，臺(tái)賬中各條目應(yīng)與實(shí)際貨物變動(dòng)數(shù)量相一致，月度盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)對(duì)進(jìn)出入數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理。通過對(duì)實(shí)物賬面應(yīng)存庫存與實(shí)際盤點(diǎn)庫存的比對(duì)，計(jì)算保管環(huán)節(jié)損溢情況，形成包含入庫量、出庫量、損耗量、結(jié)存量等數(shù)據(jù)的月度盤點(diǎn)表。

2.4 規(guī)范盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程

油庫盤點(diǎn)由實(shí)際存貨與當(dāng)期出入庫明細(xì)共同構(gòu)成，實(shí)際盤點(diǎn)過程中應(yīng)確保期初實(shí)存、入庫量、出庫量、損耗量、結(jié)存量滿足一定的邏輯關(guān)系。對(duì)于各項(xiàng)數(shù)據(jù)填入后不滿足以上邏輯關(guān)系的，或者出現(xiàn)顯著數(shù)據(jù)異常的，應(yīng)及時(shí)查詢問題原因并予以改正，保證上述公式中各項(xiàng)數(shù)據(jù)無誤。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注SAP-ERP系統(tǒng)中不同存貨類型的變化是否導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)異常變化。比如，涉及客存的業(yè)務(wù)，在客戶沒有提貨的情況下，SAP-ERP系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)類型的變化，該變化會(huì)使不同的類型數(shù)據(jù)之間產(chǎn)生符號(hào)相反、數(shù)量相等的一個(gè)變化，如果在系統(tǒng)中未出現(xiàn)此類對(duì)稱變化，則應(yīng)及時(shí)查找系統(tǒng)原因并做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修復(fù)。

3 建立差異對(duì)賬模型

通常情況下，油庫倉儲(chǔ)的實(shí)物庫存，不外乎公司自己所有和代客戶保管兩種類型，即“自有”和“客存”。

任何一個(gè)倉儲(chǔ)單元均應(yīng)滿足式(1)：

對(duì)于成品油銷售類企業(yè)，關(guān)聯(lián)企業(yè)的在途資源，運(yùn)輸過程的超標(biāo)損耗，OB類業(yè)務(wù)的延遲結(jié)算，保管損耗按照月度統(tǒng)一核銷，賬目庫存的虛擬調(diào)整等原因，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)賬實(shí)差異。則對(duì)公式(1)進(jìn)行變型，得出式(2)：

對(duì)于入庫差異，如果系統(tǒng)入庫大于實(shí)物入庫，則入庫差異取“正數(shù)”。如果系統(tǒng)出庫大于實(shí)物出庫，則出庫差異取“負(fù)數(shù)”。如果系統(tǒng)保管損溢大于實(shí)物保管損溢，則保管損溢差異取“正數(shù)”。由于成品油計(jì)量和交接標(biāo)準(zhǔn)的原因，行業(yè)內(nèi)普遍存在的因?yàn)檎`差原因?qū)е碌谋９苡嗷驌p耗，一般保管損溢按照盈余取“正數(shù)”，損耗取“負(fù)數(shù)”的原則記錄。如果系統(tǒng)虛擬差異為使得本工廠自有或客存增加，則虛擬差異取“正數(shù)”，反之取“負(fù)數(shù)”。

例如，工廠A期初有實(shí)物庫存200 t，SAPERP自 有160 t，SAP-ERP客 存40 t。則 通 過 計(jì) 算可知，SAP-ERP自有+SAP-ERP客存=實(shí)物庫存，符合公式(1)。如果在下一個(gè)盤點(diǎn)周期中，工廠A通過OB方式給客戶送貨20 t，而在結(jié)賬時(shí)還未送至客戶處，仍然在物流途中，該種情況下無法確定與客戶實(shí)際結(jié)算數(shù)量，即自有或客存未變化，實(shí)物庫存僅剩余180 t，存在出庫差異+20 t(實(shí)物出庫大于系統(tǒng)出庫則出庫差異取“正數(shù)”)，入庫差異、保管損溢差異和虛擬差異三項(xiàng)均為零。則本期期末SAP-ERP自有+SAP-ERP客存=160+40=200，實(shí)物庫存+出庫差異=180+20=200，滿足公式(2)。

在使用對(duì)賬模型時(shí)，對(duì)于存在多工廠或客存銷售業(yè)務(wù)的企業(yè)，應(yīng)同時(shí)關(guān)注以下SAP-ERP系統(tǒng)常見的異常情況。如果出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)查找原因進(jìn)行修正。對(duì)于工廠之間的虛擬移動(dòng)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)統(tǒng)計(jì)，任何一個(gè)時(shí)間周期內(nèi)，工廠之間的虛擬移動(dòng)應(yīng)該閉環(huán)，也就是各工廠虛擬移動(dòng)數(shù)量代數(shù)和應(yīng)該等于零。成品油銷售企業(yè)普遍存在客存銷售的業(yè)務(wù)模式，在對(duì)賬中應(yīng)該確認(rèn)是否滿足自有的減少等于客存的生成，也就是客存銷售業(yè)務(wù)中同一個(gè)工廠內(nèi)自有減少與客存生成數(shù)量代數(shù)和應(yīng)該等于零。

4 差異分析與處理

通過以上對(duì)差異環(huán)節(jié)的辨識(shí)，建立差異分析核對(duì)模型后，應(yīng)對(duì)差異核對(duì)工作進(jìn)行梳理和建立流程。

首先，財(cái)務(wù)賬面管理與實(shí)物庫存管理主管人員應(yīng)首先確定財(cái)務(wù)結(jié)賬時(shí)間應(yīng)與實(shí)物盤點(diǎn)時(shí)間一致，對(duì)于不一致的情況，應(yīng)進(jìn)行還原操作。由于SAP-ERP系統(tǒng)不同模塊之間存在操作時(shí)間差異，對(duì)于該問題應(yīng)予以關(guān)注，保證實(shí)物管理人員在系統(tǒng)操作的信息及時(shí)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)管理人員處。同時(shí)，財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)關(guān)注觸發(fā)了SAP-ERP事務(wù)碼的數(shù)據(jù)的審批程序，及時(shí)予以審批，或?qū)τ诓灰?guī)范業(yè)務(wù)予以拒絕并及時(shí)通知實(shí)物管理人員重新調(diào)整業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或做好差異記錄。

然后，通過SAP-ERP系統(tǒng)取得財(cái)務(wù)賬面數(shù)據(jù)，同時(shí)根據(jù)月度盤點(diǎn)表取得實(shí)物庫存。之后，進(jìn)行SAPERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的提取與篩選，查詢SAP-ERP中涉及庫存變化的各相關(guān)事務(wù)碼并將其按照實(shí)物入庫、實(shí)物出庫、實(shí)物保管及虛擬移動(dòng)進(jìn)行分類，最后與實(shí)物庫存明細(xì)一一比對(duì)。通常，為使得對(duì)賬結(jié)果更加清晰，可以對(duì)入庫、出庫、保管和虛擬移動(dòng)四類差異進(jìn)一步細(xì)化，如入庫環(huán)節(jié)差異可以細(xì)分為“運(yùn)輸損耗待處理”“實(shí)物在途未入庫”“SAP-ERP提前入庫”等。比如出庫環(huán)節(jié)差異可以細(xì)分為“實(shí)物出庫未與客戶結(jié)算”“客存資源待發(fā)貨”“內(nèi)部調(diào)撥業(yè)務(wù)配送在途”等。通過細(xì)化差異，既便于后續(xù)差異還原時(shí)有針對(duì)性調(diào)整，又有利于管理人員了解到對(duì)應(yīng)的SAP-ERP與業(yè)務(wù)實(shí)際情況的差異點(diǎn)，后續(xù)針對(duì)性地制定消除差異的辦法。

最后，應(yīng)對(duì)差異原因應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，對(duì)于錯(cuò)誤操作或未及時(shí)處理的信息應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行修改，努力減少差異的存在。確認(rèn)SAP-ERP操作及實(shí)物作業(yè)數(shù)據(jù)無誤后，進(jìn)行記錄確認(rèn)并保存好原始單據(jù)及相關(guān)說明性文件，對(duì)于差異的后續(xù)消除提出解決辦法。

如果在實(shí)際管理過程中，存在第三方系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)的情況，應(yīng)做好第三方系統(tǒng)與SAP-ERP系統(tǒng)、實(shí)物出入庫業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)對(duì)接。對(duì)于采用外部系統(tǒng)前，應(yīng)充分驗(yàn)證該系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r(shí)性與準(zhǔn)確性，避免輸出傳輸或無法進(jìn)行數(shù)據(jù)修復(fù)等內(nèi)部問題影響庫存差異對(duì)比。原則上，通過第三方系統(tǒng)轉(zhuǎn)輸?shù)臄?shù)據(jù)邏輯應(yīng)該與上述模型保持一致，并及時(shí)排查轉(zhuǎn)輸過程中的差異原因及處理。比如，由第三方系統(tǒng)提供結(jié)存量數(shù)據(jù)時(shí)，其邏輯應(yīng)該滿足盤點(diǎn)表相關(guān)數(shù)據(jù)的運(yùn)算規(guī)則，保證盤點(diǎn)表和損耗量數(shù)據(jù)真實(shí)和準(zhǔn)確。如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)差異，可以從入庫量、出庫量等環(huán)節(jié)查找影響結(jié)存量的原因，比如是數(shù)據(jù)同步存在差異，或者是因?yàn)榻Y(jié)存量讀取數(shù)據(jù)時(shí)參數(shù)需要修正等。在各項(xiàng)問題排除后應(yīng)進(jìn)一步驗(yàn)證盤點(diǎn)邏輯，待確認(rèn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)符合邏輯無誤后，方可進(jìn)一步使用第三方數(shù)據(jù)。

5 結(jié)語

文章通過對(duì)成品油銷售類企業(yè)SAP-ERP與實(shí)際業(yè)務(wù)存在的差異進(jìn)行分析，分析了差異產(chǎn)生的原因、對(duì)差異進(jìn)行分類、提出了適用于成品油銷售類企業(yè)的賬實(shí)核對(duì)對(duì)賬邏輯。對(duì)于成品油企業(yè)的賬務(wù)管理、庫存管理起到了指導(dǎo)作用，有助于在復(fù)雜的貿(mào)易業(yè)務(wù)過程多工廠協(xié)作中的差異原因分析與比對(duì)，為實(shí)現(xiàn)賬面差異清晰及確保貨權(quán)安全提供了重要輔助手段，有助于推動(dòng)系統(tǒng)化工作效率提升。隨著企業(yè)的快速發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)面臨的壓力不斷增加，企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的需求越來越高，需要通過信息化軟件系統(tǒng)，建立適合自身發(fā)展的信息化系統(tǒng)，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。SAP-ERP系統(tǒng)作為一種較強(qiáng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集成應(yīng)用系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，對(duì)于企業(yè)提升企業(yè)運(yùn)營效率，防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。