楊 哲

（中國葛洲壩集團(tuán)股份有限公司，武漢 430030）

一、提升檔案管理水平的必要性分析

檔案管理工作，也稱檔案工作。該工作的主要內(nèi)容是圍繞檔案實(shí)體和相關(guān)檔案信息展開的各類型服務(wù)，對(duì)于我國各工作領(lǐng)域、個(gè)人信息等方面的規(guī)劃起著非常關(guān)鍵的作用。具體到我國社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程來看，檔案工作的開展能夠?qū)ξ覈鐣?huì)主義制度的內(nèi)容進(jìn)行鞏固。檔案工作的復(fù)雜性主要體現(xiàn)在管理個(gè)體的多樣化信息方面，還有不同的工作類型，以及社會(huì)、文化等各種發(fā)展層面?？茖W(xué)地提高檔案工作的管理水平和質(zhì)量，能夠在很大程度上促使該部門的服務(wù)水平得到提升，并達(dá)到社會(huì)服務(wù)相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)水平，也能夠在服務(wù)過程中使人們充分感受到由社會(huì)管理帶來的便利。在管理過程中，檔案工作人員需對(duì)自身的管理理念進(jìn)行更新，不斷學(xué)習(xí)該專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，并按照科學(xué)的管理模式開展檔案管理工作，使檔案部門的發(fā)展能夠處在一個(gè)通往現(xiàn)代化水平的趨勢(shì)當(dāng)中?？茖W(xué)管理檔案，能夠促使檔案管理相關(guān)工作達(dá)到相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并具有更高的信息化水平，有針對(duì)性地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為社會(huì)進(jìn)步奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)，并提供技術(shù)支持。

二、企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化的優(yōu)點(diǎn)

（一）有利于企業(yè)檔案信息的綜合開發(fā)和利用

在對(duì)企業(yè)檔案管理過程中，通過對(duì)其進(jìn)行綜合化的管理，可以有效提高企業(yè)檔案利用和開發(fā)的效率。在企業(yè)中，有很多的檔案資料，并且檔案資料涉及企業(yè)的多個(gè)方面，如果不對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)整理，那么就為將來查閱檔案的工作人員造成很大的困難。通過對(duì)企業(yè)進(jìn)行綜合化管理，建立起綜合性的檔案管理室，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整體上的信息整理與排序，從而提高企業(yè)檔案的科學(xué)化管理水平，有助于企業(yè)節(jié)約資源，提高資源利用效率。

（二）為企業(yè)檔案管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

在企業(yè)發(fā)展過程中，保障管理是企業(yè)檔案管理的一種基本的方式。在企業(yè)檔案管理過程中，通過實(shí)施綜合化的管理，可以幫助企業(yè)形成統(tǒng)一的檔案管理制度，建立集中統(tǒng)一的檔案管理方法，同時(shí)還可以使企業(yè)的檔案室室藏得到不斷的補(bǔ)充與完善，使企業(yè)檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，同時(shí)還能夠推動(dòng)整個(gè)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度低

現(xiàn)階段，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者漠視檔案工作。他們認(rèn)為，對(duì)于公司來講，經(jīng)濟(jì)效益和經(jīng)濟(jì)利益至關(guān)重要，而檔案的管理是可有可無的，因?yàn)樗⒉荒軌蚪o企業(yè)帶來真實(shí)的效益，只需保證檔案保存完整、不發(fā)生丟失泄密問題即可。事實(shí)上，這樣的想法是非常錯(cuò)誤的，這體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的員工對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足。

除此之外，很多企業(yè)沒有設(shè)置專職的檔案管理員，大部分檔案管理員是兼職的狀態(tài)，這就對(duì)檔案的管理造成了一定的影響。這種缺乏長遠(yuǎn)考慮、沒有戰(zhàn)略思維的企業(yè)檔案意識(shí)是亟須改進(jìn)的。

（二）檔案管理手段相對(duì)落后

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息化管理成為企業(yè)管理的重要組成部分。但是，很多企業(yè)對(duì)于檔案的管理僅停留在文書檔案管理的階段，并沒有實(shí)施電子信息化。這在一定程度上使企業(yè)的檔案管理處于落后的狀態(tài)，不僅在編纂檔案的過程當(dāng)中會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間，而且造成了企業(yè)檔案查詢方式的煩瑣、效率低下。這種缺乏與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理技術(shù)勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的核心競爭力造成影響。除此之外，文書檔案的載體是紙張，隨著時(shí)間流逝，其會(huì)出現(xiàn)字跡不清等問題，這也會(huì)給企業(yè)檔案的永久留存帶來一定的影響。

（三）沒有建立專項(xiàng)檔案室

很多企業(yè)并沒有單獨(dú)設(shè)立檔案庫房，大部分采用日常文件與企業(yè)檔案混合保存的方式，這樣會(huì)對(duì)企業(yè)檔案造成很多不良影響。據(jù)調(diào)查顯示，部分企業(yè)雖然建設(shè)了檔案庫房，但是并沒有注意溫濕度、粉塵等外界因素對(duì)文書檔案的影響，造成了很多檔案紙張老化、字跡模糊的問題，影響了企業(yè)檔案的真實(shí)性和完整性。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理員在思想觀念、文化程度、專業(yè)水平等方面都有很大差異，他們對(duì)檔案管理的意識(shí)并不強(qiáng)。據(jù)調(diào)查，很多企業(yè)并沒有對(duì)檔案管理員進(jìn)行專業(yè)性的系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們對(duì)前沿的檔案管理技術(shù)并不了解，甚至對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎(chǔ)工作也不熟悉，從側(cè)面導(dǎo)致了企業(yè)的檔案管理工作處于滯后的狀態(tài)。除此之外，部分企業(yè)的檔案管理員身兼數(shù)職，除負(fù)責(zé)檔案工作外，還要負(fù)責(zé)辦公室、內(nèi)勤、助理等多種職務(wù)，很大程度上導(dǎo)致了他們無法用心來對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而使企業(yè)檔案工作的管理水平低下。對(duì)于企業(yè)來講，這樣的做法雖然能夠節(jié)約人力資源，但是間接地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和發(fā)展帶來影響。

四、優(yōu)化企業(yè)檔案管理體制改革的方法

（一）完善檔案管理相關(guān)制度

企業(yè)應(yīng)完善檔案管理相關(guān)制度，將檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效落實(shí)，制定科學(xué)、合理的制度進(jìn)行支撐，提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，約束工作人員的行為規(guī)范，提高檔案管理的整體效率。

當(dāng)前，許多企業(yè)缺乏檔案管理的相關(guān)制度，這是由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理的相關(guān)工作，對(duì)于檔案管理的知識(shí)和法律不了解，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)理論和法律，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)知，進(jìn)而積極組織優(yōu)秀的檔案管理人員來共同構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)。另外，檔案管理工作需要進(jìn)行細(xì)分，明確檔案管理的流程和細(xì)節(jié)，明確檔案管理的注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

（二）完善檔案管理功能

檔案價(jià)值是巨大的，可以幫助企業(yè)和相關(guān)部門更好地發(fā)展。因此，為了發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，企業(yè)要更好地完善檔案管理的功能。同時(shí)，企業(yè)要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而保證檔案收集信息的全面性、客觀性、完整性，提高檔案管理工作的效率。

（三）提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)

當(dāng)前，眾多企業(yè)中缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素。檔案管理人員的專業(yè)能力、素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況選擇檔案管理人員，要考察上崗人員的工作能力，也要考察上崗人員對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，是否認(rèn)真對(duì)待此項(xiàng)工作，是否具有專業(yè)的知識(shí)支撐。另外，針對(duì)不同的工作人員，要采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)工作人員的實(shí)際情況，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員的質(zhì)量。與此同時(shí)，還要培養(yǎng)檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)精神和敬業(yè)精神，只有心往一處想、勁往一處使，才能從根本上提升團(tuán)隊(duì)的綜合能力和水平，為企業(yè)構(gòu)建優(yōu)秀的檔案管理人才隊(duì)伍，為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，信息化管理模式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)。為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理獲得平穩(wěn)的發(fā)展，就必須在企業(yè)的檔案管理中融入信息化管理方式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。同時(shí)，在企業(yè)檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須建立檔案管理制度，使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展。在企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，要及時(shí)追究檔案管理人員的責(zé)任。檔案管理工作制度務(wù)必要從分層責(zé)任制度的角度出發(fā)，將工作進(jìn)行細(xì)化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位，規(guī)避檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息泄露等一系列的風(fēng)險(xiǎn)問題。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓(xùn)教育，增強(qiáng)自身的道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)，提升信息化檔案管理水平。

（五）完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

近年來，市場競爭越來越激烈，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展愈發(fā)重要。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，通過構(gòu)建完善企業(yè)檔案管理體系，可以有效減少企業(yè)檔案管理人員的工作壓力。在企業(yè)檔案管理信息化的過程中，必須不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化的過程中，必須做好相應(yīng)的設(shè)備引入工作，同時(shí)還要招聘一些高質(zhì)量、專業(yè)化的工作人員。

在信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作勢(shì)必會(huì)向著信息化的方向發(fā)展，通過企業(yè)檔案信息化管理可以幫助企業(yè)減少資源的浪費(fèi)。企業(yè)還可以借助不同部門之間的相互配合，來提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，挖掘企業(yè)信息化檔案管理的服務(wù)價(jià)值與加工價(jià)值，最終提高終端檔案管理的信息化水平。

（六）更新檔案管理模式

為提高企業(yè)的檔案管理水平與科學(xué)化程度，檔案工作部門的相關(guān)技術(shù)人員需要對(duì)現(xiàn)有的管理方式予以不斷的摸索和創(chuàng)新。只有這樣，才能發(fā)現(xiàn)原有檔案管理模式中的缺陷或管理漏洞。然后，管理人員應(yīng)通過新型的管理方式逐步提高管理質(zhì)量和水平，促使整個(gè)部門的管理方式能夠向著現(xiàn)代化、智能化發(fā)展。任何行業(yè)、部門的發(fā)展都離不開科學(xué)技術(shù)的參與，科學(xué)技術(shù)也是促使人們工作效率提升的關(guān)鍵部分。基于此，相關(guān)管理人員在提高自身工作水平與業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，需要將原有的管理方式進(jìn)行更新，促使檔案主體的管理范圍能夠進(jìn)一步擴(kuò)大。當(dāng)形成一定規(guī)模后，管理技術(shù)會(huì)進(jìn)一步升級(jí)和完善，并形成有機(jī)閉環(huán)，這是提升檔案管理工作水平的必要條件，一定要保障科學(xué)技術(shù)及其智能裝置的置入率。

隨著我國人口數(shù)量的不斷增長，紙質(zhì)檔案已不適合當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求，會(huì)造成大量的資源浪費(fèi)。并且，紙質(zhì)檔案的保存效果并不理想，一旦發(fā)生火災(zāi)等事故，其經(jīng)濟(jì)損失和后果是不可估量的。電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上緩解紙質(zhì)檔案的保存問題。在智能系統(tǒng)的輔助下，電子檔案相關(guān)的各類服務(wù)，如查詢、修改、更新等服務(wù)也更加體現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)管理使得傳統(tǒng)檔案能夠達(dá)到更加專業(yè)的管理水平。不難看出，檔案管理工作的信息化管理模式的高效性非常重要。

基于此，檔案工作部門及其相關(guān)的管理人員應(yīng)對(duì)信息化管理方式的開展進(jìn)程予以高度重視，逐步保障檔案管理系統(tǒng)的完整性，以及各類服務(wù)和功能模塊的作用可以被真正地開發(fā)和應(yīng)用。充分結(jié)合電子信息化管理模式的重要性，將檔案管理工作模式及管理系統(tǒng)適當(dāng)升級(jí)并更新，使管理效率能夠進(jìn)一步提高。

首先，結(jié)合具體的企業(yè)情況建立完善的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中可進(jìn)行精準(zhǔn)分類和規(guī)劃，可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和掃描儀等裝置對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描和上傳，將檔案信息錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，以這種方式進(jìn)行保存不僅能夠保障檔案的安全性，也能極大地提高檢索的效率和質(zhì)量，為人們節(jié)省更多的時(shí)間成本。其次，完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)針對(duì)檔案信息檢索模塊的功能。檔案部門需設(shè)置專門的智能設(shè)備，以便為人們提供更優(yōu)質(zhì)的查詢服務(wù)，同時(shí)結(jié)合查詢模塊，也應(yīng)增設(shè)關(guān)于該區(qū)域所在市、縣級(jí)相關(guān)的文化檔案模塊，豐富查詢?nèi)藛T的知識(shí)庫和視覺體驗(yàn)。這種方式能夠使人們感受到充足的人文關(guān)懷和文化氣息，完美呈現(xiàn)了社會(huì)檔案工作的另一層文化意義。

結(jié) 語

總的來看，檔案管理工作的實(shí)際效率與工作水平的提高，與管理模式的更新程度，以及電子信息化裝置、設(shè)備的應(yīng)用范圍有著非常密切的關(guān)系。對(duì)于檔案管理工作而言，其工作內(nèi)容具有一定的系統(tǒng)性，并且在管理效果方面需要通過長時(shí)間的累積才能逐步顯現(xiàn)。所以，在管理周期較長的前提下，管理模式的科學(xué)性在很大程度上能夠影響檔案部門的管理效率。因此，檔案管理部門應(yīng)將現(xiàn)有的管理理念予以更新，并完善管理內(nèi)容和相關(guān)的制度條例，有針對(duì)性地提高檔案管理工作的專業(yè)性和科學(xué)性。