尉海濱

（成都東盛包裝材料有限公司，四川 成都 611731）

一、引言

備品備件是維持生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件之一，加強(qiáng)備品備件管理，可以有效降低企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，減少資金占用與浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效的目標(biāo)，助力經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)提升。備品備件管理工作主要包含以下內(nèi)容：備品備件采購(gòu)計(jì)劃的編制與審批、采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行與落實(shí)、采購(gòu)物資的驗(yàn)收與入庫(kù)、采購(gòu)付款的時(shí)間與方式、采購(gòu)物品使用信息的反饋與溝通等。針對(duì)此項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的對(duì)策，以滿足成本管理工作的需求。

二、生產(chǎn)制造型企業(yè)備品備件管理工作概述

（一）備品備件類別劃分

按照備品備件的用途、使用性質(zhì)、使用范圍等特點(diǎn)，可以把備品備件劃分為六大類。其一，根據(jù)產(chǎn)品是否在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行的性質(zhì)，可以劃分為糾正性維修備件、預(yù)防性維修備件、變更需求改造用備件；其二，根據(jù)所需設(shè)施設(shè)備的專業(yè)特點(diǎn)，可以分為通信備品、儀器控制備品、電氣類備品、機(jī)械類備品；其三，按照維修活動(dòng)窗口，可以歸納為日常維修備件（如鉗子）和全面維修備件（僅在設(shè)施全面維修中用到的備品）；其四，按照使用范圍，可分為專用備品（專門的儀器使用）和通用備品（適合多種儀器使用）；其五，按照重要性，可以分為關(guān)鍵備件（會(huì)影響這臺(tái)儀器功能發(fā)揮的零部件）和普通備件（關(guān)鍵備件之外的都屬于普通備件）；其六，按照用途，可以劃分為戰(zhàn)略性備品（價(jià)值超過(guò)30萬(wàn)元的備品，一般更換時(shí)間較長(zhǎng)、采購(gòu)周期也長(zhǎng)，會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)制造產(chǎn)生較大的影響）、故障性備品（設(shè)施出現(xiàn)故障需要的備品）和消耗性備品（一般維修活動(dòng)中需要的價(jià)值較低的備品，如軸承、釘子等）三種。

（二）生產(chǎn)制造型企業(yè)加強(qiáng)備品備件成本管理的重要性

獲得更多的利潤(rùn)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的原動(dòng)力，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的根本目標(biāo)。做好成本管理工作是實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)的一種有效途徑。企業(yè)的產(chǎn)品成本包含制造過(guò)程中備品備件的耗費(fèi)，扎實(shí)做好備品備件管理工作，往往能使企業(yè)的成本管理工作取得事半功倍的效果，不僅可以有效推動(dòng)企業(yè)的成本管理工作，還能提升企業(yè)的管理水平。精細(xì)化管理是企業(yè)實(shí)施低成本戰(zhàn)略的常用工具，而備品備件管理作為成本管控工作的一個(gè)分支，能夠助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本最小化目標(biāo)。發(fā)動(dòng)價(jià)格戰(zhàn)是行業(yè)新進(jìn)入者進(jìn)入市場(chǎng)時(shí)慣用的一種方法。低成本是支撐該類企業(yè)采用價(jià)格戰(zhàn)，并在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝的先決條件。因此，從某種程度上來(lái)說(shuō)，價(jià)格戰(zhàn)可歸結(jié)為企業(yè)成本間的競(jìng)爭(zhēng)。

三、生產(chǎn)制造型企業(yè)備品備件管理現(xiàn)狀

對(duì)生產(chǎn)制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)，備品備件管理工作并不是單獨(dú)的一個(gè)崗位人員就可以完成的，而需要與企業(yè)諸多部門溝通交流，確定合適的購(gòu)置需求、庫(kù)存量等信息。主要涉及的人員有備品備件管理人員、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)備件的設(shè)備工程師、預(yù)算管理人員、財(cái)務(wù)人員、設(shè)備管理人員、產(chǎn)品項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。由這些人員共同參與、預(yù)測(cè)、制定、實(shí)施。

（一）備品備件基礎(chǔ)信息不完善

制造型企業(yè)備品備件管理涉及的內(nèi)容信息有產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、品牌、責(zé)任工程師，還有很關(guān)鍵的三個(gè)庫(kù)存量。這三個(gè)庫(kù)存量是根據(jù)企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求和售賣情況制定的預(yù)測(cè)量，包括庫(kù)存最大存量、最小存量、訂單存量。最大存量是根據(jù)訂購(gòu)到貨期、采購(gòu)周期、固定時(shí)間內(nèi)實(shí)際使用量、成本費(fèi)用等各方面信息制定的；最小存量即正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)底線，一旦庫(kù)存量少于這個(gè)量，就會(huì)給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)極大的困擾；訂貨存量是指實(shí)際采購(gòu)周期消耗量。

備品備件管理人員會(huì)根據(jù)設(shè)備工程師、預(yù)算管理人員等提供的信息實(shí)施備件日常維護(hù)、管理，包括備品備件的存取人員登記、日常存量盤點(diǎn)、缺貨警示、采購(gòu)申請(qǐng)等一系列工作。但企業(yè)實(shí)際在管理備品備件工作中并沒有投入太多精力，導(dǎo)致部分備品備件信息記錄并不全面，涉及備品備件的材質(zhì)、規(guī)格、型號(hào)、出廠商、質(zhì)保年限、安全等級(jí)、質(zhì)量驗(yàn)收檔案等諸多信息，稍有不慎，就會(huì)漏掉個(gè)別信息。另外，三個(gè)庫(kù)存量的制定隨意性較大，嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性不足，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程中需要反復(fù)修改購(gòu)置信息、備件品牌、型號(hào)等信息，既浪費(fèi)時(shí)間，也可能因?yàn)橘?gòu)置數(shù)量較多，導(dǎo)致存貨積壓嚴(yán)重。

（二）備品備件各方面需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確

一般生產(chǎn)制造型企業(yè)設(shè)備工程師會(huì)更關(guān)注設(shè)備能否正常運(yùn)行，是否具有穩(wěn)定性，對(duì)備件采購(gòu)周期的關(guān)注較少，而且在備件采購(gòu)方面也只是基于以往經(jīng)驗(yàn)，多數(shù)會(huì)選擇簡(jiǎn)單粗暴的方式，選擇“多而全”的購(gòu)置，對(duì)于儀器的備件，傾向于全部購(gòu)置，或者盡可能多買。這種方式雖然能夠保障設(shè)施儀器正常運(yùn)行，但久而久之會(huì)給企業(yè)帶來(lái)極大的經(jīng)濟(jì)壓力，造成庫(kù)存過(guò)多、庫(kù)存貨物周期率極低等問(wèn)題。并且對(duì)三大庫(kù)存量限制較小的備品備件，也會(huì)存在極大的庫(kù)存浪費(fèi)、資金占用問(wèn)題，因此備品備件的實(shí)際需求對(duì)成本管理至關(guān)重要，定期的回顧工作必不可少。

（三）存貨積壓嚴(yán)重，貨物周轉(zhuǎn)率低

生產(chǎn)制造型企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中，所聘用的設(shè)備工程師學(xué)歷背景、個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人能力參差不齊，因此在實(shí)際工作中發(fā)揮的指導(dǎo)作用也有所不同。有的工程師要求采購(gòu)部門采購(gòu)的備件連續(xù)幾年都沒有消耗過(guò)，但設(shè)施設(shè)備的更新升級(jí)速度較快，采購(gòu)時(shí)間過(guò)久的備品備件根本無(wú)法使用。經(jīng)常面臨備品備件還剩余，相關(guān)生產(chǎn)線卻要完成拆除的情況。另外，工程師對(duì)備品備件供貨、采購(gòu)的速度以及產(chǎn)品的輕重緩急程度不甚了解，也會(huì)作出錯(cuò)誤的評(píng)估，導(dǎo)致需要的備件當(dāng)下沒有，暫時(shí)不需要的備件反而存儲(chǔ)量很大。這樣也需要備品備件管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去維護(hù)這些庫(kù)存物件，增加不必要的工作量。

四、生產(chǎn)制造型企業(yè)備品備件管理優(yōu)化策略

（一）建立健全制度

建立健全制度，保證制度規(guī)定與經(jīng)營(yíng)管理要求相匹配，充分發(fā)揮制度在企業(yè)經(jīng)營(yíng)方面的作用。備品備件管理制度既可為業(yè)務(wù)人員執(zhí)行操作提供指引，也能使其在具體執(zhí)行中考慮企業(yè)的實(shí)際情況，具有較強(qiáng)的適宜性，進(jìn)而符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的要求。

制度是行為的準(zhǔn)繩，是業(yè)務(wù)人員開展相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的依據(jù)。財(cái)務(wù)部門參與到備品備件管理制度的制定當(dāng)中，既可以為業(yè)務(wù)操作提供指引，也可使內(nèi)控管理的要求更貼近業(yè)務(wù)流程的操作，增強(qiáng)制度管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的適宜性。備品備件管控涉及企業(yè)的多個(gè)部門。為了實(shí)現(xiàn)降本增效的目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)組織生產(chǎn)、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門，分析企業(yè)備品備件耗用、采購(gòu)的特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的要求，共同制定相應(yīng)的管理制度，用管理文件的方式細(xì)化具體的業(yè)務(wù)操作模式。從流程上規(guī)范業(yè)務(wù)程序，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。

（二）細(xì)化備品備件管理工作流程

細(xì)化操作流程，區(qū)分常規(guī)采購(gòu)與應(yīng)急采購(gòu)的操作程序，保障備品備件管理制度具有可操作性與可行性。

常規(guī)采購(gòu)操作流程如下：月初，生產(chǎn)部門根據(jù)設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)的情況，制訂采購(gòu)計(jì)劃，倉(cāng)庫(kù)依據(jù)庫(kù)存情況予以核實(shí)，提交設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，轉(zhuǎn)采購(gòu)部門。該計(jì)劃應(yīng)一式四份，生產(chǎn)部門、倉(cāng)庫(kù)部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門各一份。采購(gòu)部門根據(jù)審批后的備件請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，參照備品備件技術(shù)參數(shù)、工藝要求，與合格的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)合同審核，確保合同條款、條件符合法律、法規(guī)與公司要求，杜絕合同風(fēng)險(xiǎn)、法律糾紛等隱患。倉(cāng)庫(kù)對(duì)供應(yīng)商提供的備品備件等物資進(jìn)行驗(yàn)收，核實(shí)采購(gòu)計(jì)劃的數(shù)量后，通知生產(chǎn)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。企業(yè)供應(yīng)商的選擇不是一朝一夕就可以完成的，需要進(jìn)行詳細(xì)的信息調(diào)查，在諸多供應(yīng)商之間選擇最合適的，與之建立合作關(guān)系。同時(shí)也要選擇備用供應(yīng)商，以防特殊情況的發(fā)生。表1是對(duì)供應(yīng)商選擇的考核詳情。

表1 生產(chǎn)制造型企業(yè)備品備件供貨能力考核KPI表

考核內(nèi)容 考核規(guī)則 考核記錄 考核占比是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)答復(fù)相關(guān)人員供貨期 預(yù)期內(nèi)沒有答復(fù)扣合同簽訂金額3%供應(yīng)物料質(zhì)量問(wèn)題出現(xiàn)一項(xiàng)質(zhì)量問(wèn)題，扣合同金額3%；導(dǎo)致生產(chǎn)線停止，供應(yīng)商須無(wú)條件退換貨，且每停線1分鐘，扣500元供應(yīng)商結(jié)算費(fèi)；發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商故意以次充好，取消合作已定點(diǎn)物料因供應(yīng)商無(wú)法及時(shí)供應(yīng) 扣合同金額3%進(jìn)口備件、國(guó)產(chǎn)備件一個(gè)季度內(nèi)到貨 超時(shí)一次警告；延期兩周以上扣合同金額3%非進(jìn)口、進(jìn)口備件半年內(nèi)到貨 超時(shí)一次警告；延期兩周以上扣合同金額3%未經(jīng)企業(yè)許可，供應(yīng)商私自更換備件型號(hào)品牌 扣合同金額3%

生產(chǎn)部門須及時(shí)向采購(gòu)部門反饋備品備件的使用情況，對(duì)存在瑕疵的產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行退貨、換貨處理，保證企業(yè)權(quán)益。應(yīng)急采購(gòu)須采取特事特辦方式，以滿足生產(chǎn)需求，以保證設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)為核心前提。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中應(yīng)持續(xù)提升設(shè)備管理水平，提升庫(kù)存物資的管控水平。

（三）樹立全員成本意識(shí)

財(cái)務(wù)部門應(yīng)推動(dòng)公司管理部門樹立全員成本意識(shí)，在備品備件管理中踐行“修舊利廢”工作理念，建立備品備件“以舊換新”臺(tái)賬管理制度。節(jié)約資源，杜絕浪費(fèi)，引導(dǎo)管理層將有限的資源配置到增效、優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目上，提升整體運(yùn)營(yíng)效益。

備品備件維護(hù)、保養(yǎng)過(guò)程中，對(duì)于替換、報(bào)廢的廢舊元器件，企業(yè)應(yīng)本著勤儉節(jié)約的理念，深挖其使用價(jià)值，合理利用廢舊器件的使用功能，減少物資損耗。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立備品備件“以舊換新”臺(tái)賬登記制度，對(duì)置換的部件使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便為采購(gòu)部門反饋使用信息提供依據(jù)，對(duì)收集的廢舊備件，應(yīng)按照其性質(zhì)進(jìn)行分類管理，當(dāng)存儲(chǔ)到一定量時(shí)，由企業(yè)相應(yīng)部門進(jìn)行集中處置，“變廢為寶”。改進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理方式，不斷提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作效率，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值和效益的提升。還要加強(qiáng)對(duì)各崗位員工的任職培訓(xùn)，確保人崗匹配度較高，每個(gè)員工都能在各自崗位發(fā)揮自身的作用，認(rèn)真履行工作職責(zé)。在員工任職一段時(shí)間后也要對(duì)其進(jìn)行崗位專業(yè)技能培訓(xùn)，讓員工在實(shí)踐中掌握崗位先進(jìn)知識(shí)體系，并在實(shí)際工作中加以運(yùn)用。員工在工作中不斷提升自身能力，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也是有利的。為了留住優(yōu)秀人才，企業(yè)人力資源管理部門要制定合理的薪酬制度，給符合標(biāo)準(zhǔn)的員工提供實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)，從而鼓勵(lì)員工增強(qiáng)自我學(xué)習(xí)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與企業(yè)的雙贏。

（四）落實(shí)備品備件盤點(diǎn)制度，減少資金占用，提升資金使用效率

為了保證生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)對(duì)突發(fā)、臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)行為，企業(yè)的生產(chǎn)部門或倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立安全庫(kù)存。財(cái)務(wù)部門須會(huì)同業(yè)務(wù)部門，確定合理的安全庫(kù)存量，采用定期和非定期盤點(diǎn)相結(jié)合的方式，建議企業(yè)每年度至少對(duì)備品備件庫(kù)存情況進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，查驗(yàn)備品備件的品質(zhì)、壽命周期等情況，積極減少積壓備品備件的數(shù)量，在保障質(zhì)量、數(shù)量的前提下，減少資金占用。及時(shí)發(fā)現(xiàn)毀損、變質(zhì)以及報(bào)損的備品備件。

（五）構(gòu)建信息化系統(tǒng)平臺(tái)

在備品備件管理中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)整合與之相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，形成內(nèi)部信息，組建內(nèi)部信息系統(tǒng)傳遞平臺(tái)，發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，提升管理效率。信息系統(tǒng)的普及，可有效滿足內(nèi)部管理的需求，提升管理效率。財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極推動(dòng)企業(yè)各部門組建內(nèi)部管理信息共享平臺(tái)，將備品備件庫(kù)存信息、采購(gòu)信息、付款信息呈現(xiàn)在共享平臺(tái)上，便于管理者及時(shí)采取有效措施，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序開展。

五、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)備品備件管控，企業(yè)可明確牽頭部門，如由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一組織，內(nèi)部其他業(yè)務(wù)部門以內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理制度為指引，在加強(qiáng)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門溝通工作的基礎(chǔ)上，積極作為，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督職能，為管理層及時(shí)提供備品備件耗用的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的特點(diǎn)，建言獻(xiàn)策，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理貢獻(xiàn)財(cái)務(wù)力量，共同抵御競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)的不良市場(chǎng)行為，有效促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的提升。