張小明

（內(nèi)蒙古自治區(qū)殘疾人就業(yè)服務(wù)中心，呼和浩特 010010）

引 言

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)關(guān)建立的社會(huì)公益性質(zhì)的單位，所以事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要?，F(xiàn)如今，很多事業(yè)單位在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中依然采用傳統(tǒng)的方法，這樣不僅影響了檔案管理工作的效率，同時(shí)也會(huì)影響到事業(yè)單位檔案信息的管理效率。為了能夠使這種現(xiàn)狀得到改善，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，并且還要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，將檔案管理辦法進(jìn)行完善。只有這樣，才能體現(xiàn)出檔案信息的價(jià)值。

一、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

（一）節(jié)省各種資源成本

事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，可以與無(wú)紙化辦公相結(jié)合，這樣不僅能夠節(jié)省成本方面的支出，同時(shí)還能使檔案管理工作的質(zhì)量得到提升。事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以使檔案管理部門直接建立與各個(gè)部門直接的、有效的聯(lián)結(jié)，檔案信息從開發(fā)到領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，再到歸檔的全程都要通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行處理，這樣就能有效地提升檔案管理工作的效率。

（二）為檔案信息的歸檔和調(diào)閱提供方便

事業(yè)單位的檔案信息中包含了很多資料，檔案信息的開發(fā)和保存除了能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的變化進(jìn)行記錄，還能為以后的發(fā)展提供參考依據(jù)。如果能夠使事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就可以使調(diào)閱和歸檔更加方便，同樣也能使檔案信息長(zhǎng)久保存。事業(yè)單位通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備將檔案信息進(jìn)行收集和整理，然后就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上的檢索功能對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)閱。另外，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還能夠擴(kuò)大檔案信息的存儲(chǔ)空間，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集成化管理。

（三）提高檔案信息的安全性

事業(yè)單位在對(duì)檔案信息管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，可以在網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中構(gòu)建防火墻技術(shù)和恢復(fù)系統(tǒng)，這樣就能在加強(qiáng)病毒防御的同時(shí)，對(duì)用戶的使用權(quán)限進(jìn)行管控，從而提高事業(yè)單位檔案信息的安全性，避免網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成破壞，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)被病毒侵害，從而降低檔案信息泄露的概率。

（四）提高信息數(shù)據(jù)的處理速度

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中處理信息的有效手段。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)也能為事業(yè)單位的決策提供有效的依據(jù)。所以，事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)能為大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用提供便利條件。例如，事業(yè)單位會(huì)定期組織基層干部參加培訓(xùn)，而與這些培訓(xùn)有關(guān)的信息都會(huì)建立檔案，如果管理層要從基層提拔干部，就可以將這些信息當(dāng)作參考。

（五）實(shí)現(xiàn)資源共享

事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就可以和其他單位或者國(guó)家檔案管理部門進(jìn)行資源共享，這樣也能提高檔案信息的利用率，從而體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的困境

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的過(guò)程中，我國(guó)很多事業(yè)單位實(shí)際上已經(jīng)開始構(gòu)建檔案管理的信息化建設(shè)。然而，因?yàn)槿狈I(yè)的信息技術(shù)人才，缺乏信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，所以事業(yè)單位在構(gòu)建信息化建設(shè)的過(guò)程中遇到了很多困難。

（一）缺乏對(duì)信息化建設(shè)的科學(xué)構(gòu)建

很多事業(yè)單位的檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，過(guò)于盲目地投入工作，并沒有根據(jù)單位的實(shí)際情況提前做好細(xì)節(jié)性的規(guī)劃，其中最主要的原因有以下幾個(gè)方面。

首先，事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的獎(jiǎng)懲制度構(gòu)建得不夠完善，所以負(fù)責(zé)檔案管理的人員缺乏責(zé)任意識(shí)，也沒有積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，在工作中的態(tài)度也非常消極。

其次，由于受到編制的影響，事業(yè)單位的人員流動(dòng)性較小，雖然這樣能夠使事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)更加穩(wěn)定，但是也限制了檔案管理信息化建設(shè)人才的引進(jìn)。

最后，事業(yè)單位的檔案管理在信息化建設(shè)的過(guò)程中缺乏專業(yè)人員的指導(dǎo)，基本上都是靠單位原來(lái)的檔案管理人員自主摸索的，這同樣也會(huì)影響到信息化建設(shè)的速度。

（二）檔案管理人員的工作能力參差不齊

事業(yè)單位的檔案管理工作并不是單純地靠一個(gè)人或者一個(gè)部門就能獨(dú)立完成的，而是需要在大量專業(yè)人才的共同努力下協(xié)作完成。但是很多事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員思想都比較守舊，再加上社會(huì)環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了變化，檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單地將檔案信息的內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就算實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，所以檔案管理人員除了要掌握檔案管理的理論知識(shí)，還要學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息技術(shù)的應(yīng)用方法。只有這樣，才能為后期工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）缺乏完善的數(shù)據(jù)庫(kù)

在非專業(yè)人員的概念中，檔案管理工作就是將收集到的檔案信息進(jìn)行整合和歸納，然后再將其錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔保存。但實(shí)際上，這只是最“皮毛”的工作，檔案管理人員還要從大量的檔案信息中挖掘出有價(jià)值的內(nèi)容。所以，事業(yè)單位的檔案管理必須構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，只有這樣才能提高工作的效率。然而，當(dāng)前我國(guó)大部分的事業(yè)單位并未建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，這對(duì)檔案信息的價(jià)值體現(xiàn)起到了一定的限制作用。

（四）檔案信息的利用率較低

有些事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中，對(duì)于檔案信息仍然采用紙質(zhì)版的存儲(chǔ)方法。如果其他部門要對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)閱或者查詢，就要先向檔案管理部門進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批之后，檔案管理部門的工作人員才能開始在海量的檔案信息中進(jìn)行查找。在這個(gè)過(guò)程中，檔案信息的調(diào)閱和審批就要消耗很長(zhǎng)時(shí)間，再加上檔案管理人員要從大量的信息中進(jìn)行查找，同樣也會(huì)消耗很長(zhǎng)的時(shí)間，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用率。另外，紙質(zhì)版的檔案信息在翻閱的過(guò)程中難免造成一定的損壞，如果檔案信息被調(diào)閱的次數(shù)較多，還會(huì)加快紙張老化的速度，字跡也會(huì)產(chǎn)生磨損。所以，這種紙質(zhì)的檔案入庫(kù)以后，利用的效率就會(huì)越來(lái)越低。除此之外，紙質(zhì)的檔案信息在保存的過(guò)程中對(duì)環(huán)境要求很高，不能長(zhǎng)時(shí)間受到太陽(yáng)的暴曬，也不能在潮濕的環(huán)境中保存，否則檔案就會(huì)發(fā)霉。而如果已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案信息長(zhǎng)時(shí)間放在密閉的空間中，還容易遭到蟲咬，導(dǎo)致檔案信息的完整性受到影響。

三、事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件

（一）具備先進(jìn)的工作理念

事業(yè)單位將檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)工作方法的一種改革，所以除了要轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的工作理念，還要根據(jù)實(shí)際情況追加一定的投資，并且事業(yè)單位的管理部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。因此，事業(yè)單位的管理人員必須具備先進(jìn)的工作理念，只有管理層開始重視檔案管理的信息化建設(shè)，才能在實(shí)際工作中投入精力，基層員工的積極性才能被帶動(dòng)起來(lái)，這也是事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建一支高質(zhì)量的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

與傳統(tǒng)的檔案管理工作方法相比，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)必須具備以下幾個(gè)方面的管理知識(shí)。

首先，檔案管理人員要具備檔案管理的理論知識(shí)，同時(shí)還要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。

其次，檔案管理人員要學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)將檔案信息進(jìn)行正確的采集，并且還要熟練地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將信息進(jìn)行整合，然后再將檔案信息進(jìn)行歸檔，最后還要掌握檔案信息檢索和利用的方法。因此，事業(yè)單位要在內(nèi)部培養(yǎng)專業(yè)人才，同時(shí)還要從專業(yè)院?；蛘呱鐣?huì)環(huán)境中引入檔案管理人才。只有這樣，才能構(gòu)建一支高質(zhì)量的檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)。

（三）配備專業(yè)的信息化設(shè)備

事業(yè)單位的檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就必須要配備完善的硬件設(shè)備。其中主要涉及：計(jì)算機(jī)設(shè)備、照片采集設(shè)備、掃描設(shè)備、語(yǔ)音采集系統(tǒng)及多媒體設(shè)備等等。只有所有的硬件設(shè)施齊全才能將檔案信息進(jìn)行輸入和整合，最后再進(jìn)行儲(chǔ)存和歸檔。另外，事業(yè)單位還要購(gòu)買檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件，并且要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展隨時(shí)對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新。除了這些之外，事業(yè)單位還要為檔案管理的信息化建設(shè)配備專業(yè)的檔案管理辦公室，并且還要購(gòu)買一些避免光照造成損壞的家具。

（四）配備專業(yè)的安全防護(hù)系統(tǒng)

部分事業(yè)單位的檔案信息涉及國(guó)家機(jī)密，所以在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須配備專業(yè)的安全防護(hù)系統(tǒng)，這其中包含了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理?xiàng)l例、完善的管理方法，以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)等。只有將這些檔案信息防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行完善，才能避免事業(yè)單位檔案信息中的內(nèi)容遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，從而導(dǎo)致信息泄露。

四、事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的實(shí)施策略

（一）加大后續(xù)資金的支持

雖然，目前我國(guó)大部分的事業(yè)單位在檔案管理工作開展的過(guò)程中已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是整體的建設(shè)水平卻沒有得到提升。所以，事業(yè)單位的管理部門必須從人力資源和資金上給予一定的支持。因此，事業(yè)單位的管理部門要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)是未來(lái)的主要發(fā)展方向，這樣才能使檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化辦公。另外，管理部門在給予檔案管理信息化建設(shè)資金支持的同時(shí)，必須做到?？顚Ｓ?。事業(yè)單位還要幫助檔案管理部門建立與同類型單位的溝通橋梁，這樣才能引入更多的信息化建設(shè)資源和經(jīng)驗(yàn)，從而推動(dòng)信息化建設(shè)的快速實(shí)現(xiàn)。

（二）對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理

在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)的過(guò)程中，數(shù)字化管理是一種非常有效的管理模式。數(shù)字化管理主要是將檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存，然后再將紙質(zhì)檔案信息上的內(nèi)容通過(guò)掃描儀器和拍照系統(tǒng)進(jìn)行掃描拍照，然后上傳至網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)這些設(shè)備將網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行整合之后，再整理成檔案形式存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且還要在錄入的過(guò)程中標(biāo)記好檔案信息的內(nèi)容、名稱、時(shí)間，以及卷宗的具體編號(hào)等信息，這樣才能為以后的調(diào)閱和搜索提供便利條件。事業(yè)單位的檔案管理部門通過(guò)這樣的方法推動(dòng)信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案信息管理方法進(jìn)行優(yōu)化，并且在檔案信息建設(shè)的過(guò)程中構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，還能為以后的查詢和調(diào)閱節(jié)省更多的時(shí)間，從而提高事業(yè)單位檔案信息的利用價(jià)值。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案信息的有效管理

檔案信息的資源建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要組成部分。所以，如果缺乏對(duì)檔案信息資源的有效利用，信息化建設(shè)就很難實(shí)現(xiàn)。

首先，檔案管理人員要將檔案信息的全部?jī)?nèi)容按照目錄做好分類，并且還要根據(jù)不同的部門將檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性的整理。在進(jìn)行整理的過(guò)程中，應(yīng)該按照集中整合、分別管理的原則和方法對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)配。只有這樣，才能為檔案資源的共享提供便利條件。

其次，檔案管理人員還要將檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化技術(shù)能夠完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)保管方式，如果檔案信息中有圖片資料，也要采用特殊的技術(shù)將圖片進(jìn)行完整的保存。

最后，檔案管理人員在將這些檔案資源的內(nèi)容進(jìn)行上傳的過(guò)程中，還要嚴(yán)格按照系統(tǒng)平臺(tái)上的要求對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，避免采用復(fù)雜的方式將檔案信息的類別進(jìn)行錄入。只有這樣，才能提高檔案管理工作信息化建設(shè)的效率。

（四）將檔案管理信息化建設(shè)的安全制度進(jìn)行完善

事業(yè)單位的檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全性的重視，并且還要在嚴(yán)格的監(jiān)督下開展工作。

首先，檔案管理人員要構(gòu)建完善的檔案查詢制度，將對(duì)有調(diào)閱權(quán)限的人員信息提前在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)定，將不明身份人員的調(diào)閱權(quán)限一律進(jìn)行攔截，這樣才能提高事業(yè)單位檔案信息的安全性。

其次，事業(yè)單位的內(nèi)部員工在對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)閱的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要自動(dòng)對(duì)訪問(wèn)人員的身份、訪問(wèn)時(shí)間，以及調(diào)閱的檔案內(nèi)容進(jìn)行備份，并且還要確定調(diào)閱權(quán)限中不能對(duì)檔案信息進(jìn)行任意修改或者泄露，這樣才能防止違法犯罪的事件的發(fā)生。

最后，事業(yè)單位的檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的過(guò)程中還要構(gòu)建完善的監(jiān)督體系，并且還要將監(jiān)督責(zé)任落實(shí)到具體的責(zé)任主體，促使檔案管理人員能夠起到有效的制約作用，這樣不僅能夠使檔案管理人員的工作態(tài)度更加積極，還能提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（五）提高檔案管理人員的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位的檔案管理工作在信息化建設(shè)的過(guò)程中，雖然全程都要通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行操作，但是仍然需要人力資源進(jìn)行管理，所以檔案管理人員的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)必須要得到提升。

首先，對(duì)于剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的管理層要組織他們參加入職培訓(xùn)，并且還要確定考核成績(jī)符合要求之后才能讓他們上崗。

其次，對(duì)于已經(jīng)從事檔案管理工作的老員工而言，也要定期組織專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握和運(yùn)用，提高他們的業(yè)務(wù)能力，并且還要熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，這樣才能滿足信息化建設(shè)的基本要求。

最后，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育，強(qiáng)化每一位基層員工的政治素養(yǎng)，強(qiáng)化他們?cè)跈n案管理工作中的服務(wù)意識(shí)，這樣才能使他們?nèi)硇牡赝度牍ぷ髦小?/p>

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位作為國(guó)家公益機(jī)構(gòu)的重要組成部分，檔案信息中有很多內(nèi)容都涉及國(guó)家機(jī)密，所以必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，確保檔案信息的安全性，提高檔案管理工作的效率。