文/臺(tái)州市疾病預(yù)防控制中心 張丹玲

基于當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境與醫(yī)學(xué)研究需求，疾病預(yù)防控制中心的檔案信息資源逐漸成為重要的醫(yī)學(xué)病情研究參考依據(jù)之一，其中諸多真實(shí)的傳染疾病患者信息與病例更是對(duì)疾病控制研究起著至關(guān)重要的作用。因此，疾病預(yù)防控制中心在開展內(nèi)部檔案管理工作時(shí)，要對(duì)當(dāng)前的“數(shù)字化+”管理發(fā)展趨勢(shì)具有更深刻的認(rèn)識(shí)，從而在實(shí)際的工作實(shí)踐過(guò)程中，充分應(yīng)用檔案管理數(shù)字化技術(shù)，不斷提升自身數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，從而促進(jìn)自身檔案管理工作與我國(guó)疾病預(yù)防控制事業(yè)的綜合高效性發(fā)展。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏中，“效率”逐漸成為工作實(shí)踐與管理模式中的第一要義。因此，疾病預(yù)防控制中心通過(guò)數(shù)字化建設(shè)路徑以及數(shù)字化檔案管理方式，逐步提升自身的檔案管理工作效率，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要管理對(duì)象都是以紙質(zhì)資料為主，基于紙質(zhì)文件資料自身的物質(zhì)特性，在對(duì)其進(jìn)行整理的過(guò)程中，便需要投入更多人力成本與時(shí)間成本。

相較之下，以數(shù)字化、信息化技術(shù)為導(dǎo)向的檔案管理模式，不僅能夠在最大程度上緩解疾病預(yù)防控制中心在檔案管理過(guò)程中，所要消耗掉的時(shí)間成本與人力成本，同時(shí)更能夠通過(guò)精密的計(jì)算機(jī)云算法實(shí)現(xiàn)“零容錯(cuò)率”的數(shù)字化檔案管理目標(biāo)，尤其是對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱、調(diào)用以及復(fù)制等環(huán)節(jié)中，數(shù)字化檔案管理模式通過(guò)對(duì)各種管理軟件及管理技術(shù)的充分應(yīng)用，直接提升疾病預(yù)防控制中心的檔案資料利用效率，從而更進(jìn)一步保證疾病預(yù)防控制中心檔案信息資源的真實(shí)性及完整性。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字化管理制度方面。從當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化整體建設(shè)工作實(shí)踐來(lái)看，數(shù)字化管理制度缺乏科學(xué)性與完整性是最主要的問(wèn)題。因?yàn)閷?duì)于疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)而言，相關(guān)的數(shù)字化管理制度是整個(gè)工作實(shí)踐過(guò)程中的重要導(dǎo)向，若沒(méi)有相應(yīng)的數(shù)字化管理制度作為工作實(shí)踐的引導(dǎo)，便會(huì)直接影響到后續(xù)疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的整體效率及綜合水平。

雖然現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)及相關(guān)的信息技術(shù)憑借其自身優(yōu)勢(shì)，在極大程度上，促進(jìn)了疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作效率。但由于相關(guān)的數(shù)字化管理制度始終未能全面落實(shí)，導(dǎo)致很多疾病預(yù)防控制中心在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，一直無(wú)法形成良好的管理體系，這樣也就隨之產(chǎn)生了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)方面的各種問(wèn)題。很多檔案在疾病預(yù)防控制中心工作實(shí)踐環(huán)節(jié)中，因?yàn)榭剖抑g的檔案信息資源無(wú)法形成集中管理，最終導(dǎo)致疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作始終無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面性的利用效率。

（二）數(shù)字化軟硬件設(shè)施方面。強(qiáng)化數(shù)字化軟硬件設(shè)施投入，是疾病預(yù)防控制中心在整個(gè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要基礎(chǔ)。但很多疾病預(yù)防控制中心在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建工作過(guò)程中，往往會(huì)忽視“欲先行其事，必先利其器”的基本道理。在數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)方面經(jīng)常不會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)考慮到軟硬件設(shè)施的投入問(wèn)題，從而導(dǎo)致疾病預(yù)防控制中心在對(duì)軟硬件設(shè)施采購(gòu)的環(huán)節(jié)中，往往會(huì)出現(xiàn)必要性投入資金不足，或者是數(shù)字化軟硬件設(shè)施過(guò)于老舊等問(wèn)題。這樣不僅使得數(shù)字化檔案管理的建設(shè)效果大打折扣，更使得疾病預(yù)防控制中心在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，逐漸因?yàn)閿?shù)字化軟硬件設(shè)施方面的影響而產(chǎn)生出更多的衍生性問(wèn)題。

（三）數(shù)字化檔案管理人才方面。在疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中，相關(guān)工作中的專業(yè)人才無(wú)疑是保證其順利進(jìn)行的重要因素。若疾病預(yù)防控制中心內(nèi)部缺乏數(shù)字化檔案管理方面的運(yùn)維人才與操作人才，則勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的技術(shù)難題無(wú)法攻破，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度停滯不前。由此可見，缺乏復(fù)合型數(shù)字化檔案管理人才是影響當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心構(gòu)建檔案管理數(shù)字化目標(biāo)的主要問(wèn)題之一。而很多疾病預(yù)防控制中心內(nèi)部現(xiàn)有的在職檔案管理人員，由于絕大多數(shù)只具備傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，因此在很多工作實(shí)踐環(huán)節(jié)中經(jīng)常會(huì)以以往的工作經(jīng)驗(yàn)為主，這樣也就形成了檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面的管理理念落差，從而導(dǎo)致疾病預(yù)防控制中心在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，經(jīng)常由于不能及時(shí)掌握數(shù)字化技術(shù)與數(shù)字化方法，最終影響到整體的檔案管理數(shù)字化建設(shè)成效。

（四）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)方面?；诩膊☆A(yù)防控制中心自身的社會(huì)服務(wù)性，在其工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多文件檔案，但隨著時(shí)間逐漸延長(zhǎng)，很多紙質(zhì)文件均因保存不當(dāng)或人員管理操作等問(wèn)題，出現(xiàn)了檔案丟失的現(xiàn)象，后果極為嚴(yán)重。但是在很多疾病預(yù)防控制中心的實(shí)際檔案管理工作中，卻并未發(fā)現(xiàn)對(duì)于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)化應(yīng)用，很多疾病預(yù)防控制中心甚至未建立出這樣的數(shù)字化平臺(tái)，很多工作模式依舊沿用著傳統(tǒng)的表格化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式。還有一些疾病預(yù)防控制中心在實(shí)際的工作環(huán)節(jié)中，雖然已經(jīng)具備數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基本雛形，但是在實(shí)際的工作應(yīng)用過(guò)程中，卻僅僅將其作為傳統(tǒng)檔案管理方式的輔助工具，這樣在極大程度上弱化了疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效果。

三、疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）構(gòu)建“5S”標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化檔案管理制度。起源于日本的“5S管理標(biāo)準(zhǔn)”，不僅是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的經(jīng)典實(shí)踐理論之一，更是現(xiàn)代化企業(yè)管理工作的重要基礎(chǔ)。“提升人的品質(zhì)，提高工作效率，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神，做好每一件事，養(yǎng)成好習(xí)慣?！边@是日本“5S管理標(biāo)準(zhǔn)”中最核心的精神管理內(nèi)涵。新時(shí)期對(duì)于當(dāng)前社會(huì)領(lǐng)域最直觀影響，便是通過(guò)數(shù)字化技術(shù)及信息化技術(shù)等高精尖技術(shù)讓諸多傳統(tǒng)行業(yè)在快速發(fā)展的進(jìn)程中，不斷與時(shí)俱進(jìn)繼而實(shí)現(xiàn)開拓創(chuàng)新。疾病預(yù)防控制中心在構(gòu)建相關(guān)的數(shù)字化檔案管理制度的過(guò)程中，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理制度，打破傳統(tǒng)制度格局，突破閉環(huán)管理制度中存在的因素限制，以此促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理朝著數(shù)字化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變，根據(jù)具體人員管理制度的實(shí)施情況，樹立正確的數(shù)字化檔案管理動(dòng)態(tài)管理制度模式。

（二）加大數(shù)字化軟硬件設(shè)施投入。疾病預(yù)防控制中心在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，若及時(shí)將存放時(shí)間較長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字掃描等現(xiàn)代技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅能夠便于疾病預(yù)防控制中心后續(xù)工作對(duì)于檔案資料的醫(yī)學(xué)分析，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的及時(shí)發(fā)送與共享。而通過(guò)相關(guān)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，疾病預(yù)防控制中心在對(duì)檔案信息資料進(jìn)行歸納查找的工作環(huán)節(jié)中，也能夠在技術(shù)支持的基礎(chǔ)之下，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心對(duì)于檔案的綜合性工作需求，從而實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心檔案管理環(huán)境的高質(zhì)量發(fā)展。

數(shù)字化軟硬件設(shè)施，在疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，無(wú)疑是最關(guān)鍵的“剛需”因素，其對(duì)于整體建設(shè)工作的關(guān)鍵作用也是不言而喻的。因此，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，疾病預(yù)防控制中心則應(yīng)重視到數(shù)字化軟硬件設(shè)施在整體工作中的重要程度，加大數(shù)字化軟硬件設(shè)施方面的經(jīng)濟(jì)投入與更新速度，以此保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠具備更堅(jiān)實(shí)有效的基礎(chǔ)。除此之外，疾病預(yù)防控制中心在數(shù)字化軟硬件設(shè)施選購(gòu)方面，一切均應(yīng)堅(jiān)持“從優(yōu)原則”，以此為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的發(fā)展適應(yīng)條件，從而實(shí)現(xiàn)事半功倍的良好作用。

（三）重視數(shù)字化檔案管理人員的引入與培養(yǎng)。首先，為加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)整體進(jìn)程，疾病預(yù)防控制中心需要重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的集中培訓(xùn)，以此提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率。通過(guò)相應(yīng)的崗位專責(zé)教育培訓(xùn)，逐漸提升檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)與工作熱情；通過(guò)專項(xiàng)的檔案管理工作培訓(xùn)，讓檔案管理人員意識(shí)到自身工作的重要性，并在實(shí)際的管理工作中，自覺(jué)地監(jiān)督自身行為，從而提升整體工作效率。其次，還要注重加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，并不斷完善培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際問(wèn)題，檔案管理人員整體業(yè)務(wù)水平及業(yè)務(wù)能力在一定程度上，也阻礙了資源檔案管理工作的發(fā)展。因此相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到對(duì)人才培養(yǎng)的重要策略，通過(guò)定期或非定期的專業(yè)技能培訓(xùn)與知識(shí)常規(guī)性培訓(xùn)，讓員工能夠在這一過(guò)程中，對(duì)自身的工作有所了解。最后，在強(qiáng)化培訓(xùn)的過(guò)程中，還應(yīng)以相應(yīng)的培訓(xùn)考核機(jī)制、培訓(xùn)薪酬獎(jiǎng)懲聯(lián)動(dòng)機(jī)制，讓檔案管理人員意識(shí)到業(yè)務(wù)能力與薪酬待遇之間的內(nèi)在關(guān)系，從而促進(jìn)員工形成在檔案管理方面的自主學(xué)習(xí)。將業(yè)務(wù)能力與薪酬待遇相互聯(lián)系，能夠讓表現(xiàn)出色的員工在其工作中對(duì)其他人員進(jìn)行良好的榜樣效應(yīng)影響，從而逐漸建設(shè)以榜樣力量為主的監(jiān)督、培訓(xùn)、工作體系，以此促進(jìn)整體管理工作的良好實(shí)現(xiàn)效應(yīng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)基礎(chǔ)。

（四）建立全面準(zhǔn)確的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因雨、雪、風(fēng)、雷等外界環(huán)境因素導(dǎo)致的室內(nèi)溫度、濕度、空氣變化，是紙質(zhì)檔案保存養(yǎng)護(hù)中所要考慮的致命性威脅因素。這些因素不僅會(huì)使得紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)模糊、字跡磨損以及紙張受潮發(fā)霉等現(xiàn)象，同時(shí)還會(huì)影響到疾病預(yù)防控制中心整體的工作體系及中途工作環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案信息資料的工作利用需求。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案資源的養(yǎng)護(hù)與維修周期通常都需要一個(gè)月以上的時(shí)間，而且相關(guān)方面的修復(fù)人員極為稀缺，因此也就延長(zhǎng)了對(duì)于紙質(zhì)檔案的養(yǎng)護(hù)期限。在紙質(zhì)檔案這樣的物質(zhì)特性下，疾病預(yù)防控制中心若在自身的工作體系中構(gòu)建以數(shù)字化為主導(dǎo)的檔案管理系統(tǒng)，則能夠直接通過(guò)相關(guān)的系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案的全面保護(hù)及綜合性管理。相比之下，這樣“虛擬環(huán)境”下的檔案管理方式則能夠在最大程度上，對(duì)疾病預(yù)防控制中心的檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。

因此，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，其目的在于提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的全面準(zhǔn)確性。與其他社會(huì)公共服務(wù)單位相比，疾病預(yù)防控制中心所涉及的檔案資料更為繁雜，這一過(guò)程中便會(huì)產(chǎn)生諸多紙質(zhì)文件需要進(jìn)行有效處理，但是要想實(shí)現(xiàn)這一工作目標(biāo)，僅僅通過(guò)傳統(tǒng)的檔案管理模式是極難實(shí)現(xiàn)的。因此，構(gòu)建數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能夠直接解決這一問(wèn)題，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)疾病預(yù)防控制中心傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的數(shù)字化變革發(fā)展?；诖耍膊☆A(yù)防控制中心在建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)保證其數(shù)據(jù)系統(tǒng)信息錄入的全面性與真實(shí)性，通過(guò)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用規(guī)范及引用方法，在最短時(shí)間提升整體的檔案管理及錄入工作效率，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)針對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)際工作情況，制訂相應(yīng)的管理系統(tǒng)規(guī)章制度，以此保證數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作實(shí)踐規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，疾病預(yù)防控制中心在構(gòu)建檔案管理數(shù)字化的工作實(shí)踐過(guò)程中，要全面深刻地認(rèn)識(shí)到其工作對(duì)于自身未來(lái)發(fā)展的重要意義，通過(guò)多種具有針對(duì)性的建設(shè)優(yōu)化途徑，在最大程度上解決實(shí)際工作環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，從而提升整體的檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率，以數(shù)字化發(fā)展導(dǎo)向?qū)崿F(xiàn)我國(guó)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的全新發(fā)展。