文/乳山市建筑工程事務(wù)服務(wù)中心 孫心湖

將“微模式”應(yīng)用于城建檔案工作中，是完善城建檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容，包括檔案資源的有序整理、信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以及檔案信息資源的利用開發(fā)等。在實(shí)踐中，要求相關(guān)部門能夠應(yīng)用信息化手段和“微模式”的優(yōu)勢(shì)，研究在線提交、電子簽章等應(yīng)用和軟件，提高城建檔案工作執(zhí)行和管理的效率，為城市的持續(xù)發(fā)展提供可靠的資源和信息保障。

一、“微模式”檔案工作的基本概述

（一）“微模式”的定義?！拔⒛Ｊ健笔窃凇按竽Ｊ健焙汀爸髂Ｊ健钡陌l(fā)展基礎(chǔ)之上，建立的一種微型的信息化通信發(fā)展模式。應(yīng)用到檔案管理工作中，“微模式”是指基于智能終端、社交媒體以及即時(shí)通信平臺(tái)，所開發(fā)的一系列檔案業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)模式和信息交互手段。與大模式、主模式相比，“微模式”的操作可以在平板或手機(jī)等智能移動(dòng)終端上實(shí)現(xiàn)。雖然平臺(tái)規(guī)模相對(duì)較小，但是業(yè)務(wù)工作量卻大幅增加，是信息時(shí)代的特殊產(chǎn)物。

（二）“微模式”檔案工作的特點(diǎn)?！拔⒛Ｊ健睓n案工作是大模式、主模式檔案工作的補(bǔ)充，是基于信息時(shí)代產(chǎn)生的一種全新的技術(shù)形式和技術(shù)輔助手段，便于信息資源的發(fā)布或拓充。但通常情況下，“微模式”只能處理特定范圍內(nèi)的部分檔案工作和檔案業(yè)務(wù)，生命周期相對(duì)較短，無(wú)法對(duì)全流程的文件內(nèi)容加以動(dòng)態(tài)的輸出和保存。而且“微模式”一般應(yīng)用于移動(dòng)智能終端，檔案工作人員無(wú)須進(jìn)行繁雜的數(shù)據(jù)搜集和線下的文件處理，工作效率獲得升級(jí)。而且該工作模式還具有快捷、靈活和方便的特征。除此之外，“微模式”也積極地拓展了檔案管理工作內(nèi)容，包括檔案?jìng)鞑サ姆秶?，檔案信息利用和發(fā)布的手段等，使檔案業(yè)務(wù)在不斷外延的情況下，打破時(shí)空的局限，有利于共建全域、全類型的檔案工作模式。

在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，“微模式”關(guān)注的是檔案工作完成后，客戶的交互性體驗(yàn)。甚至在條件允許的情況下，部分檔案的管理和方案的執(zhí)行，能夠基于線上平臺(tái)，由客戶直接填寫或提交，極大地增強(qiáng)了檔案信息管理和檔案工作的執(zhí)行效率，也減輕了工作人員的壓力。

（三）“微模式”的類型。從技術(shù)理論的視角來(lái)看，“微模式”的實(shí)現(xiàn)手段十分豐富。例如可以通過(guò)APP或相應(yīng)的軟件終端來(lái)刺激用戶閱讀，豐富用戶的體驗(yàn)。將“微模式”應(yīng)用到城建檔案工作當(dāng)中，一般是指城建微視頻、城建檔案APP以及城建檔案微信公眾號(hào)等。

二、“微模式”在城建檔案工作中的應(yīng)用價(jià)值

（一）推動(dòng)城建檔案工作的信息化建設(shè)。21世紀(jì)以來(lái)，隨著我國(guó)進(jìn)入信息化社會(huì)及5G技術(shù)的普及，各行各業(yè)都迎來(lái)了廣泛的發(fā)展先機(jī)，整個(gè)社會(huì)也沉浸在數(shù)據(jù)交互和信息移動(dòng)的生態(tài)場(chǎng)景中。基于此，將“微模式”應(yīng)用到城建檔案工作中，能夠與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)城建檔案工作的信息化建設(shè)，使城建檔案工作的內(nèi)容更具有即時(shí)性和創(chuàng)新性，提高了城建檔案工作的執(zhí)行效率和管理水平。例如，充分運(yùn)用web2.0技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建全新的城建檔案工作“微模式”，可以為市民以及城市建設(shè)者搭建更多元的信息交流平臺(tái)和互助空間。一方面，滿足了市民的基本訴求和美好愿望；另一方面，引導(dǎo)市民為城市建設(shè)者提供決策信息和決策依據(jù)。

（二）滿足城市建設(shè)和發(fā)展的實(shí)際訴求。隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的逐漸加快，我國(guó)承建項(xiàng)目的空間分布也日益廣泛，再加上建筑群體規(guī)模龐大，類型多樣，城建檔案也呈現(xiàn)出紛繁復(fù)雜的特征，不僅跟蹤難度大，而且檔案的管理周期也更長(zhǎng)，這些特征要求城市建設(shè)者除了要做好檔案的收集、信息的存儲(chǔ)以及后續(xù)的應(yīng)用工作之外，也應(yīng)該基于信息化的手段，利用“微模式”，提高城建檔案工作的互動(dòng)性和信息化程度。例如通過(guò)搭建完善的檔案信息公開平臺(tái)或開發(fā)優(yōu)質(zhì)的移動(dòng)終端，使市民能利用手機(jī)參與到城建檔案的管理和系統(tǒng)搭建工作中，使城建檔案工作的覆蓋面積更加廣泛，便于城市建設(shè)者了解市民的基本訴求和美好愿景。

（三）創(chuàng)新城建檔案業(yè)務(wù)的處理方式。城市檔案本身信息資源量十分豐富，而且構(gòu)成較為復(fù)雜，及時(shí)性、現(xiàn)場(chǎng)性較強(qiáng)，需要城市建設(shè)者和檔案管理人員能夠積極做好業(yè)務(wù)處理等相應(yīng)的工作，確保檔案內(nèi)容的安全存儲(chǔ)和有效應(yīng)用。尤其在“微模式”的支持下，無(wú)論是即時(shí)性強(qiáng)的城建檔案資源，還是復(fù)雜的檔案類型，都能夠?qū)崿F(xiàn)在線的信息傳輸和互動(dòng)，使檔案信息在安全存儲(chǔ)的情況下，能夠及時(shí)被披露出來(lái)，供城市建設(shè)者的科學(xué)決策以及市民的有效監(jiān)督。這不僅在很大程度上創(chuàng)新了城建檔案業(yè)務(wù)的處置方式，同時(shí)也拓展了其內(nèi)容的覆蓋范圍，提高了城建檔案的權(quán)威性。

（四）提升城市檔案信息開放能力和交互能力。城建檔案信息資源十分豐富，具有較強(qiáng)的開發(fā)價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值，而且權(quán)威性高、專業(yè)度強(qiáng)，一旦被惡意竊取或隨意更改，很容易抹黑城市形象，甚至引發(fā)市民的不滿。因此，將“微模式”應(yīng)用于城建檔案工作當(dāng)中，可以補(bǔ)償以往主模式、大規(guī)模開發(fā)中缺乏精細(xì)化管理的弊端，同時(shí)還能夠提升城建檔案信息的開放能力和交互能力，使市民、用戶可以在任何場(chǎng)景或任何時(shí)間獲取這些檔案信息，并加以科學(xué)的利用。甚至在一些APP開發(fā)之后，市民、用戶能夠直接運(yùn)用移動(dòng)客戶端對(duì)相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行個(gè)性定制，實(shí)現(xiàn)大量信息的精準(zhǔn)推送和主動(dòng)發(fā)布，強(qiáng)化了城建檔案信息資源的服務(wù)效率和資源應(yīng)用效率。

三、當(dāng)前城建檔案工作中面臨的挑戰(zhàn)

（一）城建項(xiàng)目類型多，檔案管理工作難度大。改革開放以來(lái)，隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的逐漸加快，城市的空間規(guī)模也日益擴(kuò)張，各種各樣的城市建設(shè)項(xiàng)目不僅數(shù)量多，類型復(fù)雜，而且分布范圍也相對(duì)較廣，在拉動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，為城建檔案工作增添了不小的壓力。例如檔案預(yù)審、歸檔以及監(jiān)督執(zhí)法工作都面臨人員的缺失以及工作難度的激增。尤其近年來(lái)，城市在建設(shè)和發(fā)展的時(shí)候，智慧管控、文化休閑和綠色環(huán)保等理念被提出，客觀上調(diào)整了城市項(xiàng)目的規(guī)劃和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)布局。但與此同時(shí)，也增加了城建檔案工作的技術(shù)難度和業(yè)務(wù)量。

（二）城建檔案來(lái)源廣泛，跟蹤力度不足。我國(guó)城市的發(fā)展和變遷本身具有相對(duì)特殊性，再加上一個(gè)城市內(nèi)行政管理單位管轄權(quán)限分工不同，導(dǎo)致城建檔案的來(lái)源十分廣泛，業(yè)務(wù)范圍所涉及的內(nèi)容也相對(duì)龐雜且具體，需要檔案管理和工作人員多方協(xié)調(diào)。例如城建項(xiàng)目中，交通航運(yùn)、文化旅游、商業(yè)教育、市政工程等項(xiàng)目包羅萬(wàn)象，而且后續(xù)還可能涉及建筑的擴(kuò)建、新建等，使城建檔案的內(nèi)容需要不斷更新，而且具有明確的分類。要求檔案工作人員在進(jìn)行歸檔和資源拓充的時(shí)候，要實(shí)施針對(duì)性和差異化的對(duì)待，跟蹤、監(jiān)管的難度大幅增加。而且一些前期形成的紙質(zhì)檔案很容易受物理環(huán)境的影響，被銷毀或遺失，為后續(xù)的再次巡查和追蹤帶來(lái)了不小的難度。

（三）城建檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)管效率低下。城建檔案所涉及的項(xiàng)目?jī)?nèi)容十分復(fù)雜而且專業(yè)性較強(qiáng)，需要各企業(yè)單位以及項(xiàng)目主體的多方配合。但是部分參與承建的單位主體，如施工單位、業(yè)主等本身的城建檔案管理意識(shí)和信息提交意識(shí)相對(duì)較弱，不僅不關(guān)注、不重視城建檔案的程序化管理和信息化積累，而且在上交檔案信息的時(shí)候，也存在敷衍了事的態(tài)度，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)工作變得更加復(fù)雜，檔案的歸檔質(zhì)量也難以得到保證。尤其針對(duì)一些編號(hào)規(guī)則、分類方法、文件構(gòu)成各不相同的檔案信息，因?yàn)槠鋵I(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，需要由專業(yè)的主體或單位進(jìn)行信息的歸檔和上交，如果洽談不到位，很容易導(dǎo)致關(guān)鍵信息的丟失或者被惡意篡改。

（四）檔案管理人員流動(dòng)性大，業(yè)務(wù)能力不足。雖然大多數(shù)城建檔案工作交由專門的城建部門來(lái)完成，但是由于工作內(nèi)容繁雜，而且業(yè)務(wù)量較多，需要招聘一定數(shù)量的兼職人員或派遣人員，這就為檔案的積累、資源的拓展以及相關(guān)信息的歸檔帶來(lái)了一些不可控的因素。兼職或派遣人員本身并不具備專業(yè)的檔案管理能力，信息意識(shí)相對(duì)較差，流動(dòng)性強(qiáng)，不利于一些連續(xù)性內(nèi)容的管理或輸出，歸檔工作的質(zhì)量無(wú)法得到確切的保障。再加上一些檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較低，不具備一定的社交和協(xié)調(diào)能力。只是機(jī)械地進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳和文件抄寫等工作，導(dǎo)致后期檔案在進(jìn)行調(diào)取和再利用的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或安全隱患。

四、“微模式”在城建檔案工作中的應(yīng)用策略

（一）貫徹落實(shí)自動(dòng)化開發(fā)和人性化管理的原則。城建檔案“微模式”建設(shè)中，其業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的主要渠道在于移動(dòng)客戶端。運(yùn)用這些移動(dòng)客戶端的主體，既包括城建檔案的主要管理人員，也包括城建項(xiàng)目的建設(shè)者和承辦人以及普通市民等。因此，“微模式”的城建檔案工作，業(yè)務(wù)處置和信息交互內(nèi)容應(yīng)該具有便捷性。考慮到移動(dòng)終端的特殊平臺(tái)，在開發(fā)信息資源以及平臺(tái)功能的時(shí)候，需要尊重用戶的操作習(xí)慣和思維，使其感受到良好的使用體驗(yàn)，從而提高信息交互效率。

例如，城建部門可以通過(guò)開發(fā)智能微視頻終端、檔案APP以及建立城建檔案微信公眾號(hào)的形式，使檔案信息能夠及時(shí)且準(zhǔn)確地公布在平臺(tái)之上，供用戶的使用和對(duì)接，盡可能減少人工操作或人工干預(yù)環(huán)節(jié)所帶來(lái)的信息誤差或信息失真情況。除此之外，在檔案業(yè)務(wù)功能的設(shè)計(jì)方面，需要確保檔案處置工作進(jìn)度和專業(yè)工作進(jìn)度同步進(jìn)行，例如大型城建項(xiàng)目的對(duì)接、招標(biāo)、建設(shè)、施工到完善每一個(gè)環(huán)節(jié)，都需要對(duì)檔案的跟蹤和落實(shí)。

（二）依托技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高城建檔案工作的信息化效率。城建檔案信息最終的歸宿是服務(wù)于社會(huì)，促進(jìn)城市的建設(shè)和發(fā)展。因此，要求城建檔案工作人員能夠依托先進(jìn)的技術(shù)，打造城建檔案的“微模式”體系。例如針對(duì)承接城建項(xiàng)目的主體或單位，在進(jìn)行檔案信息推送的時(shí)候，內(nèi)容包括項(xiàng)目的起始時(shí)間、對(duì)接平臺(tái)、參與主體、社會(huì)信息等，使每一位承建項(xiàng)目的相關(guān)利益主體，都能在有效的信息公開平臺(tái)上，尋找到符合自身利益的內(nèi)容，保障他們的參與度。與此同時(shí)，在處理城建檔案業(yè)務(wù)工作的時(shí)候，檔案工作人員需要向各類用戶或主體，解答檔案信息中與檔案業(yè)務(wù)相關(guān)或政策相關(guān)的問(wèn)題。例如檔案預(yù)審和歸檔的時(shí)間段，信息披露的完整性以及個(gè)別城建項(xiàng)目順利實(shí)施的進(jìn)度等，使每一位相關(guān)的用戶和主體都能夠基于“微模式”平臺(tái)，獲得針對(duì)性的信息反饋。

（三）培養(yǎng)全社會(huì)的城建檔案意識(shí)并做好文化宣傳。城建檔案工作的“微模式”客戶端，是每一位公民參與生活消費(fèi)以及文化娛樂(lè)和工作學(xué)習(xí)的智能平臺(tái)，能夠滿足他們對(duì)檔案信息披露的需要。因此，為了能夠進(jìn)一步提高內(nèi)容的專業(yè)性和權(quán)威性，要求檔案工作人員積極組織協(xié)調(diào)，確保相關(guān)責(zé)任人能夠有效配合，上傳專業(yè)的檔案信息和數(shù)據(jù)。例如通過(guò)開發(fā)在線提交程序或電子簽章業(yè)務(wù)，使參與城建項(xiàng)目的施工單位建設(shè)企業(yè)能夠?qū)⒐こ痰幕拘畔?nèi)容及時(shí)傳輸?shù)綑n案管理部門的信息系統(tǒng)當(dāng)中，要求格式規(guī)整，內(nèi)容全面且信息不得有誤。

除此之外，檔案管理部門還需要向全社會(huì)普及和宣傳檔案文化，使社會(huì)公民能夠意識(shí)到檔案管理是推動(dòng)城市建設(shè)的關(guān)鍵步驟，只有確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性，才能提升城市形象。同時(shí)，城市內(nèi)每一位公民能夠成為城建檔案信息的采集者和傳播者，利用線上反饋機(jī)制，向檔案工作人員輸送有用的城建檔案信息內(nèi)容，確保整個(gè)檔案體系更加嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)。在實(shí)踐中，要求城建檔案工作人員，能夠積極開展動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)跟蹤和實(shí)時(shí)性的檔案交互體系，例如針對(duì)一些隱蔽工程要實(shí)施預(yù)歸檔處理；對(duì)特定的具有專業(yè)性的文件，要實(shí)施提前驗(yàn)收，處理和驗(yàn)收的過(guò)程，需要監(jiān)管單位全程監(jiān)督，提高檔案獲取、歸檔以及后續(xù)應(yīng)用的有效性。

五、結(jié)語(yǔ)

“微模式”在城建檔案工作中的有效應(yīng)用，不僅能夠推動(dòng)城建檔案工作的信息化建設(shè)，也能滿足城市建設(shè)和發(fā)展的實(shí)際訴求。在實(shí)踐中，要求城建檔案工作人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)貫徹落實(shí)自動(dòng)化開發(fā)和人性化管理檔案的原則，依托技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高檔案工作的信息化效率，做好檔案文化宣傳和培育的工作，從而為整個(gè)城市的規(guī)劃和建設(shè)提供決策基礎(chǔ)。