李 好

（株洲市教育局，株洲 412007）

引 言

從字面意義上對(duì)新常態(tài)進(jìn)行分析，就是對(duì)原有狀態(tài)進(jìn)行創(chuàng)新，使其產(chǎn)生一定的變化并形成新的形態(tài)。在新常態(tài)背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展思路和管理需求也發(fā)生了翻天覆地的變化。人事檔案管理工作作為帶動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵要素，需要充分做到與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，在新常態(tài)下檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確管理方向、創(chuàng)新管理思路、優(yōu)化管理方法，使人事檔案管理工作更好地適應(yīng)新常態(tài)環(huán)境。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要檔案管理部門(mén)牢牢把握機(jī)遇，敢于迎接挑戰(zhàn)，通過(guò)完善人事檔案的相關(guān)法規(guī)，建立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等方式，有效提高人事檔案管理的水平，充分發(fā)揮人事檔案的作用和價(jià)值。

一、新常態(tài)下人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇

新常態(tài)是一種新環(huán)境和新趨勢(shì)。在這一背景下，各種新型的管理思想和管理理念應(yīng)運(yùn)而生，為人事檔案管理工作創(chuàng)造了廣闊的發(fā)展機(jī)遇。具體來(lái)說(shuō)，新常態(tài)下我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，各領(lǐng)域面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力與日俱增。單位間的競(jìng)爭(zhēng)，歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)。而人事檔案作為人才人生經(jīng)歷的記錄，其重要性不言而喻。做好人事檔案管理工作，在優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)、合理調(diào)動(dòng)崗位等方面發(fā)揮著重要作用。因此，為了更好地適應(yīng)新常態(tài)環(huán)境，有效提高單位競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，需要直面新環(huán)境和新趨勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想，有效提高人事檔案管理水平。近年來(lái)，國(guó)家提出諸多創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，為檔案管理工作指明了方向。加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及，使得人事檔案管理工作逐漸向信息化、數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展，為單位挖掘人才的潛在價(jià)值奠定了良好基礎(chǔ)。在新時(shí)代，單位人事檔案管理部門(mén)需要牢牢把握時(shí)代賦予的機(jī)遇，從創(chuàng)新角度重新審視和定位人事檔案管理工作，加大信息化建設(shè)力度，引入各種硬件設(shè)施，招收更多的專(zhuān)業(yè)人才，為檔案管理新常態(tài)奠定基礎(chǔ)。

（二）人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家、全面深化改革、全面依法治國(guó)、全面從嚴(yán)治黨是黨中央提出的全新發(fā)展戰(zhàn)略。在這一背景下，各單位也面臨著改革創(chuàng)新的需求，需要及時(shí)調(diào)整人事檔案管理思路。眾所周知，單位在改革的過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)經(jīng)歷部門(mén)融合、崗位調(diào)整等一系列變動(dòng)，導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)大量的“閑置人員”。為了降低現(xiàn)有資源的不必要消耗和浪費(fèi)，應(yīng)大力肅清“閑置人員”，在保證工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，為單位現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。這也在一定程度上增加了人事檔案管理的難度，需要管理人員突破傳統(tǒng)管理模式的弊端，有效提高檔案管理水平。另外，在新常態(tài)下，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制打破了社會(huì)主義和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之間的壁壘。在這一背景下，社會(huì)人力資源聘用制度也發(fā)生了巨大改變，強(qiáng)調(diào)維護(hù)人民群眾的個(gè)人利益。這也給各單位的人事檔案管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，需要各單位及時(shí)了解全新的人事管理制度，提高崗位管理能力，嚴(yán)格落實(shí)合同制，從而為單位強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力提供保障。

二、新常態(tài)下對(duì)人事檔案管理的要求

要想更好地適應(yīng)新常態(tài)環(huán)境，需要明確人事檔案管理的新要求。第一，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度。高效性是新常態(tài)的主要特點(diǎn)，需要各單位在人事檔案管理工作中同時(shí)兼顧質(zhì)量與效率。這就需要領(lǐng)導(dǎo)層提高重視程度，將人事檔案管理工作上升到企業(yè)管理范疇，并將其作為員工崗位競(jìng)爭(zhēng)、績(jī)效評(píng)價(jià)的主要依據(jù)。第二，更新管理理念。結(jié)構(gòu)性是新常態(tài)的又一特點(diǎn)，只有不斷創(chuàng)新結(jié)構(gòu)模式，才能更好地適應(yīng)新常態(tài)環(huán)境。各單位在人事檔案管理過(guò)程中，要不斷創(chuàng)新管理理念、完善管理制度，同時(shí)加大力度建設(shè)檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)人事檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的趨勢(shì)發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)及時(shí)更新人事檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確、完整。除此之外，針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源，要加大保護(hù)力度，避免其受溫濕度、蟲(chóng)害等因素影響而產(chǎn)生發(fā)霉、缺頁(yè)、損壞等一系列問(wèn)題。第三，創(chuàng)新管理方法。動(dòng)力是新常態(tài)的第三個(gè)特點(diǎn)，尋找全新的驅(qū)動(dòng)方式是提高人事檔案管理水平的有效措施。各單位要充分做到與時(shí)俱進(jìn)，積極引入現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，通過(guò)信息化管理提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，單位內(nèi)部要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來(lái)提高提檔、轉(zhuǎn)檔的工作水平，同時(shí)減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

三、新常態(tài)下人事檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）管理方法落后

檔案管理部門(mén)通常會(huì)從兩個(gè)渠道獲取人事檔案，其一是由人力資源部門(mén)提供，其二是由國(guó)家人事檔案管理機(jī)構(gòu)提供。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，這兩個(gè)渠道普遍存在滯后性，人事檔案信息更新速度較慢，無(wú)法真實(shí)地反映人才的實(shí)際情況，不利于為企業(yè)選人用人提供準(zhǔn)確依據(jù)，容易導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出錯(cuò)誤決策。也正是因?yàn)槿耸聶n案管理方法落后，導(dǎo)致人事檔案利用率不高，無(wú)法充分發(fā)揮其作用和價(jià)值。

（二）檔案缺乏真實(shí)性

缺乏真實(shí)性是人事檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，檔案填寫(xiě)工作需要由管理人員手動(dòng)完成，一名管理人員要完成多人份人事檔案的填寫(xiě)工作。在此過(guò)程中，受人為因素影響，不可避免地會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤或失誤，加上很多管理人員輕視人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案錄入不規(guī)范，使得檔案內(nèi)容嚴(yán)重失真，不僅不利于發(fā)揮人事檔案的作用和價(jià)值，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。另外，一些管理人員在填寫(xiě)人事檔案的過(guò)程中，會(huì)著重突出人才的優(yōu)點(diǎn)，盡量掩蓋其缺點(diǎn)，導(dǎo)致人事檔案缺乏客觀性，無(wú)法為人才選拔、崗位調(diào)動(dòng)提供準(zhǔn)確依據(jù)。

（三）改革不到位

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各領(lǐng)域?qū)θ瞬艛?shù)量的需求也逐漸增多，使得人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁。在這一背景下，要想合理配置人才資源，就必須不斷加快人事檔案管理市場(chǎng)化改革的速度。當(dāng)前，檔案管理市場(chǎng)改革還不到位，導(dǎo)致檔案管理缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，這也成為制約人才資源市場(chǎng)化配置的關(guān)鍵因素。

四、新常態(tài)下探析人事檔案管理工作的新路徑

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案負(fù)責(zé)人需要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，應(yīng)設(shè)置明確的管理目標(biāo)，同時(shí)制定切實(shí)可行的檔案管理方案。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)明確人事檔案管理工作設(shè)施設(shè)備的需求情況，并制訂設(shè)施設(shè)備引進(jìn)計(jì)劃和維護(hù)檢修計(jì)劃，協(xié)調(diào)好經(jīng)濟(jì)性和適應(yīng)性之間的關(guān)系。同時(shí)，要做好現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、調(diào)研、檢查等工作，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)總結(jié)人事檔案管理存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地采取措施防范。另外，各單位要將黨中央提出的全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家、全面深化改革、全面依法治國(guó)、全面從嚴(yán)治黨作為人事檔案管理思路創(chuàng)新的契機(jī)，對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，以此來(lái)提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其有意識(shí)地規(guī)范自身行為并安心工作。在此基礎(chǔ)上，引導(dǎo)管理人員認(rèn)真研學(xué)相關(guān)法律法規(guī)，大膽創(chuàng)新管理方式，促進(jìn)人事檔案管理工作更上一層樓。

（二）構(gòu)建信息化人事檔案管理系統(tǒng)

在新常態(tài)背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，將信息技術(shù)引入人事檔案管理工作中，已經(jīng)成為單位創(chuàng)新改革的大勢(shì)所趨。通過(guò)構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)，有利于及時(shí)更新人事檔案信息，同時(shí)滿足檔案資源實(shí)時(shí)共享的需求，從根源上解決信息報(bào)送不及時(shí)的問(wèn)題。另外，信息化檔案管理還能夠使所有員工了解自己最新的檔案情況，同時(shí)可以對(duì)檔案資源進(jìn)行合理分類(lèi)，有利于為單位選人用人提供便利。除此之外，這些信息還具有重復(fù)利用的價(jià)值，能夠?yàn)閱挝话l(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。眾所周知，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分類(lèi)等工作具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，需要相關(guān)部門(mén)發(fā)揮出自身的最大價(jià)值，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)。

（三）健全人事檔案管理的法律法規(guī)

任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)制度的支撐，因此完善人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)至關(guān)重要。這樣才能夠在保障員工權(quán)益的同時(shí)，為人事檔案管理工作的有序開(kāi)展提供保障。合理管理檔案庫(kù)房是保證人事檔案安全性和完整性的有效措施。對(duì)此，需要管理部門(mén)做到“三室分離”。所謂“三室”，即檔案管理人員辦公室、閱檔室及庫(kù)房。同時(shí)，各單位要引入防火、防盜、防高溫等設(shè)施設(shè)備，為保證檔案資源的安全性奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還要嚴(yán)格履行國(guó)家保密制度，落實(shí)由上到下分級(jí)管理的原則。這就需要檔案管理人員在人事檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒別等環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，從根源上降低檔案資源破損、失真等隱患。

（四）完善人事檔案管理體系

在健全人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步分析現(xiàn)有管理體系存在的問(wèn)題和隱患，并結(jié)合管理經(jīng)驗(yàn)和管理方案實(shí)施效果，找出影響人事檔案管理水平的因素。只有滿足以上需求，才能夠進(jìn)一步優(yōu)化管理體系和管理機(jī)制。同時(shí)，管理人員要不斷創(chuàng)新管理觀念，在人事檔案管理中始終遵循“以人為本”的原則，建立相應(yīng)的服務(wù)機(jī)制，為管理制度的優(yōu)化和完善奠定基礎(chǔ)。除此之外，還要定期對(duì)人事檔案管理制度的實(shí)施情況進(jìn)行考察，促進(jìn)管理工作有序進(jìn)行。

（五）創(chuàng)新人事檔案管理模式

人事檔案管理工作主要為社會(huì)發(fā)展、國(guó)家建設(shè)提供服務(wù)。在新常態(tài)背景下，需要?jiǎng)?chuàng)新社會(huì)化管理模式，有效提高人事檔案的利用率，充分發(fā)揮其功能和價(jià)值。為了滿足這一需求，管理部門(mén)需要實(shí)施多樣化人事檔案管理模式，始終將社會(huì)化作為核心。通過(guò)制定健全的人事代理制度，為社會(huì)化管理模式的有效落實(shí)提供保障。另外，應(yīng)明確人事檔案的公開(kāi)對(duì)象和公開(kāi)范圍，通過(guò)優(yōu)化服務(wù)方式，賦予個(gè)人一定的權(quán)力，包括檔案管理知情權(quán)和建議權(quán)，從而保證人事檔案的真實(shí)、完整。與此同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及信用系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為社會(huì)發(fā)展提供全面服務(wù)。

（六）鼓勵(lì)人事檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

管理機(jī)制的創(chuàng)新是保證人事檔案管理工作有序落實(shí)的前提和基礎(chǔ)。為了提高檔案資源的安全性和完整性，需要構(gòu)建檔案資源儲(chǔ)存、檢閱牽制機(jī)制，使二者能夠相互依存、相互制約，在分級(jí)授權(quán)簽署的情況下提高人事檔案的管理水平。眾所周知，人事檔案會(huì)隨著人才的變化而變化，這也使得人事檔案中的很多信息存在過(guò)期的現(xiàn)象。對(duì)此，需要管理人員及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)期檔案，保證檔案更新及時(shí)。除此之外，人事檔案詳細(xì)記錄了人才的人生經(jīng)歷，為了避免人才個(gè)人信息的泄露，需要提高檔案管理的保密性。這就需要管理人員在工作過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，積極創(chuàng)新管理方式，將潛在隱患杜絕在根源處。為了調(diào)動(dòng)管理人員的創(chuàng)新性和積極性，可以推行獎(jiǎng)懲機(jī)制或創(chuàng)新鼓勵(lì)機(jī)制，對(duì)創(chuàng)新能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)水平高的管理人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而在推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的基礎(chǔ)上，使檔案管理工作更上一層樓。

（七）構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍

構(gòu)建專(zhuān)業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍，需要從以下幾個(gè)方面入手。第一，落實(shí)公開(kāi)招聘人才選拔模式，明確人事檔案管理工作要求，提高人才選拔門(mén)檻?？梢耘c高校強(qiáng)化合作，將相關(guān)專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)人才推薦給檔案管理部門(mén)，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。第二，做好人才培訓(xùn)工作。無(wú)論是新招聘的管理人員，還是具備一定工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員，都要進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)。首先，要重視思想政治教育，以此來(lái)提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)；其次，要重視專(zhuān)業(yè)教育，重點(diǎn)灌輸現(xiàn)代化檔案的管理理念、管理知識(shí)和方式方法；最后，要提高信息化水平，重點(diǎn)培訓(xùn)信息化系統(tǒng)的操作方法。第三，實(shí)施獎(jiǎng)懲機(jī)制，定期對(duì)管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，將考核結(jié)果與薪資待遇掛鉤，以此來(lái)提高管理人員對(duì)人事檔案的重視程度和工作積極性。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在新常態(tài)背景下，人事檔案管理工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的發(fā)展局面。要想提高管理水平，就必須牢牢把握機(jī)遇，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。通過(guò)優(yōu)化管理模式、創(chuàng)新管理機(jī)制、健全管理體制、構(gòu)建專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍等方式，全面提高人事檔案的管理水平。