文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 林曉麗

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理是醫(yī)院改革與發(fā)展的必然趨勢(shì)。醫(yī)院檔案管理是對(duì)醫(yī)療、行政等數(shù)據(jù)文件和各種資料的歸納、匯總、整理和記錄。作為醫(yī)院檔案的管理者和工作人員，應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷提高檔案管理的信息化水平，使檔案更好地服務(wù)于醫(yī)院乃至整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息資源高度共享。醫(yī)院檔案包含人事、藥品、病歷、設(shè)備采購(gòu)等內(nèi)容，種類繁雜且千頭萬(wàn)緒。傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)版材料為主，需要消耗大量的人力、物力進(jìn)行整理，也使得檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤的概率增加，檔案管理的工作效率難以提升。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理者可以根據(jù)醫(yī)院具體需求創(chuàng)建科學(xué)、有效的檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療、行政人事等各類檔案進(jìn)行有效的采集、歸納、整理、儲(chǔ)存，同時(shí)借助信息化手段，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)一步總結(jié)、提煉、升華，提高檔案的研究?jī)r(jià)值與利用效率，助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。大部分三甲醫(yī)院都會(huì)有多個(gè)院區(qū)，且分布在不同區(qū)域。如果檔案資料都以紙質(zhì)的形式存儲(chǔ)在各院區(qū)，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，檔案的利用效率也就大大降低。因此，檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際和工作部署，引進(jìn)第三方建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行錄入、整理、掃描、歸檔入庫(kù)，整合醫(yī)院所有檔案信息資料，為醫(yī)院全體職工查詢檔案信息提供便利。同時(shí)，通過(guò)檔案信息化平臺(tái)，多個(gè)院區(qū)之間的檔案信息資源得以共享，對(duì)推進(jìn)醫(yī)院“一院多區(qū)、一體多翼”的發(fā)展格局，促進(jìn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

（二）檔案資料存儲(chǔ)靈活安全。我國(guó)大部分三級(jí)公立醫(yī)院都有著悠久的歷史，醫(yī)院檔案數(shù)量隨著時(shí)間推移急劇增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅需要占用大量的物理空間來(lái)儲(chǔ)存，還會(huì)面臨人為或客觀原因?qū)е碌钠茡p、丟失。檔案一旦遭受破壞就難以恢復(fù)，也就無(wú)法發(fā)揮實(shí)際效用。有了現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理可以在很大程度上節(jié)約成本，提升工作效率，還可以保證重要檔案的安全性。信息化技術(shù)可以快速將檔案進(jìn)行復(fù)制、存儲(chǔ)、備份，這也在一定程度上提高了檔案的安全性。

（三）檔案材料查詢快速便捷。檔案管理人員的工作除了收集、整理，還有一個(gè)重要的任務(wù)是為他人提供查詢、搜索檔案。以前的檔案都是紙質(zhì)文件，需要檔案管理人員去檔案庫(kù)、機(jī)要室現(xiàn)場(chǎng)查找、翻看不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，而且很難查證資料的完整性和準(zhǔn)確性。依托使用信息化技術(shù)，檔案管理人員可以把所有檔案錄入系統(tǒng)，對(duì)各種檔案分門別類，這樣查詢檔案時(shí)可以通過(guò)條目索引、關(guān)鍵字等快速找到需要的信息，充分實(shí)現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值，大大減少了人力和時(shí)間成本。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境

（一）信息化觀念不強(qiáng)。由于歷史和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，醫(yī)院檔案管理信息化存在著觀念滯后的實(shí)際問(wèn)題，難于發(fā)揮檔案信息化的功能和作用。檔案管理屬于日?；A(chǔ)性工作，并不能產(chǎn)生直接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在思想上對(duì)醫(yī)院檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案只是醫(yī)院資料的記錄，把檔案管理工作放在醫(yī)院發(fā)展的次要位置，從而阻礙了檔案信息化的發(fā)展步伐，無(wú)法真正發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。

（二）管理制度有待完善。俗話說(shuō)“無(wú)規(guī)矩，不成方圓”，醫(yī)院檔案如果沒(méi)有完善、規(guī)范的管理機(jī)制，很難真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，也難以發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。隨著檔案信息化管理的不斷發(fā)展，檔案的收錄、歸檔和存儲(chǔ)等都發(fā)生了質(zhì)的變化。傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)新的檔案信息化管理模式。而檔案信息化管理制度的缺失會(huì)直接影響醫(yī)院檔案信息的處理和交流。比如檔案管理人員對(duì)電子檔案保管沒(méi)有統(tǒng)一、規(guī)范的模式，會(huì)造成檔案內(nèi)容雜亂或丟失，無(wú)法發(fā)揮檔案的研究和使用價(jià)值，從而給醫(yī)院帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）管理人員的素質(zhì)亟須提升。醫(yī)院檔案管理工作人員自身的專業(yè)水平和文化素養(yǎng)，直接決定醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的高度和水平。調(diào)查研究顯示，絕大部分醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)水平相對(duì)較低，很難通過(guò)信息技術(shù)手段完成檔案管理工作。大部分醫(yī)院檔案管理人員是臨床相關(guān)專業(yè)出身，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)。同時(shí)，有很多檔案管理人員年資較老，是從其他崗位輪轉(zhuǎn)下來(lái)的，隊(duì)伍老齡化問(wèn)題較嚴(yán)重，使檔案管理工作禁錮于傳統(tǒng)模式，無(wú)法發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。此外，大部分醫(yī)院很少招聘專職檔案管理人員，檔案管理人員往往都有本職工作，無(wú)法將主要時(shí)間和精力放在檔案管理和技術(shù)水平的創(chuàng)新上，更加難以應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作。醫(yī)院管理者往往容易忽略檔案管理信息化的重要性，沒(méi)有采取相關(guān)手段和方法培訓(xùn)和培養(yǎng)新型的檔案管理人才。

（四）存在不安全因素。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性及信息系統(tǒng)自身的漏洞，醫(yī)院檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都不可避免地面臨一些安全威脅。檔案管理人員操作不當(dāng)或失誤等都會(huì)導(dǎo)致檔案受到不同程度的破壞，甚至無(wú)法恢復(fù)。醫(yī)院檔案信息化管理依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用現(xiàn)代化特殊設(shè)備或介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔，而這些信息設(shè)備自身存在缺陷，也不夠穩(wěn)定，檔案信息的安全也受到極大的威脅和挑戰(zhàn)。此外，由于信息時(shí)代還處在不斷發(fā)展中，我國(guó)的信息化建設(shè)水平還不夠高，依托于其中的檔案隨時(shí)可能會(huì)面臨病毒攻擊或非法訪問(wèn)，使得信息檔案發(fā)生泄露，隨時(shí)可能成為影響醫(yī)院發(fā)展的危險(xiǎn)因子。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理的有效途徑

（一）增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理意識(shí)。醫(yī)院檔案管理并不是簡(jiǎn)單地收集、整理，而是要對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、分析，發(fā)揮檔案作為醫(yī)學(xué)研究的重要支撐。因此，醫(yī)院管理者要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以大數(shù)據(jù)思維去管理檔案。要把檔案信息化管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一，醫(yī)院各部門檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，并將檔案管理信息化工作提上日常議程，通過(guò)醫(yī)院和職工的共同努力，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。為進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，許多醫(yī)院引進(jìn)了專門的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行重新梳理、歸納，規(guī)范全院各類檔案。同時(shí)加大宣傳力度，邀請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)授課培訓(xùn)，通過(guò)微信公眾號(hào)、視頻號(hào)向全院宣傳檔案管理信息化的重要性，提高全院職工對(duì)檔案管理的關(guān)注和重視。

（二）完善檔案管理信息化軟硬件設(shè)施。所謂“工欲善其事，必先利其器”，作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，除了要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念之外，也需要采用現(xiàn)代化的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施。作為醫(yī)院管理者以及具體從事檔案管理的工作人員，要制訂科學(xué)、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)與原則，充分優(yōu)化檔案信息化管理的軟、硬件條件，引導(dǎo)、推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，從而提高檔案信息化管理水平。首先，醫(yī)院要確定檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，制訂科學(xué)、合理的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息化考評(píng)工作小組，制訂具體考核標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)象和范圍等內(nèi)容，對(duì)檔案信息化管理全過(guò)程分月或分季度進(jìn)行監(jiān)督、考核，對(duì)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，作為行政管理課題調(diào)研項(xiàng)目，組織工作小組成員集體討論，尋求有效地解決方案并通過(guò)PDCA模式持續(xù)改進(jìn)。此外，要加大檔案管理信息設(shè)備的資金投入力度，不斷強(qiáng)化硬件設(shè)施的配置，靈活運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障，為檔案管理信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

（三）健全規(guī)范檔案信息化管理機(jī)制。檔案制度建設(shè)是信息化發(fā)展的骨架，沒(méi)有制度的支撐，信息化建設(shè)無(wú)從談起，不利于檔案事業(yè)的規(guī)范發(fā)展。因此，醫(yī)院重視檔案信息的管理，建立實(shí)用、高效的檔案信息化管理體系和管理流程就顯得尤為重要。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)，首先，要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，制訂一套更加科學(xué)、完整、系統(tǒng)、實(shí)用、有效的檔案管理制度，并形成指令性文件發(fā)布施行，讓管理機(jī)制真正落地，確保檔案信息管理制度科學(xué)化、規(guī)范化，使檔案工作者在推進(jìn)信息化建設(shè)中有法可依、有章可循。其次，要發(fā)揮媒體宣傳作用，充分利用新媒體、醫(yī)院媒介對(duì)相關(guān)檔案管理機(jī)制進(jìn)行宣傳、普及，讓管理體制機(jī)制深入人心，營(yíng)造“人人了解檔案，人人會(huì)用檔案”的氛圍。

（四）打造檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理人員要注重專業(yè)能力的提升，不斷提高自身的政治與專業(yè)素養(yǎng)，堅(jiān)定政治信念，全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，盡快掌握檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)和技術(shù)。醫(yī)院要注重檔案專業(yè)人才的吸收和培養(yǎng)，對(duì)外可以招聘具有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員，對(duì)內(nèi)則可以召開檔案管理研討或交流會(huì)，加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平，使其專業(yè)技能和知識(shí)水平適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，打造高素質(zhì)、高水平的檔案信息化管理隊(duì)伍。醫(yī)院應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，通過(guò)邀請(qǐng)檔案管理專家和經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)授課培訓(xùn)，開展檔案相關(guān)工作研討會(huì)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，同時(shí)以多種方式招聘和引進(jìn)檔案管理人才，助力醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

（五）健全檔案信息安全體系。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案管理越來(lái)越依賴于網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)的安全性直接影響著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)上的各種信息更加開放，檔案的傳輸速度大大提高。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也影響了檔案信息的安全。該醫(yī)院針對(duì)檔案信息安全采取了一系列措施，并得到很好的成效。為了保護(hù)檔案不被入侵、盜用，醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，利用網(wǎng)絡(luò)防火墻等手段防止病毒破壞檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全。此外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院借助微縮技術(shù)、現(xiàn)代科技等多種方式對(duì)檔案進(jìn)行備份、異地存儲(chǔ)等，一旦原電子檔案受損，還可以使用備份文件，切實(shí)保障信息檔案的安全性，進(jìn)而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，從而充分發(fā)揮檔案信息的研究與使用價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今時(shí)代，醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)是必然趨勢(shì)。在很大程度上，檔案信息化管理為我國(guó)醫(yī)療、科研、教學(xué)等方面提供了很大的助力和支撐。因此，醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化管理工作的進(jìn)程中，必須樹立科學(xué)的檔案信息化管理理念，建立健全的檔案信息化管理機(jī)制，持續(xù)優(yōu)化檔案信息化管理軟硬件設(shè)施，搭建高質(zhì)量檔案信息化管理隊(duì)伍，積極構(gòu)建安全的管理系統(tǒng)，致力于打造智能化的檔案管理和檔案服務(wù)模式，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。