文/福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院集團(tuán)有限公司 邱瑩瑩

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理服務(wù)也需實(shí)行創(chuàng)新，利用其服務(wù)模式的改善來增強(qiáng)檔案管理效果，促進(jìn)檔案服務(wù)管控工作的整體水平提升，管理人員在日常工作中應(yīng)利用自身的多元化服務(wù)來強(qiáng)化該模式的創(chuàng)新性，滿足更多人群的實(shí)際需求，與信息化時(shí)代相適應(yīng)。

一、信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的重要性

一方面，在信息化時(shí)代高速發(fā)展的過程中，檔案管理與服務(wù)模式也發(fā)生了不同程度的改變，借助信息技術(shù)可精準(zhǔn)記錄檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息，并合理完成對該類信息的處理。在檔案信息逐漸增加的當(dāng)下，拿項(xiàng)目檔案來說，該類檔案內(nèi)部存有諸多的數(shù)據(jù)信息，若利用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)整理，將極大地促進(jìn)該類信息數(shù)據(jù)的處理效果，對該項(xiàng)目可能產(chǎn)生的隱患進(jìn)行一定的規(guī)避，提升項(xiàng)目整體的建設(shè)水準(zhǔn)，因而在該類情形下創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式極有必要。另一方面，在更新檔案管理服務(wù)模式的過程中，相關(guān)人員需適時(shí)明確該類模式的創(chuàng)新重點(diǎn)，即信息技術(shù)的使用與服務(wù)質(zhì)量等，在實(shí)行工程檔案的信息管理時(shí)，利用質(zhì)量較佳的服務(wù)可及時(shí)查找出不同類型的安全隱患，幫助工程建設(shè)人員獲取更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)工程項(xiàng)目的整體發(fā)展，而適宜的信息技術(shù)創(chuàng)新則能適時(shí)增加工程建設(shè)信息的儲存量，促進(jìn)工程項(xiàng)目的建設(shè)水準(zhǔn)。值得一提的是，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式還與當(dāng)前信息服務(wù)素養(yǎng)的發(fā)展趨勢相符，要利用嚴(yán)謹(jǐn)度高的信息技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。

二、信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)模式的技術(shù)創(chuàng)新

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理中，手工操作的形式不僅會降低檔案管理與記錄的速度，還會出現(xiàn)不同程度的操作失誤，降低檔案數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性。在信息化時(shí)代的有力影響下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已逐漸進(jìn)入到當(dāng)前的檔案管理中，在實(shí)行檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)增加對計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用頻率，在進(jìn)行具體的檔案管理工作時(shí)及時(shí)消減此前執(zhí)行的人工操作方式。在進(jìn)行檔案管理服務(wù)模式的改進(jìn)時(shí)，相關(guān)人員需科學(xué)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，透過該項(xiàng)技術(shù)對視覺、聽覺的刺激，有效提升檔案管理的科學(xué)性，為實(shí)現(xiàn)檔案管控中的現(xiàn)代化、信息化，需將多種高新技術(shù)應(yīng)用于檔案管控服務(wù)中，增強(qiáng)其開展的整體質(zhì)量，為專業(yè)人員提供更為精準(zhǔn)的工程數(shù)據(jù)信息。

（二）新電子載體。在此前的檔案管理中，其主要載體多為紙張，在信息化大背景下，新電子載體等形式應(yīng)運(yùn)而生。與磁帶、激光視盤、錄像帶及錄音帶不同的是，當(dāng)前的電子載體可帶有多種形式，其內(nèi)部極大的存儲空間可適時(shí)保存多項(xiàng)檔案信息數(shù)據(jù)，檔案管理的方向也從此前的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變成信息化、數(shù)字化，新電子技術(shù)的主要載體為計(jì)算機(jī)磁盤，在該項(xiàng)載體的作用下其可對更多的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與儲存。在創(chuàng)新檔案管理時(shí)，相關(guān)人員可利用計(jì)算機(jī)內(nèi)部的多樣輸出形式、大儲存量與快速處理等特征來完善與檔案信息相關(guān)的各項(xiàng)服務(wù)，切實(shí)提升檔案管理工作的創(chuàng)新效果。

（三）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。信息化時(shí)代的到來，強(qiáng)化了多種信息技術(shù)的發(fā)展，而依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可將檔案管理服務(wù)模式帶入全新階段。為強(qiáng)化檔案管理工作的整體效果，專業(yè)人員應(yīng)利用當(dāng)前全新的技術(shù)手段來完善此前的檔案管理形式與管理方式，透過對該項(xiàng)技術(shù)的使用來將過去的被動管理轉(zhuǎn)化為主動管理。在實(shí)行檔案管理期間，相關(guān)人員可利用先進(jìn)的管理方式、軟件與設(shè)備來改進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的管控效率，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的檔案管理模式也讓工作人員更為精準(zhǔn)地收集檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息，透過對該項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的合理整合，有效實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)中的信息化、數(shù)字化，及時(shí)優(yōu)化檔案管理效果，給當(dāng)前的檔案管控人員搭建出適宜的服務(wù)管理形式。

三、信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)模式的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理服務(wù)模式取得了較大改變，相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理服務(wù)時(shí)未能依照科學(xué)性原則搭建合適的信息管理服務(wù)平臺，降低了檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)度，也影響了檔案管理服務(wù)效果。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理服務(wù)時(shí)，部分工作人員仍堅(jiān)持傳統(tǒng)管理服務(wù)理念，無論是服務(wù)形式還是交流方式都處在單一水平，嚴(yán)重影響了檔案管理服務(wù)工作的執(zhí)行效果，降低了檔案管理質(zhì)量。在當(dāng)前的信息化時(shí)代，若檔案管理服務(wù)人員沒能科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù)，將直接降低檔案管理水準(zhǔn)。比如，數(shù)據(jù)信息的收集整理工作若采用人工方式操作，就有可能因數(shù)據(jù)信息的誤差而降低檔案管理的整體質(zhì)量。此外，檔案信息在進(jìn)行開發(fā)與利用時(shí)，檔案管理服務(wù)人員在執(zhí)行該項(xiàng)工作時(shí)，若沒能提升數(shù)據(jù)管理水準(zhǔn)，會直接影響其開發(fā)與利用效果，在難以保證檔案管理服務(wù)質(zhì)量的情況下，其管理服務(wù)模式較難有太大改變，影響檔案管理服務(wù)的整體效果，因而相關(guān)人員應(yīng)利用適宜的信息化技術(shù)來增強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平。

四、信息化時(shí)代優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式的有效措施

（一）搭建檔案信息管理服務(wù)平臺。一方面，為促進(jìn)檔案管理服務(wù)模式的優(yōu)化，管理人員需適時(shí)改善檔案管理服務(wù)理念，利用適宜的信息技術(shù)來搭設(shè)檔案信息管理服務(wù)平臺。在創(chuàng)設(shè)檔案信息服務(wù)平臺的過程中，相關(guān)人員需合理收集多項(xiàng)檔案管理數(shù)據(jù)，借助各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)層級來強(qiáng)化檔案管理水平。比如，某設(shè)計(jì)研究院集團(tuán)有限公司在進(jìn)行內(nèi)部檔案管理時(shí)，為增強(qiáng)檔案信息管理的創(chuàng)新水平，設(shè)置了適宜的管理服務(wù)平臺，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多種手段來完成數(shù)據(jù)信息的錄入與儲存，透過該方式，還能科學(xué)分析其內(nèi)部數(shù)據(jù)信息運(yùn)行的各項(xiàng)情況，有效增強(qiáng)檔案管理水平；另一方面，信息化時(shí)代的檔案管理創(chuàng)新應(yīng)主動強(qiáng)調(diào)視覺與聽覺的高效結(jié)合，即利用適宜的信息技術(shù)搭建出合適的信息服務(wù)平臺，管理人員可借助互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)平臺來合理觀看、查詢平臺內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息，針對其產(chǎn)生的問題，還可利用經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)查詢來找出其產(chǎn)生的原因，提升檔案信息的處理效果。在應(yīng)用檔案信息管理服務(wù)平臺的過程中，為更好地保障其內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的安全，工作人員還需實(shí)行恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)加密工作，利用適宜的信息技術(shù)來設(shè)計(jì)平臺登錄密碼，增加信息檢索的手段與頻次，及時(shí)查找出檔案管理工作內(nèi)部的各項(xiàng)問題，提升檔案管理服務(wù)的針對性、全面性。

（二）完善多元化服務(wù)。從檔案管理服務(wù)模式改進(jìn)結(jié)果的角度看，相關(guān)部門需實(shí)行多元化服務(wù)。在開展服務(wù)模式的創(chuàng)新時(shí)，要利用服務(wù)類型的改變來提升檔案管理的整體質(zhì)量，相關(guān)人員應(yīng)適時(shí)重視檔案管理的開發(fā)效果，使檔案利用意識得到較大轉(zhuǎn)變。隨著信息時(shí)代的變化，檔案管理工作的整體內(nèi)容與形式處在不斷升級中，相較于此前的實(shí)體保管，當(dāng)前的管理工作更像是資源信息的聚合，為切實(shí)改善檔案管理服務(wù)內(nèi)容，要利用服務(wù)模式的變革來完善服務(wù)形態(tài)的多元化。針對檔案管理中的多元化服務(wù)而言，相關(guān)人員需對傳統(tǒng)檔案服務(wù)形態(tài)進(jìn)行優(yōu)化。傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)多為專題匯編或檔案原件匯編，對檔案文件的加工工作較忽視，而在全新模式內(nèi)利用適宜方式可深加工處理檔案信息資源。在完善多元化服務(wù)的過程中，相關(guān)人員需科學(xué)運(yùn)用信息技術(shù)，以此來促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。從信息化時(shí)代的視角上看，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)快速融合的當(dāng)下，搭建數(shù)字類檔案管理平臺符合時(shí)代發(fā)展趨勢，而創(chuàng)新檔案服務(wù)模式期間，要適時(shí)改變傳統(tǒng)管理模式，在使用多項(xiàng)現(xiàn)代技術(shù)的基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案資料的存儲與管理方式，檔案使用者可利用適宜的編研形式來滿足項(xiàng)目的多樣化要求。此外，在進(jìn)行檔案管理服務(wù)期間，相關(guān)人員需借用對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的強(qiáng)化來設(shè)定信息化的檔案主頁，有效增強(qiáng)檔案管理的活力，為此后查看檔案信息提供更加鮮活、豐富的資料。

（三）增強(qiáng)檔案信息資源的利用與開發(fā)。為更好地增強(qiáng)檔案信息資源利用與開發(fā)效果，檔案管理服務(wù)人員需實(shí)行必要的源頭管理，在開發(fā)檔案信息資源的過程中，要增加對檔案資源信息的管控力度，提升對該項(xiàng)建設(shè)工作的重視度，不但要適時(shí)完善檔案信息資源的儲備，還需在源頭處控制檔案信息的建設(shè)質(zhì)量，透過該類方式強(qiáng)化檔案資源信息的開發(fā)價(jià)值。與此同時(shí)，在信息化時(shí)代的大背景下，檔案管理服務(wù)的形式正呈現(xiàn)多元化趨勢，相關(guān)人員需要通過對實(shí)際情況的合理結(jié)合來突破傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)內(nèi)容，利用對相關(guān)重點(diǎn)的突破來提升對檔案信息資源的利用效果。值得一提的是，在創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形態(tài)的過程中，檔案管理服務(wù)人員應(yīng)由點(diǎn)及面層層展開，利用該類開發(fā)形式來創(chuàng)設(shè)出更多的檔案管理服務(wù)內(nèi)容，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。比如，在信息化技術(shù)的引導(dǎo)下，檔案管理服務(wù)人員可對工程檔案進(jìn)行一定的開發(fā)與利用，其在滿足多項(xiàng)管理內(nèi)容的情況下，創(chuàng)新出新型檔案服務(wù)內(nèi)容，為工程檔案提供更多較精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，從而有效提升該類檔案信息資源的開發(fā)與利用水平。

（四）合理使用信息化技術(shù)。從信息化時(shí)代的檔案管理服務(wù)模式上看，若想切實(shí)增強(qiáng)檔案管理服務(wù)水準(zhǔn)，相關(guān)人員需增加信息化技術(shù)的使用頻率，借助對該類技術(shù)的適時(shí)更新，全面強(qiáng)化當(dāng)前階段的檔案信息管理水準(zhǔn)。檔案管理服務(wù)人員在日常工作中可主動學(xué)習(xí)多項(xiàng)信息化技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與多媒體技術(shù)等，在適時(shí)掌握該項(xiàng)內(nèi)容后，可將各類技術(shù)放置到適宜的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)，借助信息化技術(shù)與檔案信息資源管理平臺的有效結(jié)合，提升檔案信息管理效率。同時(shí)，在應(yīng)用各項(xiàng)信息化技術(shù)期間，檔案管控人員還要將各項(xiàng)技術(shù)與檔案管理的實(shí)際情況相結(jié)合，透過對檔案管理信息的收集、分析與整合，對不同種類的檔案信息實(shí)行精準(zhǔn)分類，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作的專業(yè)性，將可能造成的人工操作失誤或各項(xiàng)問題都解決在檔案管理的初期，保障該項(xiàng)管理工作中數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。針對信息化技術(shù)的使用過程而言，檔案管理服務(wù)人員要注意對相關(guān)信息數(shù)據(jù)的防護(hù)，通過對檔案信息資源的整合與管理來增強(qiáng)其使用時(shí)的專業(yè)性，切實(shí)促進(jìn)檔案管控服務(wù)工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

（五）強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員素養(yǎng)。首先，在管理服務(wù)模式更新后的檔案管控中，企業(yè)內(nèi)部管理層需適時(shí)強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員素養(yǎng)，完善管理服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)需為檔案管理服務(wù)人員設(shè)置較專業(yè)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，其培訓(xùn)內(nèi)容要同時(shí)包含信息技術(shù)的使用、檔案管理服務(wù)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，在保證兩項(xiàng)學(xué)習(xí)內(nèi)容質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升檔案管理服務(wù)水準(zhǔn)。其次，利用專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理服務(wù)培訓(xùn)。為更好地加強(qiáng)培訓(xùn)效果，企業(yè)管理層需實(shí)行必要的培訓(xùn)考核，透過適宜的獎懲制度來激發(fā)檔案管理服務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的主動性，提高該類業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的整體質(zhì)量。在當(dāng)前的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)中，主講人需借助實(shí)踐與理論相結(jié)合的方式來提升基層人員的檔案管理服務(wù)質(zhì)量，在日常工作中需為其創(chuàng)設(shè)更多的檔案服務(wù)或檔案管理機(jī)會，真正鍛煉其檔案管理服務(wù)素養(yǎng)。最后，在實(shí)行檔案管理服務(wù)的過程中，相關(guān)人員還應(yīng)及時(shí)改進(jìn)檔案管理服務(wù)理念，不斷改善信息化手段來更好地融合新型理念與服務(wù)模式，營造出優(yōu)質(zhì)的服務(wù)管理工作環(huán)境，提升檔案管控服務(wù)工作的專業(yè)度。檔案管理服務(wù)人員在開展該項(xiàng)服務(wù)時(shí)，應(yīng)合理利用其學(xué)到的專業(yè)知識與服務(wù)，借助對該項(xiàng)工作內(nèi)容的改善來提升檔案信息資源的管理服務(wù)質(zhì)量，幫助企業(yè)管理層獲取到更為專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)資源，促進(jìn)該專業(yè)工作的現(xiàn)代化、信息化。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代，檔案管理服務(wù)工作需創(chuàng)設(shè)出全新形式，利用適宜的信息技術(shù)來搭建符合當(dāng)前狀態(tài)的檔案信息管理平臺，透過對平臺內(nèi)部數(shù)據(jù)的詳盡分析，合理完成相關(guān)檔案信息資源的利用與開發(fā)，高效改善與檔案管理相關(guān)的服務(wù)模式，增進(jìn)檔案管理工作與信息技術(shù)的高效融合。