文/遼寧省盤錦市盤山縣交通事務(wù)服務(wù)中心 張娟

企事業(yè)單位的常規(guī)經(jīng)營與運行，與辦公室管理工作緊密相連。然而，一部分企事業(yè)單位由于對辦公室檔案管理工作認(rèn)知不夠全面與深入，對其重視程度不足，一些問題與不良現(xiàn)象在實際工作過程中充分暴露出來。這些問題非但不利于提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，而且在很大程度上束縛了企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展?；谶@種現(xiàn)狀，企事業(yè)單位十分有必要對辦公室檔案管理工作的重要性產(chǎn)生清晰、正確的認(rèn)知。與此同時，應(yīng)通過一系列手段來改善、優(yōu)化檔案管理工作的機制，使這項工作保持高度的科學(xué)性與有效性，從而達到促進企事業(yè)單位向好向上蓬勃發(fā)展的目的。

一、辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）顯著提升企事業(yè)單位的整體工作效率。通過對重要資料及檔案有針對性地進行專業(yè)化管理，能夠大幅提升企事業(yè)單位的辦公效率，同時，也有利于促進單位各項業(yè)務(wù)、工作的高效開展與落實。首先，由辦公室進行收集、歸納與管理的檔案資料，往往是重要的指令性文件，意味著這些文件對于單位各個部門來說，能夠發(fā)揮指導(dǎo)作用。辦公室檔案有利于各單位工作的高效、有序開展，其重要程度可見一斑。其次，因為企事業(yè)單位的工作特殊性以及崗位的重要性，與之相關(guān)的工作往往是繁重而復(fù)雜的，傳統(tǒng)的工作方式通常需要投入相當(dāng)大的財力、物力以及人力，都難以達到較為理想的效果。而這種狀況隨著辦公室檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化邁進，在很大程度上被改善了。使辦公室檔案管理工作流程得到優(yōu)化，能夠在財力、物力以及人力上，降低一系列消耗，使得企事業(yè)單位的整體辦公效率得到質(zhì)的提升。對于切實參與到檔案管理工作的一線員工來說，其工作內(nèi)容由繁雜瑣碎變得簡單明了，檔案管理工作的效率得到了提升，這意味著企事業(yè)單位整體的管理水平與效率同時得到了有效的提升。除此之外，與當(dāng)前高度信息化的時代相融合，高效開展檔案管理工作，不僅為后續(xù)工作中必要的查閱檔案及資料等工作提供了方便，還進一步提高了單位的整體工作效率。

（二）有助于檔案管理人員綜合素質(zhì)與水平的提升。在不斷推進并落實檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化改革的過程中，企事業(yè)單位務(wù)必同時增強對辦公室檔案管理人才培養(yǎng)工作的重視。通過投入適當(dāng)?shù)呢斄εc物力對辦公室檔案管理人才進行培養(yǎng)與提升，使其參與工作的認(rèn)知程度得以增強，不僅如此，辦公室檔案管理工作人員的理論儲備與實踐能力也得到大幅度的提升，能根據(jù)實際工作情況，持續(xù)進行學(xué)習(xí)與優(yōu)化，使企事業(yè)單位的檔案管理工作真正科學(xué)、規(guī)范地開展，并能夠落到實處。不同于以往傳統(tǒng)的人工操作管理模式，辦公室檔案管理規(guī)范化意味著最前沿的互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)被充分應(yīng)用，大量基礎(chǔ)性的人工操作被自動化的電子計算機科技與設(shè)備所替代。因此，辦公室檔案管理人員在此背景下，面臨著更高的工作要求。例如，熟練操作電子計算機并使用檔案管理相關(guān)軟件。這不僅有利于提升辦公室檔案管理人員的工作能力與業(yè)務(wù)水平，還能夠體現(xiàn)其個人價值。

（三）改善辦公室檔案的管理模式。隨著辦公室檔案管理工作與相關(guān)的計算機軟件逐步深入結(jié)合，檔案管理工作人員得以在計算機的幫助下，更加高效地完成辦公室檔案分類工作，隨后對其進行系統(tǒng)性的儲存與管理。這種工作模式不但提高了辦公室檔案管理的工作效率，增強其便捷性，同時也使得企事業(yè)單位的管理模式更加多樣化。此外，有針對性地對辦公室檔案進行分級化管理，不僅能夠增強企事業(yè)單位員工查閱檔案資料的效率，使不同級別的工作人員及時滿足其查閱檔案資料的訴求，同時還有利于對關(guān)鍵性檔案進行保護，增強其保密性以及安全性，從而使企事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展得到有力的保障。

二、辦公室檔案管理工作面臨的不足與困難

（一）對檔案管理工作暫未形成正確的認(rèn)知。近年來，辦公室檔案管理工作并沒有在工作人員頭腦中形成科學(xué)、正確的認(rèn)知，對這項工作的重視程度嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致一系列問題出現(xiàn)。例如，辦公室檔案及材料未能被全面地收集；隨意存放、保管辦公室檔案及材料；辦公室檔案的管理工作缺乏條理性；已經(jīng)失效的陳年檔案未被及時處理，導(dǎo)致全部檔案均較為冗雜等。以上這些問題給企事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)造成不便。

（二）相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。1.如前文所述，從行業(yè)內(nèi)部來看，由于用人單位尚未對辦公室檔案管理工作形成正確認(rèn)知，相關(guān)工作人員因缺乏與檔案管理相關(guān)的理論儲備與技能培訓(xùn)，從而難以勝任本職工作。2.企事業(yè)單位作為用人單位，難以在員工招聘時針對辦公室檔案管理工作設(shè)置專門的崗位。這一現(xiàn)狀不僅使辦公室檔案管理崗位喪失了專業(yè)性，與此同時，還會在一定程度上進一步加劇辦公室檔案管理工作的無序性與低效性。3.由以上兩點所致，因為辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性，且相關(guān)工作人員的權(quán)責(zé)范圍劃分不夠明確、清晰，從而致使人員在查找過程中，與檔案管理人員發(fā)生推諉，這不僅會對個人的工作效率造成一定的負(fù)面影響，還會降低企事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率，甚至不利于企事業(yè)單位的正常運行與管理。

（三）管理制度不健全。辦公室檔案管理工作混亂、檔案管理制度不健全是一個普遍存在的問題。1.個別領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理制度朝令夕改。這一現(xiàn)象通常會進一步加深檔案管理工作人員與檔案需求方之間的矛盾，不利于真正開展并落實檔案管理工作。2.有些辦公室檔案管理制度大搞形式主義，制度本身與企事業(yè)單位的實際狀況存在嚴(yán)重不符。這一現(xiàn)象不僅會導(dǎo)致日常管理工作與相關(guān)制度產(chǎn)生脫節(jié)，更容易造成辦公室檔案管理工作效率的下滑。3.因為辦公室檔案管理工作中缺乏明確的獎懲制度以及系統(tǒng)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督機制，所以辦公室檔案管理人員通常在工作過程中態(tài)度懶散、積極性不高，這不利于保障檔案管理工作的效率。

三、辦公室檔案管理工作效率的提升策略

（一）轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度與思想觀念。在企事業(yè)單位中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線員工，均有必要提高對辦公室檔案管理工作的認(rèn)知與重視，把這項工作納入日常工作范圍，并持續(xù)優(yōu)化。與此同時，要將這份認(rèn)知與重視落到實處，在對企事業(yè)單位的工作進行全局性規(guī)劃、決策性部署以及實際操作與施行的過程中，要把有關(guān)辦公室檔案管理的推進改革與完善工作當(dāng)作整體性規(guī)劃的中心，將其放在重要的位置上。要將有關(guān)辦公室檔案管理工作的規(guī)劃和設(shè)想、機會，與實際工作中的實踐性情況相互融合，積極采取措施，對其進行一系列科學(xué)合理的績效考核。根據(jù)考核的最終結(jié)果，設(shè)置有針對性的獎懲措施。這一系列工作方法，不僅能夠提高企事業(yè)單位上上下下對辦公室檔案管理工作的重視，還可以充分調(diào)動檔案管理人員對這項工作的積極性與主動性，從而使整個工作環(huán)境在一定范圍內(nèi)得到完善與優(yōu)化。在這樣的基礎(chǔ)之上，企事業(yè)單位往往能夠根據(jù)自身發(fā)展特點與其實際需求，迅速對檔案管理工作作出調(diào)整，以適應(yīng)當(dāng)前的信息化發(fā)展需求，從而使工作效率在整體上得到提升，助力企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。如前文所述，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力亟待提高，是辦公室檔案管理工作想要順利開展所必須解決的重要問題之一。此外，在當(dāng)前信息化時代的背景之下，要求從業(yè)人員不僅要有扎實的專業(yè)能力，同時要能夠熟練運用信息化設(shè)備?；诖?，理論知識教學(xué)與專業(yè)技能的培訓(xùn)，有必要在辦公室檔案管理工作人員當(dāng)中定期進行組織和開展。與此同時，企事業(yè)單位還要注重對相關(guān)工作人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以上這些培訓(xùn)還應(yīng)當(dāng)與切實有效的獎懲制度相結(jié)合，二者相輔相成，在增強辦公室檔案管理工作人員工作能力與綜合素養(yǎng)的同時，提升其工作主動性，從而提高辦公室檔案管理的工作效率。

（三）加強檔案管理制度建設(shè)。企事業(yè)單位的辦公室檔案涵蓋了人事、財務(wù)、文書、科研、基建、設(shè)備以及電子聲像等各種類型與形式的檔案。在管理內(nèi)容如此繁瑣復(fù)雜的情況下，企事業(yè)單位更應(yīng)該制訂嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的檔案管理制度，目的是當(dāng)檔案管理人員在開展工作時，能夠有章可依、有據(jù)可循，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行制度，從而保障這項工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及程序化開展。

（四）強化辦公室檔案管理的保密工作。根據(jù)我國現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定，辦公室檔案在被相關(guān)工作人員收集、儲存與管理期間，工作人員未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對檔案及材料的內(nèi)容進行抄錄、拍攝或復(fù)制。除此之外，在確定檔案保密級別的同時，務(wù)必進一步確保其安全性，要根據(jù)檔案使用對象以及使用目的，對其保密時間與保密范圍進行明確、清晰地劃分與規(guī)范。做好以上工作，需要辦公室檔案管理工作人員具備一定的職業(yè)素養(yǎng)，這與職業(yè)道德培訓(xùn)是密不可分的。

（五）提高辦公室文書檔案管理信息化技術(shù)水平。在人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中，信息化、現(xiàn)代化程度在不斷深入利用，能夠提高辦公室檔案管理的工作質(zhì)量與綜合水平。信息技術(shù)能夠在很大程度上為檔案管理人員提供便利，例如在檔案管理與文書整合的過程中，工作人員可以利用計算機設(shè)備將檔案材料以文字、圖像或視頻的方式進行錄入與儲存，使檔案管理的工作效率得到大幅度的提升。不僅如此，對信息技術(shù)與高新電子設(shè)備加以合理應(yīng)用，是企事業(yè)單位進行優(yōu)化與改革的一個重要支點。工作人員還可以充分借助二維碼技術(shù)，進一步提升辦公室檔案管理工作的數(shù)字化水平，使管理更加高效與規(guī)范。二維碼具備成本低廉，制作簡單，且信息存儲量巨大的特點。在檔案管理工作中只需用電子設(shè)備對二維碼進行掃描，即可快速確定檔案位置，為工作人員查閱辦公室檔案資料節(jié)省出大量時間。此外，二維碼技術(shù)還能夠輔助管理實體辦公室檔案，對其進行長期保存。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著中國經(jīng)濟水平的進一步提高以及電子信息化技術(shù)的持續(xù)深入發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也需要與時俱進。辦公室檔案管理工作人員務(wù)必積極主動地學(xué)習(xí)新理念、掌握新方法、運用新技術(shù)，進一步提高辦公室檔案管理工作水平以及自身的工作效率。企事業(yè)單位也有責(zé)任定期對檔案管理設(shè)備進行全面檢查與維護，對老舊設(shè)備進行更新管理，注重對先進計算機系統(tǒng)的配備與更新，以保障辦公室檔案管理工作的正常需求。總而言之，提高辦公室檔案管理的工作效率對企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。