文/南方新聞網(wǎng) 鐘杰文

社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)于企業(yè)提出了更高要求，企業(yè)辦公室行政管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)會(huì)，這就需要辦公室的工作人員真正認(rèn)識(shí)到自身本職工作的重要性，樹(shù)立相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)良好的個(gè)人形象，提高個(gè)人的素質(zhì)和能力，在工作的過(guò)程中和他人進(jìn)行密切的溝通和交流，相互之間共同配合，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)部門需要的重要材料進(jìn)行全面的調(diào)查和分析，更加順利地發(fā)揮出辦公室行政工作人員所具有的行政管理職能，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

一、辦公室行政管理工作的主要職能

（一）協(xié)調(diào)內(nèi)在關(guān)系。在企業(yè)行政管理工作中，辦公室實(shí)際上是一個(gè)中間的環(huán)節(jié)，它可以對(duì)企業(yè)不同層次的員工進(jìn)行連接，讓領(lǐng)導(dǎo)和員工之間進(jìn)行交流。也就是說(shuō)企業(yè)辦公室行政管理工作人員可以傳達(dá)上級(jí)提出的要求和指令，也可以反映基層員工的需求。另外，辦公室還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)領(lǐng)全局的任務(wù)，實(shí)際上是一個(gè)綜合性的指揮部門以及執(zhí)行決策的部門。在辦公室行政管理部門的日常工作中，需要對(duì)各部門任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排以及整理和分析，確保所有任務(wù)能夠及時(shí)傳達(dá)，同時(shí)要確保信息的準(zhǔn)確性。此外，辦公室還需要對(duì)企業(yè)基層組織的運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和科學(xué)的管理，一旦發(fā)現(xiàn)基層組織運(yùn)行中出現(xiàn)問(wèn)題，就需要對(duì)其進(jìn)行反映和協(xié)調(diào)處理，這樣才能夠保證企業(yè)運(yùn)行狀態(tài)穩(wěn)定。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。整個(gè)企業(yè)中，辦公室是核心的系統(tǒng)，需要收集一些關(guān)鍵的信息內(nèi)容，從而為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。企業(yè)辦公室針對(duì)日常行政事務(wù)進(jìn)行處理的過(guò)程中，需要適當(dāng)分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一部分工作內(nèi)容，從而使領(lǐng)導(dǎo)在工作時(shí)提高效率，能夠降低領(lǐng)導(dǎo)的壓力。一方面，企業(yè)辦公室會(huì)接觸很多人，包括高層的領(lǐng)導(dǎo)者，同時(shí)也包括基層的員工，在這種長(zhǎng)期的接觸過(guò)程中，辦公室就會(huì)成為各種人員信息傳達(dá)以及反饋的關(guān)鍵位置和重要途徑。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)公司的發(fā)展方向進(jìn)行統(tǒng)籌安排和戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，需要獲取基層員工的一些重要意見(jiàn)作為參考，這個(gè)時(shí)候企業(yè)辦公室就需要發(fā)揮相對(duì)應(yīng)的作用。另一方面，企業(yè)辦公室在實(shí)際的工作中，需要充分了解員工的各種問(wèn)題，協(xié)調(diào)辦公室行政管理工作人員進(jìn)行解決，這樣就能夠更快了解員工的工作狀態(tài)和心理預(yù)期，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)提供行政策劃建議和調(diào)整工作方案?？傮w來(lái)說(shuō)，辦公室在開(kāi)展行政管理工作時(shí)，會(huì)承擔(dān)很多的責(zé)任，具有一定的參考價(jià)值。首先需要將及時(shí)獲取的信息反映給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，并且為各個(gè)事件提供自身的建議。其次是在管理過(guò)程中，需要對(duì)各部門工作進(jìn)行調(diào)查，確保獲得的數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。另外，需要對(duì)各種文件進(jìn)行起草，并且準(zhǔn)確地表達(dá)出領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和要求，讓領(lǐng)導(dǎo)作出的重要決策方案能夠更加順利、正確地執(zhí)行。最后還需要對(duì)企業(yè)中的一些重大事件進(jìn)行快速、妥善的處理，幫助企業(yè)管理人員緩解工作壓力。

（三）體現(xiàn)出企業(yè)的文化。企業(yè)文化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的精神動(dòng)力，也會(huì)對(duì)企業(yè)中的員工造成極大的影響，為員工和企業(yè)的發(fā)展提供指引。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室是展現(xiàn)企業(yè)文化的重要窗口，也是踐行企業(yè)文化的重要部門。管理部門要重視企業(yè)文化的合理性構(gòu)建，需要采取一定的行政措施。由于企業(yè)辦公室不僅僅是企業(yè)文化的執(zhí)行者，也是保證企業(yè)文化可以展現(xiàn)的監(jiān)督者，只有讓企業(yè)內(nèi)部管理層和基層員工都充分了解企業(yè)文化之后，才能夠真正意義上為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

二、當(dāng)前辦公室行政管理工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題

（一）對(duì)于自身的工作認(rèn)識(shí)缺乏。在如今社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于辦公室行政工作的認(rèn)識(shí)可能有失偏頗，人們認(rèn)為辦公室行政管理工作是處理企業(yè)中的一些雜事以及瑣事，而不是處理重要事件。但實(shí)際上企業(yè)中的辦公室行政管理工作會(huì)體現(xiàn)出承上啟下以及溝通聯(lián)系的重要作用，也就是說(shuō)他們完成的是一些傳遞領(lǐng)導(dǎo)的命令、接轉(zhuǎn)電話、傳遞信息、接待來(lái)訪、收發(fā)文件等復(fù)雜事務(wù)，但是人們卻能夠從這種工作中看到企業(yè)辦公室行政工作人員的工作作風(fēng)、言談舉止以及辦事效率，這都是對(duì)企業(yè)管理人員進(jìn)行評(píng)估、反映出企業(yè)運(yùn)行情況以及企業(yè)文化的重要參考依據(jù)。比如在轉(zhuǎn)接電話時(shí)，看似是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，但是其中會(huì)涉及上級(jí)人員的指示、內(nèi)外情況的反應(yīng)、企業(yè)間的業(yè)務(wù)往來(lái)、人情世故、社會(huì)關(guān)系等重大的問(wèn)題。這就要求辦公室行政管理工作人員積極地內(nèi)外溝通，并且聯(lián)系不同工作部門。因此，辦公室行政管理工作并不是如人們所認(rèn)為的那么簡(jiǎn)單，而是在企業(yè)中占據(jù)關(guān)鍵的地位。

（二）能力有待提高。企業(yè)辦公室行政工作人員辦事的個(gè)人能力還有提升的空間，有些企業(yè)中的辦公室行政任務(wù)數(shù)量較多，內(nèi)容豐富，在整理和完成時(shí)比較復(fù)雜。但是有一些行政工作人員在完成自身的任務(wù)安排時(shí)，卻并沒(méi)有做到認(rèn)真細(xì)致、踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)，他們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中存在僥幸心理，認(rèn)為只要完成上級(jí)布置的任務(wù)即可。一旦發(fā)現(xiàn)上級(jí)布置的任務(wù)和自己的想法以及意見(jiàn)存在沖突時(shí)，就無(wú)法客觀對(duì)待自己的工作任務(wù)，存在消極敷衍的情緒，因此導(dǎo)致工作中時(shí)常出現(xiàn)問(wèn)題。另外，企業(yè)辦公室行政工作人員的個(gè)人素質(zhì)有待提高。個(gè)別工作人員在工作時(shí)比較粗心馬虎，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，導(dǎo)致辦公室行政工作的實(shí)施效果存在問(wèn)題。

（三）工作效率有待提高。辦公室行政管理部門是一個(gè)傳達(dá)信息的綜合性工作部門，在開(kāi)展具體行政工作中，他們要負(fù)責(zé)信息的傳達(dá)、任務(wù)的執(zhí)行、工作行為的監(jiān)督以及服務(wù)等不同方面的內(nèi)容，同時(shí)還需要承擔(dān)文件的起草、文書(shū)的整理、收發(fā)文件、傳遞信息的事務(wù)。而現(xiàn)如今社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，不同組織的職能劃分已經(jīng)更加明確，工作人員在工作的過(guò)程中，能夠了解自身需要承擔(dān)的工作內(nèi)容，同時(shí)也能夠各司其職，在各自崗位上做出貢獻(xiàn)，這樣的職能劃分可能會(huì)導(dǎo)致在行政工作人員傳達(dá)上級(jí)安排的任務(wù)時(shí)，要經(jīng)歷一個(gè)復(fù)雜的流程，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)時(shí)間上的浪費(fèi)，導(dǎo)致辦公室行政工作的效率低下。

三、做好辦公室行政管理工作的有效措施和方法

（一）要樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)。要了解企業(yè)中辦公室的重要職能，就要實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)。也就是說(shuō)，要向基層的群眾傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的重要決策以及任務(wù)安排，還要向領(lǐng)導(dǎo)部門反映出基層員工的一些意見(jiàn)和想法，體現(xiàn)出樞紐和橋梁的作用，同時(shí)也需要適當(dāng)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)部門以及基層員工的關(guān)系，防止兩者之間出現(xiàn)矛盾激化，引發(fā)更嚴(yán)重的后果。這就需要辦公室的行政工作人員能夠樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，將其作為正確行為的重要引導(dǎo)。在具體工作中，辦公室的工作人員要強(qiáng)化自身的預(yù)見(jiàn)性以及全面性，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通交流，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。同時(shí)還需要努力規(guī)范自身工作中的流程和程序，在達(dá)到良好工作效率的同時(shí)，節(jié)省工作的時(shí)間，提高工作的質(zhì)量，防止在行政工作中出現(xiàn)問(wèn)題。此外，還需要積極培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，能夠針對(duì)企業(yè)中的一些問(wèn)題，提出自己新的思路和想法，滿足企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一些新要求。還需要制訂出自身的奮斗目標(biāo)，讓辦公室行政工作人員的工作效率能夠得到顯著的提升。

（二）要樹(shù)立良好的形象。辦公室對(duì)于企業(yè)的發(fā)展意義重大，它代表著企業(yè)的文化，也體現(xiàn)著企業(yè)的形象，是企業(yè)的窗口，更是企業(yè)的門面。辦公室行政工作人員的形象在一定程度上代表著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的形象，因此辦公室的工作人員在工作過(guò)程中，要樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀、世界觀。對(duì)待一些具體問(wèn)題時(shí)，能夠從全局的角度進(jìn)行分析，思考領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度。此外，還需要在具體的工作中嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、遵紀(jì)守法、踏實(shí)肯干，同時(shí)要具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，能夠在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

（三）要做好資料的調(diào)查。領(lǐng)導(dǎo)制訂決策并不是盲目的，而是根據(jù)一些具體的資料和數(shù)據(jù)分析之后得出的。對(duì)此，在領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)，辦公室的行政工作人員就需要為其搜集相對(duì)應(yīng)的資料，并且針對(duì)一些資料中的信息或數(shù)據(jù)提出合理性的建議。此時(shí)，需要辦公室的工作人員重視對(duì)資料和數(shù)據(jù)開(kāi)展調(diào)查工作，并將相關(guān)的工作任務(wù)落到實(shí)處，完成調(diào)查工作之后，還需要將此作為重要的基礎(chǔ)，去編制相應(yīng)的調(diào)研報(bào)告，同時(shí)針對(duì)調(diào)研過(guò)程中的一些關(guān)鍵內(nèi)容，提出自身的想法和可行性的建議和思路，為決策的制訂以及執(zhí)行奠定良好的基礎(chǔ)，使辦公室行政工作的職能得到充分的發(fā)揮。此外，在針對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行制訂時(shí)，還需要制定出自身的奮斗目標(biāo)，行政工作人員的工作效率才能夠得到顯著的提升。

（四）需要人員相互配合。要理解辦公室行政管理工作的正常穩(wěn)定開(kāi)展，需要所有的辦公室工作人員相互配合，讓每一個(gè)人的力量都能夠得到充分的發(fā)揮。只有將每一個(gè)人的力量進(jìn)行結(jié)合，讓所有的人共同參與其中，才能夠形成一種團(tuán)隊(duì)合力的模式，最終使相關(guān)工作開(kāi)展得更加順利。在辦公室行政管理工作開(kāi)展時(shí)，就需要充分體現(xiàn)出“以人為本”的重要思想，實(shí)現(xiàn)人性化的管理目標(biāo)。同時(shí)也需要了解，人與人之間存在差異是必然的情況，因此，要善于發(fā)掘每一個(gè)工作人員的潛力，了解每一個(gè)工作人員自身的特點(diǎn)，并且發(fā)揮自己的作用與價(jià)值。同時(shí)還要建立更加行之有效的科學(xué)管理系統(tǒng)、全面完善獎(jiǎng)懲制度體系，讓激勵(lì)作用得到充分體現(xiàn)，使辦公室行政管理工作人員在工作的過(guò)程中更加積極主動(dòng)。

（五）要重視自身能力的提高。辦公室的行政工作人員，在實(shí)際工作中需要積極學(xué)習(xí)，在工作時(shí)注意積累經(jīng)驗(yàn)，提高個(gè)人能力和個(gè)人綜合素質(zhì)，只有這樣才能夠更好地跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，匹配企業(yè)的發(fā)展需求。首先需要辦公室行政工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的政治理論知識(shí)，具有良好的政治素養(yǎng)，端正自身的工作態(tài)度，擁有堅(jiān)定的理想和信念，了解國(guó)家對(duì)于企業(yè)發(fā)展提出的一系列要求，為企業(yè)制訂出眾多方案，才能夠更好地開(kāi)展自身的工作。其次需要提高自身的業(yè)務(wù)能力，現(xiàn)如今信息技術(shù)水平的提高，在各大產(chǎn)業(yè)中發(fā)揮了重要的作用，這就需要辦公室的工作人員努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到無(wú)紙化辦公的要求，從而提高自身的工作效率，并且保障工作的準(zhǔn)確性和保證工作質(zhì)量。另外還需要進(jìn)一步完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)內(nèi)容，如今社會(huì)對(duì)于綜合型的人才提出了更高的要求，而辦公室行政管理工作的開(kāi)展，必然需要獲得綜合型人才的支持，這就需要工作人員積累一些科學(xué)文化知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的法律法規(guī)，提高自身的技能和素養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)辦公室行政管理工作在激烈的市場(chǎng)形勢(shì)下，面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室的地位極為關(guān)鍵，這就需要辦公室的工作人員能夠真正認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)和良好的個(gè)人形象，在工作的過(guò)程中更加努力認(rèn)真、細(xì)致負(fù)責(zé)，為企業(yè)的發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。