吳卓陽

黑龍江科技大學，黑龍江 哈爾濱 150020

0 引言

大數(shù)據(jù)是一種信息技術(shù)手段，在短時間內(nèi)可以實現(xiàn)對信息的采集、儲存、管理和分析等。基于海量的信息可以建立數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫具有數(shù)據(jù)量大、信息種類多、處理速度快的優(yōu)勢，相比傳統(tǒng)檔案管理工作更加人性化。人事檔案記錄了個人在社會、工作中的人生軌跡，動態(tài)性強、可信度高、機密性強，交由國家機構(gòu)或社會組織進行管理，是具有法律效力的。將大數(shù)據(jù)與人事檔案結(jié)合，建設信息化體系，創(chuàng)新管理模式，是順應數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然要求。

當前信息化技術(shù)已應用于不同的行業(yè)，現(xiàn)代高新技術(shù)和計算機技術(shù)也在不斷發(fā)展，我國的信息管理得到質(zhì)的提升，這些技術(shù)在提升社會信息管理質(zhì)效的同時也將這股新鮮血液注入我國高校人事檔案管理工程。高校人事檔案信息化建設實現(xiàn)了人事檔案數(shù)據(jù)從信息收集到統(tǒng)計分析的自動化操作，為高校的整體發(fā)展和專項建設提供了樣本案例，成為高校各項工作順利開展的基礎(chǔ)。不僅能夠充分發(fā)揮人力資源的潛在價值，提高高校人事檔案管理工作的效率，而且能夠促進高校的人才培養(yǎng)、科學研究等，與社會發(fā)展趨勢相契合。目前，許多高校在信息化建設上已經(jīng)取得良好的成績和一定的研究成果，但是也暴露出潛藏的問題與不足。本文在探討高校人事檔案信息化建設落后產(chǎn)生的不利影響與缺陷的基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化高校人事檔案信息化建設的策略，以幫助當前高校展現(xiàn)出其在人力資源、各項科研成果、管理職能等方面的優(yōu)勢。

1 當前高校人事檔案信息化建設存在的問題與缺陷

1.1 人事管理思想滯后

傳統(tǒng)形式上的人事檔案內(nèi)容主要包括高校職工的政治面貌、家庭情況、社會工作經(jīng)驗以及獎懲情況等，信息不定期更新，幾乎無法反映出教職工的近期工作情況。除此之外，缺少對教職工個人能力的客觀評價，即使是有，其評價內(nèi)容大同小異，甚至還存在缺漏、填錯的情況；同時還存在監(jiān)管力度不足的問題，給一些為了晉升或提高薪資的教職工在填制檔案時造假提供可乘之機。這些現(xiàn)象導致人事檔案難以真正發(fā)揮其人力資源管理的作用。主要原因在于高校人事管理觀念落后，不夠重視人事檔案管理。一些高校在這方面投入力度小，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理階段，信息化程度偏低。另外，一些高校雖然建立了信息化人事檔案管理系統(tǒng)，但僅限于查詢基本人事信息，并未完全發(fā)揮信息化建設的優(yōu)勢，無法分析及整合數(shù)據(jù)，難以為高校人力資源管理提供決策上的數(shù)據(jù)支持。

1.2 數(shù)據(jù)來源單一，外延有限

高校人事檔案數(shù)據(jù)來源比較單一，覆蓋率較窄，難以全面、客觀地體現(xiàn)出教職工的業(yè)務能力和專業(yè)水平。檔案中對教職工的評價缺少準確的數(shù)據(jù)等，大多是大同小異的敘述性文字，難以準確地反映出教職工在不同階段或不同職位的工作能力和績效。外延有限導致信息化建設程度不足，在統(tǒng)計和處理數(shù)據(jù)時不僅無法做到客觀全面，而且費時費力、事倍功半。

1.3 基礎(chǔ)設施不完善，缺少專業(yè)技術(shù)人員

高校人事檔案信息化建設的成本較高，需要大量資金和人才，因此相關(guān)配套設施不健全也是阻礙信息化建設進程的一大重要因素。相關(guān)配套設施除了購置硬件設備以外，還有軟件開發(fā)、局域網(wǎng)建設、各部門數(shù)據(jù)對接等，建設過程前期比較復雜、操作難度較大，因此需要專業(yè)技術(shù)人員的支持。出現(xiàn)這種問題的原因主要有兩個方面：一方面缺少資金支持，設備更新緩慢，信息化建設無法有效推進，數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理進展緩慢，推進過程中也極易遇到問題而中斷；另一方面缺少技術(shù)人才的建設和維護。當前很多高校的人事檔案APP或網(wǎng)站都是高校技術(shù)部進行自主研發(fā)的，版面內(nèi)容較少，功能相對簡單，基本上只能完成信息登記和數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計、檔案目錄編輯等，信息存儲容量小、功能少、操作空間小，難以滿足多元化的數(shù)據(jù)存儲和處理需求。

2 高校人事檔案信息化建設的重要性

2.1 有利于信息集成

利用大數(shù)據(jù)進行高校人事檔案信息化建設，為人力資源管理邁向科學管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，實現(xiàn)了與時代發(fā)展同步，減少人力、物力的基本目標。傳統(tǒng)的人事檔案管理信息在收集初期，要進行篩選采集，費時費力，還容易出現(xiàn)由于管理人員的主觀判斷而干擾信息真實度的現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案信息化建設避免了人力收集信息時的主觀性，對數(shù)據(jù)形式、數(shù)據(jù)來源基本沒有要求，能夠自動將與高校人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)都收集起來，保證數(shù)據(jù)的全面和客觀，方便后期對信息進行分析和資源共享等。

2.2 有利于資源調(diào)配

大數(shù)據(jù)時代背景下的高校人事信息資源，可以通過技術(shù)手段進行量化分析，分析結(jié)果還可作為人力資源發(fā)展的數(shù)據(jù)支撐。首先，信息化管理系統(tǒng)收集了大量客觀的數(shù)據(jù)，包括教職工個人基本信息、績效薪酬信息等多方數(shù)據(jù)，可進行數(shù)字化定量分析。通過詳細的對比和分析，大數(shù)據(jù)就可以為人才招聘、師資培訓、績效考核等人力資源管理工作提供參考，有利于根據(jù)崗位匹配人才，確?？冃Э己私Y(jié)果客觀公正。其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案信息進行分類、相關(guān)性分析，有助于高校做好人力資源規(guī)劃，預測人力資源的發(fā)展趨勢，引進高層次人才，知人善用、崗位適配，充分發(fā)揮人力資源的價值。

3 優(yōu)化高校人事檔案信息化建設的策略

大數(shù)據(jù)的“大”并不僅僅只是容量大，它的意義在于通過對數(shù)據(jù)的整合分析發(fā)現(xiàn)新的價值，進而為各行各業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟利潤、發(fā)展空間和資源共享空間。因此，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)并不能完全擁有核心競爭力，而是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對這些海量的信息和數(shù)據(jù)進行挖掘、處理、應用。

3.1 加強人事檔案信息化管理意識

大數(shù)據(jù)時代使得許多傳統(tǒng)的工作模式、管理思維悄然發(fā)生了轉(zhuǎn)變，面對這種思維的沖擊，首先需要對傳統(tǒng)觀念進行顛覆和扭轉(zhuǎn)。高校的人事檔案管理應當充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源，建設數(shù)據(jù)庫，挖掘并利用數(shù)據(jù)背后的潛在價值，在資源共享的基礎(chǔ)上進行資源的合理調(diào)配,實現(xiàn)人事信息資源最大限度的利用。另外，還要加大宣傳力度，提高高校各層對人事檔案信息化建設的注意力以及管理層的資金投入，切實保障信息化檔案管理系統(tǒng)建設的硬件設施、軟件開發(fā)、技術(shù)人員培訓等環(huán)節(jié)積極開展。

3.2 注重利用人事檔案信息挖掘潛在價值

大數(shù)據(jù)時代背景下，人力資源管理并不僅僅是信息的簡單收集和存儲，最重要的是要對數(shù)據(jù)信息進行深入采集、篩選、分析，并且要充分利用這些信息的有效價值，對比數(shù)據(jù)分析結(jié)果，掌握隱藏的規(guī)律，高校的人事檔案信息化建設的最終目標是要利用這些規(guī)律和價值預測人力資源的發(fā)展趨勢。高校的人事檔案信息化建設應當具有信息明確、查詢方便的特點，為了滿足該需求特點，數(shù)據(jù)平臺的建立應當做到層次分明。前期，收集海量信息建立數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)不同的主題（工作經(jīng)驗或獎懲情況等）、來源（網(wǎng)絡或他人轉(zhuǎn)述等）、形式（圖片、文字或音視頻等）分類存放到人事檔案信息化系統(tǒng)中；中期，利用算法對這些數(shù)據(jù)信息進行簡單的統(tǒng)計分析，主要是滿足使用者快速檢索的需求；后期，可以利用信息化技術(shù)手段對數(shù)據(jù)進行加工整合和趨勢預測，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享，形成對教職工的綜合評價，并且能與校內(nèi)各職能部門進行信息對接。該平臺致力于將人事檔案信息化體系發(fā)揮出最大的作用。

3.3 推送個性化的信息服務

傳統(tǒng)行業(yè)要想轉(zhuǎn)型發(fā)展、更好地滿足客戶需求，為客戶提供個性化服務，其支撐和依據(jù)就是“數(shù)據(jù)”。海量的數(shù)據(jù)信息能夠?qū)⒖蛻舻男枨蠛拖埠梅答伣o管理方。在這個大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案的被動服務方式已經(jīng)悄然發(fā)生了改變。人事檔案信息不僅包括教職工個人基本信息，而且還包括其需求信息。將這些信息融合分析，從而改變原來“你來我找”的被動工作模式，以主動推送個性化服務的方式取而代之。

3.4 保障網(wǎng)絡安全和信息安全

網(wǎng)絡安全是信息安全的保障，隊伍建設是信息化技術(shù)落實到檔案管理工作中的關(guān)鍵因素，因此要加強網(wǎng)絡防護機制，增強技術(shù)人員的安全意識，進而達到保護信息安全的目的。高校人事檔案信息化建設完成以后，檔案信息可以在局域網(wǎng)中被申請檢索和利用，高校職工的信息查詢方式步入現(xiàn)代化。同時，信息開放程度較高意味著數(shù)據(jù)風險也會相應增大，所以網(wǎng)絡信息安全問題已經(jīng)成為高校人事檔案信息化建設過程中必須要防范和解決的障礙?；诖?，高校應該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立安全體系和防御機制，培養(yǎng)綜合實力較強的復合型人才，時刻注意網(wǎng)絡安全和信息維護，這樣才能夠為高校人事檔案信息化建設的信息安全保駕護航，實現(xiàn)高校長遠發(fā)展的目標。

4 結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設既是順應大數(shù)據(jù)實際發(fā)展、實現(xiàn)數(shù)字化校園的必然需求，也是高校培養(yǎng)人才、搞科學研究、服務地方經(jīng)濟社會的必然需求。因此，高校應該拓寬數(shù)據(jù)信息采集渠道，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對這些信息進行分析和趨勢預測，在保證網(wǎng)絡安全的基礎(chǔ)上將被動的信息查詢模式轉(zhuǎn)變成個性化推送服務模式，利用信息的分析預測成果進行資源調(diào)配，充分優(yōu)化師資力量和教學環(huán)境。實行信息化管理的宗旨是幫助高校長遠發(fā)展。信息化管理具有自動化、實時化、網(wǎng)絡化的特點，能夠在采集信息的基礎(chǔ)上利用信息實現(xiàn)資源共享，提高信息的利用率，拓展服務功能。所以，加強信息化管理已經(jīng)成為高校人力資源管理模式創(chuàng)新的必然選擇。