■張艷

一、引言

事業(yè)單位作為提供社會(huì)公共服務(wù)的主體，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮著不可或缺的作用。隨著經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)具有重要意義。作為事業(yè)單位業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制六大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之一的合同控制，其設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性將直接影響事業(yè)單位整體內(nèi)部控制的水平，同時(shí)也是維護(hù)事業(yè)單位合法權(quán)益，提高社會(huì)公共服務(wù)效能的重要條件。

我國(guó)事業(yè)單位的很多經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都必須簽訂合同，如政府采購(gòu)合同、建筑工程合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。目前我國(guó)事業(yè)單位依據(jù)合同法、招投標(biāo)、政府采購(gòu)、內(nèi)部控制規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容的文件，對(duì)合同的各個(gè)流程進(jìn)行管理。本文通過(guò)梳理合同管理控制的建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)并分析合同管理控制中存在的問(wèn)題，根據(jù)這些問(wèn)題提出幾點(diǎn)改進(jìn)的建議。

二、存在的主要問(wèn)題及分析

1.合同業(yè)務(wù)的組織管理體系。

合同管理的內(nèi)部控制制度不完善，沒(méi)有合理設(shè)置合同各個(gè)流程所必需的業(yè)務(wù)崗位，職責(zé)分工不明確，不相容崗位沒(méi)有分離。某些事業(yè)單位合同擬定與審核為同一崗位，合同執(zhí)行與監(jiān)督評(píng)估為同一崗位，這些都嚴(yán)重影響事業(yè)單位內(nèi)控管理工作，導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)蒙受損失。

合同實(shí)行分級(jí)管理不明確。合同不分重要級(jí)別，僅僅根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的分類授權(quán)各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署，容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)能力不足，不能勝任簽署崗位或越權(quán)審批，增加了事業(yè)單位財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

歸口管理部門(mén)設(shè)置不合理。某些事業(yè)單位僅僅只有業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的全部流程，沒(méi)有合同歸口管理部門(mén)，造成合同缺失等嚴(yán)重問(wèn)題，沒(méi)有設(shè)置部門(mén)建立合同臺(tái)賬，導(dǎo)致關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息無(wú)法統(tǒng)計(jì)分析，財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有參與合同談判影響了合同的后期履行。

2.合同管理業(yè)務(wù)流程。

在合同前期準(zhǔn)備控制中，合同的調(diào)查不充分，沒(méi)有確保合同對(duì)方的資信情況、經(jīng)營(yíng)狀況等，加大了合同違約的風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有協(xié)調(diào)好與合同相關(guān)的內(nèi)容、技術(shù)、時(shí)間，沒(méi)有依據(jù)單位的投資計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算，導(dǎo)致合同的訂立金額超過(guò)了投資計(jì)劃和成本預(yù)算。在合同訂立控制中，對(duì)合同內(nèi)容和條款的審核不嚴(yán)，甚至僅僅讓合同對(duì)方確定所有合同條款，不加審核就訂立合同，合同的義務(wù)已超出義務(wù)一方的能力范圍導(dǎo)致合同違約。

在合同執(zhí)行中，未按照約定履行合同，如為完成財(cái)政部門(mén)要求達(dá)到的支付進(jìn)度提前支付款項(xiàng)可能導(dǎo)致單位的經(jīng)濟(jì)利益受損。沒(méi)有持續(xù)關(guān)注合同對(duì)方的資信變化，疏于管理，未能及時(shí)催收應(yīng)收款項(xiàng)和驗(yàn)收對(duì)方的義務(wù)履行情況。

在合同后續(xù)管理控制中，合同登記管理不完善，缺少合同管理臺(tái)賬，沒(méi)有按時(shí)對(duì)合同歸檔和妥善保管，影響合同及其相關(guān)文件資料的安全性。合同管理檢查評(píng)估機(jī)制不完善，某些事業(yè)單位不及時(shí)檢查，導(dǎo)致合同未履行完畢而不知，導(dǎo)致合同違約，從而承擔(dān)了不必要的損失。

3.合同管理信息化滯后。

信息化的快速發(fā)展已經(jīng)大幅度提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率，然而大部分事業(yè)單位合同管理的信息化水平卻還是停留在一個(gè)較低的水平。一些審核、審批、驗(yàn)收、登記、備案等合同管理的流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)還是停留在手工管理階段，無(wú)法降低人為因素的影響，阻礙了內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。大多數(shù)事業(yè)單位都具備日常辦公軟件，管理著文件的接收、下發(fā)、查閱等工作，也具備財(cái)政部門(mén)的固定資產(chǎn)管理軟件和預(yù)算管理軟件，但以上這些軟件都相對(duì)獨(dú)立，影響數(shù)據(jù)的流通和對(duì)接，沒(méi)有充分利用大數(shù)據(jù)的作用，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)分離導(dǎo)致在事業(yè)單位中形成一個(gè)個(gè)信息孤島。財(cái)務(wù)部門(mén)及各業(yè)務(wù)部門(mén)的管理追求的目標(biāo)有些不一致，兩者之間的信息不暢通，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門(mén)要等到業(yè)務(wù)部門(mén)完成了事前、事中流程工作后，才能依據(jù)發(fā)票、合同、驗(yàn)收單等材料進(jìn)行事后的監(jiān)督，造成了無(wú)法解決的僵局。由于信息化程度不夠，使得監(jiān)督未能完成內(nèi)部控制制度所要求的包括事前、事中、事后在內(nèi)的全過(guò)程監(jiān)控，不利于規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4.內(nèi)部控制意識(shí)薄弱，缺乏內(nèi)部控制執(zhí)行的主動(dòng)性，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高。

目前雖然事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部控制的意識(shí)有一定程度的提升，但總體上對(duì)內(nèi)部控制的重視程度偏低。有些事業(yè)單位根本沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度的學(xué)習(xí)，錯(cuò)誤的將上級(jí)部門(mén)對(duì)各項(xiàng)制度的建設(shè)要求等同于內(nèi)部控制建設(shè)，簡(jiǎn)單按各項(xiàng)要求下發(fā)文件，沒(méi)有考慮單位自身實(shí)際情況，編制一系列內(nèi)部控制制度，只起到應(yīng)付各項(xiàng)外部檢查的作用，沒(méi)有實(shí)際效果。在內(nèi)部控制的執(zhí)行上缺乏主動(dòng)性和積極性，沒(méi)有對(duì)預(yù)防、控制、監(jiān)督起實(shí)質(zhì)性的指導(dǎo)作用。部分事業(yè)單位相關(guān)人員專業(yè)水平偏低，對(duì)單位合同業(yè)務(wù)的重要事項(xiàng)實(shí)施過(guò)程缺乏參與意識(shí)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重，內(nèi)部控制理論知識(shí)缺乏對(duì)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點(diǎn)控制與風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度不能真正有效執(zhí)行。

三、改進(jìn)措施研究

1.改進(jìn)合同業(yè)務(wù)組織管理體制控制。

根據(jù)單位自身具體情況去設(shè)置合同業(yè)務(wù)部門(mén)及崗位，做到職責(zé)分明，不相容崗位相分離。具體做到合同的擬定與審核分離，合同審核與審批分離，合同審批與執(zhí)行分離，合同執(zhí)行與監(jiān)督評(píng)估分離。

對(duì)合同合理分類為重大合同、重要合同、一般合同。根據(jù)不同的合同設(shè)置各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行合同前期準(zhǔn)備、訂立、審批、簽署或授權(quán)的權(quán)限。

建立合同歸口管理機(jī)制。根據(jù)單位自身實(shí)際情況，明確合同業(yè)務(wù)的歸口管理部門(mén)。確定各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)分工，使歸口管理部門(mén)做到協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同管理工作，避免各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同管理混亂，出現(xiàn)重復(fù)操作或合同管理部分流程缺失的現(xiàn)象。

2.完善合同管理業(yè)務(wù)流程控制。

合同的策劃目標(biāo)必須同單位提供公共服務(wù)目標(biāo)和戰(zhàn)略相一致。單位應(yīng)結(jié)合預(yù)算管理充分進(jìn)行可行性研究。

合同訂立前應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)情況等方面盡職調(diào)查，嚴(yán)格審查被調(diào)查對(duì)象的各項(xiàng)證明材料、報(bào)表等，必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的調(diào)查，通過(guò)財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息全面評(píng)估經(jīng)營(yíng)狀況，判斷其合同履約能力。

單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)人員的培訓(xùn)，提高談判小組成員的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)資質(zhì)、勝任能力。做到德才兼?zhèn)洌缘聻橄?。在必要時(shí)需要請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員與法律專家參加談判、合同文本的擬定、合同審核。

單位在簽訂合同時(shí)，對(duì)于重大合同應(yīng)當(dāng)由專業(yè)技術(shù)人員、法律專業(yè)人員、財(cái)務(wù)人員參與合同的起草與審核，確保合同的目標(biāo)與國(guó)家的法律法規(guī)、國(guó)家政策導(dǎo)向、單位整體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。

事業(yè)單位應(yīng)制定適應(yīng)單位自身情況的合同審查流程，合同審核操作指導(dǎo)，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的審核人員的職責(zé)，建立合同控制責(zé)任追究制度。單位還應(yīng)建立合同會(huì)審制度，單位全體職工共同參與，其中法律部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審查，對(duì)相應(yīng)的審核結(jié)果負(fù)責(zé)。

在合同履行控制中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同的雙方履行情況、效果定期檢查、分析和驗(yàn)收，確保合同的正常履行。在合同結(jié)算控制中，合同歸口部門(mén)負(fù)責(zé)匯總、整理各業(yè)務(wù)部門(mén)的信息數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)與合同歸口管理部門(mén)所管理的信息核對(duì)，確保按合同約定及時(shí)結(jié)算相關(guān)價(jià)款。合同歸口管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)合同登記管理，加強(qiáng)對(duì)合同的登記、歸檔和保管。

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)合同管理檢查評(píng)估機(jī)制，重點(diǎn)對(duì)合同管理流程的每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)認(rèn)真仔細(xì)檢查評(píng)估。確保合同策劃符合單位目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃，確保每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)得到有效的控制，并對(duì)評(píng)估的結(jié)論提出合理的建議，從而不斷提高合同內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性。

3.加強(qiáng)信息化管理。

隨著信息化辦公的快速發(fā)展，各項(xiàng)管理工作效率大幅度提升，內(nèi)部控制的理念、流程與信息系統(tǒng)建設(shè)相結(jié)合，可以為內(nèi)部信息系統(tǒng)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。充分利用先進(jìn)的內(nèi)部控制軟件將合同的各個(gè)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)融入信息化網(wǎng)絡(luò)管理程序中，并通過(guò)軟件跟蹤管理。明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的職責(zé)與操作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)信息化管理。對(duì)于各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及漏洞及時(shí)的進(jìn)行修改，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部控制的高效管理。除此之外，內(nèi)部控制軟件與相關(guān)的預(yù)算管理軟件、固定資產(chǎn)管理軟件、績(jī)效管理軟件、辦公管理軟件等數(shù)據(jù)有效連接，能實(shí)時(shí)提供各層次的部門(mén)所需要的各類數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，滿足各層次部門(mén)對(duì)信息的需求。

4.提高內(nèi)部控制意識(shí)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。

加強(qiáng)培訓(xùn)體系建設(shè)，不斷充實(shí)新的知識(shí)體系，逐步提高單位領(lǐng)導(dǎo)人，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)的重視度與支持力度，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)和宣傳，明確每一個(gè)職工的具體責(zé)任，為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理制造一個(gè)良好的內(nèi)部控制環(huán)境，并使之完善與規(guī)范。在當(dāng)今時(shí)代下，人才是競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的核心，吸收和培養(yǎng)高素質(zhì)人才能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的健全。適當(dāng)加大資金投入力度，組織專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)職工專業(yè)能力培訓(xùn)和思想道德教育，不斷提高人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)高端的管理人才。建立績(jī)效考核與激勵(lì)制度，將考核結(jié)果與激勵(lì)制度掛鉤，從多方面對(duì)不同職工進(jìn)行激勵(lì)，持續(xù)提升職工的工作激情、工作效率，這對(duì)于事業(yè)單位整體發(fā)展有著重要的作用。