何莎 中山大學(xué)
隨著國(guó)家對(duì)高??蒲匈Y金領(lǐng)域的越發(fā)重視,相關(guān)科研資金投入逐年激增。而高校作為科研力量的“主力軍”,在接收科研資金從事研究項(xiàng)目的同時(shí),卻也在科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)控管理中稍顯乏力。因此,科研經(jīng)費(fèi)的豐盈確為科學(xué)研究奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)與強(qiáng)有力支撐,但也為高校管理此項(xiàng)經(jīng)費(fèi)帶來(lái)重大挑戰(zhàn)。尤其是國(guó)家自然科學(xué)基金委員會(huì)對(duì)外公布相關(guān)典型案例中,存在著一批科研不端人員、“跑冒滴漏”“窮教授、富教授”等現(xiàn)象,再次將高校科研經(jīng)費(fèi)管理尖銳矛盾推至風(fēng)口浪尖。面對(duì)這樣的現(xiàn)狀,有必要重新思考持續(xù)加強(qiáng)高??蒲薪?jīng)費(fèi)管控的有效通路,因此,展開(kāi)對(duì)高校科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制相關(guān)問(wèn)題研究具有理論與現(xiàn)實(shí)意義。
高??蒲薪?jīng)費(fèi)專指由國(guó)家和各級(jí)企事業(yè)單位給予的,參與技術(shù)開(kāi)發(fā)、咨詢、服務(wù)等相關(guān)科學(xué)活動(dòng)而獲取的相應(yīng)撥付資金。這類經(jīng)費(fèi)通常具有??顚S茫唧w細(xì)分屬性。具體包括:直接費(fèi)用與間接費(fèi)用兩大類。直接費(fèi)用,如科研儀器購(gòu)置、科研人員承接項(xiàng)目后所發(fā)生的各項(xiàng)差旅、會(huì)議等費(fèi)用。而間接費(fèi)用常指場(chǎng)地使用費(fèi)、耗水耗電費(fèi)、管理費(fèi)用等無(wú)法直接落實(shí)到具體科研項(xiàng)目課題組內(nèi)的實(shí)際費(fèi)用。而由于科研項(xiàng)目本身就相對(duì)繁雜,科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)又涉及面廣,并且兼具周轉(zhuǎn)性、復(fù)雜性、先行性、隱含性等特點(diǎn),所以,高??蒲薪?jīng)費(fèi)的內(nèi)部控制存在一定難度。
隨著高校科研經(jīng)費(fèi)管理體系建設(shè)縱深發(fā)展,其應(yīng)用質(zhì)量、效率及績(jī)效水平的高低更備受關(guān)注。只有認(rèn)清形勢(shì)、厘清現(xiàn)狀、破除藩籬,以內(nèi)控建設(shè)為支撐,方能利于高校科研經(jīng)費(fèi)管理的提檔升級(jí)。而談及內(nèi)部控制,該理論以COSO委員會(huì)提出的整體框架最為盛行。在內(nèi)部控制中明確校董會(huì)、執(zhí)行管理層和全體教職員工為實(shí)施主體,最終為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)告可靠性、法律法規(guī)遵守性和經(jīng)管效果與效率為目標(biāo)導(dǎo)向性提供合理保障。同時(shí),近年來(lái)新興經(jīng)濟(jì)模式不斷躍升,COSO委員會(huì)也相應(yīng)完善并強(qiáng)化了原有版本,但未改內(nèi)部控制完整連續(xù)性、全員配合性、合理保證性的本質(zhì)屬性,因此,將其運(yùn)用到高??蒲薪?jīng)費(fèi)管控之中,將是新時(shí)期新主體運(yùn)用內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)多元化管理的又一次例證。
內(nèi)部控制涉及高校經(jīng)營(yíng)管控的方方面面,其中,從科研經(jīng)費(fèi)視角出發(fā),其內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)有以下幾個(gè)。
高??蒲惺杖牍芾響?yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)收入來(lái)源合理合規(guī)管理。同時(shí),科研經(jīng)費(fèi)不論渠道與來(lái)源為何,均需統(tǒng)一交由財(cái)務(wù)處集中核算,并由科研院協(xié)助管理,才能確保科研資金的??顚S谩>唧w而言,將收入來(lái)源分為縱向的國(guó)家及地方直接撥款和橫向的企事業(yè)單位委托經(jīng)費(fèi)兩個(gè)方面。近年來(lái),縱向經(jīng)費(fèi)大量投入且增速平穩(wěn),而橫向經(jīng)費(fèi)也由于國(guó)家加大高新技術(shù)企業(yè)等扶持力度而頻頻增加,所以,經(jīng)費(fèi)收入基數(shù)龐大。而在高??蒲薪?jīng)費(fèi)支出方面,應(yīng)始終厲行節(jié)約、合法合規(guī)與事后定向追責(zé)原則,科研項(xiàng)目組在遵守法規(guī)前提下,應(yīng)充分利用自身優(yōu)勢(shì)開(kāi)展研究工作,以多出高質(zhì)量成果為目標(biāo),提升研究與科研經(jīng)費(fèi)投入效率。嚴(yán)禁虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)套取、冒領(lǐng)科研經(jīng)費(fèi),一經(jīng)發(fā)現(xiàn),停止撥款,及時(shí)追回,并視情節(jié)輕重開(kāi)展追責(zé),才能提升高校科研經(jīng)費(fèi)的合理合規(guī)內(nèi)控管理。
高校屬于行政事業(yè)單位,因此,其科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算與決算管理是內(nèi)部控制執(zhí)行的關(guān)鍵著力點(diǎn)之一。在各大高校的具體規(guī)定中,各科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支需要開(kāi)展預(yù)算預(yù)測(cè)估計(jì)分析,而有關(guān)科研經(jīng)費(fèi)的全面預(yù)算管理工作常由科研項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目申請(qǐng)前,依照項(xiàng)目合同或科研經(jīng)費(fèi)管理制度、科研項(xiàng)目所需實(shí)情科學(xué)合理編制。
但是預(yù)算工作僅能做到合理范圍內(nèi)的預(yù)判,在實(shí)際執(zhí)行中,不免會(huì)出現(xiàn)各類特殊性事項(xiàng),所以,對(duì)于預(yù)算經(jīng)費(fèi)進(jìn)行適度調(diào)整也無(wú)可厚非。對(duì)于橫向科研經(jīng)費(fèi)而言,可依據(jù)合同規(guī)定和當(dāng)事人委托具體調(diào)整。但對(duì)于縱向科研經(jīng)費(fèi)來(lái)說(shuō),其調(diào)整程序就相對(duì)繁雜,加之預(yù)算經(jīng)費(fèi)在原則上具有一經(jīng)批復(fù)不可輕易調(diào)整的規(guī)定,所以在確定確實(shí)需要調(diào)整后,應(yīng)由科研項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人上交申請(qǐng),并對(duì)調(diào)整依據(jù)等事項(xiàng)詳細(xì)說(shuō)明,在院負(fù)責(zé)人簽字及加蓋公章后,報(bào)財(cái)務(wù)處等相關(guān)機(jī)構(gòu)審批,才能達(dá)成縱向經(jīng)費(fèi)的合理調(diào)整。
而預(yù)算是對(duì)科研項(xiàng)目事項(xiàng)前端的把控,決算則是在科研工作結(jié)束后,主要由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出驗(yàn)收申請(qǐng)并完成決算報(bào)表編制的全部過(guò)程。一項(xiàng)科研項(xiàng)目的完結(jié),決算起到對(duì)整個(gè)事項(xiàng)的呈現(xiàn)與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的反思作用。因此,其編制得愈加準(zhǔn)確、真實(shí)且可靠,才能提供有力支撐。同時(shí),待項(xiàng)目完成驗(yàn)收后,項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人還應(yīng)到??蒲性恨k理結(jié)題手續(xù),并及時(shí)送至財(cái)務(wù)處審核,對(duì)結(jié)余資金結(jié)賬處理,故高??蒲薪?jīng)費(fèi)的內(nèi)控管理精髓在預(yù)算與決算中體現(xiàn)得愈加通透,才能真正起到本項(xiàng)總結(jié)與其他借鑒的關(guān)鍵作用。
科研經(jīng)費(fèi)歷來(lái)實(shí)行“國(guó)家所有、統(tǒng)一政策、分級(jí)管理、責(zé)任到人”的管理機(jī)制,同時(shí)一般統(tǒng)一交由資產(chǎn)管理處進(jìn)行管理。在具體管控中,高校實(shí)行科研設(shè)備儀器保管人負(fù)責(zé)機(jī)制,所以,當(dāng)保管人或保管單位出現(xiàn)變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理調(diào)撥手續(xù)。如果資產(chǎn)年久失修、陳舊落后,需經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn),對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行處理,而一旦進(jìn)入到處置階段,還需對(duì)由于過(guò)錯(cuò)導(dǎo)致的責(zé)任事故高度警覺(jué),以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期的合理管控。另外,對(duì)于科研經(jīng)費(fèi)管理環(huán)節(jié),資產(chǎn)的采購(gòu)環(huán)節(jié)更為關(guān)鍵。對(duì)可歸屬于政府采購(gòu)目錄的科研采購(gòu)項(xiàng)目,要依據(jù)規(guī)定進(jìn)行限額采購(gòu);若不屬于政府集中采購(gòu),但預(yù)算超過(guò)集中采購(gòu)限額,還要交由學(xué)校統(tǒng)采。對(duì)余下未達(dá)到采購(gòu)限額的項(xiàng)目,可交由各科研項(xiàng)目組自行購(gòu)買(mǎi)。在采購(gòu)?fù)瓿珊?,各科研?xiàng)目組應(yīng)提供正規(guī)合同與發(fā)票,若設(shè)備價(jià)值達(dá)1,000元以上,需由該科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人持相關(guān)材料到資產(chǎn)處辦理點(diǎn)驗(yàn)手續(xù),并交由學(xué)校統(tǒng)一保管,以此降低高校資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患,提升內(nèi)部控制執(zhí)行質(zhì)量與效率。
高校在科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)已厘清關(guān)鍵點(diǎn),但是在實(shí)際執(zhí)行中,未免尚存在如下制約因素。
一般而言,高校的科研經(jīng)費(fèi)管理多采用直線型模式,導(dǎo)致科研管理機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)處的動(dòng)態(tài)、良性溝通嚴(yán)重脫節(jié)??蒲泄芾頇C(jī)構(gòu)往往過(guò)分關(guān)注科研成果,忽視經(jīng)費(fèi)使用;而財(cái)務(wù)處則恰恰相反,對(duì)項(xiàng)目整體運(yùn)作知之甚少,所以,科研項(xiàng)目與經(jīng)費(fèi)使用間存在巨大隔閡。同時(shí),在管理制度方面,符合自身定位的特色經(jīng)費(fèi)管理制度缺位,加之內(nèi)控管理意識(shí)薄弱,下級(jí)部門(mén)如科研院等無(wú)法較好保證制度履行時(shí)效,所以高校在科研經(jīng)費(fèi)使用中硬約束不強(qiáng),整體內(nèi)控環(huán)境較為松散,各科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)違規(guī)使用事件屢有發(fā)生。
健全的各項(xiàng)內(nèi)控管理機(jī)制是高校實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)控管理的重要組成部分,而科研經(jīng)費(fèi)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)主要存在于預(yù)算、日常支出和設(shè)備采購(gòu)等方面。但在經(jīng)費(fèi)預(yù)算的實(shí)際編制中,高??蒲许?xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議、差旅及資料費(fèi)等具體內(nèi)容的主觀隨意性較強(qiáng);在實(shí)際使用中,與預(yù)算不符情形時(shí)有發(fā)生;同時(shí),科研院與預(yù)算處在預(yù)算審核時(shí)由于風(fēng)評(píng)機(jī)制不健全導(dǎo)致重形式而輕實(shí)質(zhì),長(zhǎng)此以往,不免會(huì)有部分存有僥幸心理的負(fù)責(zé)人未將經(jīng)費(fèi)用到實(shí)處,甚至虛構(gòu)項(xiàng)目套取科研經(jīng)費(fèi),導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)流失現(xiàn)象頻發(fā),串項(xiàng)、變項(xiàng)支出屢禁不止,大大降低高??蒲薪?jīng)費(fèi)利用效率。
高??蒲薪?jīng)費(fèi)的內(nèi)控活動(dòng)貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)到成果管理的全過(guò)程,但由于多環(huán)節(jié)涉及多業(yè)務(wù)、多人員,所以不免在這一系列活動(dòng)中易存在管控薄弱陋習(xí)。如部分科研人員由于缺乏預(yù)算編制相關(guān)知識(shí),導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)的預(yù)算調(diào)整時(shí)常發(fā)生,增加決算不確定性。而在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過(guò)程中,又會(huì)出現(xiàn)諸多關(guān)聯(lián)方交易;在項(xiàng)目結(jié)題后尚有未結(jié)賬現(xiàn)象存在;同時(shí)對(duì)于項(xiàng)目結(jié)余資金,高校在具體管控中缺乏有效措施,常因使用不善而被收回。
科研經(jīng)費(fèi)管理不單單是科研管理部門(mén)與財(cái)務(wù)處的兩部門(mén)交集,還涉及設(shè)備處、國(guó)資辦、審計(jì)處與課題組等多部門(mén)。但在實(shí)際工作開(kāi)展中,各部門(mén)秉承部門(mén)制度與各自的權(quán)責(zé)利開(kāi)展工作,在溝通與配合上稍顯不足??蒲性撼袚?dān)項(xiàng)目立項(xiàng)、申報(bào)、結(jié)項(xiàng)等具體工作;財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)核算,確保經(jīng)費(fèi)使用合理合規(guī)。但財(cái)務(wù)人員受專業(yè)知識(shí)限制,對(duì)高校所評(píng)定立項(xiàng)的科研項(xiàng)目規(guī)律性的了解不足,在監(jiān)督管控中缺乏整體意識(shí)和專業(yè)把控能力。同時(shí),設(shè)備處、國(guó)資辦負(fù)責(zé)科研設(shè)備和物資的具體管理;審計(jì)處負(fù)責(zé)對(duì)結(jié)題項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審計(jì),但由于日常工作溝通乏力,使數(shù)據(jù)建設(shè)上各執(zhí)一詞,大大降低科研經(jīng)費(fèi)管控效力。
目前,首先,高校內(nèi)審機(jī)構(gòu)審計(jì)制度不夠完善,審計(jì)人員業(yè)務(wù)水平參差不齊,加之對(duì)科研項(xiàng)目了解不夠,缺乏主觀能動(dòng)性。其次,審計(jì)崗位職責(zé)界定相對(duì)模糊,無(wú)法保障審計(jì)獨(dú)立性、嚴(yán)肅性,無(wú)法形成良好監(jiān)督力。再次,部分高校的科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)多為項(xiàng)目結(jié)題后的事后審計(jì)而忽略過(guò)程審計(jì)。最后,科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人常身兼多個(gè)項(xiàng)目,所以項(xiàng)目之間的經(jīng)費(fèi)挪用現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,為后期的審計(jì)工作和預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)管理造成不同程度影響。
各大高校若想切實(shí)革新科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制,應(yīng)首先從頂層設(shè)計(jì)出發(fā),建立學(xué)校、院系與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人三級(jí)管理體系,強(qiáng)化法人責(zé)任制,承擔(dān)服務(wù)并規(guī)范管理職責(zé)。尤其是在職能部門(mén)層,堅(jiān)持以人為本,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),清晰界定職能交叉權(quán)責(zé),方能充分調(diào)動(dòng)科研人員的積極創(chuàng)造性。其次各高校應(yīng)在確保國(guó)有資產(chǎn)保值增值與安全使用管理前提下,盡量簡(jiǎn)化辦事流程,創(chuàng)造科技創(chuàng)新內(nèi)部環(huán)境,加強(qiáng)政策宣貫,督促科研人員規(guī)范使用經(jīng)費(fèi),培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。最后制定兼具操作實(shí)用性及覆蓋面廣的科研經(jīng)費(fèi)管理制度,形成一種通上達(dá)下的內(nèi)控氛圍,實(shí)現(xiàn)高??蒲薪?jīng)費(fèi)的內(nèi)控約束管理。
各大高校應(yīng)針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn),建立健全風(fēng)評(píng)制度,利用內(nèi)、外協(xié)同合力將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍。具體的,高校應(yīng)成立風(fēng)評(píng)小組,定期與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、有關(guān)部門(mén)及時(shí)訪談,了解經(jīng)費(fèi)使用管理、登記備案與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估進(jìn)程并采取必要措施,做好事前風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作。而風(fēng)險(xiǎn)管控思路還需滲透到科研預(yù)算、經(jīng)費(fèi)收支、合同簽訂等重要環(huán)節(jié),查找業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),按級(jí)別制定應(yīng)對(duì)措施,才能精準(zhǔn)識(shí)別、有效控制高校科研經(jīng)費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)隱患,提升風(fēng)險(xiǎn)防控力。
高校應(yīng)高度重視科研經(jīng)費(fèi)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)梳理與把控力度。如在預(yù)算編制環(huán)節(jié),充分發(fā)揮部門(mén)協(xié)作優(yōu)勢(shì),利用財(cái)務(wù)人員專業(yè)與科研人員的實(shí)情把控力,為課題組答疑解惑,提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算精準(zhǔn)性。同時(shí),內(nèi)部控制的職能發(fā)揮既要考慮有效性,還要避免重復(fù)控制的具體問(wèn)題。所以,在流程設(shè)計(jì)整合梳理中應(yīng)通盤(pán)考慮,統(tǒng)籌規(guī)劃,關(guān)注有效性、高效性與協(xié)同性,并加強(qiáng)對(duì)重要活動(dòng)、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的有力控制,簡(jiǎn)化常規(guī)審批流程,打通各部門(mén)的溝通阻塞點(diǎn),如對(duì)關(guān)聯(lián)方交易做到公平性檢查、對(duì)結(jié)余資金使用細(xì)則明確規(guī)定、對(duì)課題結(jié)題與結(jié)賬同步管控等,以此利于高校科研經(jīng)費(fèi)流程優(yōu)化與順暢銜接。
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高??蒲薪?jīng)費(fèi)的部門(mén)信息可實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)共享,因此,利用信息平臺(tái)既能提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力,還能提升經(jīng)濟(jì)效益與決策依據(jù)。故以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為核心,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、采購(gòu)、教學(xué)、科研、人事等部門(mén)數(shù)據(jù)的自動(dòng)對(duì)接,并對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)整理、分析,進(jìn)而建成一個(gè)可被科研項(xiàng)目組成員、監(jiān)督者和科研院、財(cái)務(wù)處等人員協(xié)同利用的數(shù)據(jù)共享平臺(tái),可以確保信息順暢交流與有效反饋,以此打造一個(gè)與高校實(shí)時(shí)適配的良性持續(xù)數(shù)據(jù)交互生態(tài)圈。
以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的內(nèi)審監(jiān)督是防范高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理風(fēng)險(xiǎn)的重要關(guān)口,同時(shí)亦是對(duì)財(cái)務(wù)核查加強(qiáng)、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量提高和及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示的有效通路。所以,各大高校應(yīng)加快內(nèi)部審計(jì)部門(mén)建成,通過(guò)對(duì)實(shí)物流、信息流與資金流的監(jiān)督檢查,完善高校科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)控管理。同時(shí),內(nèi)審部門(mén)還要與財(cái)務(wù)處、科研部門(mén)形成三者聯(lián)動(dòng),分層面、多視域動(dòng)態(tài)監(jiān)督科研經(jīng)費(fèi)使用,并切實(shí)保證各大高校根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化,適時(shí)更新、修訂,以此實(shí)現(xiàn)高校科研經(jīng)費(fèi)的全流程監(jiān)督管理。
高校從事探索性、創(chuàng)造性的科研活動(dòng),是國(guó)家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略的中堅(jiān)力量。隨著科技創(chuàng)新的縱深推進(jìn)和科研經(jīng)費(fèi)的持續(xù)投入,各大高校應(yīng)科學(xué)設(shè)計(jì)并逐步完善科研經(jīng)費(fèi)的內(nèi)部控制制度、流程等,以實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的最大效益。