田 園

（曲靖職業(yè)技術學院）

“互聯(lián)網+”時代，大數據正在引領各行各業(yè)實現轉型，賦予這些行業(yè)以新的機遇、資源和發(fā)展契機。而在這樣一個全新的時期，大數據同樣有助于變革會計檔案管理工作，促使其走上數字化轉型的“道路”。值得一提的是，“大數據”本身就是一把不折不扣的“雙刃劍”，其對于會計檔案管理工作而言，有價值、也存在隱患和問題。

一、大數據背景下會計檔案管理工作數字化轉型的背景闡釋

大數據技術的不斷發(fā)展和進步，給人們的傳統(tǒng)觀念和思想認知帶來了巨大的沖擊。對于很多企業(yè)經營者而言，大數據成為其進一步了解市場方向和受眾需求的媒介，并習慣于通過大數據對內部的經營戰(zhàn)略和運營目標進行調整和優(yōu)化。從企業(yè)內部會計檔案管理工作的角度來說，大數據促使會計檔案管理所使用的方法和工具、具體的執(zhí)行程序都處于不斷更新的狀態(tài)中，不過其雖然優(yōu)化了檔案管理的方式和思路，但相應的也帶來了一定的問題和瓶頸，如果不采取有力的措施進行應對，很有可能制約會計檔案的管理水平和效率。換言之，在大數據不斷得到推廣、應用以及普及的當下，會計檔案管理工作雖然可以依托其進一步走向數字化、現代化和科技化，豐富管理的手段和實踐路徑，但也有諸多的細節(jié)需要予以把握和關注，這些整合在一起就構成了大數據背景下，企業(yè)會計檔案管理的特殊背景。

（一）會計檔案管理數字化轉型的概念

從概念的角度來說，狹義的會計檔案管理數字化意味著將過往紙質化的檔案以及電子檔案全部進行數據化處理；廣義的會計檔案管理數字化則是指對傳統(tǒng)數字化檔案管理的優(yōu)化與升級，這也是目前國內檔案管理的突破口以及發(fā)展方向。

（二）會計檔案電子化的社會趨勢

從2019年4月開始，國家稅務局以及檔案局、財政部聯(lián)合開展試點工作，針對電子發(fā)票報銷入賬、電子檔案歸集管理等進行了初步的嘗試。在長達兩年的嘗試當中，過去相當長一段時間內一直以普通載體形式存在的檔案資源，慢慢轉向數字載體，傳統(tǒng)紙質檔案和數字檔案之間的邊界越來越模糊，不僅是趨勢，也是必然的走向。

二、大數據的主要特征及大數據對會計檔案管理工作的重要性

（一）大數據的主要特征

宏觀范圍來看，大數據的基本特征表現在三個方面：

首先，大數據能夠實現對數據的實時處理，保證數據的時效性；與此同時，由于大數據本身是從多樣化的媒介及海量的資源中所呈現和捕獲的，所以其對經濟活動的反映更加全面。

其次，龐大的數據量給相關使用者帶來巨大的使用負擔，而且隨著時間的推移，媒介融合以及信息技術的發(fā)展，數據的范圍、幅度以及數量還有繼續(xù)增長的趨勢，某種意義上給企業(yè)內部實際使用和分析這些數據的工作人員帶來巨大的挑戰(zhàn)。

最后，因為大數據的應用涉及數據類型的轉變，而傳統(tǒng)的數據存儲方式以電子表格為主，所以其也被稱之為結構化的數據。但是伴隨大數據技術的普及和應用，各種不同形式的數據開始出現在人們的視野當中，直接為管理和存儲人員的工作帶來壓力和挑戰(zhàn)。

（二）大數據對會計檔案管理工作的作用和影響

大數據的發(fā)展以及應用，對會計檔案管理工作產生了重要的意義和影響，主要表現在兩個方面：

1.進一步提高了會計檔案管理的效率

對于企業(yè)管理、財務管理等一系列工作而言，效率是競爭力的重要體現，大數據背景下的會計檔案管理工作要與時俱進、順應時代要求，依托互聯(lián)網和信息技術創(chuàng)新檔案管理模式，進而提高企業(yè)的經營管理效率和實力，實現轉型升級。

2.推進會計檔案管理的信息化進程

鑒于國家積極推行的會計檔案“互聯(lián)網+”活動，會計檔案管理工作被提出新的要求。如從2016年1月1日開始正式實施的《會計檔案管理辦法》中就明確指出“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”，從立法的角度保障了會計檔案管理的信息化進程。而且《會計檔案管理辦法》還提出，單位內部形成的電子會計檔案資料可以通過電子形式保存，進一步為會計檔案管理的信息化實現提供了方向和指引。

三、大數據在會計檔案管理中的實際應用

當前，大數據與各行業(yè)的融合已經成為一種趨勢，在企業(yè)會計檔案管理工作推進的過程中，大數據與之的融合主要體現在以下幾個方面：

（一）深入分析大數據并對其進行加工處理

在大數據的引導和帶動下，會計檔案管理工作為了提高管理效率，必須對數據進行深入的發(fā)掘和分析，進而確保企業(yè)在后續(xù)運營管理的過程中，能夠更好地利用數據開展決策。大數據的存在能夠幫助企業(yè)在進行管理決策的過程中，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供強有力的策劃依據，讓企業(yè)在實際開啟決策的過程中既有發(fā)展和盈利的空間，也有參與市場競爭的資本。

（二）對大數據信息進行統(tǒng)計和應用

對會計檔案管理工作而言，信息和數據的價值就是幫助企業(yè)及時獲取更為有利的處理依據和應對指南，通過對大數據展開應用分析，可以為檔案管理工作提供更為有力的平臺。

在實際進行大數據分析的過程中，為了切實提高信息的統(tǒng)計效率，需要對其進行合理的設置，進而提高信息統(tǒng)計的效率。具體需要根據數據的不同類型展開針對性的分析與統(tǒng)計，進而推動會計檔案信息的處理，在節(jié)約時間、壓縮和控制成本的同時，減少會計檔案管理的失誤。

（三）采集大數據信息

通常情況下，針對大數據的采集必然繞不開各個企業(yè)、各個渠道、各個路徑的數據傳輸和共享。在實際從事會計檔案管理的過程中，只有獲取系統(tǒng)且完整的會計信息，才能確保檔案管理工作的系統(tǒng)性、正確性以及完善性。

在企業(yè)發(fā)展和建設的過程中，將大數據和會計檔案管理工作進行組合，企業(yè)最終獲取的會計數據信息會更加系統(tǒng)、更為完整，而且通過及時整合這些數據和信息，最終得出的結論對會計檔案管理工作會產生更為有效的影響。當然在實際采集和接收數據的過程中，相關人員必須采取不同的手段和方式接收數據，目的在于快速收集和處理信息，提高對其的利用率，也為會計檔案管理工作提供更為完善和系統(tǒng)的數據參考，提供支持。

三、大數據背景下，會計檔案管理工作存在的主要問題

會計檔案管理工作本身也是企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理以及會計工作的重要組成部分，在大數據時代已經到來的當下，其面臨著新的發(fā)展方向以及技術突破口，但相應的，也表現出過往沒有被人發(fā)覺的問題，具體如下：

（一）會計檔案管理人員存在問題

會計檔案工作的最終執(zhí)行者是“人”，但無論檔案管理工作如何走向數字化，都不可能完全取代“人”的作用和價值。大數據的飛速發(fā)展以及應用普及，雖然為會計檔案管理的現代化提供了豐富且有效的手段，但是也有部分工作人員因為對大數據不夠了解、掌握不夠熟練，以至于對會計檔案管理工作疲于應對，導致最終影響到企業(yè)財務管理的效率和水平，出現嚴重漏洞和失誤。

（二）會計檔案工作存在嚴重的泄密風險

大數據具有的共享性特征，促使其在介入會計檔案管理工作的過程中，很容易遭受黑客攻擊，而存在泄密的風險和隱患。但是如果這些資料發(fā)生信息泄露，為不法分子所竊取，企業(yè)本身所面臨的損失將難以估量。

因此，在大數據背景下，企業(yè)究竟該如何利用這一技術為會計檔案管理工作服務，同時避免信息泄露，給企業(yè)帶來隱患和損失，成為一個非常重要的話題。

（三）會計檔案管理制度已經嚴重落后于大數據的發(fā)展訴求

在大數據技術飛速發(fā)展的當下，會計檔案管理如果依然沿用傳統(tǒng)的、落后的，背離這個時代潮流的方法，顯然會影響企業(yè)內部管理工作的順利推進。一方面，會計檔案相關的數據資料沒有充分借助大數據、也沒有充分發(fā)揮其具有的功能和優(yōu)勢，以至于企業(yè)的會計檔案歸檔嚴重滯后，發(fā)生嚴重的數據丟失情況；另一方面,因為沒有及時對檔案數據資料進行備份,導致在嚴重依賴網絡技術和空間的基礎上,一旦出現技術問題,已經丟失的資料很難被找回,已經泄露的信息很難被根除。

四、大數據背景下，會計檔案管理工作的改進和優(yōu)化措施

針對前文所提及的，大數據時代會計檔案工作尚存一些問題以及不足，筆者認為需要從三個角度做出優(yōu)化和改進：

（一）進一步提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合水平

大數據背景下，企業(yè)要想借大數據之便，不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合水平，最終實現數字化的升級和轉型，可以從這樣兩個角度著手：一方面，會計檔案管理人員必須抱有認真學習的態(tài)度和積極心理，主動了解和應用大數據，尋找具有針對性的學習辦法，不斷提高自身的業(yè)務素質以及綜合技能，進而更好地為會計檔案管理工作提供服務與支持；另一方面，為了讓企業(yè)內部實際負責會計檔案管理的工作人員能夠更為積極地應對和使用大數據，企業(yè)內部需要開展相應的培訓工作，既確保培訓人員能夠接受大數據所賦予的新內容、新內涵，也要考慮將其和企業(yè)發(fā)展的實際特點進行組合，進而生成更加具有檔案管理特色的數據管理和應用體系，確保相關人員對于大數據的使用能夠做到游刃有余。

（二）加強大數據背景下，會計檔案的保密力度

在大數據背景下，包括互聯(lián)網、云計算以及計算機等都可以用于會計檔案管理過程中，所以加強會計檔案的保密力度十分關鍵。身為“雙刃劍”的大數據其不僅要發(fā)展自身之“便”，更要規(guī)避其“不便”。

首先，會計檔案管理部門有必要制定相應的保密制度，促使相關工作人員的保密行為能夠有章可循、有據可依；

其次，企業(yè)相關部門必須加大對檔案管理人員的保密意識培養(yǎng)，通過構建清晰的保密責任制，落實相應的權責及獎懲措施，對于因為工作失誤導致的信息泄露、資料丟失，企業(yè)有義務追究相關責任；

最后，會計檔案管理人員必須態(tài)度端正，擁有較高的保密意識以及責任意識。這意味著企業(yè)在進行檔案管理人員的選拔時，不僅需要考慮其專業(yè)方面的能力，也要考慮其品質道德和責任方面的要素，確保其不僅有能力承擔工作，更有能力保護企業(yè)會計檔案信息。

（三）完善并持續(xù)貫徹會計檔案管理的制度

完善并持續(xù)貫徹會計檔案管理的制度需要從以下三個角度著手改進，同時要將這些內容補充到現有的檔案管理制度當中。

首先，企業(yè)在應用大數據技術時，必須加強對相關數據資料的備份處理，防止網絡故障發(fā)生時，出現數據丟失、泄漏等情況。關于會計檔案管理的數字化備份以及實體化存儲，需要填寫到現有的檔案管理制度當中，作為補充和完善。

其次，在企業(yè)已經制定了嚴格的會計檔案管理機制的情況下，必須出臺嚴格的貫徹落實機制，不能“紙上談兵”。同時針對實際負責會計檔案管理的人員以及部門，有必要構建相應的考核指標，落實績效管理和考核制度，提高管理人員的責任意識。

最后，大數據背景下，會計檔案管理工作需要與時俱進，不斷完善相應的制度，不能固步自封、停滯不前，要充分結合大數據的特點和優(yōu)勢，規(guī)避數據資料以及檔案資源遺失的可能性。換言之，企業(yè)需要將強化大數據應用以及系統(tǒng)維護的相關內容落實到制度建設和內容體系當中，提高企業(yè)內部工作人員對其的關注和重視程度。

五、結語

會計檔案管理工作本身對企業(yè)發(fā)展會產生至關重要的影響，而在大數據背景下，會計檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。但是從宏觀范圍來看，會計檔案管理終歸還是借助大數據邁向了數字化之路，在幫助企業(yè)呈現更為廣闊的發(fā)展前景同時，也為廣大從業(yè)者帶來了新的思考和審視。要積極關注大數據背景下會計檔案管理數字化轉型存在的問題和不足，采取針對性的措施予以調整和改進，進而提升大數據的使用效果。