許玲玲
票據(jù)管理制度既是內(nèi)部控制制度完備情況的重要指標(biāo),也是收支業(yè)務(wù)管理控制情況的重要指標(biāo)。高校票據(jù)因其票據(jù)種類多、使用數(shù)量大、經(jīng)辦人員多等特點(diǎn),在管理上一直存在開具效率低下、規(guī)范性差、監(jiān)督稽核難度大等問題。且各地各高校對(duì)于票據(jù)管理重要性認(rèn)識(shí)不足,對(duì)于電子票據(jù)的推行力度不夠。本文對(duì)其票據(jù)管理現(xiàn)狀和問題進(jìn)行分析,從內(nèi)部控制的角度提出加強(qiáng)和完善的對(duì)策,以期能夠優(yōu)化高校票據(jù)管理,防范財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。
目前高校票據(jù)主要分為兩類,一類是財(cái)政票據(jù),包括非稅收入統(tǒng)一票據(jù)、非稅繳款書、資金往來結(jié)算票據(jù)、公益事業(yè)捐贈(zèng)統(tǒng)一票據(jù)等。其中非稅收入統(tǒng)一票據(jù)主要用于核算高校及其附屬學(xué)校的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、考試報(bào)名費(fèi)、國(guó)有資產(chǎn)處置收入等;非稅繳款書主要用于上繳各類非稅收入;資金往來票據(jù)用于核算學(xué)校代收、暫收的各類款項(xiàng),以及學(xué)校內(nèi)部部門之間及其他不構(gòu)成收入的資金,例如代收的水電費(fèi)、保證金、定金等;公益事業(yè)捐贈(zèng)統(tǒng)一票據(jù)是學(xué)校收到公益捐贈(zèng)時(shí),提供給捐贈(zèng)方的票據(jù)。
另一類是稅務(wù)發(fā)票,主要用于核算高校橫向科研經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、版面費(fèi)等對(duì)外經(jīng)營(yíng)和服務(wù)的應(yīng)稅項(xiàng)目。包括增值稅普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票。具體開票類型應(yīng)根據(jù)納稅主體的納稅資格認(rèn)定,若高校為小規(guī)模納稅人則只能開具增值稅普通發(fā)票,如需開具增值稅專用發(fā)票須向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)代開;若高校為一般納稅人則應(yīng)根據(jù)票據(jù)接收方的性質(zhì)及銷售行為是否免稅而進(jìn)行選擇,若票據(jù)接收方為個(gè)人或銷售行為適用免稅規(guī)定則開具增值稅普通發(fā)票,否則開具增值稅專用發(fā)票。
高校財(cái)政票據(jù)從最初的手工票已發(fā)展到機(jī)打票,其票據(jù)管理系統(tǒng)也進(jìn)行了升級(jí)更新,各高校財(cái)政票據(jù)主要通過其歸屬財(cái)政部門的票據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行管理,一些地區(qū)直接歸為非稅管理系統(tǒng),其票據(jù)系統(tǒng)涵蓋票據(jù)申領(lǐng)、分撥、使用、核銷等功能。隨著2018年財(cái)政部《關(guān)于全面推開財(cái)政電子票據(jù)管理改革的通知》的出臺(tái),一些地區(qū)已經(jīng)開始逐步推行電子票據(jù)。高校稅務(wù)發(fā)票由稅務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一管理,其具體要求同步于社會(huì)一般企業(yè),適用于《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》。該辦法對(duì)其發(fā)票的印制、領(lǐng)購(gòu)、開具、取得、保管、檢查和罰則均進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定,由國(guó)家稅務(wù)總局統(tǒng)一規(guī)定發(fā)票的種類、聯(lián)次、內(nèi)容及使用范圍。相對(duì)于財(cái)政票據(jù),稅務(wù)票據(jù)管理系統(tǒng)功能更加成熟完善,對(duì)于票據(jù)的檢查監(jiān)督也更規(guī)范。
財(cái)政票據(jù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要適用于一般行政事業(yè)單位,其系統(tǒng)功能不適用于票據(jù)使用量大的單位,如票據(jù)核銷只能依次選擇,不能批量導(dǎo)入,這不僅增加了工作量,而且影響操作的準(zhǔn)確性。部分地區(qū)雖新建立了票據(jù)管理系統(tǒng),但其新舊系統(tǒng)銜接不順暢,歷史遺留問題較多,且未出臺(tái)具體處理辦法。財(cái)政部門對(duì)新票據(jù)管理系統(tǒng)的推行力度不夠,未嚴(yán)格按照票據(jù)系統(tǒng)流程執(zhí)行核舊領(lǐng)新環(huán)節(jié),致使部分單位仍然脫離管理系統(tǒng)使用票據(jù),且財(cái)政監(jiān)管也相對(duì)滯后。
票據(jù)使用不規(guī)范分為四個(gè)方面:第一是票據(jù)種類使用不當(dāng),票據(jù)間亂用、混用,如給應(yīng)交增值稅的業(yè)務(wù)開具非稅收入票據(jù);給形成單位收入的租金等開具資金往來結(jié)算票據(jù);給學(xué)校代收的書本費(fèi)等開具非稅收入票據(jù)等。第二是開具票據(jù)項(xiàng)目選擇不當(dāng),如未詳細(xì)區(qū)分學(xué)生繳費(fèi)明細(xì),將其合并為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行開票,導(dǎo)致票據(jù)項(xiàng)目與實(shí)際事項(xiàng)不符。第三是票據(jù)內(nèi)容不規(guī)范,如票據(jù)記載事項(xiàng)不全面、不填寫開票人或隨意在票據(jù)上填涂、票據(jù)上字跡模糊等。第四是票據(jù)使用無規(guī)律,沒有按照票據(jù)號(hào)碼依次使用,導(dǎo)致其打印和核銷錯(cuò)誤率及廢票率高于正常水平。
票據(jù)管理關(guān)系到高校財(cái)務(wù)管理、稅務(wù)管理及其全面發(fā)展。部分高校票據(jù)管理制度不健全,未建立票據(jù)臺(tái)賬,或雖建立臺(tái)賬,但是登記隨意、內(nèi)容不全,臺(tái)賬只是流于形式并未發(fā)揮管理作用,票據(jù)遺失量大,其票據(jù)的申領(lǐng)、分發(fā)、使用、保管、核銷、存檔都是一筆糊涂賬。部分高校為了避稅,將本應(yīng)開具稅務(wù)發(fā)票的項(xiàng)目開具非稅票據(jù),還有部分高校為了取得更多的財(cái)政撥款額度,將應(yīng)開具非稅票據(jù)的事項(xiàng)開具資金往來票據(jù)。此外高校還普遍存在預(yù)開票行為,導(dǎo)致“有票無款”現(xiàn)象頻發(fā),且隨著新政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)行,對(duì)于稅務(wù)發(fā)票的入賬處理原則與以往的收付實(shí)現(xiàn)制不同,而由此帶來的“票款不符”、“票賬不符”等將引發(fā)極大的賬務(wù)處理風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)舞弊風(fēng)險(xiǎn)等。
一般高校都會(huì)將票據(jù)管理制度置于財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)制度之中,對(duì)票據(jù)的使用和流轉(zhuǎn)進(jìn)行規(guī)定,但是在實(shí)際工作中,很多高校卻未制定票據(jù)稽核制度,未出臺(tái)對(duì)于借票、預(yù)開票等行為的有效約束方法,未形成欠費(fèi)追繳處理機(jī)制。高校財(cái)務(wù)部門內(nèi)部崗位設(shè)置不合理,沒有專人或部門負(fù)責(zé)定期或者不定期地對(duì)票據(jù)使用情況開展檢查與復(fù)核,而其內(nèi)審部門雖負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì),但其內(nèi)容一般不涉及票據(jù)稽核。
由于高校歸屬的財(cái)政部門層級(jí)不同,其票據(jù)管理系統(tǒng)也不盡相同。歸屬于財(cái)政部統(tǒng)管的,通過中央票據(jù)管理系統(tǒng)。歸屬于地方財(cái)政管理的,由對(duì)應(yīng)的地市財(cái)政部門票據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行管理。部分地方財(cái)政由于其管理的主要部門是一般行政事業(yè)單位,而高校的數(shù)量相對(duì)較少,在票據(jù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上主要考慮一般行政事業(yè)單位的需求,未充分考慮像高校這樣票據(jù)類多量大的單位的需求,在其操作中存在諸多不便,需要耗費(fèi)大量的重復(fù)工作量,效率低下。
高校收費(fèi)管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容,而票據(jù)管理則是收費(fèi)管理的關(guān)鍵手段。票據(jù)管理對(duì)于單位內(nèi)部控制而言可以關(guān)聯(lián)其收費(fèi)管理、賬務(wù)處理。許多高校其票據(jù)與收費(fèi)及其賬務(wù)均不匹配,其中存在諸多會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。而許多高校并未充分認(rèn)識(shí)到票據(jù)管理的重要性,既未將票據(jù)管理工作作為一項(xiàng)專項(xiàng)工作安排,也未實(shí)行不相容崗位相分離的原則,認(rèn)為只要財(cái)務(wù)賬務(wù)沒問題就可以了。高校領(lǐng)導(dǎo)一般只重視經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率、生均撥款額度等指標(biāo),而未去關(guān)注票據(jù)使用管理中存在的問題。
高校票據(jù)因其票據(jù)種類多、使用數(shù)量大、經(jīng)辦人員多等特點(diǎn),其管理存在一定難度。很多票據(jù)經(jīng)辦人員尤其是二級(jí)學(xué)院的經(jīng)辦人不具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí),未經(jīng)培訓(xùn)就上崗,導(dǎo)致其票據(jù)使用不當(dāng)行為時(shí)有發(fā)生。相關(guān)人員專業(yè)意識(shí)不夠,沒有理解票據(jù)“以票控費(fèi)”、“以票促收”的作用,開票的原則是對(duì)方需要就開具,不需要就不開。且高校內(nèi)部票據(jù)經(jīng)辦人員工作交接不規(guī)范,新人不管舊賬,導(dǎo)致問題積壓較多且難以處理。
票據(jù)管理使用存在違法違規(guī)行為,一方面是因?yàn)橐恍?huì)計(jì)人員專業(yè)能力不足,另一方面是因?yàn)閮?nèi)外部監(jiān)管不到位。高校票據(jù)監(jiān)管不足具體表現(xiàn)為:事前缺乏管理制度進(jìn)行規(guī)范,不相容崗位未分離,校內(nèi)人員對(duì)于票據(jù)管理工作重視度普遍不足,缺少定期開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制;事中缺乏內(nèi)部審核監(jiān)管,對(duì)內(nèi)票據(jù)持有和流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一管理,對(duì)外票據(jù)系統(tǒng)與各相關(guān)系統(tǒng)間未形成相互核對(duì)檢查;事后缺乏稽核檢查,一方面內(nèi)部控制體系不完善,沒有對(duì)票款、票賬的相符性進(jìn)行稽核,尤其是對(duì)預(yù)借票等導(dǎo)致的有票無款現(xiàn)象缺乏監(jiān)督和追收,另一方面外部稅務(wù)、審計(jì)、財(cái)政等監(jiān)管部門對(duì)于高校票據(jù)專項(xiàng)檢查的范圍和頻率不夠。
政府部門應(yīng)根據(jù)票據(jù)種類制定相應(yīng)的票據(jù)管理制度,制度應(yīng)包含對(duì)票據(jù)印制、申領(lǐng)、使用、管理、核銷、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的指導(dǎo)原則。中央政府部門應(yīng)設(shè)置自上而下統(tǒng)一的票據(jù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)規(guī)范,對(duì)其管理流程、系統(tǒng)參數(shù)提出規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn),而各地市可根據(jù)自身實(shí)際需求選擇直接適用中央票據(jù)管理系統(tǒng),或在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)規(guī)范上重新設(shè)計(jì)票據(jù)管理系統(tǒng)。各級(jí)財(cái)政部門在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上應(yīng)充分考慮各單位的特殊性需求,做到流程規(guī)范統(tǒng)一,形式按需選擇。同時(shí)政府部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)高校票據(jù)管理的監(jiān)管,嚴(yán)格執(zhí)行其票據(jù)管理制度,及時(shí)解決票據(jù)管理中遇到的問題,對(duì)于高校內(nèi)票據(jù)使用不規(guī)范的行為該罰則罰,該改則改,樹立良好的政府服務(wù)管理形象。
隨著行政事業(yè)單位內(nèi)部控制全面推行,各大高校也相繼完善學(xué)校內(nèi)部控制體系。千里之堤潰于蟻穴,完善全面內(nèi)控要全盤把握各個(gè)環(huán)節(jié)。而加強(qiáng)票據(jù)稽核,則是落實(shí)落細(xì)內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要舉措。首先高校應(yīng)提高對(duì)票據(jù)管理工作重要性的認(rèn)識(shí),,應(yīng)加大宣傳培訓(xùn)力度,邀請(qǐng)上級(jí)部門或者專家對(duì)票據(jù)管理、內(nèi)部控制的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行宣傳,制定票據(jù)流轉(zhuǎn)使用手冊(cè)。其次應(yīng)當(dāng)按照最新的上位政策制度健全票據(jù)管理制度,對(duì)票據(jù)管理的各流程做到有章可循;建立預(yù)開票管理制度,對(duì)于預(yù)開票的審批、核對(duì)、追繳做出明確規(guī)定。再次應(yīng)將行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的相關(guān)要求合理內(nèi)嵌于票據(jù)管理系統(tǒng)之中,實(shí)行不相容崗位相分離的原則,將票據(jù)的管理、使用、稽核相分離;定期核對(duì)票據(jù)系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、賬務(wù)核算系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,做到票款、票賬相符。最后應(yīng)落實(shí)票據(jù)的稽核制度,定期稽核票據(jù)管理流程的合理規(guī)范性、票據(jù)使用種類及內(nèi)容的準(zhǔn)確性;定期反饋稽核中發(fā)現(xiàn)的問題,進(jìn)一步規(guī)范票據(jù)的管理使用。
1.政府管理部門應(yīng)大力推行電子票據(jù)。目前稅務(wù)系統(tǒng)在功能上已能全面支持電子票據(jù),實(shí)現(xiàn)“以票管稅”。稅務(wù)部門剛剛啟動(dòng)的金稅四期系統(tǒng),進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)部門間的信息共享共查,將財(cái)政的“非稅”業(yè)務(wù)納入其監(jiān)控范圍,以期實(shí)現(xiàn)“以數(shù)治稅”。此舉有利于涉及大量非稅業(yè)務(wù)的高校加強(qiáng)對(duì)其收入業(yè)務(wù)的核算和監(jiān)督。稅務(wù)系統(tǒng)的監(jiān)管側(cè)重于稅收管理,而高校業(yè)務(wù)的規(guī)范化,更需要稅務(wù)系統(tǒng)與財(cái)政系統(tǒng)的聯(lián)合治理。目前財(cái)政系統(tǒng)電子票據(jù)并未普及且功能尚未完善,財(cái)政系統(tǒng)應(yīng)聯(lián)合稅務(wù)系統(tǒng),借鑒醫(yī)療系統(tǒng)電子票據(jù)的管理模式,完善對(duì)類似高校這樣既涉及非稅業(yè)務(wù),又涵蓋應(yīng)稅業(yè)務(wù)的單位管理服務(wù)功能,盡快完善相關(guān)制度及相應(yīng)法律規(guī)范,為大力推行電子票據(jù)保駕護(hù)航。
2.高校內(nèi)部應(yīng)全面推行信息化建設(shè),打通電子票據(jù)各關(guān)聯(lián)模塊。高校作為人才的培養(yǎng)基地,應(yīng)當(dāng)走在時(shí)代前列,全面推行信息化建設(shè)。對(duì)外票據(jù)系統(tǒng)應(yīng)直接對(duì)接稅務(wù)系統(tǒng)與財(cái)政系統(tǒng),對(duì)內(nèi)電子票據(jù)系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置于學(xué)校一體化管理平臺(tái),與收費(fèi)管理系統(tǒng)、校內(nèi)OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、招投標(biāo)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)等全面打通關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)信息共享。收費(fèi)系統(tǒng)又應(yīng)于與校內(nèi)各大服務(wù)平臺(tái)連通,如校內(nèi)網(wǎng)站、企業(yè)微信公眾號(hào)、學(xué)付寶、高??蛻舳说取?duì)于收費(fèi)事項(xiàng),其收費(fèi)數(shù)據(jù)信息先由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門確認(rèn)后推送至收費(fèi)端口進(jìn)行收費(fèi),繳款人可根據(jù)需要選擇任一繳費(fèi)平臺(tái)進(jìn)行繳費(fèi),在繳費(fèi)的同時(shí),需要填寫開票基本信息,在其繳費(fèi)成功后,由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)其票據(jù)信息,確認(rèn)完成后,其相應(yīng)的電子票據(jù)將發(fā)送至繳費(fèi)者指定的終端,繳費(fèi)者可自行下載打印相應(yīng)電子票據(jù)。
3.落實(shí)內(nèi)部控制要求,規(guī)范電子票據(jù)管理流程。全面梳理內(nèi)部控制體系中票據(jù)管理應(yīng)遵循的基本原則,將內(nèi)部控制中對(duì)其職責(zé)分工、不相容職務(wù)、審批權(quán)限、操作流程等要求內(nèi)嵌于票據(jù)管理系統(tǒng)中。票據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)提供電子票據(jù)全流程一站式操作與查詢功能,具體應(yīng)涵蓋票據(jù)的申領(lǐng)、開具、紅沖、核銷等基本功能和全口徑的查詢查驗(yàn)與統(tǒng)計(jì)功能。電子票據(jù)既可響應(yīng)低碳辦公,實(shí)現(xiàn)全流程無紙化,又可方便快捷的查詢單位票據(jù)的整體情況。新政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)行,提高了對(duì)高校財(cái)務(wù)賬務(wù)處理專業(yè)性的要求,既需要按照收付實(shí)現(xiàn)制進(jìn)行預(yù)算會(huì)計(jì)處理,也需要按照權(quán)責(zé)發(fā)生制進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理。同時(shí)其財(cái)務(wù)間的內(nèi)部控制范圍和內(nèi)容也應(yīng)進(jìn)一步提升,如應(yīng)根據(jù)票據(jù)系統(tǒng)、賬務(wù)核算系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),細(xì)化財(cái)務(wù)入賬科目、票據(jù)類型、收費(fèi)項(xiàng)目、金額、數(shù)量間的對(duì)應(yīng)關(guān)系,設(shè)置票款核對(duì)、票賬核對(duì)功能,將票據(jù)應(yīng)記載事項(xiàng)設(shè)為強(qiáng)制事項(xiàng),默認(rèn)票據(jù)使用順序;對(duì)于預(yù)借票據(jù)要具體記載到經(jīng)辦部門和負(fù)責(zé)人,對(duì)其票款設(shè)定到賬時(shí)限,超期則自動(dòng)扣減經(jīng)辦部門的經(jīng)費(fèi)指標(biāo),另外對(duì)于預(yù)借稅務(wù)發(fā)票應(yīng)按稅法要求進(jìn)行賬務(wù)處理,即在開票當(dāng)期確認(rèn)應(yīng)收賬款,款項(xiàng)收到后沖減應(yīng)收賬款。電子票據(jù)整體流程從內(nèi)部控制的角度規(guī)避高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),保障高校資金安全。
4.根據(jù)繳費(fèi)事項(xiàng),準(zhǔn)確匹配電子票據(jù)種類及開票項(xiàng)目。由財(cái)務(wù)部門群策群力,根據(jù)高校具體繳費(fèi)事項(xiàng),逐條匹配電子票據(jù)種類及開票項(xiàng)目,并請(qǐng)主管部門或?qū)<覍?duì)匹配的準(zhǔn)確合理性進(jìn)行把控。明晰校內(nèi)收費(fèi)流程,根據(jù)學(xué)校全年計(jì)劃安排,及時(shí)督促收費(fèi)事項(xiàng)各有關(guān)部門辦理業(yè)務(wù),共同推進(jìn)收費(fèi)業(yè)務(wù)的完成。針對(duì)校內(nèi)部門制定收費(fèi)系統(tǒng)操作手冊(cè),加大對(duì)收費(fèi)業(yè)務(wù)各相關(guān)部門的培訓(xùn)指導(dǎo);針對(duì)繳費(fèi)人群制定繳費(fèi)指導(dǎo)手冊(cè),簡(jiǎn)化繳費(fèi)人操作流程。對(duì)于繳費(fèi)人而言,他們只需填寫個(gè)人基本信息、選擇繳費(fèi)事項(xiàng)即可,這樣既避免了繳費(fèi)人因非專業(yè)性帶來的選擇錯(cuò)誤,也能減少票據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的操作錯(cuò)誤,多維度提高學(xué)校票據(jù)使用的規(guī)范性、準(zhǔn)確性。
高校收入管理關(guān)系到學(xué)校的健康發(fā)展,而收入管理的重點(diǎn)在于票據(jù)管理,票據(jù)管理對(duì)于摸清高校收入實(shí)力,防范財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。從內(nèi)部控制的角度出發(fā),逐步完善票據(jù)管理制度、規(guī)范高校的票據(jù)使用、大力推行電子票據(jù),是高校票據(jù)管理的必然方向。正值“十四五”規(guī)劃開局之年,各大高校應(yīng)抓住契機(jī),積極推行電子票據(jù),強(qiáng)化內(nèi)部控制,實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的規(guī)范化、精準(zhǔn)化,不斷提高高校的服務(wù)辦事效率及教學(xué)辦學(xué)水平。
中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)2022年10期