董 琳 山東建筑大學(xué)

智慧檔案館是高校檔案館的發(fā)展趨勢，學(xué)校主管部門應(yīng)樹立頂層設(shè)計理念，借助高科技技術(shù)手段及優(yōu)化智能管理模式等方式，實現(xiàn)智慧檔案館為智慧校園的發(fā)展建設(shè)提供智慧服務(wù)的目的。

智慧檔案館的含義

隨著智慧城市的不斷發(fā)展，智慧檔案館作為全新的概念逐漸進(jìn)入人們的視野。目前學(xué)界對于智慧檔案館的定義尚沒有給出明確的說明，參照其他同類文獻(xiàn)，筆者總結(jié)出目前基本存在以下兩種觀點：一種觀點認(rèn)為智慧檔案館是利用云操作、云平臺、大數(shù)據(jù)及物聯(lián)網(wǎng)等高科技技術(shù)手段，感知并處理相關(guān)檔案資源，通過多元化智能管理，為用戶提供信息服務(wù)的一種檔案館模式；另一種觀點認(rèn)為智慧檔案館是一個利用智慧化系統(tǒng)和平臺，使用各種資源的整合模式，包括檔案資料、檔案數(shù)據(jù)等相關(guān)內(nèi)容，最終實現(xiàn)對檔案信息的存儲、收集、管理及使用?？梢钥闯觯煌I(lǐng)域的人們對智慧檔案館持有不同的想法和認(rèn)知。筆者認(rèn)為，可以將智慧檔案館理解為將檔案信息、數(shù)據(jù)開發(fā)與推送技術(shù)、云計算及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效融合，通過對檔案資料進(jìn)行智能化整合和綜合管理，并提供以人機(jī)交互為目的的智慧服務(wù)，最終實現(xiàn)綜合感知、方便、高效、互動密切的檔案管理新模式。相對于傳統(tǒng)檔案館而言，智慧檔案館不受時間、空間的約束，可以隨時隨地為人們提供智能化、差異化、高端化、個性化的智慧服務(wù)。

高校智慧檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

相關(guān)政策引導(dǎo)不到位，沒有納入學(xué)校整體規(guī)劃

目前許多高校在規(guī)劃學(xué)校的整體建設(shè)發(fā)展時，受發(fā)展環(huán)境及各種因素的影響，把發(fā)展核心放在了科研建設(shè)和學(xué)科建設(shè)上，忽視了對智慧檔案館的全面建設(shè)和發(fā)展。上級教育主管部門沒有出臺建立智慧檔案館的統(tǒng)一要求和相關(guān)規(guī)劃，學(xué)校也沒有出臺與之匹配的管理措施和支持政策，沒有具體的籌備計劃，更沒有相對統(tǒng)一的管理制度、管理要求和管理模式，這就導(dǎo)致在智慧校園的發(fā)展建設(shè)中，沒有將建設(shè)智慧檔案館融入其中，從而影響了未來數(shù)字信息化平臺的數(shù)據(jù)對接和智慧校園的整體建設(shè)發(fā)展。相關(guān)政策的缺乏無形中影響了智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展步伐。

檔案管理系統(tǒng)老化，基礎(chǔ)設(shè)備落后

筆者通過對幾所高校檔案館的實地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)目前大多數(shù)高校檔案館內(nèi)使用的檔案管理系統(tǒng)仍是初級的操作管理系統(tǒng)，功能單一，操作界面簡單，僅僅局限于信息錄入、檢索功能，缺少對檔案信息統(tǒng)計、信息數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)管理等功能的升級和相關(guān)模塊的使用；且性能較差，系統(tǒng)軟件級別較低，系統(tǒng)更新不及時，不能完全適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展需要，亟須升級改造。而且，目前很多高校的檔案資源仍以紙質(zhì)資源為主，查閱信息需要先通過檔案檢索的渠道查看目錄，再根據(jù)索引號去庫房查找案宗，然后再根據(jù)案宗中的封皮目錄查找檔案信息，而封皮目錄的相關(guān)內(nèi)容目前還采用手工排序，甚至是手抄的方式進(jìn)行登錄，這極易造成文件的重復(fù)標(biāo)記和錯誤引導(dǎo)，查找的過程也費時費力。即便是有電子檔案查詢室的高校，有一定的電子資源，但也僅限于學(xué)校方面出臺的相關(guān)文件，并且還不具備上傳及共享功能。各種學(xué)籍檔案、科研檔案、學(xué)校的重大事件相關(guān)檔案資料、教學(xué)成果教研項目、發(fā)明專利等檔案資源還沒有全面實現(xiàn)數(shù)字化、信息化歸檔。檔案資源數(shù)字化遷移是智慧檔案館發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點，這一將檔案紙質(zhì)版資料遷移到電子檔案室的過程，也是升級檔案管理方式的過程，其有利于卷宗的檢索和查閱，也有利于提高檔案資源的使用率。對于那些圖片、音頻、視頻等形式的檔案資源，可以通過OCR雙層PDF識別的數(shù)字檔案技術(shù)手段進(jìn)行處理，使之躍遷為數(shù)字格式存儲方式，成為有利用價值的數(shù)據(jù)和信息，從而使檔案資源實現(xiàn)永久存儲?？梢钥闯觯瑱n案館硬件基礎(chǔ)設(shè)備的落后已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了智慧檔案館的發(fā)展，數(shù)字化全覆蓋已經(jīng)迫在眉睫。只有實現(xiàn)檔案館全部資源的數(shù)字化建設(shè)，才能談智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展。可以說，數(shù)字化全覆蓋是智慧檔案館的前提和基礎(chǔ)，而智慧檔案館是數(shù)字化發(fā)展的最終表現(xiàn)形式和結(jié)果。

檔案管理水平落后，專業(yè)人員配置不到位

筆者調(diào)研的幾所高校中，專業(yè)檔案人員嚴(yán)重缺乏，大部分高校在各個部門設(shè)立了兼職檔案員，他們一般都有自己的本職工作，上崗前通常只進(jìn)行簡單的培訓(xùn)，相關(guān)檔案資料收集也僅限于簡單的資料歸檔，檔案專業(yè)人員嚴(yán)重不足。但兼職檔案人員的檔案管理水平、專業(yè)業(yè)務(wù)水平及信息化能力明顯不能滿足智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展需求，這些人員在思想上也缺乏與時俱進(jìn)的創(chuàng)新意識，而發(fā)展智慧檔案館特別需要及時更新思路、創(chuàng)新理念、創(chuàng)新檔案意識，順應(yīng)時代的發(fā)展，擺脫常規(guī)思維的束縛，多接受新技術(shù)、新思維、新想法、新理念，并以積極的態(tài)度接受新生事物。此外，在專業(yè)方面，其檔案管理工作缺乏專業(yè)對口人才的參與，大多數(shù)工作人員靠社會再教育和自我學(xué)習(xí)來提高自身專業(yè)能力，檔案館缺乏對檔案專業(yè)人才和檔案管理研究領(lǐng)域的專業(yè)團(tuán)隊的培養(yǎng)。尤其是各高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及人才培養(yǎng)水平的不斷提高，對檔案資源整合也提出了更高要求，由最初簡單的紙質(zhì)版檔案材料發(fā)展到現(xiàn)在多種多樣載體的呈現(xiàn)，以圖片、視頻、音頻等不同形式存在的卷宗的數(shù)量也在不同程度地增長。當(dāng)然，檔案數(shù)量增長的過程也是工作量增加的過程，需要檔案管理專業(yè)人員分門別類地歸檔處理，有些需要利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)化，然后分類匯總存儲。總之，高校專業(yè)檔案管理人員的缺失、管理水平的落后已經(jīng)影響了高校檔案資源管理水平質(zhì)量的提高和相關(guān)檔案資源的開發(fā)使用，進(jìn)而影響了高校智慧檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

高校智慧檔案館建設(shè)的路徑分析

樹立頂層設(shè)計理念，融入智慧校園綜合發(fā)展

學(xué)校主管部門應(yīng)及時出臺相關(guān)扶持政策及文件，將高校智慧檔案館建設(shè)納入智慧校園建設(shè)的頂層設(shè)計之中，同時協(xié)調(diào)好檔案館與其他教學(xué)管理單位之間的互動關(guān)系，因為智慧檔案的建設(shè)需要各個教學(xué)部門及教學(xué)管理部門的參與和互動，其也是智慧校園建設(shè)發(fā)展的重要組成單元。在進(jìn)行智慧校園建設(shè)的頂層設(shè)計時應(yīng)將智慧檔案館的建設(shè)融入進(jìn)去，尤其是在制定相關(guān)規(guī)劃時應(yīng)做到同步考慮，同步發(fā)展，同步設(shè)計，同步規(guī)劃，以實現(xiàn)最終的同步建設(shè)。要避免檔案館獨立存在，避免其處在信息閉塞的尷尬境地。目前，各高校都在推廣頂層設(shè)計理念，因為頂層設(shè)計具有前瞻性、全局性、戰(zhàn)略性及操作性強(qiáng)的優(yōu)勢。高校應(yīng)積極利用目前有利的發(fā)展環(huán)境，利用頂層設(shè)計對智慧檔案館的建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行戰(zhàn)略性指導(dǎo)和實踐發(fā)展性支持，使智慧檔案館的發(fā)展得到政策層面的有效保障。目前，大多數(shù)高校認(rèn)可智慧檔案館建設(shè)的頂層設(shè)計，故應(yīng)在高?？傮w規(guī)劃下將其積極融入，并以開放共享的建設(shè)模式和碎片化、快速迭代、協(xié)同演進(jìn)的演進(jìn)方式將其置于智慧校園發(fā)展的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。總之，智慧檔案館應(yīng)全面介入智慧校園發(fā)展的方方面面，這將有利于更好地發(fā)揮智慧檔案館的育人功能，促進(jìn)其信息服務(wù)功能及校園文化傳播功能的發(fā)揮。智慧檔案館是目前高校檔案管理建設(shè)的發(fā)展趨勢，也是全面實現(xiàn)智慧校園建設(shè)的信息資源保障和信息助力，因此，高校應(yīng)想方設(shè)法將智慧檔案館融入智慧校園的整體發(fā)展建設(shè)中，做好頂層設(shè)計的構(gòu)思和規(guī)劃。

借助高科技技術(shù)手段，助力智慧檔案館健康發(fā)展

目前我國正在加速進(jìn)入信息化強(qiáng)國的發(fā)展行列，每一個生活片段都離不開高科技元素的融入，智慧檔案館建設(shè)也不例外，因此，應(yīng)秉承與時俱進(jìn)的理念，充分考慮高科技技術(shù)手段的參與和應(yīng)用。檔案管理的智慧服務(wù)體現(xiàn)在使用高端科技技術(shù)產(chǎn)品，運用多種信息化技術(shù)手段，包括云科技、云數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析與挖掘等，同時整合各種資源、人力、環(huán)境等多種要素，體驗者可以跨過人力的查閱和檢索過程，通過設(shè)置的感知系統(tǒng)確定檔案資料的準(zhǔn)確位置，同時還可以接受相關(guān)的智慧服務(wù)，包括對所查閱卷宗的內(nèi)容分析及選擇功能。同時還可以為檔案的使用者提供綜合的智慧信息服務(wù)功能，為檔案編纂者提供智慧決策服務(wù)。智慧檔案館的建設(shè)需要專業(yè)人員的積極參與，只有將檔案專業(yè)人員的專業(yè)技能與高科技技術(shù)有效結(jié)合，才能最大限度地實現(xiàn)人機(jī)互動和交流。所以，高校教育主管部門應(yīng)將智慧檔案館的建設(shè)納入智慧校園的整體規(guī)劃建設(shè)中，出臺相應(yīng)的人才招聘政策，積極引進(jìn)檔案專業(yè)高端技術(shù)人才；同時加大智慧檔案館專項建設(shè)資金投入，升級改造現(xiàn)有設(shè)備，實現(xiàn)智能化設(shè)備全覆蓋；通過信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)手段使設(shè)備實現(xiàn)智慧服務(wù)功能；通過分析檔案資源內(nèi)容，解析用戶查閱需求，協(xié)助專業(yè)人員進(jìn)行檔案材料的編纂整理，做好檔案文化產(chǎn)品開發(fā)利用及深度研究，進(jìn)一步挖掘深層次的檔案資源，最終實現(xiàn)檔案的育人功能，使高校智慧檔案館成為智慧校園的文化服務(wù)中心、信息共享中心和資源利用中心。目前倡導(dǎo)的四大核心技術(shù)分別是智能樓宇技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)。而將四大核心技術(shù)應(yīng)用得比較好的是威海市智慧檔案館，該檔案館能夠提供綜合的智慧服務(wù)，可以實現(xiàn)檔案資源的全方位智能化管理，還能做到及時分析檔案信息，處理各種數(shù)據(jù)信息，共享信息資源，給使用者帶來高效、便捷的智慧服務(wù)?？梢哉f，四大核心技術(shù)的有效融入，為智慧檔案館提供了技術(shù)保障，使智慧檔案館與智慧校園在數(shù)據(jù)對接方面可以實現(xiàn)無縫連接，充分體現(xiàn)了智慧檔案館的智慧服務(wù)功能。

使用智能管理模式，實現(xiàn)智慧化服務(wù)

在智慧檔案館的建設(shè)中，應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高端核心技術(shù)，同時融入智能化管理模式，建立體系化管理運作機(jī)制，使用專業(yè)管理團(tuán)隊進(jìn)行精細(xì)化管理和維護(hù)。利用數(shù)據(jù)處理平臺的功能，完成對信息的檢索，感知檔案的具體位置以及對不同檔案信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘。管理者要在每個環(huán)節(jié)做到持續(xù)管理和數(shù)據(jù)的云端微調(diào)，以滿足不同用戶的各種需求，提高使用者的用戶體驗。在完成常規(guī)的卷宗檢索及查閱后，智慧檔案館還能觸發(fā)相關(guān)的檔案目標(biāo)資源，并充分利用和開發(fā)檔案信息，深度挖掘檔案信息的價值，使檔案資源的價值得到最大程度的開發(fā)和利用。管理的過程離不開人的參與，管理模式的改進(jìn)也離不開人的進(jìn)步與發(fā)展，所以，打造一支具備檔案專業(yè)背景、具有檔案管理專業(yè)技能的人才隊伍也是智慧檔案館建設(shè)的一部分。檔案專業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高信息化業(yè)務(wù)水平，熟練使用相關(guān)設(shè)備及軟件，強(qiáng)化專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)水平，并努力向全面化、智能化方向發(fā)展。例如，要能熟練使用多種高科技技術(shù)，包括大數(shù)據(jù)分析與處理、人臉識別技術(shù)、語音識別技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，人工智能技術(shù)。學(xué)校主管部門及上級教育主管部門應(yīng)多構(gòu)建檔案專業(yè)交流互動平臺，多提供核心技術(shù)培訓(xùn)機(jī)會和平臺，多組織技術(shù)大比武，以提升專業(yè)人員的技術(shù)水平，為智慧檔案館建設(shè)提供技術(shù)支持和人力資源支持。而檔案專業(yè)管理人員也應(yīng)抓住各種學(xué)習(xí)機(jī)遇，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，構(gòu)建技能化、智能化、信息化、體系化發(fā)展模式，全面提升自身的業(yè)務(wù)水平，為智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)人力資源的支撐。

總之，人工智能、信息化技術(shù)、高科技技術(shù)的不斷發(fā)展在提高人們生活水平的同時，也大大推動了社會發(fā)展進(jìn)步。因此，高校教育也應(yīng)順應(yīng)時代，邁向數(shù)字化、信息化、智能化發(fā)展的快車道。高校作為國家重要的育人單位，承擔(dān)著為國家建設(shè)發(fā)展，提升國家的綜合國力和科技水平輸出優(yōu)秀人才的重任，推動智慧校園建設(shè)是每一所高?，F(xiàn)階段發(fā)展的重中之重，而智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展是智慧校園建設(shè)的重要組成部分。學(xué)校主管部門應(yīng)全面考慮學(xué)校的綜合規(guī)劃發(fā)展，將智慧檔案館建設(shè)融入智慧校園建設(shè)的頂層設(shè)計中，制定有利于智慧檔案館發(fā)展的制度政策，投入專項資金支持現(xiàn)有設(shè)備的技術(shù)改造和檔案系統(tǒng)軟件的升級。要組建科學(xué)的專業(yè)團(tuán)隊，要求其創(chuàng)新工作理念，熟練使用各種新型智能化技術(shù)設(shè)備，做好檔案資源的收集、檢索、查閱、編纂、數(shù)據(jù)智能分析、數(shù)據(jù)內(nèi)容編研等一系列基礎(chǔ)性工作。檔案管理人員自身也應(yīng)積極參與校內(nèi)校外培訓(xùn)學(xué)習(xí)，鍛煉掌握新技能，全身心投入智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展中。

智慧檔案館的建設(shè)是一個長期且復(fù)雜的過程。檔案管理智慧化是其中的系統(tǒng)工程，也是智慧檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)。在建設(shè)過程中，我們應(yīng)立足于智慧校園的建設(shè)發(fā)展，利用智慧校園建設(shè)的配套設(shè)施和現(xiàn)有資源，根據(jù)新形勢下的檔案管理部門的實際情況，逐步落實各項工作任務(wù)，穩(wěn)步推進(jìn)智慧檔案館全面建設(shè)，不斷提升檔案工作的智能化服務(wù)水平，最終實現(xiàn)為智慧校園發(fā)展提供感知型綜合智慧服務(wù)的目的。