孫文靖

（常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 常州 213000）

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息開發(fā)利用存在的問題

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案內(nèi)容相對單一

目前大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要以文書檔案作為檔案收集重點。文書檔案的材料來自于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門，內(nèi)容以各項日常工作為重點，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾有關(guān)的檔案資料只涉及婚姻、建房審批、拆遷安置協(xié)議、司法調(diào)解協(xié)議等特殊檔案，鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾存在著很強的查檔局限性，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)工作人員才是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文書檔案查閱利用的主要對象，鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾很少利用，檔案社會公眾利用率不高。另外，隨著城鄉(xiāng)一體化撤鄉(xiāng)并鎮(zhèn)推進而開展的檔案移交工作，很多形成時間較早的檔案已移交給上級檔案保管部門，在沒有實現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息資源共享之前，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室就無法查到了，必須到距離較遠的上級檔案保管部門查閱，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源的開發(fā)利用受到了制約。

1.2 查閱利用檔案不便利

查詢鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主要以利用者到檔案室查閱檔案原件為主，如果需要檔案證明，就在復(fù)印件上加蓋檔案機構(gòu)專用章方能生效。對于相當(dāng)一部分年齡較大的檔案利用者，有的甚至居住在外地，這樣單一的檔案利用方式就顯得尤為不便。隨著檔案信息化工作的推進，上級檔案接收部門要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交的檔案“雙質(zhì)移交”，即檔案全文掃描后再移交原始紙質(zhì)件，但檔案掃描要產(chǎn)生額外的費用，給本來經(jīng)費就比較緊張的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作增加了財力負擔(dān)，影響了檔案信息化工作的推進和開展。

1.3 檔案匯編內(nèi)容質(zhì)量不高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案年度歸檔工作每年定期進行年檢，檔案匯編工作也作為年檢的一個重要指標(biāo)，利用匯編材料要逐年遞增。為了完成相關(guān)指標(biāo)，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案人員對檔案資料隨意進行編輯，對匯編材料的實際價值不做充分考慮。另外，上級檔案部門缺乏對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案匯編工作的指導(dǎo)，閉門造車，匯編資料都缺乏規(guī)范性。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開發(fā)利用存在問題的原因

2.1 重視檔案資源建設(shè)，輕視檔案利用工作

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員大部分是兼職人員，基本都是利用主要工作完成之余來開展檔案收集、整理工作，偶爾為零星檔案利用者提供查閱服務(wù)，平時很少有時間潛心檔案管理，更談不上檔案工作研究、開發(fā)利用。這種“重收藏，輕利用”現(xiàn)象導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料的開發(fā)利用程度和質(zhì)量均不高。

2.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案來源單一，開發(fā)利用資源不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案基本固定在文件資料、匯報總結(jié)、會議資料和一些照片、光盤、獎狀、獎勵證書等實物檔案，這些檔案的可利用程度不高，缺乏太多的開發(fā)利用價值。相反，一些涉及經(jīng)濟數(shù)據(jù)統(tǒng)計、民生的檔案資料，平時在收集過程中或存在很大困難，這些資料的保管部門往住不愿全部提供，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室檔案資源相對單一，且價值含量不高，影響到檔案的進一步開發(fā)和利用。

2.3 檔案宣傳力度不夠，開發(fā)利用意識淡薄

檔案的開發(fā)利用是檔案利用工作的重要內(nèi)容，也是檔案工作的目的。但在實際生活中對檔案資料的開發(fā)利用，各級檔案部門的宣傳工作和考核力度均不到位，有的兼職檔案人員只知道收集和整理，開發(fā)利用意識淡??；社會群眾只知道檔案機構(gòu)保存有檔案，不知道如何利用或是否可以利用，影響了檔案的查閱、開發(fā)和利用。

2.4 檔案資金不足、現(xiàn)代辦公設(shè)備欠缺、服務(wù)手段落后

當(dāng)前，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有建立專項檔案資金預(yù)算，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)資金也十分有限。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室缺乏計算機、復(fù)印機、打印機、掃描儀等辦公設(shè)備，而是與其他部門共享現(xiàn)代辦公設(shè)備。即使很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案目錄實行了檔案數(shù)字化管理，但沒有實現(xiàn)全文檔案數(shù)字化管理，開發(fā)利用檔案信息時依然需要查閱原始紙質(zhì)檔案進行摘錄、輸入，增加了兼職檔案人員的工作強度，使得檔案的開發(fā)利用工作也受到了影響。

2.5 檔案工作人員缺乏專業(yè)知識，業(yè)務(wù)技能欠缺

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員遠離城市，大部分是兼職人員擔(dān)任，有的都沒有接受過檔案知識培訓(xùn)就臨時上崗，對檔案資料的開發(fā)、利用、匯編等工作缺乏專業(yè)的知識；有的接受過培訓(xùn)并獲取了檔案資格上崗證，但缺乏常態(tài)化的知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法與時俱進，檔案開發(fā)利用能力有限。

2.6 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員流動性強

人才隊伍不穩(wěn)定，檔案兼職人員更換頻繁，所以部分工作人員檔案業(yè)務(wù)技能不精，對館藏資源不熟悉，造成了檔案開發(fā)利用的脫節(jié)和滯后。

3 提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源開發(fā)利用的具體措施

3.1 加大宣傳力度，提高開發(fā)利用社會知曉率

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的目的就是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟和社會發(fā)展服好務(wù)。過去由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開發(fā)利用宣傳工作不夠，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作存在一些認識誤區(qū)，普遍認為僅限鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)工作人員查閱，群眾想利用檔案室的檔案是件非常麻煩或要找關(guān)系的事情。所以，各級檔案管理部門要把對基層檔案開發(fā)利用的宣傳工作作為一項長期任務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、公眾開放日等渠道向大眾進行大力宣傳，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案開發(fā)利用的公眾知曉率，引導(dǎo)社會大眾合法、合理的利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源。

3.2 加強檔案收集工作，不斷豐富室藏資源

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的檔案除了收集文書材料外，可以把會計檔案、基建檔案、科技檔案、民生檔案、聲像檔案以及實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理中心。在收集材料內(nèi)容上，要將與鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾切身利益有關(guān)的內(nèi)容納入到收集范圍中，歸檔的材料不僅具有現(xiàn)行查考價值，而且還要有長遠利用價值和歷史研究價值，要以鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾為中心進行收集。同時，還要根據(jù)社會發(fā)展，不斷優(yōu)化進室檔案的內(nèi)容，不斷豐富室藏資源，提高信息價值，才能更有效地為利用者提供服務(wù)。

3.3 加大投入資金，服務(wù)手段不斷創(chuàng)新，改變檔案管理模式

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一定要加大對檔案工作的投入和重視，根據(jù)實際需求每年年初設(shè)立財政預(yù)算，為檔案工作提供必要的資金保障。同時，上級政府機關(guān)要適當(dāng)增加財政投入，尤其要對基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作適當(dāng)進行資金支持和補助，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作向前發(fā)展。資金有了保障，就要不斷創(chuàng)新技術(shù)手段。要一改以往以查閱案卷為主的單一利用模式，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案室，充分利用計算機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公用品，對室藏檔案資料進行全文數(shù)字化處理和管理，實現(xiàn)檔案查閱、利用的電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時，對于涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾切身利益且可以公開的檔案資料，可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案中心，通過無線網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的遠距離傳輸。借閱者通過身份注冊后就可以在網(wǎng)上查閱自己所需的檔案資料，檔案管理人員在網(wǎng)上進行審核把關(guān)，符合要求的給予通過，利用者就可以通過電腦及時閱覽檔案全文，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾查閱檔案提供了極大的便利。

3.4 加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案專職隊伍建設(shè)，增強檔案服務(wù)意識

一是要穩(wěn)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊伍，變兼職為專職，讓檔案人員潛心檔案工作。二是給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員提供外出培訓(xùn)交流機會，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，有針對性的加強培訓(xùn)和指導(dǎo)。三是要增強主動服務(wù)意識，提高檔案編研質(zhì)量。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要樹立主動服務(wù)的意識，積極主動熟悉室藏檔案，善于總結(jié)分析，重點圍繞檔案社會效益、經(jīng)濟效益及民生問題上下功夫，并以此作為檔案開發(fā)利用的突破口，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。此外，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要有超前意識，要積極了解利用者的需求，提前對室藏的檔案資料信息進行深度挖掘和匯編，以便更好服務(wù)社會群眾。