謝慧嬌

摘 要：在新形勢背景下，檔案管理工作內(nèi)容和工作方式發(fā)生了改變，這給檔案管理人員帶來了機遇與挑戰(zhàn)。要想提高檔案管理工作成效，需要結(jié)合新形勢下檔案管理工作的內(nèi)容變動，根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀，對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化升級。本文主要結(jié)合現(xiàn)有的工作經(jīng)驗，從目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題出發(fā)，探究新形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施。希望給其他學者的研究提供新的參考視角。

關鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理

檔案管理工作內(nèi)容相對復雜，不僅涉及檔案信息的統(tǒng)計、收集工作，還涉及檔案的檢索問題。事業(yè)單位的檔案量比較大，部分工作需要依據(jù)檔案材料進行決策。做好檔案管理工作，能夠讓工作人員在短時間內(nèi)查找到所需要的檔案，在一定程度上推進了事業(yè)單位其他工作的開展。但在目前的檔案管理工作中，由于存在檔案管理設備設施相對落后、檔案管理方法有待升級等問題，出現(xiàn)了檔案缺失和檔案損壞問題。因此在新時代背景下，要想提高檔案管理工作成效，就需要結(jié)合當下檔案管理現(xiàn)狀，對檔案管理工作優(yōu)化升級。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.管理觀念相對落后

首先，部分工作人員對新形勢下的檔案管理方式存在著抵觸心理。在新形勢背景下，檔案管理工作日益自動化、便捷化。在傳統(tǒng)管理模式下，主要是利用人工進行管理，由工作人員向各個部門收集檔案信息，然后將檔案信息記錄在冊，最后對檔案進行歸納整理并編輯在冊。當有人要想調(diào)用檔案時，檔案管理人員會根據(jù)檔案編號調(diào)取檔案。很多工作人員已經(jīng)熟悉了這類工作模式，所以在面臨新的工作方法時，部分工作人員存著抵觸心理。尤其是在引入計算機技術之后，很多檔案管理工作日益便捷化，甚至很多工作無須人員操作，部分工作人員害怕計算機會替代現(xiàn)有的工作，因此存在抵觸心理。其次，部分工作人員沒有意識到檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的重要性，在開展檔案管理工作時，只是機械性地整理相關資料，所以，部分檔案存在著缺失、查找麻煩等問題，影響其他人員的使用。要想在新形勢背景下優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案管理工作成效，需要從檔案管理人員的思想著手。如果檔案管理人員對檔案管理工作沒有一個清晰的認知，那么后續(xù)也很難對檔案工作進行優(yōu)化升級。因此在新形勢背景下，檔案管理人員還要積極轉(zhuǎn)變思想，配合新形勢背景下檔案管理工作升級，讓檔案管理工作能夠更好地為事業(yè)單位其他工作服務。

2.檔案管理相關規(guī)范有待完善

首先，檔案管理流程有待完善。部分事業(yè)單位的管理人員對檔案管理工作重視程度不足，管理精力相對較少，再加上檔案管理工作流程比較復雜。目前，檔案管理工作的部分流程相對模糊，出現(xiàn)了重復工作、多頭管理、責任不清等問題。其次，考核機制不完善。檔案管理工作無法量化，工作成功難以用量化標準去衡量，因此，很多檔案管理人員的工作成效一般都是由直屬領導評判。這種評價考核方式主觀意識比較強，缺乏一定的公平性。同時，這種評判方式還會引起員工的不滿，打擊員工的工作積極性。考核機制不完善會影響員工工作的積極性，在日后的工作中，工作積極性也會越來越低。最后，由于部分檔案管理工作流程不完善，檔案管理工作出現(xiàn)問題也無法追責。在事業(yè)單位開展日常工作時，部分工作會參考檔案中的數(shù)據(jù)，但由于檔案管理工作流程不完善，工作不清晰，檔案調(diào)取的速度較慢，在一定程度上影響其他部門開展工作。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，所產(chǎn)生的工作數(shù)據(jù)也越來越多，檔案管理工作的難度也越來越大。因此在新形勢背景下，要想讓檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務，就需要從檔案管理的流程出發(fā)，完善檔案管理工作制度，提升檔案管理工作效率。

3.管理人員素質(zhì)有待提高

首先，事業(yè)單位檔案工作管理人員，工作多年的中年工作者占據(jù)較大比例，青年工作者的人員占比相對較少。在新形勢背景下，檔案管理工作日益自動化，在開展檔案管理工作時，需要借助計算機這一輔助工具。但中年群體對計算機技術掌握的不熟練，很難在短時間內(nèi)熟練使用計算機。甚至在事業(yè)單位采購計算機之后，部分工作人員還是堅持原來的檔案管理工作方式，不僅工作效率相對較低，還造成了資源閑置。

與此同時，在新形勢背景下，其他事業(yè)單位檔案管理工作紛紛進行改革，如果還保留原有的工作方式，會削弱自身的競爭力。其次，檔案管理工作相對復雜，并且涉及很多機密檔案。因此，不僅要求檔案管理工作人員具備專業(yè)的檔案管理能力，還要求檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)相對較高。涉及機密文件時，不能泄密，當面對外部誘惑因素時，也能夠堅定本心。目前，在部分檔案管理工作中出現(xiàn)泄密問題，有部分是故意泄密，經(jīng)不住外部的誘惑，為了個人私利，泄露事業(yè)單位的機密文件，損害了事業(yè)單位的利益。還有部分檔案管理人員保密意識相對較差，在茶余飯后談論工作時，不經(jīng)意間泄露機密文件。因此在新形勢背景下，要利用技術手段給檔案管理設置相應的查看權限。還要加強培訓工作，提高檔案管理人員的綜合能力和綜合素養(yǎng)。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施分析

1.樹立先進的管理觀念

首先，事業(yè)單位檔案管理人員要意識到，檔案管理工作與事業(yè)單位發(fā)展之間的關系。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的基礎，檔案管理工作為事業(yè)單位的管理工作提供相應的材料依據(jù)，事業(yè)單位的發(fā)展會給檔案管理工作提供相應的管理素材。檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展緊密相連。事業(yè)單位的管理人員要意識到檔案管理工作的重要性，并將管理精力分到檔案管理工作中，為提高檔案管理工作成效出謀劃策。在開展方案管理工作時，事業(yè)單位管理人員和檔案管理工作者，要明確新形勢背景下，檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作的差別，明確檔案管理工作目標，明晰檔案管理工作方向。

與此同時，在開展檔案管理工作時，管理人員也要結(jié)合當下檔案管理的工作現(xiàn)狀，將新的管理思想與工作實際相結(jié)合，循序漸進地對當下的檔案管理工作進行改革。其次，事業(yè)單位要適當加大對檔案管理工作的資金投入。在新形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸趨于自動化，因此，在開展檔案管理工作時需要大量的計算機設備。雖然目前在事業(yè)單位中也會有計算機設備，但由于部分計算機設備相對老舊，所以在工作過程中容易出現(xiàn)死機問題，而且，很多計算機設備的系統(tǒng)沒有更新，計算機運行效率較低，再加上隨著事業(yè)單位的發(fā)展所產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)也越來越多，現(xiàn)有的計算機設備已經(jīng)無法運行大量的檔案數(shù)據(jù)。因此，在新形勢背景下要想提高檔案管理工作成效，就需要購買計算機設備，更新現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)，為檔案管理工作人員提供設備支持。最后，在新形勢背景下開展事業(yè)單位檔案管理工作要樹立創(chuàng)新理念，所謂的創(chuàng)新理念就是要根據(jù)新形勢背景下，檔案管理工作的變化趨勢去調(diào)整自身的工作方式，讓檔案管理工作能夠順應新形勢的發(fā)展潮流。檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，且事項相對煩瑣，所以，在開展檔案管理工作時，要具有靈活性，也要與其他部門溝通，通過其他部門對檔案的需求來調(diào)整檔案的收集和檢索方式，為查找檔案提供便利。

2.完善檔案管理制度

首先，要明確檔案管理目標。目標不清晰就會導致檔案管理工作偏離原有的工作軌道，在檔案管理工作過程中，無法提高檔案管理效率。事業(yè)單位檔案管理工作的主要目標是要整合事業(yè)單位在發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各項信息，為事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供材料基礎。因此，事業(yè)單位的檔案要具備可檢索性，不僅檔案管理人員本身能夠在短時間內(nèi)調(diào)取相應的檔案，也要讓其他人員能夠根據(jù)指引迅速地查找相關檔案。其次，要梳理檔案管理工作流程。檔案管理工作的流程主要涉及檔案收集、檔案整理、檔案標記、檔案檢索等相關工作內(nèi)容。在檔案收集階段需要到各個部門去收集相應的檔案進行歸檔。在傳統(tǒng)工作模式下，一般都是采用人工收集的方式，由相關部門的對接人將需要歸檔的文件送到檔案管理處，然后進行統(tǒng)一歸檔。但在新形勢背景下，檔案管理工作日益自動化，可以在紙質(zhì)版檔案收集過程中，對現(xiàn)有檔案掃描管理。然后將電子版檔案和紙質(zhì)版檔案分別存檔，一方面可以避免檔案出現(xiàn)丟失，另一方面還能夠提高檢索效率，讓其他人員能夠遠程檢索檔案，調(diào)取檔案資料。在檔案整理階段，主要是根據(jù)檔案類型或者是各部門檔案所需，將檔案分類。在傳統(tǒng)工作模式下，一般都是在線下對檔案進行分類整理，但隨著檔案數(shù)量的不斷增加，線下分類整理的方式不方便檢索，即使是檔案管理工作人員也很難在短時間內(nèi)查找到對應的檔案。再加上部分部門在調(diào)取檔案時需要的檔案數(shù)量較多，紙質(zhì)版的檔案也不方便抽取。在新形勢背景下可以將檔案管理相關工作與事業(yè)單位的網(wǎng)站相結(jié)合。在事業(yè)單位網(wǎng)站中設置專門的檔案管理模塊，在檔案管理模塊下根據(jù)事業(yè)單位對檔案的分類再細分為各個小的模塊，當其他人員需要查看或者是調(diào)取檔案時，可直接在相應的模塊下進行檢索，這種整理方式能夠提高檔案管理工作效率，節(jié)約檔案檢索時間。檔案檢索工作也可以借助事業(yè)單位的網(wǎng)站，還可以單獨開設檔案檢索的公眾號，給事業(yè)單位其他人員提供多種檢索渠道。同時，在檔案檢索過程中也要設置多個檢索關鍵詞，可以以部門為關鍵詞進行檢索，也可以以檔案名稱和檔案編號為關鍵詞進行檢索，通過設置多個檢索關鍵詞，可以提高檢索效率，方便相應的人員查找檔案。新形勢背景下，事業(yè)單位檔案檢索工作具有靈活性和便利性，可以通過手機或電腦等多種渠道進行檔案檢索和檔案查看工作，但是這對檔案管理人員的工作技能要求較高。因此，需要給檔案管理工作人員開展相應的培訓工作，讓檔案管理人員能夠熟練地操作計算機系統(tǒng)，掌握公眾號的運營和管理方式。

3.對檔案管理人員的培訓

首先，要加強對檔案管理人員的思想培訓。在開展思想政治培訓時，要進行涉密培訓。在培訓過程中要幫助檔案管理人員樹立正確的價值觀，當個人利益與單位的利益發(fā)生沖突時要維護單位的利益，與此同時，部分事業(yè)單位會涉及很多涉密檔案和文件，所以，在面對外來誘惑時，檔案管理人員應該堅守職業(yè)道德底線。不因為個人私利而泄露檔案秘密，威脅事業(yè)單位的利益。在涉密培訓完成之后，要對檔案管理人員進行考核，考核成績要在90分以上才能及格，如果達不到90分的工作人員要重新培訓。

同時涉密考核要與檔案管理人員的薪酬和晉升掛鉤，通過這種工作方式，能夠有效地提高檔案管理人員對涉密工作的重視程度。在培訓過程中，還可以通過案例培訓的方式增強培訓效果。培訓人員可以選擇事業(yè)單位內(nèi)部相關的泄密事件，然后將泄密懲罰后果也告知檔案管理工作人員，讓檔案管理工作人員了解泄密的成本，避免檔案管理人員出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。其次，要加強對檔案管理人員的技能培訓。在新形勢背景下，檔案管理工作會涉及計算機、新媒體運營、網(wǎng)站管理等相關技能。為了提高檔案管理人員的工作效率，事業(yè)單位可以組織集體培訓工作，聘請外部人員進行培訓，既要有理論培訓，也要有實操培訓，讓檔案管理工作人員一邊培訓，一邊演練，幫助檔案管理人員更快地融入當前的檔案管理工作。在新形勢背景下，部分事業(yè)單位引入了檔案管理系統(tǒng)，但有些檔案管理系統(tǒng)是通用系統(tǒng)，無法完全契合事業(yè)單位的個性化需求。因此，部分事業(yè)單位可以加大資金投入定制專業(yè)化系統(tǒng)，然后，再對檔案管理人員進行相應的培訓，讓檔案管理人員能夠利用新的系統(tǒng)去開展檔案管理工作。最后，在新形勢背景下，管理人員的培訓也可以更加靈活，不僅有線下培訓還有線上培訓。管理系統(tǒng)是不斷完善和更新的，對于新的功能可以通過線上微課的方式進行培訓，幫助檔案管理人員利用零散時間去掌握系統(tǒng)操作，提高檔案管理工作效率。

此外，現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位檔案管理工作較為復雜，在利用的過程中仍然存在著較大的弊端。比如，在綜合檢索過程中，很難直接彈出對應的內(nèi)容，因此，還需要做好檔案軟件的升級工作，確保后續(xù)可以根據(jù)類型、時間以及用途直接智能識別納入檔案管理庫，確?？梢宰龅诫S時查、隨時取，在提升時效性的同時，助推行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

在新形勢背景下，要想提高事業(yè)單位檔案管理工作成效，需要結(jié)合新形勢下檔案管理工作的變化以及事業(yè)單位其他部門對檔案管理的需求，對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化升級。由于現(xiàn)階段檔案管理工作缺乏完善的考核制度，因此，檔案管理工作人員的工作成效無法直觀的展示，所以，在新形勢背景下可以通過網(wǎng)站公眾號設置一些留言項目，讓其他人員針對檔案管理人員的相關工作進行一個評價和反饋。同時，還可以設置相應的滿意度調(diào)研問卷，根據(jù)調(diào)研問卷來了解其他人員對檔案管理工作的滿意程度，進而能夠量化檔案管理人員的工作，為檔案管理工作后續(xù)的優(yōu)化提供工作方向。

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【作者單位：廣州文化藝術發(fā)展中心（廣州粵藝傳習所）】