王勇
摘 要:隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng),我國(guó)的信息化建設(shè)已經(jīng)邁入以物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算為代表、以智能化為方向的第三階段。建設(shè)項(xiàng)目檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要組成部分和企業(yè)檔案資源重要內(nèi)容,是企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄,為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等提供了重要依據(jù)和參考。企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中,因參與單位多、涉及環(huán)節(jié)多、形成材料復(fù)雜等客觀因素,往往造成收集困難、歸檔難、竣工難等問(wèn)題。伴隨信息化技術(shù)的逐步推廣應(yīng)用,為我們解決建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題提供了方式方法,不僅提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平,同時(shí)規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的操作,實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的資源共享,提高企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目管理中的管控能力,為建設(shè)項(xiàng)目更加科學(xué)、合理、規(guī)范管理提供了新的發(fā)展方向。
關(guān)鍵詞:信息化管理;建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理
一、企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的重要性
1.建設(shè)項(xiàng)目檔案指在建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄,由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等形成,包含前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、驗(yàn)收文件等,實(shí)行建設(shè)單位負(fù)總責(zé),“三統(tǒng)一”(即統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn))的管理。項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效等體現(xiàn)了企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目管理的內(nèi)外在水平。
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,尤其是房地產(chǎn)企業(yè)、制造型企業(yè),其建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量越來(lái)越多,范圍越來(lái)越廣、投資的力度越來(lái)越大,導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的種類越來(lái)越復(fù)雜。企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暴露出以下問(wèn)題:
第一,基礎(chǔ)管理薄弱。主要體現(xiàn)在兩點(diǎn):
(1)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。項(xiàng)目管理人員重視對(duì)成本、質(zhì)量、進(jìn)度方面的管控,對(duì)管理過(guò)程中形成的檔案資料認(rèn)識(shí)不足,造成收集、整理等環(huán)節(jié)滯后,導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案出現(xiàn)損壞、丟失等各種情況;
(2)檔案管理人員專業(yè)能力不高。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要求其具有工程技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí),同時(shí)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等有深入的了解,在實(shí)際管理過(guò)程中,要確保施工與檔案收集同步進(jìn)行。
第二,建設(shè)項(xiàng)目的復(fù)雜程度導(dǎo)致對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難度加大。
(1)建設(shè)項(xiàng)目檔案由多個(gè)單位形成,如建設(shè)單位、建立單位等,涉及環(huán)節(jié)多,如立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、勘察、招投標(biāo)、施工等,尤其伴隨建設(shè)規(guī)模、建設(shè)周期、建設(shè)用材等因素,導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集難度加大。
(2)建設(shè)項(xiàng)目檔案執(zhí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家及地方制定的相關(guān)制度,因建設(shè)項(xiàng)目種類多樣,無(wú)法做到完全適用,需要與地方檔案管理部門(mén)等政府機(jī)構(gòu)保持有效溝通,確定相關(guān)要求。
2.隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,信息化技術(shù)逐步應(yīng)用到建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中,其優(yōu)勢(shì)日益顯現(xiàn)出來(lái)。信息化技術(shù)是以計(jì)算機(jī)、通信等技術(shù)為基礎(chǔ),通過(guò)對(duì)各種信息要素進(jìn)行高效、高質(zhì)量、高安全性地收集、整理、傳輸、利用的現(xiàn)代化技術(shù),具有針對(duì)性提供給特定人群用以生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為。目前,國(guó)家、省、市、地方檔案管理部門(mén)逐步將信息化技術(shù)融入檔案管理實(shí)際業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中,用于提升檔案管理水平。主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:
首先,實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn):第一點(diǎn),通過(guò)建立相應(yīng)管理平臺(tái),無(wú)論是對(duì)施工環(huán)節(jié)的管控,還是對(duì)整體檔案資源的管控,實(shí)現(xiàn)檔案信息化對(duì)檔案利用、數(shù)據(jù)更新等有重要意義;第二點(diǎn),檔案涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜,涉及工作環(huán)節(jié)多,如收集、整理、分類、歸檔等,將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程,充分利用其標(biāo)準(zhǔn)化的體系管理及文件模板,實(shí)現(xiàn)檔案自收集開(kāi)始至歸檔結(jié)束的全程可控。第三點(diǎn),通過(guò)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)豐富檔案載體形式,改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為主的情況,增加了音頻、視頻等內(nèi)容,且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版載體向電子化的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化。
其次,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范管理。主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn):第一點(diǎn),實(shí)現(xiàn)了檔案填寫(xiě)方式由人工填寫(xiě)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X錄入,較大地降低了管理人員的工作強(qiáng)度,節(jié)省工作時(shí)間,提高工作效率。第二點(diǎn),采用統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的模板,明確了相關(guān)制度要求及填寫(xiě)范例,降低了管理人員的操作難度,有效確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。第三點(diǎn),對(duì)于檔案的多介質(zhì)保存,通過(guò)對(duì)檔案真實(shí)性、完整性等確認(rèn),避免檔案室客觀環(huán)境中的各種不利威脅,提升檔案管理的安全性,對(duì)檔案保存的長(zhǎng)期性具有積極意義。
最后,實(shí)現(xiàn)為企業(yè)提供創(chuàng)效增益服務(wù)提供有力支持。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面,便于對(duì)檔案的有效利用,改變了傳統(tǒng)檔案利用查閱登記、調(diào)取紙質(zhì)版檔案等煩瑣程序,僅需通過(guò)相應(yīng)檢索,即可實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)電子化檔案資源的查找,極大地提高了檔案利用工作的效率和質(zhì)量。另一方面,便于充分挖掘檔案價(jià)值,檔案作為企業(yè)重要資源之一,對(duì)企業(yè)文化、資質(zhì)審核、技術(shù)改造等都發(fā)揮重要作用,通過(guò)對(duì)檔案資源信息化的管理,能夠?qū)崿F(xiàn)人力、物力等方面成本的降低,同時(shí)為企業(yè)創(chuàng)效益,實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。
二、企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施
1.充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案價(jià)值屬性,確定信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)
建設(shè)項(xiàng)目檔案作為參建各方項(xiàng)目管控的法律憑證,為項(xiàng)目的質(zhì)量管控提供了依據(jù),也是項(xiàng)目順利驗(yàn)收竣工的重要條件之一。我們要從兩個(gè)方面認(rèn)識(shí)如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的必要性和相互之間的關(guān)系:
一方面,企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中重要的基礎(chǔ)性資源內(nèi)容之一,對(duì)于企業(yè)在建設(shè)階段及竣工后技術(shù)升級(jí)、改擴(kuò)建等方面都具有特殊的地位和作用,因此參建各方要充分保障在建設(shè)項(xiàng)目檔案形成過(guò)程中人力、財(cái)力、物力等方面的投入,以便實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的部署實(shí)施,逐步提高建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化程度,進(jìn)而使得建設(shè)項(xiàng)目檔案為參建單位及企業(yè)相關(guān)部門(mén)提供準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的檔案信息服務(wù)。
另一方面,參建各方對(duì)種類多、材料多、關(guān)系復(fù)雜的建設(shè)項(xiàng)目檔案,如何提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量是難點(diǎn)之一,而加快信息化建設(shè)是有效的管理手段之一,其不僅能減輕建設(shè)項(xiàng)目管理人員工作量,降低工作難度,提高工作效率,同時(shí)將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員從傳統(tǒng)管理方式中解脫出來(lái),促進(jìn)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理模式轉(zhuǎn)變,對(duì)實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源共享,發(fā)揮企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目資源的價(jià)值具有重大意義。
2.參照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立規(guī)范管理意識(shí)
近些年來(lái),國(guó)家為加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目管理,制定并優(yōu)化相關(guān)的法律法規(guī),實(shí)現(xiàn)與國(guó)際接軌。制度標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的保障,是不可或缺的必要條件,是檔案信息化實(shí)施的依據(jù)。尤其是國(guó)家、省、市、地方等政府部門(mén)頒布的制度標(biāo)準(zhǔn)不僅是建設(shè)項(xiàng)目的參建方做好項(xiàng)目檔案工作的依據(jù),也是檔案行政管理部門(mén)和行業(yè)主管部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù),通過(guò)對(duì)制度中通用性、操作性、延伸性、創(chuàng)新性、兼容性的分析,逐步與信息化管理相融合,形成了思路清晰且合法合規(guī)的管理方法。通過(guò)規(guī)范的檔案信息化制度標(biāo)準(zhǔn),使得建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)無(wú)法兼容,各自獨(dú)立,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象,確保建設(shè)項(xiàng)目檔案按照統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。與此同時(shí),加強(qiáng)對(duì)制度標(biāo)準(zhǔn)的宣傳引導(dǎo)工作,組織各參建單位積極學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn),明確相關(guān)要求,建立多途徑的宣傳普及工作,定期進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保參建各方明確其制度要求的重要意義,提高參建各方的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理意識(shí),強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理,對(duì)于提升建設(shè)項(xiàng)目檔案工作整體水平有著基礎(chǔ)性的作用。
3.構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控
成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作小組等組織機(jī)構(gòu),明確職責(zé)分工,確定小組對(duì)自項(xiàng)目開(kāi)始到驗(yàn)收工作的建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行組織管理,確保檔案管理人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目了解并做好部署,明確項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的文件進(jìn)行及時(shí)的收集、積累和預(yù)立卷工作,并對(duì)各方的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,制訂詳細(xì)的檔案歸檔工作計(jì)劃,把控時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行文件的收集、整理、歸檔,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等參建各方,應(yīng)確定相應(yīng)負(fù)責(zé)人員,專兼職負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,形成建設(shè)項(xiàng)目管理網(wǎng)絡(luò)體系,并明確相應(yīng)職責(zé)。
在建設(shè)項(xiàng)目的前期、中期、后期,檔案管理部門(mén)要做到“三同時(shí)、四參加、四同步”。“三同時(shí)”:將檔案管理工作同時(shí)納入工程管理計(jì)劃當(dāng)中,同時(shí)納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程當(dāng)中,同時(shí)納入施工人員崗位責(zé)任制當(dāng)中?!八膮⒓印保鹤龅綑n案管理部門(mén)或者檔案管理人員參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì),參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì),參加科研課題審定會(huì),參加產(chǎn)品鑒定會(huì)。“四同步”:下達(dá)計(jì)劃任務(wù)和提出科研文件材料要同步,檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況要同步,鑒定、驗(yàn)收與鑒定、驗(yàn)收檔案材料要同步,申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)要與檔案室出具的專題歸檔證明材料同步。以信息化平臺(tái)為基礎(chǔ),對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督管理,確保檔案的真實(shí)、完整。
4.把握重點(diǎn)環(huán)節(jié),做到精細(xì)化管理
建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中涉及環(huán)節(jié)復(fù)雜,精細(xì)化管理是必然的選擇與需要,通過(guò)精細(xì)化的管理,對(duì)確保各職能部門(mén)分工合理、提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理整體質(zhì)量,有著關(guān)鍵性的作用,重點(diǎn)應(yīng)圍繞以下四點(diǎn):
首先,應(yīng)明確檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、信息化的平臺(tái)及行政主管部門(mén)的具體要求,結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn),確定收集、分類、整理,構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程,同時(shí)做好相應(yīng)宣傳工作,確保參建單位充分了解并能執(zhí)行。
其次,針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程中各個(gè)階段,做到合理規(guī)劃和統(tǒng)籌,將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理重點(diǎn)管控起來(lái),做到前期工程手續(xù)辦理、中期施工管理、后期驗(yàn)收管控過(guò)程中,真正做到明確重點(diǎn)環(huán)節(jié),切實(shí)做到及時(shí)追蹤。
再次,堅(jiān)持以合同為約束參建各方的重要依據(jù),用于對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔、移交等實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的質(zhì)量控制。建設(shè)項(xiàng)目確定后,建設(shè)單位應(yīng)與施工、監(jiān)理等參建相關(guān)單位簽訂合同、協(xié)議,并設(shè)置相應(yīng)條款,明確如歸檔套數(shù)、時(shí)限、違約責(zé)任等內(nèi)容。尤其是監(jiān)理作為第三方監(jiān)督單位,要負(fù)起對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性審查的責(zé)任,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量管控,及時(shí)反饋建設(shè)項(xiàng)目檔案真實(shí)性、完整性方面是否存在問(wèn)題并要求有關(guān)單位更正、完善等,確保建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)情況。
最后,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行前端管控。通過(guò)前端管控,控制建設(shè)項(xiàng)目檔案的流向,按照信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),將紙質(zhì)版實(shí)體掃描電子化,并將相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)上傳至統(tǒng)一的管理平臺(tái),建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)上傳材料進(jìn)行檢查,實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集管理的同時(shí),確保真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
5.培養(yǎng)復(fù)合型人才,促進(jìn)信息化技術(shù)與業(yè)務(wù)技能充分融合
檔案管理人員對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的順利推進(jìn)有著決定性的影響,為保證工作順利開(kāi)展,提升檔案管理人員的水平是必經(jīng)之路。信息化技術(shù)的應(yīng)用需要建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員在掌握扎實(shí)的建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)技能的同時(shí),還能夠運(yùn)用信息化工具,滿足面對(duì)新技術(shù)、新方法的要求標(biāo)準(zhǔn),完成傳統(tǒng)檔案管理思維向符合實(shí)際的現(xiàn)代管理思維的轉(zhuǎn)變,熟練掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化中的各個(gè)環(huán)節(jié)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)從全局者的角度思考建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作,一方面對(duì)數(shù)據(jù)管理層面,要確保數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、安全的同時(shí),要求實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效利用;另一方面,對(duì)管理環(huán)節(jié)的把控,尤其是法律法規(guī)的了解,不應(yīng)局限在建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)規(guī)定要求,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目涉及的合同管理等方面也應(yīng)有所涉獵。
此外,人才儲(chǔ)備也是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的難點(diǎn)之一。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理因其職業(yè)特點(diǎn),導(dǎo)致人員流動(dòng)性大,同時(shí)參建單位不重視,導(dǎo)致相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)等種種因素,一方面導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不善,造成實(shí)體收集不全,對(duì)后期驗(yàn)收造成嚴(yán)重影響,同時(shí)也容易導(dǎo)致相應(yīng)的信息化數(shù)據(jù)無(wú)法被有效利用,更有甚者會(huì)造成信息化數(shù)據(jù)混亂。為避免以上問(wèn)題,建設(shè)項(xiàng)目檔案形成各方應(yīng)積極組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)及建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)環(huán)節(jié)的技能培訓(xùn),了解建設(shè)項(xiàng)目的管理方法及工程技術(shù)的專業(yè)知識(shí),確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。
綜上所述,信息化技術(shù)的不斷發(fā)展及多樣性的體現(xiàn)、與業(yè)務(wù)的深度融合,必然為企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化提供有力的支撐,實(shí)現(xiàn)降低成本、提高工作效率和質(zhì)量等目標(biāo),受到了參建單位、政府主管部門(mén)日益重視。我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要意義、信息化技術(shù)建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)用的必要性,明確建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化部署及實(shí)施的關(guān)鍵點(diǎn),做好相應(yīng)基礎(chǔ)性工作的同時(shí),注重相應(yīng)人才培養(yǎng),轉(zhuǎn)變管理理念,與實(shí)際業(yè)務(wù)相結(jié)合,構(gòu)建建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系,將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理做精做細(xì),深挖建設(shè)項(xiàng)目檔案價(jià)值,促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)企業(yè)健康發(fā)展起到應(yīng)有的作用。
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(作者單位:遼寧輝山乳業(yè)集團(tuán)有限公司)