文/煙臺市水上運動學(xué)校 劉政

隨著學(xué)校教育、科研工作以及教學(xué)工作的改革與發(fā)展，作為記錄與承載了學(xué)校創(chuàng)辦與發(fā)展歷史的檔案，可以為學(xué)校不同級別檔案使用者提供更為健全的檔案信息，并為其提供便捷的檢索服務(wù)，在學(xué)校建設(shè)以及發(fā)展期間發(fā)揮了十分關(guān)鍵的作用。當(dāng)前，部分學(xué)校依舊沿用了傳統(tǒng)人工檔案管理方式，存在工作效率較低、檔案內(nèi)容檢索困難、更新速度緩慢、維護質(zhì)量低以及保密效果不佳等諸多問題。故而，如何最大程度應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段保證檔案管理工作質(zhì)量，完成檔案管理工作的現(xiàn)代化，其中檔案工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化是完成學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。

一、檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性及其特征

（一）規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性。學(xué)校檔案管理工作能夠直接反映學(xué)校管理能力教學(xué)水平與科研質(zhì)量，是維護學(xué)校各項工作水平的保障，是實現(xiàn)學(xué)校管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前部分學(xué)校檔案管理方式相對落后，管理能力不足，無法提高教學(xué)質(zhì)量水平。因此，學(xué)校管理人員需要明確目前檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化與教學(xué)質(zhì)量提高以及管理系統(tǒng)邏輯之間的密切關(guān)系。

（二）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化特征。檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的特征如下：第一，系統(tǒng)存儲量大，內(nèi)容檢索便捷。隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展及其在教育領(lǐng)域中的普及，無紙化辦公已然廣泛應(yīng)用于學(xué)校教育工作的各個領(lǐng)域之中?，F(xiàn)代化管理系統(tǒng)普遍采用計算機軟件進行教學(xué)管理，同時構(gòu)建學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，為檔案之中大規(guī)模信息數(shù)據(jù)的檢索、瀏覽以及保存管理提供便利。第二，具有科學(xué)且合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案類型多元化，范圍十分廣泛，而不同檔案需要存儲的時長也存在差異。所以，學(xué)校工作人員需要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，建立科學(xué)合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案館中的資料繁多復(fù)雜，往往需要用于各個領(lǐng)域，雜亂無序的檔案管理方式顯然無法滿足檔案管理的現(xiàn)實需求。因此，管理人員應(yīng)做到檔案質(zhì)量與種類均實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，達到科學(xué)且合理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)可保證管理工作持續(xù)與有效的開展。第三，管理成本更低。檔案管理工作包含檔案類型劃分、檔案整理以及檔案信息錄入等，所有環(huán)節(jié)都需要檔案管理人員認(rèn)真履職?，F(xiàn)代化檔案管理相較于以往的檔案管理方式，存儲容量顯著提高，包括教學(xué)活動相關(guān)信息以及日常生活有關(guān)信息。盡管信息數(shù)量龐大且類型復(fù)雜，一旦實現(xiàn)系統(tǒng)的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，將大大減輕人力消耗。因此，在檔案整理期間，需要通過規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化盡可能節(jié)省成本，同時也為檔案的檢索以及瀏覽提供了便利，顯著提高了檔案服務(wù)工作效率。

二、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化已然是學(xué)校檔案管理工作最為關(guān)鍵的內(nèi)容，針對目前我國學(xué)校檔案管理而言，雖然檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化確實獲得了理想的發(fā)展，也有效提高了管理工作整體質(zhì)量，但是依舊存在許多問題，尚未得到有效的解決，主要體現(xiàn)在如下方面：

（一）監(jiān)管不足。學(xué)校檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，離不開完善的監(jiān)管制度。部分學(xué)校的檔案管理人員多數(shù)為兼職或兼管，存在不穩(wěn)定性，常常處于熟悉工作或交接工作的狀態(tài)，這也使得日常工作中存在許多問題，但是難以被發(fā)現(xiàn)，伴隨問題的不斷積累，學(xué)校檔案管理工作難度不斷增加。因此，僅依賴現(xiàn)行的制度與條例確實無法完成學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）人員整體素質(zhì)偏低。學(xué)校檔案管理工作對管理人員專業(yè)化素養(yǎng)要求較高，但往往檔案管理人員大部分并非科班出身，更多是在工作和業(yè)務(wù)培訓(xùn)中不斷積累業(yè)務(wù)知識。而在檔案管理工作過程中，因為專業(yè)術(shù)語偏多，乃至相同的術(shù)語在各種環(huán)境下存在不同的定義，從而導(dǎo)致檔案管理工作在專業(yè)性方面存在短板和不足。另外，檔案管理存在使用價值顯示的滯后性導(dǎo)致學(xué)校缺乏對檔案管理工作的重視，加之專業(yè)檔案人員數(shù)量的匱乏，從而造成學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理無法實現(xiàn)。

（三）缺乏管理意識。關(guān)于學(xué)校檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，許多檔案管理人員缺少清晰的認(rèn)知，僅僅認(rèn)為檔案管理工作的目的是為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)，缺少對檔案管理自身效率的重視。另外，部分學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理并現(xiàn)實意義不大。學(xué)校檔案管理人員本身缺乏重視，檔案管理工作質(zhì)量自然難以得到顯著的提高。

三、學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理方案

（一）構(gòu)建健全的工作人員管理制度。第一，隨著我國檔案信息化進程的不斷加速，學(xué)校需要在短時間內(nèi)構(gòu)建更為健全的檔案管理制度，使得檔案管理方式以及流程更為健全。以我校為例，為規(guī)范日常檔案管理工作，結(jié)合學(xué)校特點先后制定完善《檔案工作管理辦法》《檔案立卷歸檔制度》《檔案安全保管制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》等十余項管理制度，進而保證檔案管理工作能夠做到有制度可依。在規(guī)范制度的基礎(chǔ)上，利用詳細的檔案借閱以及調(diào)取記錄等相關(guān)信息，避免檔案存儲過程中產(chǎn)生受損或丟失等問題，同時對檔案管理工作進行詳細的責(zé)任劃分，確保責(zé)任落實到人。進一步建立完善績效考核制度，如果管理人員在職期間認(rèn)真履行個人職責(zé)，予以一定的獎勵；相反，則需要予以懲罰。通過上述完善的制度，檔案管理工作質(zhì)量將得到顯著提高。第二，加強管理隊伍的建設(shè)。學(xué)校檔案管理工作對工作人員有較高的要求，隊伍整體素質(zhì)與檔案管理最終效果有直接關(guān)系。因此，學(xué)校應(yīng)重視對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，主要集中在如下兩個方面：其一，政治素養(yǎng)的提高。檔案管理工作因其特殊性，需要管理人員具有較高的保密意識、優(yōu)秀的服務(wù)素質(zhì)及較強的協(xié)調(diào)能力。檔案工作瑣碎復(fù)雜，更需要在工作期間富有熱情、沉心鉆研才能提升業(yè)務(wù)水平。其二，需要具備優(yōu)秀的業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)知識。管理人員要對檔案管理內(nèi)容以及有關(guān)規(guī)定十分清楚，方能達到加強檔案管理的效果，在日常檔案管理工作中，才可以針對其出現(xiàn)的問題予以總結(jié)及分析，并從中總結(jié)各種經(jīng)驗教訓(xùn)，使得檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）紙質(zhì)文件與電子文件并重。信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，電子文件因其存儲與攜帶的便捷性逐漸受到人們的關(guān)注與重視。同時，電子文件更能夠直觀準(zhǔn)確有效地記載學(xué)校工作的發(fā)展變化，這對于業(yè)余訓(xùn)練學(xué)校而言是至關(guān)重要的。我校通過對賽事活動、訓(xùn)練活動等聲像檔案材料的充分利用，在競技體育賽事中，取得優(yōu)秀成績，尤其在2018年山東省第24屆省運會中我校超額完成金牌任務(wù)，被授予“突出貢獻獎”；通過對照片、影像等電子文件的充分利用，學(xué)校在各項評優(yōu)工作中一直位列前茅，連續(xù)8年榮獲績效考核優(yōu)秀等次，連續(xù)4年榮獲“省級文明單位”稱號。因此，為充分發(fā)揮電子文件的重要性，學(xué)校在檔案管理工作中需要認(rèn)真鑒定電子文檔，同時結(jié)合鑒定結(jié)果針對文件檔案予以分類以及整理。針對電子文件的區(qū)分是電子文件歸檔的關(guān)鍵內(nèi)容，在目前學(xué)校檔案管理工作中，部分學(xué)校僅僅存儲了與教師或是學(xué)生有關(guān)且具有參考價值的文檔，而針對一些應(yīng)用價值不大的文檔，往往將其直接刪除。為了確保電子文檔具有的真實性，在開展文檔存儲期間需要同步存儲管理相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，確保文檔的真實性以及精確度。另外，管理人員在完成紙質(zhì)文檔信息內(nèi)容轉(zhuǎn)為電子文檔之后，還需要繼續(xù)保留紙質(zhì)文檔，作為電子文檔存儲的依據(jù)與憑據(jù)。

（三）保證案卷的完整性與有序性。隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化也提出更為嚴(yán)格的要求。學(xué)校檔案管理部門在檔案管理工作中應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整性與有序性，提高卷宗的整體質(zhì)量。管理人員需要確保所存檔案信息的完整性，并將其有序地歸入不同類別的檔案群內(nèi)，這也為信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用與普及奠定了基礎(chǔ)。為確保檔案內(nèi)容的完整性與有序性，學(xué)校具體可采用如下方法：第一，提高管理人員的責(zé)任心。檔案管理工作需要由人力完成，所以管理人員是否有責(zé)任心關(guān)系著檔案內(nèi)容的完整度與有序性，是能否實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵所在。許多學(xué)校存在檔案歸檔無序性或是檔案資料缺損的問題。因此，檔案管理人員需要認(rèn)真開展各個環(huán)節(jié)的工作，促進檔案管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。檔案管理人員要及時匯總與整理本學(xué)校的各類文件，同時根據(jù)學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定為各種材料進行科學(xué)分類與歸檔，明確各類檔案的時效性，確保當(dāng)前存儲的檔案具備一定的參考價值以及意義。第二，制定嚴(yán)格的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。為顯著提高學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，保證案卷整體質(zhì)量，制定嚴(yán)格檔案管理細則是必要工作。主要體現(xiàn)在如下方面：其一，檔案信息的完整度。檔案材料采集是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，如果采集的檔案信息缺損嚴(yán)重，檔案本身價值將隨之減弱。以我校體育賽事檔案為例，學(xué)校除承擔(dān)組隊參加省級以上比賽任務(wù)的同時，還承辦省級以上體育賽事，因此在體育賽事活動中檔案材料的收集顯得尤為重要。賽事活動的組織參與過程是繁瑣緊湊的，相應(yīng)的材料收集需要實效性和完整性，完善的賽事檔案能為學(xué)校賽事成績和賽事組織提供理論基礎(chǔ)。正是對檔案的有效利用，學(xué)校近幾年承辦的國際、國家級賽事在組織籌備等方面得到了國家體育總局、省體育局和社會各界的一致好評。其二，檔案外觀符合要求。檔案管理人員應(yīng)保證檔案表面狀態(tài)滿足管理標(biāo)準(zhǔn)，包括整潔度、檔案文字格式、手寫文字的清晰度等。其三，檔案的裝訂與存儲方式，檔案人員應(yīng)嚴(yán)格按照既定的順序擺放檔案，為后續(xù)檔案檢索與調(diào)取提供便利，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)裝訂檔案，包括使用的檔案夾類型、裝訂順序等，以推進實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）加強一手資料的采集。為確保檔案資料不會產(chǎn)生缺損，學(xué)校需要針對檔案內(nèi)的所有信息數(shù)據(jù)進行確認(rèn)。如我校檔案分為文書檔案、人事檔案、體育賽事檔案、建筑工程檔案、合同檔案、職稱檔案、實物檔案等幾大類別，不同科室在收集檔案信息的過程中難免會出現(xiàn)分散、雜亂的情況，從而需要針對檔案采集規(guī)章制度予以制定以及健全，協(xié)調(diào)各個科室按照統(tǒng)一的檔案排版開展檔案信息采集收集工作，在完成紙質(zhì)檔案的采集之后構(gòu)建健全的電子檔案。關(guān)于文檔信息數(shù)據(jù)的采集，不僅需要開展嚴(yán)格的檢驗，確保所有檔案的真實性以及精確度，更要針對不同的文檔予以分類采集以及整理，并對所有檔案予以編碼以及區(qū)分類型。

關(guān)于檔案的內(nèi)容以及格式，不同科室需要嚴(yán)格把關(guān)，這是影響檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。針對采集的第一手檔案資料，收集人員需要嚴(yán)格把控檔案文件的質(zhì)量，認(rèn)真檢驗檔案的格式與原始記錄是否達到標(biāo)準(zhǔn)，并進行簽字證明。驗收期間，所有負責(zé)驗收的工作人員必須檢驗檔案是否滿足規(guī)范化要求，確保檔案資料滿足學(xué)校制定的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化要求及格式，為后續(xù)檔案管理工作以及類型劃分工作提供便利。

四、結(jié)語

檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，隨著時代的迅速發(fā)展，學(xué)校對檔案管理工作提出更多新的要求。因此，學(xué)校若要提高檔案管理工作質(zhì)量，必須加強工作人員的思想認(rèn)識，明確檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的價值與特點，同時明確檔案管理工作現(xiàn)狀，通過健全管理制度以及加強一手資料的采集等有效措施，推動檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的普及，提高學(xué)校檔案管理工作整體質(zhì)量。