文/重慶市南岸區(qū)人力社保檔案管理中心 柏雪

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)流動(dòng)人員的檔案存管、流轉(zhuǎn)等問(wèn)題引發(fā)討論。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖然存在安全性高、存儲(chǔ)時(shí)間久等特點(diǎn)，但在檔案保管轉(zhuǎn)接等方面流程復(fù)雜、效率較低，且易造成檔案遺失，因此流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行。目前，部分地區(qū)已實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理，筆者所在單位已完成4.4萬(wàn)余卷人事檔案的數(shù)字化工作，但在數(shù)字化管理過(guò)程中仍存在檔案信息不完整、轉(zhuǎn)接不暢、平臺(tái)建設(shè)滯后等各類問(wèn)題，本文擬就這些問(wèn)題展開討論。

一、流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理概述

流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理主要指運(yùn)用掃描、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字媒介，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。隨著我國(guó)人才流動(dòng)愈加頻繁及信息化發(fā)展不斷深入，將流動(dòng)人員人事檔案管理工作及時(shí)納入數(shù)字化信息管理服務(wù)系統(tǒng)中，并開展相應(yīng)技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，是適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。

二、流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息不完整。電子個(gè)人檔案通常以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，建立起一系列復(fù)雜的個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由于流動(dòng)人員工作不穩(wěn)定、流動(dòng)性大、檔案意識(shí)薄弱等原因，流動(dòng)人員人事紙質(zhì)檔案本就存在著因未及時(shí)歸檔而導(dǎo)致部分內(nèi)容缺失等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。而基于紙質(zhì)檔案建立的電子檔案，其信息內(nèi)容不完整的問(wèn)題較為突出。同時(shí)電子檔案主要以電子圖片形式存在，質(zhì)量參差不齊，存在缺項(xiàng)、信息缺失、圖像歪斜失色、分辨率低等問(wèn)題，不能夠全面有效反映個(gè)人工作業(yè)績(jī)水平、專業(yè)技術(shù)成就等基本信息，從而影響流動(dòng)人員人事檔案的綜合管理和利用。

（二）流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化流轉(zhuǎn)不暢。當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化已取得一定成效，部分人事檔案管理機(jī)構(gòu)為流動(dòng)人員提供了相應(yīng)的人事檔案數(shù)字化管理服務(wù)，但通常僅局限于人事檔案查閱、檔案相關(guān)證明出具等方面。因?yàn)榧夹g(shù)限制、數(shù)據(jù)壁壘等，流動(dòng)人員人事檔案在不同省市間的轉(zhuǎn)接仍主要通過(guò)傳統(tǒng)線下渠道，跨區(qū)域電子檔案轉(zhuǎn)接服務(wù)工作進(jìn)展緩慢。由于檔案信息輸入延遲、信息檢索提取效率低、數(shù)據(jù)庫(kù)更新不及時(shí)等問(wèn)題，線上線下檔案流轉(zhuǎn)不同步等問(wèn)題長(zhǎng)期存在。

（三）流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)滯后。目前，為規(guī)范檔案數(shù)字化管理，國(guó)家檔案管理部門已制定出臺(tái)《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)文件，推動(dòng)各地區(qū)實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。但部分地區(qū)檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)滯后，系統(tǒng)功能不完善、安全措施不到位等問(wèn)題依然凸顯。由于缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)劃戰(zhàn)略，各地區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫(kù)、平臺(tái)、接口等方面存在較大的差異，運(yùn)行的各個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)無(wú)法適應(yīng)整個(gè)人事檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)的配合需要，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案信息得不到綜合利用和全面共享，信息出現(xiàn)嚴(yán)重“孤島化”。

三、流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理的意義

（一）促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理提效。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找過(guò)程花費(fèi)時(shí)間較多的情況，流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化通過(guò)掃描上傳紙質(zhì)人事檔案，創(chuàng)建與紙質(zhì)檔案相匹配的電子檔案，并對(duì)人事檔案中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，通過(guò)數(shù)字化信息檢索，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查閱人事檔案、直接打印檔案資料、開具存檔證明、調(diào)函、統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)等功能，從而極大地提高了流動(dòng)人員人事檔案管理效率。同時(shí)，對(duì)于社會(huì)流動(dòng)人員，特別是各省市不同區(qū)縣間流動(dòng)人才的檔案調(diào)動(dòng)等服務(wù)事項(xiàng)，也能提高辦事效率，最大限度地方便辦事群眾，做到“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”。流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理，將使社會(huì)流動(dòng)人員、用人單位和人事檔案管理機(jī)構(gòu)都能夠充分利用檔案人力信息資源，共享數(shù)字化服務(wù)成果。

（二）促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案流轉(zhuǎn)提速。區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案流轉(zhuǎn)時(shí)易出現(xiàn)檔案遺失、私自篡改檔案內(nèi)容等問(wèn)題，流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)接存在明顯優(yōu)勢(shì)，即檔案信息傳輸?shù)目焖?、?zhǔn)確和安全性。依托全市統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)學(xué)化管理平臺(tái)，開展檔案服務(wù)事項(xiàng)“一網(wǎng)通辦”，可推動(dòng)實(shí)現(xiàn)市區(qū)數(shù)字人事檔案信息庫(kù)共建共享，讓流動(dòng)人員人事檔案查詢更加便利、流轉(zhuǎn)有跡可循，使檔案轉(zhuǎn)遞步入“快車道”、跑出“加速度”。雖然目前不同省市尚未實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)上“一鍵轉(zhuǎn)接”，但網(wǎng)上直接出具調(diào)函等功能的實(shí)現(xiàn)提高了檔案流轉(zhuǎn)效率。隨著數(shù)據(jù)共享進(jìn)一步發(fā)展，流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化服務(wù)功能更加完善，人事檔案流轉(zhuǎn)效率也必將進(jìn)一步提高。

（三）促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案利用提質(zhì)。在人事檔案系統(tǒng)管理服務(wù)領(lǐng)域積極運(yùn)用優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化管理理念和數(shù)字化工作模式，打破了原有的時(shí)空限制，通過(guò)數(shù)字化管理，可以確保人事檔案管理系統(tǒng)能夠在滿足社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的人事管理和調(diào)配需求的基礎(chǔ)上，為社會(huì)流動(dòng)人才就業(yè)和個(gè)人發(fā)展提供便利的服務(wù)條件，并及時(shí)將人才資源的工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)選擇等個(gè)人信息納入人事檔案信息系統(tǒng)中，保障社會(huì)流動(dòng)人員的相關(guān)權(quán)益，有效促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案利用全面提質(zhì)。

四、流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐探析

（一）健全完善流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理制度。目前，我國(guó)檔案管理法律法規(guī)及各地檔案管理制度主要針對(duì)實(shí)體檔案，因流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化工作起步稍晚，對(duì)收集、存儲(chǔ)、管理、利用等相關(guān)制度尚不完善。2020年6月修訂通過(guò)的《中華人民共和國(guó)檔案法》新增“檔案信息化建設(shè)”一節(jié)，為檔案數(shù)字化提供了根本遵循并產(chǎn)生了積極影響。基層檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)參照《中華人民共和國(guó)檔案法》及我國(guó)其他法律法規(guī)和有關(guān)政策，建立流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理制度，不僅應(yīng)包括人事檔案的數(shù)字化掃描、電子檔案保管及利用服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理等方面，還應(yīng)對(duì)電子檔案信息安全管理做出詳細(xì)明確的規(guī)定，全面保障檔案信息安全。

首先，筆者所在單位根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)文件，結(jié)合工作實(shí)際，研究制定了流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理工作制度，作為所有檔案數(shù)字化管理工作的基本遵循。其次，根據(jù)日常工作中遇到的人事檔案管理問(wèn)題，不斷健全完善數(shù)字化管理工作細(xì)則，保證能更好滿足日常檔案管理的實(shí)際需要。嚴(yán)格按照具體的制度細(xì)則，規(guī)范日常中的流動(dòng)人員人事檔案工作，做好檔案的源頭管理和過(guò)程管理，即做好單位現(xiàn)存流動(dòng)人員人事檔案中年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等重要信息的核對(duì)，認(rèn)真審核檔案增補(bǔ)資料，確保檔案無(wú)涂改、真實(shí)有效。在檔案查詢、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，保證審批手續(xù)齊全，認(rèn)真做好登記，保證信息安全。最后，研究制定針對(duì)性的數(shù)字平臺(tái)具體業(yè)務(wù)操作規(guī)則。根據(jù)該規(guī)則，檔案工作人員運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對(duì)單位管理區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員的電子版人事檔案進(jìn)行管理工作，配備相應(yīng)人員進(jìn)行數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)核查和存儲(chǔ)，協(xié)同查缺補(bǔ)漏與整理。按照工作制度規(guī)則，基本完成了管理的所有流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)整理與核查工作，助力人事檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)落實(shí)。

（二）建設(shè)流動(dòng)人員人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)。當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)快速發(fā)展時(shí)期，流動(dòng)人員人事檔案管理部門應(yīng)積極運(yùn)用信息技術(shù)，開發(fā)建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。面向內(nèi)部的檔案管理工作人員，開發(fā)局域網(wǎng)應(yīng)用平臺(tái)來(lái)完善現(xiàn)存流動(dòng)人員人事檔案歸檔、流轉(zhuǎn)等功能，促進(jìn)工作人員在人事檔案管理和服務(wù)上的完成質(zhì)量、辦事效率“雙提高”；面向所管轄區(qū)內(nèi)的所有群眾，開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用平臺(tái)，開展“零次上門”檔案服務(wù)，方便群眾“一鍵查檔”。在確保檔案信息安全保密的前提下，開發(fā)“跨區(qū)域”流動(dòng)人員人事檔案管理系統(tǒng)，使全國(guó)各地區(qū)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)能夠加強(qiáng)工作聯(lián)系，高效協(xié)同合作，快速安全地轉(zhuǎn)接相關(guān)流動(dòng)人員人事檔案，推動(dòng)多地關(guān)聯(lián)共享，從而助力流動(dòng)人員人事檔案管理全國(guó)一體化的實(shí)現(xiàn)。

在信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)上，雙向暢行的數(shù)字化平臺(tái)有利于對(duì)社會(huì)流動(dòng)人員以及廣大用人單位進(jìn)行檔案管理與服務(wù)。面向內(nèi)部檔案管理工作人員，筆者所在省市已開發(fā)流動(dòng)人員綜合服務(wù)平臺(tái)等線上管理服務(wù)系統(tǒng)。在此平臺(tái)上，檔案管理工作人員可開展檔案查詢、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案證明開具等一系列服務(wù)，核對(duì)訂正年齡、工作勞動(dòng)關(guān)系、表彰獎(jiǎng)勵(lì)近況、崗位職務(wù)變化、相關(guān)學(xué)歷更新等基本信息，極大地提升了檔案管理服務(wù)效率。同時(shí)，打破不同地區(qū)間信息壁壘，通過(guò)統(tǒng)一集成門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)全市檔案轉(zhuǎn)遞網(wǎng)上經(jīng)辦。筆者所在單位已完成4.4萬(wàn)余卷的檔案掃描上傳工作，開展檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等各類線上檔案服務(wù)1萬(wàn)余次。面向廣大群眾，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、智能化等技術(shù)手段，上線人力社保網(wǎng)上辦事大廳、人才公共服務(wù)網(wǎng)上辦事大廳、人力社保APP、人才APP等一系列網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，方便群眾辦理檔案相關(guān)事項(xiàng)。流動(dòng)人員可通過(guò)手機(jī)、電腦等終端設(shè)備，直接查詢個(gè)人檔案存檔機(jī)構(gòu)、進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出申請(qǐng)、開具調(diào)檔函、開具存檔證明等，實(shí)現(xiàn)足不出戶享受檔案管理服務(wù)。

（三）提升流動(dòng)人員人事檔案管理人員的專業(yè)能力。據(jù)中國(guó)檔案局公布的數(shù)據(jù)來(lái)看，截至2019年底，各級(jí)檔案行政管理部門和綜合檔案館現(xiàn)有專職人員中，碩士研究生以上學(xué)歷占比5.4%，本科占比63.9%，大專占比23.8%。人事檔案管理機(jī)構(gòu)招聘錄用的檔案專業(yè)對(duì)口人員占比較小，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)人才更是鳳毛麟角，檔案復(fù)合型人才缺乏，檔案專家較少，大部分?jǐn)?shù)字化工作采取了外包的形式。因此，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力迫在眉睫。首先，要完善檔案專業(yè)人才培養(yǎng)體系。對(duì)于檔案專業(yè)的學(xué)生要增設(shè)大數(shù)據(jù)、智能、云計(jì)算相關(guān)的專業(yè)課程，提高信息化檔案管理工作能力。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)招聘引進(jìn)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才，不僅應(yīng)提高檔案專業(yè)人員的占比，還應(yīng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)人才，助力流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化工作提質(zhì)增效。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期開展專家講座、專業(yè)實(shí)操等培訓(xùn)，采取在崗學(xué)習(xí)和脫崗培訓(xùn)相結(jié)合的方式，普及檔案管理及大數(shù)據(jù)知識(shí)與技術(shù)，切實(shí)提升人事檔案管理人員數(shù)字化管理能力。

筆者所在單位從以下幾方面來(lái)提升管理人員數(shù)字化工作業(yè)務(wù)能力：一是優(yōu)化工作人員結(jié)構(gòu)。通過(guò)提前擬定工作人員招聘計(jì)劃表，提高檔案專業(yè)及復(fù)合型人才招聘比例，從根本上解決工作人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)欠缺等問(wèn)題。二是參加內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)。邀請(qǐng)檔案專業(yè)人才開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座，單位內(nèi)部業(yè)務(wù)骨干以“傳幫帶”的方式，通過(guò)工作實(shí)操，提升業(yè)務(wù)能力。三是派遣員工外出學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。單位應(yīng)派遣員工學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)檔案管理中心推動(dòng)檔案數(shù)字化工作的各項(xiàng)理念和創(chuàng)新做法，并重點(diǎn)派遣業(yè)務(wù)骨干到市人才服務(wù)交流中心觀摩學(xué)習(xí)，就檔案數(shù)字化建設(shè)工作所需的基礎(chǔ)設(shè)備和人員配置、數(shù)字圖像掃描處理技術(shù)、圖文影像標(biāo)準(zhǔn)化處理環(huán)節(jié)和質(zhì)檢環(huán)節(jié)重點(diǎn)事項(xiàng)、檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范等多方面展開交流探討，為單位更好地開展檔案數(shù)字化工作積累了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，助力提升單位人事檔案管理和服務(wù)水平。

五、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化時(shí)代，社會(huì)人才流動(dòng)越發(fā)頻繁，流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理已成為時(shí)代必然趨勢(shì)。隨著分類明晰、材料透明、數(shù)據(jù)真實(shí)的數(shù)字化人事檔案管理服務(wù)平臺(tái)的建立及管理制度的逐步完善，人事檔案管理機(jī)構(gòu)、流動(dòng)人員和用人單位有效溝通交流的渠道將進(jìn)一步擴(kuò)展，檔案管理將更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理高質(zhì)量發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的服務(wù)意義和實(shí)踐目的。