文/中鐵一局集團第四工程有限公司 張偉

企業(yè)檔案是企業(yè)在建設經營、生產科研及服務等活動中，直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種圖表、聲像、實物、文字等不同形式的歷史記錄。檔案傳承著企業(yè)文化、服務著企業(yè)發(fā)展，在企業(yè)市場競爭中扮演著極其重要的角色。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出：“檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區(qū)、各部門、各單位的重要職責?！鄙羁陶J識檔案的價值和作用，對實現檔案管理的專業(yè)化、信息化、規(guī)范化、科學化具有十分重要的意義。

一、企業(yè)檔案工作的重要性

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展全貌，是企業(yè)的寶貴財富及無形資產，在企業(yè)改革發(fā)展和生產經營中發(fā)揮著舉足輕重的作用。其重要性表現如下：

（一）企業(yè)檔案具有社會價值。企業(yè)一直處在國家經濟社會發(fā)展的最前沿，為改革開放、經濟騰飛、科技進步、國防建設、民生改善等做出了卓越貢獻。筆者所在企業(yè)為建筑施工企業(yè)，有“天下第一局”的美譽，參與了青藏、京滬、拉林、商合杭、大瑞等諸多鐵路建設，以及雀兒山隧道、米倉山隧道等堪稱世界級難度的高速公路建設，還包括北京、成都、鄭州、西安等城市軌道及市政工程建設，并參建了上海方艙醫(yī)院建設。這些都是促進經濟發(fā)展、維系國計民生的重點工程，在施工中產生了大量項目建設檔案、科學技術研究檔案、企業(yè)標準檔案等。因此，企業(yè)檔案不僅是企業(yè)自有資產，也是國家檔案資源的有機組成。同時，企業(yè)檔案管理也承擔著為黨管檔、為國守史、為民服務的社會責任。

（二）企業(yè)檔案具有的文化價值。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展史與奮斗史，是企業(yè)全員的履歷本、編年史。同時，企業(yè)檔案也彰顯了企業(yè)文化演變，是企業(yè)文化的載體。筆者所在企業(yè)在成立50周年之際，檔案部門展出了各個歷史時期的史志資料，不僅直觀展示了企業(yè)為國家基礎設施建設所作出的巨大貢獻，更表現了企業(yè)員工在艱苦環(huán)境下的精神風貌，檔案中所蘊含的精神力量和文化價值，有效提振了全體員工士氣，增強了全體員工的向心力。

（三）企業(yè)檔案具有法律價值。檔案具有法律效用，成為維護企業(yè)合法權益的有力保障。企業(yè)檔案可以還原事實真相，明確各方責任，減少不必要的糾紛。因檔案歸檔不全，在法律糾紛中，訴訟失敗的現象普遍存在。齊全完整、留存完備的檔案資料，可以擺脫“口說無憑”的窘境，對于證據的收集有極大的幫助，甚至可能是贏得法律訴訟的關鍵，可以保護企業(yè)和全體員工的利益不受損害。因此，檔案管理水平的高低，是衡量企業(yè)管理水平的一個重要標志。

（四）企業(yè)檔案具有經濟價值。企業(yè)在國家經濟發(fā)展中的重要作用，決定了企業(yè)檔案的經濟價值。具有企業(yè)發(fā)展中經濟指標等數據的取得都是建立在對歷年檔案資料收集和分析的基礎上，按照規(guī)范要求充分開發(fā)利用企業(yè)檔案，可以推動企業(yè)各項工作的有序開展，為企業(yè)、為國家創(chuàng)造經濟效益。

（五）企業(yè)檔案具有無形價值。檔案是歷史的真實記錄，是重要的信息資源和知識寶庫。檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的資產，包含了企業(yè)生產經營管理的各個方面，每份檔案都具有不同的價值，傳達和記述著歷史。企業(yè)檔案既能為企業(yè)的生產、經營、研發(fā)、管理服務，又能為企業(yè)全體員工服務，還能為與本企業(yè)相關的廣大人民群眾服務。企業(yè)檔案是企業(yè)歷史延續(xù)的載體，是企業(yè)知識資產與軟實力的代表，具有不可估量的無形價值。

二、企業(yè)檔案管理存在的突出問題

隨著經濟社會的不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴張，信息技術的不斷提升，企業(yè)檔案資源重要價值的挖掘利用工作與企業(yè)落后的管理理念、管理設備之間形成了矛盾。目前，企業(yè)檔案管理已經走出了單一的文件管理模式，正逐步向多元的知識管理道路邁進，紙質版檔案數字化、檔案管理信息化系統應用、數字檔案館的建設已成為大勢所趨。當前形勢下，許多企業(yè)的檔案管理水平不能滿足時代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展需求，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

（一）制度體系健全，落實力度差。隨著《檔案法》《保守國家秘密法》等一系列檔案法律法規(guī)的出臺，各企業(yè)的檔案管理制度、管理體系越來越健全，但受傳統觀念的影響，各項制度落實不盡如人意，檔案管理規(guī)范化程度不高。企業(yè)檔案管理中，無檔案管理機構、無專職人員、無檔案管理場所、無檔案管理信息系統、不遵照流程及相關制度操作等問題仍然存在，健全的制度和體系形同虛設、無法落地，沒有從實際行動上真正將檔案工作高度重視起來。

（二）宣傳力度不足，全員檔案意識差。企業(yè)的檔案工作與每個員工都密切相關，對企業(yè)檔案資料進行收集保管是檔案管理部門的職責，也是企業(yè)每一個部門、下屬單位的責任。然而由于培訓、宣傳力度不足，企業(yè)員工對檔案的重要性認識還不到位，檔案收集、歸檔工作常被認為是一件不緊急且不重要的事，配合人員沒有做到按時、全面、系統、完整歸檔，沒有肩負起應盡的責任與義務，導致歸檔資料整體質量差。

（三）檔案管理人員綜合素質有待提升。檔案管理工作的專業(yè)性很強，對管理人員要求極高，既要有較強的專業(yè)知識，又要有較強的責任心和使命感。然而企業(yè)檔案管理人員中，科班出身的人員稀缺，部分檔案管理人員存在“大管家”式的管理思想，機械性對待工作，抱著“做一天和尚撞一天鐘”的態(tài)度，工作效率低下。當面對檔案管理創(chuàng)新、編研等帶有挑戰(zhàn)性的工作時，檔案管理人員往往無能為力，直接影響了企業(yè)檔案管理水平。

（四）檔案硬件設施和信息化建設落后。許多企業(yè)受經費影響和辦公條件所限，檔案管理設施陳舊，檔案常被放置于條件較差的閑置房屋或地下室，根本無法滿足檔案存放的必備條件，存在損毀的風險。同時，檔案信息化建設嚴重滯后，仍采用純手工的管理方式，日常查找費時費力，常因查找不便利，使得多數檔案處于封存狀態(tài)，造成“有檔無用、無檔可用”的尷尬境地，未能充分發(fā)揮檔案價值。

（五）檔案管理創(chuàng)新意識差。隨著信息技術與網絡技術的快速發(fā)展、廣泛運用，數字檔案資源已逐步成為國家檔案信息資源的主要形態(tài)。傳統的檔案管理理念、管理方式，已明顯無法滿足企業(yè)檔案管理的需求。許多企業(yè)至今的檔案管理模式還停留在按慣例、憑經驗、照搬照套中，工作缺乏創(chuàng)新意識，無法助力企業(yè)快速發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理規(guī)范的措施

（一）健全管理體系，加強收集考核，增強企業(yè)“軟實力”。一是企業(yè)要堅持“統一領導、分級管理”的檔案工作原則，指定一名高管分管檔案工作，全面統籌安排企業(yè)檔案管理相關事宜，為各項工作的開展提供保障，推動檔案工作健康發(fā)展。二是企業(yè)要充分認識到檔案工作的重要性，變“意識上重要”為“行動中重要”，做好檔案工作“三納入”“四同步”，加強全過程監(jiān)督指導，確保檔案資料應歸盡歸、早歸盡歸，為今后工作和決策提供更多有參考價值的信息。三是加大檔案資源收集整理力度。檔案的收集管理幾乎牽涉到公司各個業(yè)務部門及下屬單位，只有將各類文件歸集工作納入各部門、各下屬單位有關人員崗位職責并進行考核，形成多方合力與聯動，才能推動檔案資料的全面收集，增強企業(yè)“軟實力”。

（二）加強培訓宣教，營造良好氛圍，提升全員檔案意識。一是企業(yè)要加強檔案法制宣傳。要把《保守國家秘密法》《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)的宣教工作納入年度計劃，優(yōu)化檔案事業(yè)法治環(huán)境，增強全員檔案法治意識、責任意識、義務意識，營造良好的檔案管理氛圍。二是加強業(yè)務培訓與指導。企業(yè)檔案涉及范圍廣、門類眾多、數量龐大，一些規(guī)模比較大的企業(yè)設有較多子、分公司和臨時機構，檔案管理人員還存在流動性大的問題，因此要定期開展檔案人員業(yè)務培訓，加強對基層單位的業(yè)務指導，提升檔案管理整體水平。三是加強安全防護意識教育。企業(yè)要營造“人人有責、全員參與”的檔案管理理念，杜絕任何部門和個人將檔案據為己有或拒絕歸檔的行為；企業(yè)各層級要制定檔案安全應急預案并進行演練，確保檔案安全完整。

（三）加強檔案人才隊伍建設，提升綜合素質。企業(yè)檔案管理水平的高低，很大程度上取決于檔案管理人員的綜合素質。一是要加強檔案人才隊伍建設。從根本上摒棄檔案工作無技術含量、誰都能干的錯誤思想觀念，制定人才培養(yǎng)計劃，合理選人用人，組建一支業(yè)務能力過硬并且穩(wěn)定的檔案管理隊伍。二是提升業(yè)務能力。隨著信息技術手段在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案工作對檔案人員的要求也越來越高，企業(yè)要積極鼓勵并支持檔案人員參加上崗培訓、繼續(xù)教育、專業(yè)知識培訓、對外調研交流等，讓其不斷提升專業(yè)知識、操作技能、管理創(chuàng)新意識。三是解決檔案人員兼職問題。檔案部門的設置對企業(yè)檔案工作起著決定性作用。據調研，機構健全、人員配備較好的企業(yè)，檔案管理水平明顯高于無機構、無專職檔案人員的企業(yè)。因此，企業(yè)要設置檔案管理機構，并保證該部門具有履行職責的權力，實現“四參加”，以便收集保管具有重要戰(zhàn)略意義的檔案。

（四）完善檔案管理軟硬件設施設備，提升檔案利用效率。企業(yè)要站在“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的高度，開展檔案工作，不能只看眼前利益得失，而減少對檔案工作的各項投入。檔案信息化是提升檔案管理水平的重要措施，特別對提升檔案的利用效率具有重要作用，是企業(yè)破解當前檔案工作難題的抓手。一是要加大檔案硬件投入，改善檔案存儲環(huán)境及設施設備。嚴格按照有關規(guī)范和標準進行檔案庫房新建、改造及擴建工作，并采取必要的“十防”措施，切實改善檔案保管條件，以利于紙質檔案的安全保密與永久保存。二是加快檔案數字化進程，提升工作效率。要充分利用已有的信息網絡和平臺，以檔案數字化為基礎，以電子文件歸檔和管理為重點，穩(wěn)步推進檔案資源信息化，實現公文辦理和檔案管理的一體化，促進工作效率穩(wěn)步提升。三是利用檔案數字化，最大限度實現檔案資源共享。檔案數字化為檔案資源共享和檔案信息深加工創(chuàng)造了有利條件，企業(yè)要簡化檔案歸檔、查詢和檢索程序，在保護檔案原件的同時，突破時間和空間限制，提升查檔效率，全方位為本企業(yè)和社會提供檔案信息服務。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理與信息安全水平。一是把檔案信息化和數字檔案館建設納入企業(yè)信息化建設整體規(guī)劃中。要充分兼顧當前需要和未來發(fā)展趨勢，確保檔案信息化與企業(yè)信息化協調發(fā)展，實現數據資產的完整性、真實性、連續(xù)性，為檔案信息開發(fā)利用奠定基礎。二是適應無紙化辦公條件下的檔案管理新模式。維護檔案的完整性與安全性是檔案管理的基本要求，傳統檔案數字化與電子公文的全面推行，為檔案管理提供了高效便捷的服務，但同時也增加了網絡涉密風險。企業(yè)要加強檔案管理信息系統維護工作，做好重要檔案異地、異質備份保管，嚴格執(zhí)行檔案安全保密管理相關規(guī)定。三是創(chuàng)新檔案開發(fā)利用新形式。企業(yè)要逐步推進檔案信息化、智能化管理，并以信息化帶動檔案管理創(chuàng)新，搜集企業(yè)生產、經營、管理中的各種重要信息并進行數據分析，不斷挖掘檔案的巨大價值，努力把“檔案庫”變成“思想庫”“知識庫”，為企業(yè)生產經營、文化發(fā)展、權益維護等提供有力支撐。

四、結語

新時代，企業(yè)檔案管理既要高瞻遠矚，又要腳踏實地。在知識經濟時代，所有類型的檔案都是企業(yè)的財富，各企業(yè)必須充分認識到檔案工作的重要性，站在對歷史、對國家、對人民、對企業(yè)、對全員負責的角度，推進檔案管理工作。在大數據、物聯網、云計算等移動互聯網新技術的推動下，數字技術對檔案管理的影響日益深刻而強烈，僅僅使用傳統的檔案管理方式已明顯無法滿足企業(yè)檔案管理的需求，檔案管理數字化轉型已成為勢不可擋的必然趨勢。企業(yè)要樹立“大檔案”管理格局，應用信息賦能、網絡增能、體系聚能的現代化管理新模式，全面提升檔案存量數字化、增量電子化、服務信息化水平。堅持守正與創(chuàng)新并舉，不斷汲取經驗，優(yōu)化檔案管理，進而不斷實現檔案管理提檔升級，為企業(yè)高質量發(fā)展和國家經濟發(fā)展提供有力支撐。