文/湖南雜交水稻研究中心 黃婧

2022年3月印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出，檔案作為黨和國家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，不斷涌現(xiàn)出先進(jìn)機(jī)構(gòu)、先進(jìn)個(gè)人，成為引領(lǐng)改革發(fā)展的突出貢獻(xiàn)者，其所獲得的不同形式的榮譽(yù)實(shí)物既是機(jī)構(gòu)或個(gè)人榮譽(yù)的憑證，也是相應(yīng)時(shí)期歷史發(fā)展的縮影，是新時(shí)期檔案工作的重要組成部分。與紙質(zhì)檔案相比，榮譽(yù)實(shí)物檔案具有突出的原始性、直觀性和生動(dòng)性，在科普教育、形象展示、激勵(lì)鼓舞、信息宣傳等方面更具開發(fā)利用價(jià)值。新形勢下，提高榮譽(yù)實(shí)物檔案管理水平，是建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、開啟檔案工作新格局的重要內(nèi)容。

一、榮譽(yù)實(shí)物檔案的定義與特性

榮譽(yù)實(shí)物檔案是機(jī)構(gòu)或個(gè)人在從事各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的以物質(zhì)實(shí)體為載體的標(biāo)識(shí)貢獻(xiàn)榮譽(yù)的物品檔案。榮譽(yù)實(shí)物檔案屬于實(shí)物檔案中的一類，除了原始性、憑證性、價(jià)值性等檔案資源的共同屬性外，還具備有不同于其他實(shí)物檔案的典型特征。一是唯一性，榮譽(yù)實(shí)物檔案從產(chǎn)生之初，就具有了唯一性，并且難以復(fù)制。二是直觀性，榮譽(yù)實(shí)物檔案本身就是所獲成就與榮譽(yù)的直觀的、集中的表現(xiàn)，在展示過程中具有突出的生動(dòng)性，對(duì)宣傳和展示歷史具有很高的價(jià)值。三是多樣性，榮譽(yù)實(shí)物載體形式包含獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、獎(jiǎng)盤、文書、手稿等，不同載體的規(guī)格不同、形狀各異、材質(zhì)豐富，同種載體中，每件個(gè)體的差別往往也很大。四是關(guān)聯(lián)性，榮譽(yù)實(shí)物檔案是榮譽(yù)檔案中的一種類型，與之相關(guān)的還有文書檔案、聲像檔案等，它們共同構(gòu)成一個(gè)完整的榮譽(yù)檔案體系。五是時(shí)代性，榮譽(yù)實(shí)物檔案不僅能夠反映機(jī)構(gòu)和個(gè)人在不同歷史階段的貢獻(xiàn)，載體本身也凝聚了具有鮮明的時(shí)代文化與藝術(shù)特征。

二、榮譽(yù)實(shí)物檔案管理實(shí)踐中存在的問題

隨著我國物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)深入融合發(fā)展，各級(jí)各類機(jī)構(gòu)越來越重視榮譽(yù)實(shí)物檔案的保存、展示與價(jià)值挖掘，并推動(dòng)榮譽(yù)實(shí)物檔案與技術(shù)檔案、文書檔案等有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的“一體化”保存與利用。政府、高校、科研單位、醫(yī)院、企業(yè)及專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)廣泛開展了榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集與利用工作，并積累了重要經(jīng)驗(yàn)。然而，由于榮譽(yù)實(shí)物檔案獨(dú)特的屬性，在其收集管理實(shí)踐中，仍然存在突出的問題。

（一）權(quán)屬問題影響收集，統(tǒng)一管理難度大。榮譽(yù)實(shí)物檔案資源主要來源于個(gè)人或者集體獲得榮譽(yù)衍生的各類材料。由于其產(chǎn)權(quán)歸屬于個(gè)人、部門或者機(jī)構(gòu)，進(jìn)行統(tǒng)一管理必須有效解決權(quán)屬問題。其中個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物收集與保存的難度最大，成本最高，歸檔材料原件少、復(fù)印件多、標(biāo)志性實(shí)物分散保存等問題突出。部分個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物，往往因工作崗位調(diào)動(dòng)、個(gè)人保存方式不當(dāng)?shù)仍蛄魇?、損毀。由于統(tǒng)一管理成本問題，個(gè)人榮譽(yù)實(shí)物在保存過程中出現(xiàn)損壞，也會(huì)產(chǎn)生權(quán)屬問題，誰保存、誰維護(hù)、誰利用的機(jī)制不完善。另外，由于榮譽(yù)實(shí)物檔案往往是由審批、刊印表彰的文件、證書、獎(jiǎng)杯等材料構(gòu)成的統(tǒng)一體，進(jìn)行統(tǒng)一收集和管理的難度遠(yuǎn)較常規(guī)的文書檔案要高。

（二）缺乏整編規(guī)范，著錄保管粗放。榮譽(yù)實(shí)物檔案類別層次多，按獎(jiǎng)勵(lì)性質(zhì)分類，包括科研獎(jiǎng)勵(lì)類、非科研的其他獎(jiǎng)勵(lì)類；按獎(jiǎng)勵(lì)層次分類，包括國家級(jí)、省部級(jí)、廳局級(jí)及其他級(jí)別；按獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)選歷史分類，有曾經(jīng)評(píng)選現(xiàn)已停止的和目前仍在評(píng)選的；按獲獎(jiǎng)地域來源分類，包括省內(nèi)外、國內(nèi)外等。對(duì)于一項(xiàng)榮譽(yù)，除了相關(guān)的文書檔案和聲像檔案，僅榮譽(yù)實(shí)物檔案就有不同載體形式的多件實(shí)物，比如既有獎(jiǎng)狀又有獎(jiǎng)?wù)潞妥C書，或者既有證書又有獎(jiǎng)杯和獎(jiǎng)牌等等，涉及2～3種載體形式。因此，一項(xiàng)榮譽(yù)會(huì)關(guān)聯(lián)到多種載體形式，分屬于不同的檔案類別，緊密相關(guān)的檔案實(shí)體，往往不得不分散保存。由于缺少收集、鑒定、整編的規(guī)范和制度，榮譽(yù)實(shí)物檔案著錄的字段設(shè)置簡單，除了題名、責(zé)任者、形成時(shí)間幾個(gè)字段，沒有其他能對(duì)檢索、統(tǒng)計(jì)和利用起到幫助的字段。字段著錄粗放，比如題名字段包括載體形式、獲獎(jiǎng)級(jí)別、等級(jí)等，且常常著錄不完整、不規(guī)范，重要信息提取難度大。

（三）保存成本高，調(diào)取效率低。榮譽(yù)實(shí)物檔案的分類在初期往往是簡單的，比如，所有的榮譽(yù)實(shí)物檔案作為全宗檔案中的一個(gè)分類，各種載體形式的榮譽(yù)實(shí)物檔案混在一起不再細(xì)分，按時(shí)間排序。隨著榮譽(yù)實(shí)物檔案的種類和數(shù)量不斷增長，這種簡單的分類方式漸漸滿足不了管理的需要，在保管和利用時(shí)產(chǎn)生了矛盾，按流水號(hào)排序，不同載體的檔案相互交錯(cuò)，造成空間嚴(yán)重浪費(fèi)，且加大調(diào)取難度。由于實(shí)物檔案種類繁多，加之不同行業(yè)不同地區(qū)不同單位的實(shí)物檔案包羅萬象，甚至比博物館還豐富，同時(shí)由于各類實(shí)物對(duì)保管環(huán)境的光、溫、濕等條件的要求也各不相同，所產(chǎn)生的物品氧化、褪色等保管成本問題也需要妥善解決。

（四）編研水平低，利用效果差。利用是檔案工作的最終目標(biāo)。榮譽(yù)實(shí)物檔案都是一個(gè)個(gè)的物體，檔案本身所載明的信息非常簡潔，甚至無法完整提供必要的基本信息，比如形成時(shí)間、責(zé)任者、獲獎(jiǎng)?wù)叩鹊?，這些信息以及相關(guān)的擴(kuò)展信息，包括：背景、過程、結(jié)果等等，對(duì)于實(shí)物檔案的利用具有重要作用，沒有這些信息的輔助，榮譽(yù)實(shí)物檔案在利用時(shí)發(fā)揮的作用會(huì)受到很大的影響，甚至失去利用價(jià)值，給單位帶來損失。除了被廣泛提及的各種外部因素（如單位重視程度不夠、保管條件差、缺乏專門的人才、軟件和硬件差）之外，利用方式單一也限制了榮譽(yù)實(shí)物檔案的利用效果。

三、提高榮譽(yù)實(shí)物檔案管理的途徑

為進(jìn)一步提高榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集、整理、保管與利用水平，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）提高價(jià)值認(rèn)知，奠定組織保障。當(dāng)前，我國精神文明建設(shè)進(jìn)入了守正創(chuàng)新、深化拓展的歷史新階段，榮譽(yù)實(shí)物檔案以其獨(dú)特的屬性，呈現(xiàn)出更加優(yōu)異的利用價(jià)值。挖掘榮譽(yù)實(shí)物檔案資源的新功能，是檔案部門落實(shí)好舉旗幟、聚民心、育新人、興文化、展形象使命任務(wù)的重要抓手。進(jìn)一步提高價(jià)值認(rèn)知，奠定收集、保存與利用的組織保障，是提高榮譽(yù)實(shí)物檔案管理水平的基礎(chǔ)支撐。

（二）強(qiáng)化制度管理，破解權(quán)屬難題。要探索多機(jī)構(gòu)聯(lián)合機(jī)制，強(qiáng)化榮譽(yù)實(shí)物檔案資源綜合利用的頂層設(shè)計(jì)。建立健全多部門配套銜接機(jī)制，落實(shí)做細(xì)榮譽(yù)實(shí)物檔案的收集、保存、整理與利用等事項(xiàng)，保障相關(guān)工作順利開展。構(gòu)建涵蓋個(gè)人與機(jī)構(gòu)榮譽(yù)實(shí)物檔案所有權(quán)、保存權(quán)、使用權(quán)、解釋權(quán)、名譽(yù)權(quán)的權(quán)益體系，配套激勵(lì)制度，解決榮譽(yù)實(shí)物的源頭供給問題。實(shí)施榮譽(yù)實(shí)物與關(guān)聯(lián)檔案材料一體化保存方案，賦予榮譽(yù)實(shí)物檔案更高的完整性。

（三）建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施精細(xì)管理。通過實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，基于載體形式的分類，是適合榮譽(yù)實(shí)物檔案的分類方法。對(duì)于科研單位來說，由于科研工作的重要地位，將科研類和非科研類榮譽(yù)進(jìn)行分類，對(duì)于提高利用效率有很大幫助。其中，對(duì)榮譽(yù)的級(jí)別加以分類非常有必要。著錄的字段設(shè)置，除了題名、形成日期、責(zé)任者外，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，增加獎(jiǎng)勵(lì)類別、獎(jiǎng)勵(lì)等級(jí)、獲獎(jiǎng)編號(hào)、獲獎(jiǎng)?wù)呒芭琶?、互見?hào)、存放位置、備注等。其中互見號(hào)體現(xiàn)的是同一獎(jiǎng)項(xiàng)有多個(gè)榮譽(yù)實(shí)物載體的情況，備注欄里可以體現(xiàn)關(guān)聯(lián)的文書、聲像檔案及社會(huì)價(jià)值意義摘要等情況。

（四）結(jié)合時(shí)事需求，提高利用水平。時(shí)事熱點(diǎn)是激發(fā)檔案資源活力的重要驅(qū)動(dòng)。以科技人才檔案為例，榮譽(yù)實(shí)物可以更加系統(tǒng)、真實(shí)、生動(dòng)地呈現(xiàn)科學(xué)家個(gè)體成長的經(jīng)歷、重要節(jié)點(diǎn)和影響因素。榮譽(yù)實(shí)物是成長過程中的標(biāo)志性縮影，是成長與貢獻(xiàn)的關(guān)鍵實(shí)物載體。應(yīng)緊密結(jié)合時(shí)事，挖掘榮譽(yù)實(shí)物檔案的教育屬性，提供生動(dòng)的知識(shí)服務(wù)，將為激勵(lì)和引導(dǎo)持續(xù)創(chuàng)新提供重要?jiǎng)恿Α?/p>

四、結(jié)語

本文對(duì)當(dāng)前榮譽(yù)實(shí)物檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，針對(duì)性地提出了改善途徑，有助于推動(dòng)榮譽(yù)實(shí)物檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮更加重要和高效的作用。