黃家健 楊偉聰

（廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺中心,廣東 廣州 510030）

科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。隨著國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的深入實施，中央與地方政府持續(xù)加大科技投入。積極實施科技規(guī)劃工作已成為科技投資主體完成國家科學技術(shù)規(guī)劃任務的重要抓手，對其實施的質(zhì)量控制和評價也直接關(guān)系到國家科學技術(shù)規(guī)劃工作的順利與否。如何科學、高效、正確地對項目的計劃工作實施監(jiān)督考核，保證項目得以順利開展，取得理想效益，已成為科技工作者的一個重要課題。

1 科技計劃項目管理中的問題

1.1 項目立項科學性有待加強

目前，科技計劃項目的項目指南編制、評審、審批等在科研管理信息化方面取得了較大的進步，信息系統(tǒng)在研究人員的科研活動管理中發(fā)揮了重要作用。但是仍存在一些問題，如指南編制的可利用性問題，科研人員利用平臺獲取指南編制的資源信息檢索不準確，由于信息的格式多種多樣，科研人員很難全部通過搜索引擎進行分析[1]。

1.2 項目執(zhí)行管理體系有待完善

在管理制度與規(guī)范的制訂中存在許多困難，比如計劃管理體系的不健全，項目會出現(xiàn)計劃意外的事情發(fā)生，因為不管花多少精力去制訂項目實施計劃，總會因為市場環(huán)境變化而出現(xiàn)計劃實施情況與預算報告存在一定差距。目前在監(jiān)管科技項目資金的基本流程上對科技項目經(jīng)費的使用還沒有全面的控制措施，從而導致部分項目嚴重超過預算范圍，科技項目管理者也只能進行微調(diào)[2]。

1.3 項目監(jiān)督管理機制有待健全

項目監(jiān)督管理機制有待健全，具體體現(xiàn)在以下三個方面。

第一，部門監(jiān)管機構(gòu)與專職監(jiān)管機構(gòu)利益的不統(tǒng)一影響了機構(gòu)間的合作，監(jiān)管機構(gòu)主要負責對某一項或許多環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，監(jiān)督的出發(fā)點也從企業(yè)管理的角度考慮，所采用的監(jiān)管手法常常有所不同，甚至南轅北轍。審計、監(jiān)察部門因為并不介入項目的管理，監(jiān)察項目進行得比較生硬，而且有些情況是基于歷史問題或是一些客觀原因而產(chǎn)生的，審計、監(jiān)察部門往往只是提出問題，而沒有對問題成因加以深入分析，易引起其他監(jiān)察機構(gòu)的不認同。

第二，科技計劃項目普遍存在經(jīng)費不足、管理缺位的現(xiàn)象，而且由于許多人員都沒有掌握科技計劃項目監(jiān)督評價方面的專業(yè)知識和技能，監(jiān)管評價手段往往單一固化，缺乏切實有效的監(jiān)督方法、完整的流程監(jiān)督和管理體系，從而造成了監(jiān)管評價力量缺失。專業(yè)機構(gòu)的監(jiān)管評估目前還處在起步階段，高素質(zhì)的專家機構(gòu)缺失，監(jiān)管評估手段研究不夠完善，缺乏合理性，管理水平亟待提高，且缺乏既懂項目監(jiān)管又掌握信息技術(shù)的復合型監(jiān)管評估人才，人才隊伍難以充分適應科技計劃項目的監(jiān)管評估需求[3]。

第三，在現(xiàn)階段存檔機關(guān)的規(guī)章制度系統(tǒng)中，還有關(guān)于保證存檔信息安全的有關(guān)條款。但經(jīng)過仔細閱讀后發(fā)現(xiàn)，上述管理制度、條款主要是指紙質(zhì)檔案，而極少包括電子檔案。這就說明，目前對于科技計劃項目電子檔案的安全管理制度缺位，易導致安全漏洞。而實際上，在信息時代下科技計劃項目的立項申請、材料驗收等所有管理工作已經(jīng)基本做到了無紙化辦理，這使得近年來電子檔案占比不斷提高。由于部分存檔機關(guān)工作人員未能適時轉(zhuǎn)換工作思路，而未能及時對現(xiàn)行的管理體系做出必要調(diào)整。

2 構(gòu)建科技計劃項目全流程管理體系

2.1 科技計劃項目的立項管理

2.1.1 強化整合資源

面對在項目立項和啟動支持階段，政府機構(gòu)對項目的整合資源指導能力不強、項目在產(chǎn)業(yè)界的引導能力薄弱、放貸困難等問題，應整合社會各方力量介入項目管理服務，主動有效處理項目需求。通過定期與市級產(chǎn)業(yè)投資基金和市屬金融機構(gòu)集團舉行專項對接會，向金融機構(gòu)推薦優(yōu)秀項目以解決項目投資需要。在項目評估中，及時聘請金融機構(gòu)投資界的專家介入全程旁聽評估項目，在評估指標體系設(shè)定上對已獲得風投或股權(quán)融資的項目進行額外加分項，促進了金融界對專項評估結(jié)果的互認，使專家建議成為項目投資及放貸建議的關(guān)鍵依據(jù)。引導本地商業(yè)銀行進一步提升對已獲市級重大項目立項的中小企業(yè)授信額度，并實施低息貸款，以提高各項撥貸的聯(lián)動審核工作效率并簡化申請程序[4]。

2.1.2 優(yōu)化指南編制檢索

在項目立項階段，必須做好指南編制的科學數(shù)據(jù)規(guī)范化處理，才能支撐全周期的元數(shù)據(jù)支持檢索。第一，信息系統(tǒng)中引入數(shù)字對象概念，對指南編制進行連續(xù)觀測，而不是粗略地分成原始資料、中間資料等。第二，完善數(shù)據(jù)篩選機制，保障指南編制錄入質(zhì)量，以及后續(xù)的可利用性。第三，完善檢索算法，優(yōu)化實體、屬性和關(guān)系科學組織數(shù)據(jù)，還可以引入知識圖譜技術(shù)完善檢索，提高指南編制的可利用性。

傳統(tǒng)的搜索習慣和檢索行為仍然是以關(guān)鍵詞或字符串的形式進行搜索的，但該方法往往難以被計算機認知，從而在檢索結(jié)果準確性方面會出現(xiàn)一些問題，而通過在檢索系統(tǒng)中融入知識圖譜技術(shù)，則能夠徹底改變現(xiàn)有的信息檢索模型，從而建立以用戶為核心的智能信息檢索技術(shù)。另外，針對目前在科技計劃項目管理過程中所面臨的科技計劃數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性不足、信息資源開發(fā)利用程度較低的問題，通過建立專門面向科技計劃管理工作的知識圖譜關(guān)系數(shù)據(jù)庫，進行與語義資源相關(guān)的科技計劃數(shù)據(jù)管理研發(fā)。

2.2 科技計劃項目的執(zhí)行管理

2.2.1 風險管理標準化

在科技規(guī)劃項目的運行過程中進行風險監(jiān)測，能夠有效地減少面臨危險的機會，設(shè)定風險管理目標，并對目標進行安全性評價時，應選擇以下的風險應對策略（見圖1）。項目負責人必須嚴密跟蹤調(diào)查重大問題的成因，并開展前期的科技計劃工作經(jīng)費風險分析，對評審流程和結(jié)果信息加以搜集、研究，特別注意對高風險計劃實施機構(gòu)及其申報的項目，并嚴密監(jiān)測計劃執(zhí)行階段的實施和經(jīng)費支出狀況。根據(jù)目前的科技計劃各項支出控制制度，綜合運用風險管理手段對科技計劃支出實施風險管控具備必要的依據(jù)，但也有一定缺陷，必須繼續(xù)完善優(yōu)化計劃支出風險預警體系，采取相應措施。

圖1 科技計劃項目風險應對策略

2.2.2 財務管理規(guī)范化

科技項目財務專項管理工作組可以通過充分發(fā)揮組員中各級管理人員的專長，把科技財務項目管理體系劃分為若干部分。例如，將科技財務項目管理制度中的財務制度交給財務部人員來負責而其他部門人員配合，把項目審核過程交給技術(shù)管理部承擔而其他部門人員配合等，在建立科技項目財務管理機制過程中充分發(fā)揮各崗位的職能，就會形成比較完善的科技項目財務管理機制?？砂凑杖嬗媱澒芾碇贫?、內(nèi)部制度管理的管理方式對科學計劃項目資金實行規(guī)范管理。第一，科學計劃項目財務管理制度中要明確計劃事項和數(shù)據(jù)過程的管理制度。第二，對專案管理過程要建立紙質(zhì)檔案加以存儲，保證計劃數(shù)據(jù)采集的真實性和可靠性。第三，執(zhí)行時要全面搜集項目的有關(guān)數(shù)據(jù)信息并針對項目財務數(shù)據(jù)及時做出分析報告。第四，承擔研究計劃數(shù)據(jù)管理與分析報告的工作時，必須準確地把成果反映給項目主管與各部門主管。第五，應當完善員工的績效評估機制，認可科研人員的工作成績，充分調(diào)動工作積極性。第六，科技管理部門應當針對科技項目情況進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施。第七，與科技擔保公司配合，在做好風險控制的情況下積極開展貸款服務，為高新技術(shù)企業(yè)提供有效保障。第八，與多家商業(yè)銀行開展戰(zhàn)略合作，全力支持科技支行為金融企業(yè)服務，推進創(chuàng)投和技術(shù)擔保制度，為科技公司提供更多服務。

加強在項目驗收工作中的自我檢查。在科技項目驗收之前的自主檢查工作大致包括兩個方面，一方面為確定企業(yè)科技項目經(jīng)費使用率狀況，另一方面則是所采用的科技項目經(jīng)費支出標準能否滿足經(jīng)費需要。技術(shù)管理部門要在科技項目結(jié)題后六個月以內(nèi)，對科技項目質(zhì)量進行檢測分析。首先通過與負責人和成員進行溝通，確認科技項目的研究進展，然后在財政機構(gòu)的配合下對科技項目的資金使用狀況進行審核，重點針對科技項目剩余的資金和資金使用率。對于在項目中研究目的已基本實現(xiàn)，且資助余額較多的情形下，必須讓科技項目負責人提交該事項情況的說明，內(nèi)容應包含科技項目的應收未付明細、科技項目的經(jīng)費使用情況。關(guān)于科技項目的經(jīng)費使用情況由研發(fā)管理部進行合理性評估，而關(guān)于應收未收支出則由財務部對其進行審計，首先應對項目進行審核確定是否已履行、約定截止日期等有關(guān)信息，在未有其他情況的前提下，財務部需要進行對其提交的應收未收票據(jù)進行審核。當科技項目主管、研發(fā)管理部領(lǐng)導與財務處共同對科技項目后期費用和應收未付的數(shù)額進行確定且無誤之后，財務部應將相應的科目預算控制數(shù)加以調(diào)整限定，防止項目繼續(xù)進行產(chǎn)生預算外的后期費用。

2.3 科技計劃項目的監(jiān)督管理

2.3.1 推進監(jiān)管審查創(chuàng)新化

首先構(gòu)建的內(nèi)部監(jiān)管審查部門，可以在科技管理部門內(nèi)自行設(shè)立或是與第三方的會計單位進行長期合作。

在財務類的科技項目申請時，就必須對項目立項和財務性研究項目預算編制工作加以審查，從而促使項目在最初就走向合理的經(jīng)營。項目中參加項目管理的技術(shù)行政管理部門人員、財務專家，以及第三方會計部門根據(jù)科技項目人員所撰寫的立項管理申請書進行項目評審，科技項目人員還通過修改意見對批準時間和總預算編制加以調(diào)整，力爭做到課題初次申請時就基本符合要求，以防止造成的時間、資金上的浪費。

科技項目的各個流程必須得到控制和監(jiān)督。由美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出的PDCA循環(huán)可知，所謂管理，是指利用擁有的資源，建立過程控制。因此，必須要把監(jiān)督審計納入科技項目的全過程之中。所有工作人員都應做到權(quán)限清晰、職責分離、互相監(jiān)督，同時對負責科技項目的有關(guān)工作人員開展日常教育，以增強有關(guān)人員的科學意識和業(yè)務素質(zhì)，以提高科技項目資金運用的合規(guī)性，減少審計檢查的時間。

注重制度完善，為安全工作提供制度保證。在科技計劃項目中需要嚴格保證安全，禁止非項目有關(guān)人員旁聽，即使有參加旁聽的工作人員，也應禁止錄像，進而使安全管控能力得到顯著的提高。在科研發(fā)展計劃項目管理的電子檔案管理中，應著力補充和加強有關(guān)電子文檔的安全管理體系。要建立電子文檔接收的統(tǒng)一標準。通過系統(tǒng)的收集、保存規(guī)范，一來能確保格式一致，便于后期的檢索；二來能夠讓文件信息清晰可見，避免亂碼，以保證文檔的完整性。

2.3.2 完善績效評價機制

一是應配備專門的監(jiān)管評價隊伍，提高科學技術(shù)管理監(jiān)測評價的能力水平，應建立健全管理專業(yè)培訓體系，采取專題學習、鼓勵學習和交流學習等形式，提高技術(shù)人員進行監(jiān)測評估所具備的專業(yè)知識和能力，有效地滿足監(jiān)管評價事業(yè)發(fā)展的需要。二是積極引導專業(yè)服務機構(gòu)在人員招聘、培訓等方面，積極建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)服務人才隊伍，進一步增強專業(yè)組織的履職盡責能力，更好地服務于監(jiān)測評價與決策管理等工作。針對新時代科學規(guī)劃項目過程的安全管理要求，除較高的學科素質(zhì)之外，對計算機技術(shù)的應用，特別是對各種安全保護技能的應用，也成為新時代工作人員的必備技能。數(shù)字水印技術(shù)是目前維護檔案安全、避免檔案流失的主要技術(shù)之一。要想有效運用該方法維護科研工程項目資料的安全性和完整性，工作人員就一定要熟悉數(shù)字水印的嵌入技術(shù)、數(shù)字水印的真假識別技術(shù)等。為此，還必須根據(jù)新時代安全與防范的要求，制訂具體的培訓方案，以確保科技計劃項目安全管理能夠得以安全進行。

績效評價是科技項目管理中的重要部分，主要是檢查項目實施質(zhì)量，考核科學資金能否合理分配的關(guān)鍵手段。在整個項目執(zhí)行過程中，會面臨很多技術(shù)難題，同時還可能出現(xiàn)項目計劃中的變動情況。因此，必須做好節(jié)點管理，將項目風險控制在一定范圍之內(nèi)，以避免影響到項目總體目標。實現(xiàn)時間節(jié)點管理的基礎(chǔ)就是長期持續(xù)的反饋管理，這就要把目標產(chǎn)出與績效評價管理貫徹于項目管理的整個生命周期，逐步形成目標業(yè)績反饋管理機制，并將之融入信息一體化系統(tǒng)之中，以季度、半年為單元設(shè)立時間檢查點，對項目實施組織有規(guī)律的、經(jīng)常性的時間檢驗，以接收長期有效的回報。各機構(gòu)在項目執(zhí)行過程中，以及驗收結(jié)束時均應按照標準反映績效狀況，進行業(yè)績調(diào)查，這樣有利于技術(shù)監(jiān)督單位及時采取措施修正項目執(zhí)行過程中存在的錯誤，避免嚴重失敗造成工程徹底失效。在工作結(jié)束后，由專業(yè)或委托專業(yè)第三方績效評價人員基于員工信息進行綜合業(yè)績評價。這種模式，不僅能提高項目溝通的實時性，還能提升企業(yè)管理水平。

在進行績效統(tǒng)計中，資料的填寫必須全面、真實，確保評價數(shù)據(jù)的科學化和準確度。同時必須確定指標，改革以往工作指標作為業(yè)績考核的方法。

3 結(jié)語

綜上所述，科技項目負責人和項目實施機構(gòu)更應該關(guān)注科技項目中的全流程管理問題，根據(jù)項目的不同階段，應用科學的管理方法，構(gòu)建全流程管理體系。提高各類科技項目監(jiān)督管理的水平，強化資金監(jiān)控和控制，增強風險防范意識，能夠合理進行計劃和資金控制，防止違規(guī)違紀情況的出現(xiàn)，進一步提高資金的利用價值，為促進國家科技事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展做出努力。