■晏 周
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)信息快速增長(zhǎng)的時(shí)代,傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已不能滿足用戶信息需求層次的變化,檔案信息化以其管理和利用的便捷性越來(lái)越受到各單位的重視。2019 年,中共中央印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨黨校(行政學(xué)院)工作條例》指出,黨校應(yīng)重視運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),加強(qiáng)檔案信息的采集、整理和開(kāi)發(fā),積極推進(jìn)數(shù)字資源共建共享工作,充分發(fā)揮信息化在教學(xué)科研和日常管理中的重要作用。面對(duì)新時(shí)代對(duì)檔案工作者提出的新要求,本文以安徽省直機(jī)關(guān)工委黨校為例,就創(chuàng)新開(kāi)展檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)談?wù)勛约旱膸c(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
黨校檔案既包括學(xué)員在校整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的真實(shí)記載,又涵蓋老師教學(xué)及科研成果等重要內(nèi)容,也能反映出教學(xué)管理人員科學(xué)管理的水平。在新時(shí)代,黨校的檔案人員應(yīng)不斷提高服務(wù)主動(dòng)性,努力把握用戶需求,為他們提供定制服務(wù),增強(qiáng)服務(wù)針對(duì)性,進(jìn)而更好地體現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。
檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)是為用戶“量身打造”的信息服務(wù),所有的服務(wù)都是根據(jù)用戶的設(shè)定或是通過(guò)滿足用戶需求的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。黨校檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)就是學(xué)校檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段,在對(duì)學(xué)員、教師及教學(xué)管理者需求特點(diǎn)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,對(duì)相關(guān)的檔案資源進(jìn)行收集、分類和整理,主動(dòng)向服務(wù)對(duì)象推送個(gè)性化信息服務(wù),逐步滿足黨校教學(xué)科研和日常管理的實(shí)際需要。
1.檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)強(qiáng)調(diào)以用戶為中心。首先要明確用戶的實(shí)際需求,并在細(xì)微處體現(xiàn)為用戶著想的理念。區(qū)別于傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù),檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)注重用戶需求的收集、整理、分析,最后再進(jìn)行匹配和輸出,因此,數(shù)據(jù)的收集和分析在這一過(guò)程顯得尤為重要。其次與傳統(tǒng)檔案管理模式相比,黨校建立學(xué)員個(gè)性化動(dòng)態(tài)信息檔案,以學(xué)員、教師及教學(xué)管理者為中心,運(yùn)用現(xiàn)代信息處理工具,依托校內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新,從而達(dá)到黨校對(duì)學(xué)員培養(yǎng)過(guò)程的精確需要,逐步提升教師及教學(xué)管理者的工作實(shí)效。
2.檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)依賴網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和條件下, 檔案人員不僅可以一如既往地為傳統(tǒng)對(duì)象提供服務(wù), 而且能使分類整理后的檔案信息被不同層次的用戶不受時(shí)空限制地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索、享受實(shí)時(shí)服務(wù)。黨校檔案信息化致力將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息,通過(guò)計(jì)算機(jī)管理方式對(duì)教學(xué)管理數(shù)字檔案進(jìn)行收集、整理、保管、查詢、利用等工作,形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),為開(kāi)展檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)、實(shí)現(xiàn)服務(wù)師生的目標(biāo)夯實(shí)基礎(chǔ)。
3.檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)突出針對(duì)性。檔案用戶的多元化, 決定了檔案需求各有不同。這就要求黨校檔案部門要不斷加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用服務(wù)模式的提升,此時(shí)的檔案信息服務(wù)將與傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱工作不可同日而語(yǔ)。檔案部門將主動(dòng)獲取不同用戶的個(gè)性化信息需求,并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將查找到的信息及時(shí)推送給用戶,實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)用戶的目標(biāo)。從這點(diǎn)不難看出,黨校檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)既包含了檔案部門在創(chuàng)新科技手段幫助下,通過(guò)建立全新的個(gè)性化信息服務(wù)平臺(tái),主動(dòng)開(kāi)展的針對(duì)性引導(dǎo)服務(wù),還包含了按照師生提出的需求提供相應(yīng)信息服務(wù)的內(nèi)容。
政策引導(dǎo)、資金支持及技術(shù)保障等因素都是實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)的前提條件。伴隨當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)作為黨?,F(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容和衡量黨校信息化水平的重要標(biāo)志,擺上了黨校領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程。黨校要把握這一機(jī)遇順勢(shì)而為,充分利用自身的人才和技術(shù)優(yōu)勢(shì),在認(rèn)真聽(tīng)取檔案主管部門和有關(guān)專家意見(jiàn)的基礎(chǔ)上,盡快構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng),以便為學(xué)校各方面工作提供更好的個(gè)性化服務(wù)。
目前,不少黨校對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不夠,沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)的“總盤子”同步建設(shè)和發(fā)展,而且管理體制過(guò)于單一,基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱。主要表現(xiàn)在檔案信息系統(tǒng)兼容性不足、信息化設(shè)備較為落后,已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。在大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異、硬件更新不斷加快的背景下,黨校應(yīng)當(dāng)在檔案信息化硬件配備上根據(jù)自身特色進(jìn)行選擇,不能一昧求新求好。在軟件方面,則要對(duì)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和方向有足夠重視,依托檔案數(shù)據(jù)核心進(jìn)行構(gòu)建研究,面對(duì)用戶群體較小的個(gè)性化服務(wù),可選擇第三方云技術(shù)公司提供設(shè)備支持。
長(zhǎng)期以來(lái),由于對(duì)檔案工作重視不夠和“看門守?cái)偂彼枷氲挠绊?,不少黨校專兼職檔案人員專業(yè)素質(zhì)較低,年齡偏大的同志對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)知之甚少,這些都影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為了適應(yīng)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)這一創(chuàng)造性和挑戰(zhàn)性并存的創(chuàng)新工作,首先要求黨校檔案人員通過(guò)崗位培訓(xùn)、技能實(shí)訓(xùn)、學(xué)習(xí)取經(jīng)等形式,不斷提升其業(yè)務(wù)水平、技術(shù)處理能力,積極創(chuàng)新檔案服務(wù),切實(shí)提高檔案數(shù)據(jù)資源的利用率。其次,基于檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)連續(xù)性和保密性的特點(diǎn),黨校應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念,在優(yōu)化檔案人力資源配置的同時(shí),注意保持檔案專業(yè)人才的相對(duì)穩(wěn)定,避免由于人員調(diào)整給檔案工作帶來(lái)不利影響。
開(kāi)展檔案信息化建設(shè),檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全是值得關(guān)注的重要環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)時(shí)代,伴隨著檔案信息化的發(fā)展,檔案信息平臺(tái)暴露出數(shù)據(jù)意外損壞、數(shù)據(jù)遺失以及黑客攻擊、數(shù)據(jù)被非法獲取等安全問(wèn)題,在黨校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中也不可避免。眾所周知,黨校教學(xué)培訓(xùn)對(duì)象里有很大一部分學(xué)員來(lái)自省直單位各個(gè)不同的領(lǐng)導(dǎo)崗位,他們的相關(guān)檔案信息的開(kāi)放利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查。為確保學(xué)員檔案信息安全保密,黨校在提供檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的管控措施和技術(shù)手段及時(shí)排查隱患,確保信息安全,同時(shí)也應(yīng)防止相關(guān)檔案被過(guò)度信息化。
在當(dāng)今快節(jié)奏的生活方式下,人們對(duì)獲取信息的方便程度也有了新的認(rèn)識(shí)和需要。黨校構(gòu)建檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)的目的就是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)和黨校網(wǎng)站,讓用戶一次性輸入個(gè)人需求從而長(zhǎng)久獲得個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)模式的構(gòu)建首先要符合以人為本的原則,將為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)作為檔案部門的工作重心。其次,個(gè)性化服務(wù)模式也要符合動(dòng)態(tài)調(diào)整的原則,切實(shí)做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新。我們?cè)跇?gòu)建檔案信息個(gè)性化服務(wù)模式的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)特別注重各類數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容更新,并隨著用戶需求的變化及時(shí)更新模式,為用戶提供實(shí)時(shí)檔案信息服務(wù)。最后,個(gè)性化服務(wù)模式的構(gòu)建要符合開(kāi)放包容的原則,檔案信息資源的高度開(kāi)放是個(gè)性化服務(wù)的基本保障,沒(méi)有檔案的開(kāi)放,利用和服務(wù)便無(wú)從談起。
根據(jù)以上構(gòu)建模式的原則,筆者初步設(shè)計(jì)出適合黨校檔案信息個(gè)性化服務(wù)的四種模式:
這一模式主要是通過(guò)分析檔案信息資源的利用情況來(lái)完成,包括系統(tǒng)界面定制、系統(tǒng)資源定制和系統(tǒng)資源檢索定制三種形式。黨校數(shù)據(jù)庫(kù)定制個(gè)性化服務(wù)注重以人為本,分析的主要依據(jù)是學(xué)生進(jìn)校注冊(cè)信息的管理及相關(guān)資源的保留、共享等,也可以根據(jù)黨校教學(xué)、科研工作的需要, 對(duì)科研成果展示、名師公開(kāi)課、精品課視頻進(jìn)行特色展示。教師的課件及研究成果、教學(xué)管理者的制度和流程、行為信息設(shè)置等內(nèi)容,以及整個(gè)教學(xué)管理全過(guò)程等信息服務(wù)類型和服務(wù)方式,都可以通過(guò)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)定制高效優(yōu)質(zhì)的用戶界面和服務(wù)功能,以獲得“量體裁衣”的信息服務(wù)。為了給黨校不同的用戶提供準(zhǔn)確、快速的服務(wù),使大家獲得更好的服務(wù)體驗(yàn),各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一,保持銜接順暢顯得尤為重要。
推送服務(wù)模式需要黨校打造一個(gè)信息主動(dòng)推送的智能平臺(tái),該平臺(tái)應(yīng)針對(duì)不同用戶構(gòu)建用戶模型,盡力收集用戶可能會(huì)需要的信息,經(jīng)分析將經(jīng)過(guò)整理的檔案信息通過(guò)平臺(tái)自然呈現(xiàn)于用戶眼前。這些信息與用戶需求相吻合,用戶既可以借助平臺(tái)進(jìn)行交流,也可以隨時(shí)隨地收到自己想要的信息,極大提高了檔案信息的流通性。與此同時(shí),平臺(tái)還可以提供推薦服務(wù),推送服務(wù)器將匹配用戶的檢索命令與用戶數(shù)據(jù)庫(kù), 然后將提取的結(jié)果傳送到檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù),最后將數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)應(yīng)的檔案信息推送給用戶,充分體現(xiàn)了其智能化的優(yōu)勢(shì)。
為使檔案信息的獲取更加快速、準(zhǔn)確和便捷,信息檢索個(gè)性化模式要求黨校檔案部門開(kāi)發(fā)高效的檢索工具,將檔案管理系統(tǒng)與黨校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)融為一體,檔案用戶再也不必親自到檔案部門去查閱檔案資料。鑒于有的用戶習(xí)慣用關(guān)鍵詞在平臺(tái)上檢索、造成查準(zhǔn)率降低的情況, 用戶普遍希望接入黨校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng)登錄程序便捷、檢索服務(wù)高效,便于他們快速準(zhǔn)確獲得所需信息。個(gè)性化信息檢索功能就是用戶在黨校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索界面上輸入要檢索的信息,隨后在充分集中各類檔案信息資源的基礎(chǔ)上,運(yùn)用現(xiàn)代信息檢索技術(shù),對(duì)檢索的結(jié)果進(jìn)行匹配,并將檢索結(jié)果發(fā)送給用戶。黨校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)注重提升在線數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)的性能,不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)主頁(yè)版面,完善檢索方式與途徑、檢索幫助與指南等相關(guān)模塊,為學(xué)校不同類別的用戶提供更準(zhǔn)確、更精準(zhǔn)的服務(wù)。
為了更好地服務(wù)黨校中心工作,檔案部門可以在開(kāi)展廣泛深入調(diào)研的基礎(chǔ)上,推出符合學(xué)校管理需求的遠(yuǎn)程利用個(gè)性化服務(wù)。比如根據(jù)學(xué)員檔案管理的需要和發(fā)展,提供實(shí)時(shí)在線服務(wù),方便學(xué)員辦理檔案借閱、歸還、借閱人查詢、分類查詢等。特別是在疫情期間,檔案部門可以通過(guò)電話、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、微信公眾號(hào)等渠道,充分運(yùn)用檔案信息化成果,按照權(quán)限管理的要求,為學(xué)員提供方便快捷的遠(yuǎn)程查閱和教學(xué)服務(wù)。此外,黨校在利用多媒體技術(shù)、開(kāi)展遠(yuǎn)程音視頻服務(wù)、網(wǎng)上法治宣傳、舉辦網(wǎng)上展覽等方面也大有可為,通過(guò)擴(kuò)大檔案工作的影響,逐步提高全員檔案意識(shí)和法治觀念,充分發(fā)揮檔案資源的文化教育功能。
對(duì)于傳統(tǒng)的黨校檔案工作來(lái)說(shuō),信息個(gè)性化服務(wù)是新生事物,如何將這項(xiàng)服務(wù)做好做出彩,是擺在大家面前的重要課題。因此,新時(shí)代黨校檔案工作者必須適應(yīng)新時(shí)代要求,圍繞學(xué)校中心大局,增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),關(guān)注用戶需求,以創(chuàng)新思維來(lái)激活檔案工作。以學(xué)生檔案管理為例,作為學(xué)生在校期間各科成績(jī)、黨性教育,外訓(xùn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄,應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。因此,在開(kāi)展學(xué)生檔案數(shù)字化過(guò)程中,檔案部門要確保存儲(chǔ)的電子文件內(nèi)容與紙質(zhì)文件內(nèi)容相統(tǒng)一,并采用現(xiàn)代技術(shù)手段保證電子文件在拷貝、傳送中保持原有的面貌。
檔案信息化建設(shè)作為黨校信息化建設(shè)的重要組成部分,要求黨校檔案部門對(duì)建校以來(lái)的檔案信息資源進(jìn)行分類整合,盡快完成海量信息的基礎(chǔ)梳理和數(shù)字化工作。為了更快實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)這一目標(biāo),從根本上改變傳統(tǒng)檔案工作效率低下和程序繁瑣的局面,黨校檔案部門需要大量采用現(xiàn)代信息技術(shù),并依托學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成個(gè)性化、實(shí)時(shí)更新的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè),將經(jīng)過(guò)加工、有針對(duì)性的檔案信息及時(shí)呈現(xiàn)給用戶,切實(shí)提升檔案工作管理服務(wù)水平,充分滿足黨校師生員工對(duì)檔案信息特定的個(gè)性化、專業(yè)化需求。
檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)要求黨校檔案部門充分利用全省黨校系統(tǒng)的互動(dòng)性屬性,在黨校檔案資源建設(shè)和服務(wù)需求征集上加強(qiáng)與用戶之間的信息交流和協(xié)同合作。檔案用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求定制檔案信息服務(wù),檔案部門針對(duì)用戶的個(gè)性特點(diǎn)以及定制的服務(wù)內(nèi)容,積極主動(dòng)為用戶匹配最合適的資源并加強(qiáng)信息的動(dòng)態(tài)調(diào)整。協(xié)同合作主要有以下三種路徑:一是加強(qiáng)內(nèi)部分工協(xié)作, 共同完善學(xué)校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù),共同開(kāi)發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái);二是加強(qiáng)與兄弟院校合作,合作開(kāi)發(fā)信息化處理工具、簽訂檔案異質(zhì)異地備份協(xié)議等,進(jìn)一步提升服務(wù)效能,保障檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)安全;三是與上級(jí)黨校以及同級(jí)黨校開(kāi)展協(xié)同合作,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)的互聯(lián)互通,提供“異地查檔,在線出證”等遠(yuǎn)程利用服務(wù)。
為了更好地發(fā)揮黨校檔案信息資源的作用,首先需要利用最新的科學(xué)技術(shù)來(lái)對(duì)網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行及時(shí)的升級(jí),完善現(xiàn)有功能、消除安全隱患、提高服務(wù)效率。其次要注意在構(gòu)建基于社會(huì)化媒體的檔案信息個(gè)性化服務(wù)模式的過(guò)程中,加快數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容更新步伐,要隨著用戶需求的變化來(lái)更新用戶需求模型,進(jìn)行跟蹤服務(wù)。最后檔案部門要想用戶所想,通過(guò)分析用戶特點(diǎn)預(yù)判其需求,努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)變被動(dòng)為主動(dòng),全方位、多層次為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案用戶的實(shí)際需求也在悄然發(fā)生變化,檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)能否有力有效,將對(duì)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生影響。本文圍繞黨校檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)、服務(wù)模式以及實(shí)現(xiàn)路徑展開(kāi)闡述, 以期更好滿足黨校不同檔案用戶的需求, 最大程度發(fā)揮檔案資源的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。為更好地貫徹落實(shí)新修訂《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,黨校應(yīng)進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入,在提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)檔案資源深層次開(kāi)發(fā)的同時(shí),不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的維護(hù)和監(jiān)管,準(zhǔn)確及時(shí)地處理信息安全暴露的問(wèn)題和漏洞,實(shí)現(xiàn)為黨校用戶提供更加方便快捷服務(wù)的目標(biāo)。