張立彥，李芳，李力佳

1.河北省保定市第一中心醫(yī)院人事科，河北保定 071000；2.河北省保定市第一中心醫(yī)院設備科，河北保定 071000

目前我國已進入“數(shù)據(jù)時代”，提倡發(fā)展以現(xiàn)代化、信息化為基礎的新興醫(yī)療服務，要求我國各大省份、各大醫(yī)院的檔案管理服務更加全面、精準與詳實，而蓬勃發(fā)展日新月異的信息技術(shù)為達成此愿景提供了良好途徑[1]?，F(xiàn)代醫(yī)院信息程度日益提升的背景之下，醫(yī)院檔案管理能夠為醫(yī)療體系中不同部門工作人員提供更加便捷和精準的服務，使得各類檔案資料的收集、整理、流通與歸檔等更加順暢，且便于統(tǒng)一管理。醫(yī)院檔案內(nèi)容主要包括文書檔案、教學檔案、論文檔案、醫(yī)療檔案、課題檔案、獲獎檔案等。而優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)實現(xiàn)一鍵信息共享與查詢，可顯著提高管理效率與質(zhì)量。有相關(guān)報道稱，對醫(yī)院檔案進行信息化建設，不僅能夠擴大檔案收集及存儲安全性，還能有效節(jié)約人力成本，從而鞏固醫(yī)院檔案管理提高建設成果，實現(xiàn)數(shù)據(jù)時代下的智慧檔案管理[2]。

1 數(shù)據(jù)時代下信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應用原則分析

醫(yī)院檔案在借助信息技術(shù)完成管理時應該遵循共享性、統(tǒng)籌性以及實用性原則。①共享性，這一原則也是由信息技術(shù)自身特點而決定的，利用信息技術(shù)所具有的資源共享、服務靈活等特點醫(yī)院可以搭建自身的檔案管理平臺，而本平臺構(gòu)建的最終目標就是要實現(xiàn)醫(yī)院各個部門之間的檔案數(shù)字信息共享，以最大化發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢和應用價值[3]。②統(tǒng)籌性，無論是院內(nèi)抑或是跨院區(qū)的醫(yī)療機構(gòu)合作，醫(yī)院檔案信息技術(shù)的應用是一項工程量較大的工作，需要整合多方資源，使其能夠良好協(xié)同配合統(tǒng)籌做好數(shù)字檔案信息平臺的建設[4]。③實用性，就是指檔案管理信息平臺建設完成后應用必須滿足實用為目標，能夠從根本上減輕工作人員工作量，提高工作效率，解決既往醫(yī)院檔案管理中的實際問題，為醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)護人員等提供檔案信息的支持和幫助。

2 數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案信息技術(shù)建設流程分析

2.1 信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

基于互聯(lián)網(wǎng)＋平臺的醫(yī)院檔案電子信息管理系統(tǒng)為建立在醫(yī)院相應的門戶網(wǎng)站之上，同時依托于瀏覽器和服務器等基礎的辦公自動化系統(tǒng)平臺實現(xiàn)系統(tǒng)的有效、穩(wěn)定運行。檔案管理軟件由服務器管理員統(tǒng)一執(zhí)行管理，能夠高效保障其運行安全系數(shù)和使用便利性，系統(tǒng)具體結(jié)構(gòu)見圖1。

圖1 醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)圖

2.2 信息系統(tǒng)總體架構(gòu)

通過結(jié)合用戶需求的綜合分析，確保電子系統(tǒng)平臺建立于用戶需求基礎之上，用戶界面設計要求為：①用戶界面友好，操作便捷，語言易懂，具有全程操作提示；②視覺效果簡潔淡雅，避免使用過多顏色圖層或者鮮艷底色，避免視覺疲勞[5]。系統(tǒng)總體架構(gòu)詳見圖2。

圖2 醫(yī)院檔案電子信息管理系統(tǒng)總體架構(gòu)圖

2.3 醫(yī)院檔案電子信息管理系統(tǒng)模塊及功能

醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)共分為系統(tǒng)界面、用戶界面、以及管理員界面。

2.3.1 系統(tǒng)界面、用戶界面及管理員界面管理模塊與功能 ①系統(tǒng)界面：主要包括了用戶界面和管理員界面，為了保障平臺使用安全，將用戶與數(shù)據(jù)管理庫分開管理，對系統(tǒng)管理員界面給予IP 地址復核[6-7]。平臺為用戶提供了公開檔案查詢、申請調(diào)取、打印以及錄入等功能支持，但是用戶無任何檔案的修改權(quán)限，管理員在應用戶需求后需要向上層領(lǐng)導遞交申請書，收到允許指令后幫助用戶完成修改[8-9]。②用戶界面及管理員界面，主要包括醫(yī)院所有關(guān)于檔案記錄的分類，即文書檔案、醫(yī)療檔案、教學檔案、論文課題檔案、獲獎紀錄、基建檔案等。用戶界面中主要存在不同類型檔案的資料，可自行查閱并可申請打印等[10]。管理員界面主要包括提供輔助查詢、數(shù)據(jù)錄入、口令允許、錄入信息以及批量管理等。

2.3.2 醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)基本功能（1）用戶錄入檔案信息應用過程：①數(shù)據(jù)錄入。系統(tǒng)用戶界面可以對自身用戶顯示檔案錄入界面，并提供錄入步驟指導，以此輔助用戶完成數(shù)據(jù)表中需要填寫的內(nèi)容信息。數(shù)據(jù)錄入過程中，系統(tǒng)支持重復錄入、檢查等相關(guān)回顧功能。待一旦提交檔案審核按鍵，說明本次檔案信息已經(jīng)保存至醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)存檔[11]。②已錄入信息管理菜單。用戶界面對于已經(jīng)提交的檔案數(shù)據(jù)可提出修改和再次提交權(quán)限，待用戶完成原件存檔后，系統(tǒng)管理員將對應用戶記錄號以及姓名等完成醫(yī)院相關(guān)記錄的核實，如醫(yī)護人員申請的課題立項或者論文上傳等[12]。③信息批量管理菜單。本端口僅管理員具有執(zhí)行權(quán)限，主要目的在于定期刪除信息系統(tǒng)中一些臨時保存、用戶錄入后長期未存檔或者衍生出來的垃圾數(shù)據(jù)，利用批量管理功能能夠一次性清除本類材料信息，維持平臺空間充足，確保系統(tǒng)運行狀態(tài)良好。（2）用戶查詢檔案信息應用過程：系統(tǒng)用戶界面中查詢檔案具有查看系統(tǒng)日志、個人賬號系統(tǒng)管理、檔案調(diào)取打印以及留言查看回復等功能?；緫眠^程為：①查詢菜單。在用戶界面，查詢菜單支持模糊查詢，即無需輸入所有查詢內(nèi)容，用戶可以在搜索框內(nèi)輸入關(guān)鍵字，即能查詢所有符合條件的相關(guān)檔案，有利于批量對比。同時也可單獨點擊條目前所展示的相關(guān)序列號，單獨檔案可以就標準格式顯示，最為常見的檔案查詢及打印為用戶自身相關(guān)數(shù)據(jù)信息，如一鍵查詢個人立項申請、論著論文提交或?qū)⑿畔⒌认鄳Y料的打印，獲得個人成果信息檔案題錄，選擇全部打印，即可相應完成查詢及調(diào)取應用[13]。②查看日志。主要對用戶提供檔案管理平臺系統(tǒng)日志查看權(quán)限。③系統(tǒng)日志管理及備份。該過程僅管理員具有權(quán)限，利用統(tǒng)一專用的數(shù)據(jù)表完成每日日志批量管理，其中系統(tǒng)日志大多自動生成，管理員可訪問查看人數(shù)、記錄訪問以及數(shù)據(jù)修改，同時可以發(fā)現(xiàn)并追蹤惡意IP，保障平臺運行安全[14]。另外備份管理為管理員需要定期將重點數(shù)據(jù)信息備份至醫(yī)院本地磁盤，以備不時之需。④密碼管理，用戶以及管理員均具備修改用戶密碼的權(quán)限。

3 數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案管理信息化建設優(yōu)勢

3.1 技術(shù)層面

首先立足于互聯(lián)網(wǎng)+基礎上而升級的信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠保障檔案可以在不同類型的格式下均可以被兼容和共享，實現(xiàn)了醫(yī)院龐大內(nèi)部體系的應用與銜接。并且在內(nèi)部系統(tǒng)的升級和更換時無需擔心其原有的儲存功能，其在自動升級后能夠滿足不同版本系統(tǒng)之間的銜接需求，包括對索引體系的優(yōu)化及數(shù)據(jù)的儲存。其次系統(tǒng)層級劃分清晰，可分為底層、平臺層、數(shù)據(jù)層。其中底層起到采集信息資源、檔案信息儲存、傳輸?shù)茸饔?；平臺層用于指令部署和控制核心應用程序，數(shù)據(jù)層主要根據(jù)終端用戶實際需求對檔案信息完成追蹤和顯示，并執(zhí)行回傳和反饋用戶[15]。最后電子信息檔案管理平臺能夠強化對于數(shù)據(jù)資料的收集和檢索，在完善檔案系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡的基礎之下對數(shù)據(jù)信息進行搜集匯總，可面向整個互聯(lián)網(wǎng)所有的媒體資源，與醫(yī)院醫(yī)療等最新相關(guān)消息進行收錄，與檔案管理系統(tǒng)完成有機銜接，以日志的形式展現(xiàn)出來，實現(xiàn)了多個應用系統(tǒng)的集成和收錄。積極應用數(shù)據(jù)、信息等新興技術(shù)，能夠處理異構(gòu)化數(shù)據(jù)，構(gòu)建全智能的管理平臺，對醫(yī)院檔案進行綜合性管理，以此滿足醫(yī)院內(nèi)部不同科室、不同用戶的相關(guān)需求[16]。而考慮到既往傳統(tǒng)檔案管理中的辦公資源信息孤島問題，在構(gòu)建和完善系統(tǒng)功能時也實現(xiàn)了統(tǒng)一管理，間接完成信息全共享化。

3.2 檔案資源

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案主要以紙張為載體，查找時需要檔案管理的工作人員根據(jù)日期編號等進行卷宗調(diào)閱，但本種方式不僅會受到時間和空間等客觀因素的制約，還會受到環(huán)境等很多無法估量因素的影響造成檔案內(nèi)容的損失。即使隨著社會不斷發(fā)展，很多醫(yī)院已經(jīng)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但很多系統(tǒng)還重儲存、輕利用，在使用性和便捷性方面還有較大的提升空間[17]。另外與既往的醫(yī)院檔案資料相較之下，現(xiàn)代醫(yī)療檔案內(nèi)存在大量照片、影像等內(nèi)容，已經(jīng)改變了原有檔案單純文字的形態(tài)。故伴隨社會不斷發(fā)展，人們對信息需求的不斷提升，數(shù)字資源的不斷增加，醫(yī)院檔案管理對于儲存的穩(wěn)定性和可靠性要求愈加提高。

3.3 服務層面

醫(yī)院管理層和檔案管理人員在既往檔案管理模式的影響下極度缺乏檔案服務的緊迫性，主動開發(fā)檔案管理新型模式的積極性和創(chuàng)造性嚴重不足，雖然能夠基本滿足醫(yī)院內(nèi)部所有工作人員對檔案的查找和借閱，但是大多采取“待客上門”的被動服務方式，但是無法發(fā)揮出檔案信息資源共享的作用。如若檔案管理部門一直墨守成規(guī)，固守保密思維，將大部傷檔案束之高閣，很難實現(xiàn)信息基本的獲取權(quán)益。并且無法全面公開的檔案內(nèi)容很多材料缺失，綜合利用率低下[18]。而醫(yī)院檔案信息化建設之后，將所有的檔案數(shù)據(jù)全部公示，能夠樹立共享思維，并在錄入時必須遵守格式要求，且需要定期進行維護管理，能使其靈活應用信息技術(shù)分析檔案資源，挖掘更多價值信息，以滿足不同用戶的多樣化需求，并顯著提高醫(yī)院檔案資源開放性。

4 結(jié)語

數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案信息化建設具有先進性、便捷性、實用性及通用性等特點，有利于查詢信息，醫(yī)院所有相關(guān)工作人員均能夠通過自身用戶權(quán)限查看相應的檔案信息，包括自身、他人以及醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)信息資源等?；具_到了檔案管理工作的內(nèi)業(yè)標準和國家標準，為醫(yī)院各項工作順利進行提供了更多便利。較于既往半封閉式管理模式來說，是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程的巨大飛躍。