郭 彤
(北京朝莘辰陽(yáng)幼兒園,北京 100102)
隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。國(guó)有企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要參與者,肩負(fù)國(guó)家重要經(jīng)濟(jì)支柱的歷史使命,在落實(shí)企業(yè)現(xiàn)代化管理措施中,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)及規(guī)范管理是重要環(huán)節(jié)之一。但實(shí)際工作中,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)仍存在許多問(wèn)題,需要不斷改進(jìn)和完善,使得財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用,成為實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)健康快速發(fā)展的重要有效保障。
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)瞬息萬(wàn)變,財(cái)務(wù)核算工作通常處于整個(gè)事件鏈的末端,以此結(jié)果做出決策判斷往往存在滯后性,企業(yè)未能在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并迅速商討對(duì)策,從而錯(cuò)失最佳調(diào)整時(shí)機(jī)。通過(guò)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè),能夠有效擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛,打破時(shí)間和空間的壁壘,將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的實(shí)時(shí)狀態(tài)以數(shù)據(jù)、報(bào)表等形式提供至信息使用者,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)事前、事中的跟蹤控制,有效識(shí)別和降低企業(yè)面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)促成企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作不斷向前端延伸,與業(yè)務(wù)達(dá)成緊密聯(lián)系,在一定程度上推動(dòng)了企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)型,有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的現(xiàn)代化管理模式。
國(guó)有企業(yè)特別是集團(tuán)化公司,大多存在下屬成員企業(yè)多、地域分散廣、涉及行業(yè)多樣性的特征。由于所處行業(yè)不盡相同且多為獨(dú)立法人自主經(jīng)營(yíng)核算,集團(tuán)公司及各成員公司間難免存在政策把握及制度理解的差異。匯總上報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性大多依賴申報(bào)個(gè)體對(duì)業(yè)務(wù)的理解程度及專業(yè)能力,難以將企業(yè)的實(shí)際情況以精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)形態(tài)呈現(xiàn)至相關(guān)使用者,面臨無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題甚至做出錯(cuò)誤決策的潛在風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)可以前期通過(guò)對(duì)不同成員企業(yè)、不同部門、所處行業(yè)及業(yè)務(wù)特征進(jìn)行梳理,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,制定統(tǒng)一的核算體系,形成統(tǒng)一的歸口管理。企業(yè)可以在同一維度下開(kāi)展個(gè)體差異性分析,借助財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)對(duì)大數(shù)據(jù)深度挖掘,通過(guò)在具體環(huán)節(jié)中尋找更有針對(duì)性的改進(jìn)方法,實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化、創(chuàng)新的經(jīng)營(yíng)理念,有利于企業(yè)通過(guò)精準(zhǔn)化的管理方式持續(xù)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下,財(cái)務(wù)人員通常需要向管理層、業(yè)務(wù)部門、上級(jí)主管單位等提供大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及報(bào)表,隨著企業(yè)規(guī)模及經(jīng)營(yíng)范疇的不斷擴(kuò)增,財(cái)務(wù)人員面臨呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)收集、整理、匯總、分析等相關(guān)工作,無(wú)法利用先進(jìn)系統(tǒng)完成工作的現(xiàn)象普遍存在,工作量繁重且容易產(chǎn)生失誤。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)從數(shù)據(jù)源頭出發(fā),通過(guò)有效的控制、審核機(jī)制,按照制定的流程和權(quán)限傳輸至相應(yīng)使用者,利用人工智能、云計(jì)算等現(xiàn)代化技術(shù)手段將業(yè)務(wù)端的海量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)管理應(yīng)用數(shù)據(jù),極大提升了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí),將單一、重復(fù)的工作交由財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)替代完成,財(cái)務(wù)人員從日常核算中逐步抽離,將更多的工作重心轉(zhuǎn)移至對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的管理與控制,更全面地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在經(jīng)營(yíng)管理中的職能效果,企業(yè)亦可通過(guò)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)實(shí)施,對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行全面優(yōu)化配置,有利于企業(yè)保持健康發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)。
部分國(guó)有企業(yè)存在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)展遲緩的問(wèn)題,主要來(lái)源于企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在認(rèn)知上的誤區(qū),認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)只是為了提高財(cái)務(wù)部門的工作效率,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理思維相對(duì)固化,致使財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的開(kāi)展意愿不高,或者持續(xù)投入的力度不足。也有部分企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中缺乏重點(diǎn)和針對(duì)性,過(guò)于倚重硬件設(shè)施的全面迭代升級(jí),未能在實(shí)施初期進(jìn)行充分的調(diào)研論證,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)停滯于表象,無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)建設(shè)財(cái)務(wù)信息化的良好初衷,對(duì)人、財(cái)、物等各方面資源也存在過(guò)度消耗的現(xiàn)象。
1.缺乏統(tǒng)一完善的財(cái)務(wù)管理體系
國(guó)有企業(yè)存在成員企業(yè)數(shù)量多且各自獨(dú)立核算的情況,由于各成員企業(yè)自行使用的辦公軟件不同,所處行業(yè)、地域及涉及的政策有很大差異,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不能簡(jiǎn)單理解為只將眾多系統(tǒng)集成上線,在沒(méi)有統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的前提下,對(duì)數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生、整理、使用、分析等工作就無(wú)法做到對(duì)企業(yè)的真實(shí)、客觀反映,甚至導(dǎo)致企業(yè)管理者無(wú)法做出最佳決策,不利于企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。
2.過(guò)于重視部分功能的應(yīng)用而忽略整體搭建效果
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)通過(guò)不斷建設(shè)和完善各子系統(tǒng)模塊,逐步形成集物流、資金流及信息流于一體的大數(shù)據(jù)平臺(tái)管理系統(tǒng),但在實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中,企業(yè)往往前期偏重單一模塊的功能實(shí)現(xiàn)而弱化了多部門協(xié)同之間的聯(lián)動(dòng)效果,造成分、子系統(tǒng)使用中產(chǎn)生大量冗余環(huán)節(jié),多部門協(xié)同工作責(zé)任不清晰,也無(wú)形中額外加重了員工的工作壓力,容易對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)產(chǎn)生消極情緒,也過(guò)度消耗了企業(yè)的寶貴資源。
1.仍然存在信息孤島現(xiàn)象
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)初期,為了滿足整體系統(tǒng)搭建規(guī)劃,企業(yè)通常優(yōu)先考慮核心功能規(guī)劃,受制于資源投入的局限性,部分應(yīng)用系統(tǒng)存在開(kāi)發(fā)滯后的現(xiàn)象。隨著企業(yè)前端業(yè)務(wù)的快速發(fā)展,后續(xù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)存在更新不及時(shí),數(shù)據(jù)銜接不匹配的情況,導(dǎo)致數(shù)據(jù)使用者無(wú)法對(duì)信息實(shí)現(xiàn)快速搜集整理、達(dá)到及時(shí)分析判斷的使用效果,存在數(shù)據(jù)跨部門傳遞不暢甚至失真的情況。
2.分析管理功能欠缺
部分企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)偏重財(cái)務(wù)信息的橫向傳輸而忽略縱向分析的管理功能,使得財(cái)務(wù)信息化建設(shè)只停留在將大部分工作從線執(zhí)行下改為線上操作的工作模式變更,未能充分發(fā)揮管理、控制、分析等功能,導(dǎo)致數(shù)據(jù)使用者無(wú)法做出相應(yīng)決策,未能展現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的核心功能。
互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異,在較為開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中如何保持信息系統(tǒng)穩(wěn)定的持續(xù)運(yùn)行是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用能夠使企業(yè)比較迅捷的獲取信息,但也同時(shí)面臨各種外部網(wǎng)絡(luò)攻擊,對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生安全隱患,若造成數(shù)據(jù)泄露,不僅會(huì)對(duì)企業(yè)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成不利影響,更會(huì)對(duì)企業(yè)形象、口碑聲譽(yù)等產(chǎn)生破壞,導(dǎo)致企業(yè)處于被動(dòng)局面,嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的健康發(fā)展。
人力資源是企業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展的最核心因素,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的實(shí)施和建設(shè)更是對(duì)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。企業(yè)財(cái)務(wù)人員往往本專業(yè)能力突出,但是涉及計(jì)算機(jī)專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)難免有所不足,此外,由于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在大量跨部門協(xié)同溝通事項(xiàng),同樣要求財(cái)務(wù)人員需要具備較高的信息傳達(dá),交流能力。而實(shí)際工作中,復(fù)合型人才相對(duì)比較稀缺,同樣也對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的進(jìn)度和效率產(chǎn)生阻礙。
首先,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立正確的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)觀念,特別是企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)牽頭展開(kāi)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),摒棄陳舊的財(cái)務(wù)管理思維,充分認(rèn)識(shí)到實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)提高企業(yè)管理水平的重要性,需要具備創(chuàng)新、開(kāi)拓、革新的理念精神并及時(shí)推廣至管理層及全體員工。
其次,應(yīng)當(dāng)以各部門為單位,對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)及預(yù)期事項(xiàng)進(jìn)行充分梳理,逐步匯總至成員單位、集團(tuán)總部,形成較為明確的資源需求及崗位職責(zé),能夠比較清晰地認(rèn)識(shí)到實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)員工自身及協(xié)同部門工作的重要性。
最后,應(yīng)當(dāng)在已知需求及資源的前提下,充分做好建設(shè)初期的調(diào)研論證工作,可以通過(guò)聘請(qǐng)專家開(kāi)展指導(dǎo)培訓(xùn)、聯(lián)合技術(shù)部門及財(cái)務(wù)信息化供應(yīng)商等多方面研討項(xiàng)目實(shí)施方案、走訪系統(tǒng)內(nèi)已實(shí)施單位組織觀摩學(xué)習(xí)、努力研究對(duì)標(biāo)單位實(shí)施效果等多方位工作,充分論證財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案。只有在此基礎(chǔ)上開(kāi)展財(cái)務(wù)信息化建設(shè),其有效性、經(jīng)濟(jì)性才能得以保障。
1.建立和完善相關(guān)的體系制度
國(guó)有企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)初期,應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)及流程進(jìn)行充分梳理,對(duì)成員企業(yè)所處的行業(yè)、地域進(jìn)行充分調(diào)研,建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算體系標(biāo)準(zhǔn),制定各項(xiàng)規(guī)章制度,只有在規(guī)范前端數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確的前提下,才能確保財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能夠貼合企業(yè)組織管理架構(gòu)并逐步實(shí)施。特別是在執(zhí)行和監(jiān)督控制環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)對(duì)各環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)加以明確落實(shí),尤其針對(duì)多部門產(chǎn)生的協(xié)同作業(yè),切實(shí)保證企業(yè)信息化建設(shè)不流于形式。只有企業(yè)部門之間、成員企業(yè)之間信息做到及時(shí)有效傳導(dǎo),才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息一體化的管理模式。
2.合理規(guī)劃系統(tǒng)搭建
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不是一蹴而就的,通常會(huì)經(jīng)歷相當(dāng)一段時(shí)間才能全面完成,這就要求國(guó)有企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)初期應(yīng)當(dāng)做好全局規(guī)劃,避免出現(xiàn)短視行為。首先,應(yīng)當(dāng)從企業(yè)戰(zhàn)略角度出發(fā),確定頂層架構(gòu)設(shè)計(jì),在此基礎(chǔ)上依據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng),結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,在確立財(cái)務(wù)管理核心功能的前提下,率先落實(shí)主要核心模塊及分、子系統(tǒng)。在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,按照企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需求,分步實(shí)現(xiàn)如全面預(yù)算管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、共享報(bào)賬系統(tǒng)、管理報(bào)表系統(tǒng)等;其次,通過(guò)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等其他模塊的銜接,最終形成企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策系統(tǒng)。眾多分、子系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn),應(yīng)從系統(tǒng)整體規(guī)劃出發(fā),無(wú)論是系統(tǒng)采購(gòu)還是二次開(kāi)發(fā),均需要前期充分調(diào)研論證,綜合考慮未來(lái)適用性,倘若片面強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)功能的全面性,除了對(duì)企業(yè)人、財(cái)、物資源的過(guò)度消耗,還最終影響財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的整體搭建效果。
1.建立系統(tǒng)評(píng)價(jià)與反饋機(jī)制
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)在整體戰(zhàn)略規(guī)劃下循序發(fā)展,無(wú)論是前期搭建還是后期維護(hù)升級(jí)均應(yīng)當(dāng)充分考慮業(yè)務(wù)與系統(tǒng)的同步穩(wěn)定性,避免因信息同步緩慢、更新周期長(zhǎng)而出現(xiàn)數(shù)據(jù)使用效果不佳的情況??梢郧捌谕ㄟ^(guò)優(yōu)化系統(tǒng)運(yùn)算邏輯,減少數(shù)據(jù)停滯時(shí)間;后期應(yīng)當(dāng)重視業(yè)務(wù)使用的連貫性及共享性,在此基礎(chǔ)上建立系統(tǒng)評(píng)價(jià)及反饋機(jī)制,可以采用系統(tǒng)內(nèi)評(píng)價(jià)打分功能、問(wèn)卷調(diào)查表、座談研討等多種形式開(kāi)展,皆在及時(shí)了解系統(tǒng)的使用情況,根據(jù)評(píng)價(jià)反饋信息,結(jié)合實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況更新優(yōu)化系統(tǒng),用以提高信息數(shù)據(jù)在企業(yè)間傳遞的有效性和及時(shí)性。
2.加強(qiáng)控制以提升信息質(zhì)量
內(nèi)部控制是企業(yè)管理的核心內(nèi)容,在財(cái)務(wù)信息化管理中,對(duì)于數(shù)據(jù)信息的真實(shí)有效性同樣需要依靠較為完善的內(nèi)控系統(tǒng)達(dá)成。因此將企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)控行為規(guī)范如何轉(zhuǎn)換成運(yùn)用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)作業(yè),成為企業(yè)的重要課題。
首先,企業(yè)可以通過(guò)設(shè)置明確的崗位職責(zé)匹配系統(tǒng)流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范行為,確保做到信息在傳遞中的合規(guī)性和準(zhǔn)確性以保障信息數(shù)據(jù)在后期的深度發(fā)掘和分析提煉。
其次,應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié),依據(jù)企業(yè)自身的考核標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)準(zhǔn)則、規(guī)章制度等要求,設(shè)置對(duì)應(yīng)指標(biāo)參數(shù),將涉及數(shù)據(jù)與之進(jìn)行多維度印證,采用定期報(bào)表與不定期預(yù)警的形式,實(shí)施監(jiān)督與控制。
最后,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)多部門協(xié)同溝通的頻次和效率,對(duì)發(fā)現(xiàn)的異常問(wèn)題做出適時(shí)調(diào)整,有效的數(shù)據(jù)傳遞是基礎(chǔ),高效地落實(shí)優(yōu)化管理才是核心體現(xiàn)。具有高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息處理能力,不僅是判斷企業(yè)各流程環(huán)節(jié)是否高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有效前提,也是幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn),做出決策調(diào)整的重要依據(jù)。
首先,應(yīng)在建設(shè)初期適度提高安全投入比例,在條件允許的情況下盡量采納一線硬件實(shí)施方案,積極落實(shí)安全準(zhǔn)入的內(nèi)部管理制度,建立異地存儲(chǔ)備份方案,始終將系統(tǒng)置于較為安全、穩(wěn)定的物理環(huán)境下運(yùn)行。
其次,嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)運(yùn)行及維護(hù)的崗位職責(zé)和權(quán)限,可以通過(guò)明確不相容的崗位權(quán)限設(shè)置,利用第三方智能卡、個(gè)人身份驗(yàn)證模塊等形式確保數(shù)據(jù)信息在既定的權(quán)限范圍內(nèi)傳遞及使用。
再次,應(yīng)維持針對(duì)系統(tǒng)后期更新升級(jí)的持續(xù)性投入,及時(shí)與研發(fā)部門及供應(yīng)商緊密銜接,有效排除系統(tǒng)存在的缺陷、持續(xù)更新殺毒軟件、防火墻等應(yīng)用軟件,保持系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性與安全性。
最后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn),針對(duì)新增模塊或功能給予指導(dǎo)講解,避免出現(xiàn)操作不合規(guī)的情況。此外,還應(yīng)加強(qiáng)員工思想教育,增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),避免出現(xiàn)道德風(fēng)險(xiǎn)。
國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力創(chuàng)造學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)的良好氛圍,積極聯(lián)合技術(shù)部門開(kāi)展與之相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí),理論結(jié)合實(shí)操的形式開(kāi)展培訓(xùn)。同時(shí),應(yīng)及時(shí)掌握最近的政策要求,并與信息化系統(tǒng)建設(shè)緊密聯(lián)系,保證業(yè)務(wù)的合規(guī)性。還應(yīng)將信息化建設(shè)的工作結(jié)果與績(jī)效考核結(jié)合,形成獎(jiǎng)懲機(jī)制,提高員工的工作積極性。外部引進(jìn)高端人才,亦可快速實(shí)現(xiàn)標(biāo)桿效應(yīng),創(chuàng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍,使企業(yè)提高整體競(jìng)爭(zhēng)力。
隨著數(shù)字時(shí)代的快速發(fā)展,信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)高速發(fā)展的有效手段。國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)建設(shè)和實(shí)施財(cái)務(wù)信息化的必要性,保持財(cái)務(wù)工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性,依托大數(shù)據(jù)的技術(shù)和應(yīng)用,對(duì)企業(yè)各項(xiàng)資源合理分配,利用數(shù)據(jù)信息的深度挖掘和有效分析,及時(shí)做出分析決策,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)提供有效保障。