秦麗 濟(jì)南市長(zhǎng)清區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

所謂人事檔案管理，主要是將人事檔案收集、整理、保管、鑒定與統(tǒng)計(jì)有效結(jié)合的一項(xiàng)活動(dòng)。在全新的市場(chǎng)發(fā)展背景之下，企業(yè)管理內(nèi)容與要求發(fā)生較大變化，使得人事檔案內(nèi)容也發(fā)生一定變化。為了確保人事檔案信息的重要作用得到更好發(fā)揮，文章主要分析人力資源管理中人事檔案信息的應(yīng)用途徑，內(nèi)容如下。

一、研究背景分析

人事檔案作為人力資源管理當(dāng)中的核心環(huán)節(jié)，主要是用人單位在日常的人力資源管理中所形成的人事記錄，其可以更加全面地反映個(gè)人實(shí)際工作能力與工作表現(xiàn)狀況。當(dāng)前階段，我國(guó)大部分企業(yè)人事檔案管理工作中仍存在較多問題，例如法治水平較低、技術(shù)手段比較落后等。這些問題的存在，在一定程度上影響了人力資源利用效果。因此，做好人事檔案管理工作特別重要。

二、人事檔案信息的重要作用

（一）為人才招聘提供良好的參考依據(jù)

結(jié)合人事檔案信息的實(shí)際利用情況可以得知，人事檔案信息可以對(duì)應(yīng)聘人員信息進(jìn)行有效的篩選與錄入，并為單位人力資源管理的人才招聘提供良好的參考依據(jù)。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部有關(guān)人員來(lái)講，通過(guò)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)與分析，能夠快速更新招聘標(biāo)準(zhǔn)與崗位職能內(nèi)容，不斷提升人才招聘的規(guī)范性與可靠性，充分利用現(xiàn)有的人事資源。

（二）提升人力資源配置的合理性

通常來(lái)講，人事檔案信息主要包含員工個(gè)人信息、以往的工作經(jīng)歷、專業(yè)技能素質(zhì)評(píng)價(jià)與工作績(jī)效等一系列內(nèi)容，能夠有效反映員工的真實(shí)情況，是企業(yè)人力資源管理人員為其配置崗位的主要依據(jù)。在人才招聘過(guò)程中，有關(guān)人員結(jié)合員工以往的工作情況及其綜合素養(yǎng)，進(jìn)行科學(xué)的調(diào)配與分工，進(jìn)而充分發(fā)揮人力資源管理的重要職能。

針對(duì)剛剛進(jìn)入到企業(yè)內(nèi)部的新員工，有關(guān)人員需要結(jié)合人事檔案信息內(nèi)容，制定出合理的培訓(xùn)方案，進(jìn)而更好地發(fā)揮員工的實(shí)際能力，保證企業(yè)人才能夠有序流動(dòng)，真正達(dá)到提升人力資源管理水平的目的。

（三）為單位決策提供重要參考

人事檔案信息中，詳細(xì)地記錄了企業(yè)員工的績(jī)效考核等一系列信息，是考核與對(duì)比不同員工工作效率的主要依據(jù)，與企業(yè)薪資待遇、福利保障和績(jī)效考核等內(nèi)容的關(guān)系比較密切。人事檔案信息能夠?yàn)閱T工職位調(diào)整與薪資調(diào)整，包括福利獎(jiǎng)懲等提供良好的決策。對(duì)于企業(yè)人力資源部門來(lái)講，需要充分認(rèn)識(shí)到做好人事檔案信息記錄工作的重要性，保證各項(xiàng)信息更加準(zhǔn)確，不斷提升企業(yè)員工的凝聚力。

三、人事檔案信息的具體應(yīng)用

（一）構(gòu)建先進(jìn)的人事檔案管理模式

通過(guò)建立穩(wěn)定的電子信息服務(wù)平臺(tái)，能夠確保人事檔案信息更加安全，進(jìn)而得到合理的利用。最近幾年，因?yàn)槲覈?guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，在現(xiàn)代化技術(shù)的大力支持下，人事檔案信息管理難度不斷下降，通過(guò)積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化技術(shù)與電子信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的一體化管理目標(biāo)。

此外，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面支持下，將原本密封的人事檔案信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的人力資源管理體系，能夠滿足企業(yè)的具體發(fā)展需求。在企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘的過(guò)程中，需要提前對(duì)應(yīng)聘人員的學(xué)歷、專業(yè)資格證書等一系列資料進(jìn)行有效的審核，通過(guò)建立電子信息查詢系統(tǒng)，確保人力資源管理效率與質(zhì)量得到雙重的提升。

人事檔案信息在企業(yè)人力資源管理當(dāng)中占據(jù)著重要地位，可以將企業(yè)內(nèi)部的人力資源有效整合，為企業(yè)人才招聘提供良好依據(jù)。通過(guò)合理利用人事檔案信息，幫助企業(yè)有關(guān)人員在最短時(shí)間之內(nèi)挑選出滿足企業(yè)崗位需求的專業(yè)人才，也可以更好地了解企業(yè)員工的變動(dòng)情況。由于國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平的不斷提升，以往的人事檔案信息逐步變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，?duì)企業(yè)的人力資源管理人員提出了全新要求，因此有關(guān)人員需要根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)員工管理情況，科學(xué)利用人事檔案信息，進(jìn)而更好地發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用。

（二）提升人事檔案信息的完整性與真實(shí)性

人事檔案信息是全面反映企業(yè)員工的個(gè)人信息和工作狀態(tài)的直觀體現(xiàn)，具備較強(qiáng)的權(quán)威性，所以，不斷提高人事檔案信息的可靠性、真實(shí)性與完整性特別重要。例如，企業(yè)在人才招聘方面，通過(guò)有效提升人事檔案信息的真實(shí)性，可以取得較好效果，應(yīng)聘人員如果偽造證據(jù)，或者杜撰工作經(jīng)歷欺騙企業(yè)，會(huì)影響企業(yè)的整體效益，因此企業(yè)人力資源管理人員需要對(duì)人事檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行考證，提高人才招聘的有效性與規(guī)范性。

此外，人事檔案信息的完整性主要體現(xiàn)在人才的工作能力與特長(zhǎng)技能等，企業(yè)人力資源管理人員通過(guò)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行科學(xué)的審核與管理，同時(shí)對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行合理的配置，能夠取得較好的效果。人事檔案信息的實(shí)時(shí)性則能夠有效反映企業(yè)員工的具體工作薪酬，包括其職位變動(dòng)情況，進(jìn)而確保企業(yè)人事檔案信息的重要作用得到良好發(fā)揮。

企業(yè)有關(guān)人員還要對(duì)既有的管理制度進(jìn)行有效的完善，通過(guò)健全有關(guān)管理制度，可以確保組織內(nèi)部資源得到高效利用。管理制度是各項(xiàng)管理工作順利開展的重要依據(jù)，若是管理制度方面存在不足，會(huì)影響人力資源管理工作的有序開展。在人事檔案信息管理工作中，要求有關(guān)人員對(duì)既有的管理機(jī)制進(jìn)行有效完善，針對(duì)造假問題和不規(guī)范行為，需要進(jìn)行科學(xué)的管理。

企業(yè)員工個(gè)人的發(fā)展對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展影響比較大，在開展各項(xiàng)工作的過(guò)程中，有關(guān)人員可從制度層面入手，加大完善力度，確保組織管理工作能夠有效開展。企業(yè)有關(guān)人員在人事檔案管理工作中，通過(guò)改革既有的管理制度，進(jìn)一步明確人力資源的實(shí)際管理要求，并加強(qiáng)管理制度完善。例如，在審查人事檔案過(guò)程時(shí)，通過(guò)利用登記制度與傳遞制度，對(duì)人事檔案信息實(shí)施動(dòng)態(tài)更新，并結(jié)合檔案的具體內(nèi)容，針對(duì)企業(yè)員工的個(gè)人能力進(jìn)行有效的考核，避免檔案信息出現(xiàn)造假現(xiàn)象。在實(shí)際的管理工作中，通過(guò)不斷提升檔案信息的透明化，確保人力資源管理質(zhì)量得到良好的提升。

（三）提升信息傳輸效率

要想有效提高人事檔案信息管理效率，需要加強(qiáng)各個(gè)部門人員之間的溝通和聯(lián)系，快速找到檔案信息之中存在的主要問題，并采取有效的管控對(duì)策，確保人事檔案信息能夠及時(shí)更新與完善。例如，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工職稱信息和填寫的資料不符，企業(yè)人力資源管理部門需要立即核實(shí)情況，提升信息的精確性與合理性，然后讓該員工繼續(xù)進(jìn)行職稱評(píng)定。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員來(lái)講，需要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事檔案信息管理的重要性，有效發(fā)揮人事檔案信息的重要作用，從而保證各項(xiàng)工作能夠有序開展。

企業(yè)在人才招聘的過(guò)程中，需要對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的分析，確保人才的綜合能力更好地滿足實(shí)際要求。企業(yè)人力資源管理工作的順利開展，主要以人才招聘為重要基礎(chǔ)，人事檔案能夠?yàn)榇隧?xiàng)工作提供良好的依據(jù)，滿足企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展需求。在人才分配過(guò)程中，企業(yè)通過(guò)制定完善的人力資源規(guī)劃，對(duì)有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效的預(yù)測(cè)，可以確保人才得到有效利用。同時(shí)，人事檔案信息在人力資源管理當(dāng)中占據(jù)重要地位，例如，在人才招聘過(guò)程中，有關(guān)人員通過(guò)對(duì)應(yīng)聘者人事檔案信息進(jìn)行有效的分析，并根據(jù)具體情況加強(qiáng)分析力度，可以更好地利用人才。結(jié)合人才招聘現(xiàn)狀可知，通過(guò)整合現(xiàn)有的人力資源，能夠顯著減少人力資源的浪費(fèi)，為企業(yè)的可靠、健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）注意事項(xiàng)

1.積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

人事檔案能夠詳細(xì)而全面地記錄工作人員的具體工作情況，在人力資源管理工作中，有關(guān)人員需要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行有效的分析，特別是重要信息，需要進(jìn)行全面詳細(xì)的記錄，保證檔案信息的完整性。與此同時(shí)，企業(yè)在開展內(nèi)部組織工作時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，并以現(xiàn)有的人事檔案為重要基礎(chǔ)，全面了解員工的工作經(jīng)歷和特長(zhǎng)，對(duì)其是否存在違法行為進(jìn)行分析，確保人力資源基本信息得到充分利用。企業(yè)在用人期間，不但要全面考察其實(shí)際業(yè)務(wù)能力，而且要提高其綜合素養(yǎng)，讓其在實(shí)際工作中有效發(fā)揮自身潛力。通過(guò)有效利用人事檔案信息，可以確保組織內(nèi)部資源的利用效率得到良好提升，更好地發(fā)掘企業(yè)員工的個(gè)性優(yōu)勢(shì)，減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

人力資源管理工作的有序開展主要以提高綜合水平為基礎(chǔ)保障，否則會(huì)給企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展帶來(lái)較大阻礙。人事檔案信息作為企業(yè)內(nèi)部組織人力資源的核心內(nèi)容，可以為企業(yè)人力資源管理工作的順利開展提供良好依據(jù)，不斷強(qiáng)化企業(yè)的綜合管理質(zhì)量。在人力資源管理工作中，有關(guān)人員需要結(jié)合人事檔案信息，針對(duì)特定內(nèi)容進(jìn)行綜合性的分析，并結(jié)合管理情況，積極運(yùn)用現(xiàn)代化人事檔案管理方法，確保人力資源管理數(shù)字化水平得到進(jìn)一步提升。

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息的快速記錄和保存，提升人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。在人力資源管理工作中，有關(guān)人員通過(guò)運(yùn)用電子信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)信息的快速調(diào)取，例如，在查閱人事檔案的過(guò)程中，管理人員可以更加直接地了解有關(guān)信息，不斷提高管理水平，確?，F(xiàn)有的人力資源得到有效分配，為企業(yè)的健康、可持續(xù)性發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.大力創(chuàng)新人事檔案管理工作理念

人事檔案作為人才信息資源的主要載體之一，其核心目標(biāo)是為社會(huì)組織提供服務(wù)，不斷提升其利用價(jià)值。在人事檔案中，大部分信息與材料主要由個(gè)人填寫與簽名，這些信息均屬于公開信息資源，需要做到取之于民、用之于民。但是，為了進(jìn)一步提升人事檔案信息的隱秘性，現(xiàn)行的人事檔案管理機(jī)制明確規(guī)定，嚴(yán)禁任何人查閱和本人相關(guān)的人事檔案信息資料，所以，長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)人事檔案表現(xiàn)得較為神秘，雖然每個(gè)人都能夠參與到人事檔案建檔工作當(dāng)中，但是大部分人對(duì)人事檔案的利用價(jià)值缺乏足夠了解。

由于社會(huì)的全面發(fā)展與進(jìn)步，公民知情權(quán)不斷提升，現(xiàn)代人對(duì)人事檔案信息需求量逐漸增加。對(duì)企業(yè)人力資源管理人員來(lái)講，需要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，有效控制人事檔案適度公開與機(jī)密安全的尺度，確保人事檔案信息流動(dòng)性得到良好提升，充分發(fā)揮人事檔案的重要價(jià)值。

3.提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，要求管理人員具備比較高的專業(yè)素養(yǎng)，所以，企業(yè)需要打造一支高素質(zhì)的人事檔案隊(duì)伍，并加大思想建設(shè)與員工能力建設(shè)力度。最近幾年，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，人事檔案管理方式越來(lái)越先進(jìn)，對(duì)于從業(yè)人員來(lái)講，需要熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。

此外，從業(yè)人員還要不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到做好人事檔案管理工作的重要性，進(jìn)而確保人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用得到有效發(fā)揮。對(duì)于各大企業(yè)來(lái)講，需要對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其綜合素養(yǎng)，尤其是要招聘懂得數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)和設(shè)計(jì)的人才，確保人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平不斷提升。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)技能，可以顯著提升其人力資源管理水平，進(jìn)而為企業(yè)高層決策提供重要依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文章重點(diǎn)探討人事檔案信息在人力資源管理中的作用，并提出人事檔案信息的具體應(yīng)用途徑，例如構(gòu)建先進(jìn)的人事檔案管理模式、提升人事檔案信息的完整性與真實(shí)性、提升信息傳輸效率等，提出具體的注意事項(xiàng)，例如積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、大力創(chuàng)新人事檔案管理工作理念、提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等等，已取得不錯(cuò)成效，故能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供借鑒。