文/謝雪燕 濟(jì)南市智慧城管服務(wù)中心

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案事業(yè)產(chǎn)生了深刻影響，城管服務(wù)中心在檔案管理工作中應(yīng)主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)優(yōu)勢，推進(jìn)智慧檔案室建設(shè)，進(jìn)一步提升城市檔案信息資源的利用價(jià)值。通過智慧檔案室建設(shè)為智慧城市建設(shè)和智能城管服務(wù)體系建設(shè)提供更為全面的檔案信息支持，將智慧檔案室建設(shè)嵌入智慧城管運(yùn)行體系之中，為全面提升城市管理水平貢獻(xiàn)力量。

城管服務(wù)中心為何建設(shè)智慧檔案室

城管服務(wù)中心在檔案管理過程中受信息技術(shù)影響，由原來的紙質(zhì)檔案管理逐漸向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升了檔案管理工作效率，使檔案信息資源得到了充分利用。

有效降低了檔案管理成本，提升了檔案管理效率。傳統(tǒng)城管服務(wù)中心檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案管理為主，既需要對大量城市管理檔案進(jìn)行收集，還需要結(jié)合具體工作對相應(yīng)檔案查取調(diào)用，耗費(fèi)了大量人力物力，工作重壓力之下，檔案管理質(zhì)量難以得到保障。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，城管服務(wù)中心通過智慧檔案室建設(shè)實(shí)現(xiàn)了對檔案信息資源的快速收集、整理和管理，有效降低了檔案管理人員工作壓力，提升了工作效率和工作質(zhì)量。

確保了檔案信息安全。城管服務(wù)中心大量檔案信息資源與城市建設(shè)和城市規(guī)劃息息相關(guān)，建檔過程中會(huì)對大量檔案資源重復(fù)利用，很多紙質(zhì)材料在使用過程中出現(xiàn)了損毀，特別是在重復(fù)翻閱和復(fù)印過程中紙質(zhì)檔案迅速老化，很大程度上影響了檔案信息安全。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)的支持下，提升了檔案管理效率，確保了檔案信息安全，還可以結(jié)合城管服務(wù)中心的業(yè)務(wù)工作隨時(shí)隨地調(diào)取檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案信息清晰化查詢。

為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享提供了更為多元化的路徑。城管服務(wù)中心在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中，由于受到技術(shù)和客觀條件的限制，很多重要的檔案信息資源并沒有實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致檔案“信息孤島”的形成，在很大程度上影響了城市環(huán)衛(wèi)、園林、綠化等工作的協(xié)同推進(jìn)，難以發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值和作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，通過城管服務(wù)中心智慧檔案室建設(shè)，能夠?qū)⒉煌袠I(yè)、不同工種的檔案信息資源進(jìn)行有效整合，并按照一定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)形成城管服務(wù)中心檔案數(shù)據(jù)庫，可以結(jié)合不同行業(yè)對于檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息大服務(wù)、大協(xié)同。

提升了城市管理檔案利用效率。城市管理檔案是城市發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，是未來城市規(guī)劃和城市發(fā)展的重要依據(jù)。因此，城市管理檔案信息資源開發(fā)和利用對于城市發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。城管服務(wù)中心智慧檔案室建設(shè)能夠?qū)Υ罅砍鞘泄芾頇n案信息資源進(jìn)行有效整合，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并存儲(chǔ)到大數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步擴(kuò)大城市管理檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模，豐富城市管理檔案的內(nèi)涵和外延。

提升了城市管理檔案宣傳效果。當(dāng)前，廣大人民群眾對于城市管理服務(wù)工作提出了新的要求，智慧檔案室建設(shè)是服務(wù)人民群眾的重要手段和方式，也是提升城市管理效果的重要宣傳載體。在城市治理和發(fā)展過程中會(huì)形成大量的城市管理檔案，即是城市發(fā)展的真實(shí)記錄，也是美好生活和歷史記憶的重要參照。城市管理服務(wù)中心可以結(jié)合市民的文化訴求，對智慧檔案室的重要城市檔案信息進(jìn)行整合，通過專家講座的形式介紹智慧檔案的價(jià)值和作用，讓居民了解未來城市的發(fā)展方向；也可以對老照片和老影像資料進(jìn)行加工，通過展覽宣傳的方式，讓廣大人民群眾了解城市發(fā)展的點(diǎn)滴，主動(dòng)投身到城市管理中，爭取從小事做起，從自身做起，保護(hù)城市環(huán)境，提升城市整體管理質(zhì)量。

依托數(shù)字平臺(tái)，打造智慧檔案室

智慧檔案室建設(shè)是智慧城管建設(shè)的重要組成部分，也是智慧城市建設(shè)的有機(jī)組成。在具體實(shí)施過程中，一方面，要重視電子檔案數(shù)據(jù)管理以及系統(tǒng)建設(shè)，主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為智慧檔案室建設(shè)奠定基礎(chǔ)；另一方面，構(gòu)建智慧城管檔案管理框架體系，提升城管服務(wù)中心智慧檔案室服務(wù)水平和服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)對城市檔案信息資源的系統(tǒng)開發(fā)和利用。

構(gòu)建智慧城管檔案管理框架體系。智慧檔案室建設(shè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思路，主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，將智慧城管與智慧檔案室建設(shè)有機(jī)結(jié)合，積極探索與智慧城管相適應(yīng)的智慧檔案室管理模式，構(gòu)建更為科學(xué)、系統(tǒng)的智慧城管檔案管理框架體系。一方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理由分散走向集中，實(shí)施一張網(wǎng)檔案管理工程，將城管服務(wù)中心各科室、各部門都納入檔案管理工作體系之中，形成部門互動(dòng)、信息共享的檔案管理新格局，為促進(jìn)“大城管、大檔案”管理格局奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另一方面，提升檔案管理工作的主動(dòng)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理一般要延續(xù)到次年才能完成，加之受主客觀等條件因素限制，在檔案信息收集和整理過程中難免會(huì)出現(xiàn)信息收集不全、不完整的問題。隨著智慧檔案室的不斷推進(jìn)，業(yè)務(wù)流程將會(huì)前移，能夠?qū)崿F(xiàn)重要檔案信息實(shí)時(shí)在線收集，打破被動(dòng)局面，牢牢把握檔案信息管理主動(dòng)權(quán)，確保檔案信息收集的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性。

提高城管服務(wù)中心智慧檔案室服務(wù)水平。“智慧檔案室”建設(shè)既是城市管理服務(wù)中心自身服務(wù)能力提檔升級的重要體現(xiàn)，也是現(xiàn)代信息技術(shù)與城市檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的具體典范。一方面，形成部門協(xié)作、齊抓共管的檔案管理新局面。傳統(tǒng)檔案在檔案信息收集和服務(wù)過程中很容易處于單打獨(dú)斗的被動(dòng)局面。隨著智慧檔案室建設(shè)的不斷推進(jìn)，以數(shù)字平臺(tái)作為依托，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源快速、準(zhǔn)確、全面收集，并通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，圍繞城管服務(wù)中心的工作，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。另一方面，依托數(shù)字平臺(tái)，有助于民眾了解當(dāng)前城市管理服務(wù)的工作重點(diǎn)，借助平臺(tái)發(fā)表意見建議，為城市建設(shè)和城市管理提供好的想法和思路。

依托數(shù)字平臺(tái)打造智慧檔案室的保障機(jī)制

未來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，城管服務(wù)中心在智慧檔案室建設(shè)過程中既要依托數(shù)字平臺(tái)，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，也要夯實(shí)智慧檔案基礎(chǔ)設(shè)施，健全智慧檔案管理制度機(jī)制，為其可持續(xù)發(fā)展提供扎實(shí)的保障。

夯實(shí)智慧檔案軟硬件基礎(chǔ)。城管服務(wù)中心智慧檔案室建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施，因此在智慧檔案室建設(shè)過程中要對其進(jìn)行長期規(guī)劃和宏觀設(shè)計(jì)，為智慧檔案室建設(shè)提供扎實(shí)的軟件基礎(chǔ)和長效的資金支持機(jī)制。可將智慧檔案室軟硬件設(shè)備更新納入年度預(yù)算之中，確保智慧檔案室有足夠的軟硬件設(shè)備。特別是城管服務(wù)中心主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到智慧檔案室建設(shè)不是一錘子買賣，并非建設(shè)完成之后就會(huì)一勞永逸。要樹立高度的責(zé)任感、使命感，對智慧檔案室建設(shè)過程中遇到的問題要經(jīng)常過問，通過采購配置高、性能強(qiáng)的軟件設(shè)備，為數(shù)字平臺(tái)建設(shè)和智慧檔案室建設(shè)提供扎實(shí)的物質(zhì)保障，充分滿足智慧檔案室建設(shè)的多元化需求。

健全智慧檔案規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，智慧檔案室要想可持續(xù)發(fā)展，還需要完善的制度機(jī)制作為保障。要充分認(rèn)識到智慧檔案室建設(shè)的長期性和復(fù)雜性，要結(jié)合智慧檔案室建設(shè)出現(xiàn)的各種問題，對原有制度機(jī)制認(rèn)真梳理。將歸檔制度、電子檔案信息收集制度、電子檔案查閱制度、借閱制度、電子檔案保密制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升制度機(jī)制的可操作性和科學(xué)性。同時(shí)要對智慧檔案室建設(shè)出現(xiàn)的新情況和新問題進(jìn)行系統(tǒng)考慮，將總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)和辦法上升到制度層面，為開展智慧檔案管理工作提供可靠的制度依據(jù)，進(jìn)一步提升智慧檔案規(guī)章制度的引導(dǎo)功能和規(guī)范作用。

新形勢下，城管服務(wù)中心在智慧檔案室建設(shè)過程中要充分利用數(shù)字平臺(tái)的優(yōu)勢和特點(diǎn)，結(jié)合智慧檔案室建設(shè)的具體需求，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升智慧檔案室的服務(wù)能力和水平。此外，還要加大人才培養(yǎng)力度，形成系統(tǒng)的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，為智慧檔案室可持續(xù)發(fā)展提供扎實(shí)的人才保障。商