楊彥偉 孫喆 魏熙/中航證券有限公司

當(dāng)前數(shù)字經(jīng)濟(jì)已成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)能，電子商務(wù)、在線支付等新興商業(yè)模式蓬勃發(fā)展，紙質(zhì)發(fā)票日漸暴露出低效率、高成本等弊端，推動(dòng)傳統(tǒng)領(lǐng)域進(jìn)行數(shù)字變革的呼聲日漸高漲，電子發(fā)票應(yīng)運(yùn)而生。

電子發(fā)票是指全數(shù)字化發(fā)票，以電子記錄的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，可以通過(guò)提取電子發(fā)票號(hào)碼和稅控密碼證實(shí)真?zhèn)?。電子發(fā)票是現(xiàn)代信息社會(huì)的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有無(wú)紙化、低耗能、易保存、易查詢等優(yōu)點(diǎn)［1］。作為中國(guó)稅務(wù)信息化的重要載體以及幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效工具，近年來(lái)，電子發(fā)票種類不斷豐富，開具數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)。

2022年3月，國(guó)家稅務(wù)總局廣東省稅務(wù)局發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點(diǎn)工作》的公告，自4 月1 日起，全面推廣純數(shù)字化發(fā)票在廣東省內(nèi)的試點(diǎn)應(yīng)用。此舉標(biāo)志著我國(guó)發(fā)票數(shù)字化進(jìn)程步入一個(gè)劃時(shí)代的新階段，同時(shí)對(duì)發(fā)票的管理也勢(shì)必將提出更高的要求。

一、發(fā)票管理的應(yīng)用痛點(diǎn)分析

電子發(fā)票的保存形式、流轉(zhuǎn)方式雖有諸多優(yōu)點(diǎn)，但實(shí)際應(yīng)用中也存在查重、驗(yàn)真、歸檔困難等管理難題。在不同階段，通過(guò)打印人工核對(duì)或錄入電子表格留存比對(duì)，或開發(fā)專用系統(tǒng)歸集查對(duì)，不同程度上解決了一些應(yīng)用問(wèn)題，但仍然給經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和財(cái)務(wù)核算管理帶來(lái)了諸多新的問(wèn)題。

（一）全流程電子化管理的斷點(diǎn)與割裂

全流程電子化管理發(fā)票是歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔的全電子化流程管理，而實(shí)際應(yīng)用中，存在手工錄入發(fā)票信息、手工流轉(zhuǎn)報(bào)銷、手工制證記賬、打印紙質(zhì)歸檔的情況，致使電子化管理存在斷點(diǎn)，不能實(shí)現(xiàn)信息電子化流轉(zhuǎn)的全面串聯(lián)。

（二）發(fā)票信息的無(wú)效沉淀

手工錄入發(fā)票關(guān)鍵信息或?qū)㈦娮影l(fā)票按附件上傳，無(wú)法有效提取票面上的各類信息，致使數(shù)據(jù)大量、無(wú)效沉淀，造成信息孤島，不利于企業(yè)的信息化串聯(lián)和經(jīng)營(yíng)管理。

（三）發(fā)票管理效率存在瓶頸

驗(yàn)真操作不便。需要手工輸入發(fā)票號(hào)和發(fā)票代碼或打印后掃描識(shí)別，存在漏輸、錯(cuò)輸、識(shí)別錯(cuò)誤等情況；無(wú)法實(shí)時(shí)驗(yàn)真。未與國(guó)家稅務(wù)局發(fā)票驗(yàn)真服務(wù)平臺(tái)互連，只能人工登錄服務(wù)平臺(tái)，手工輸入發(fā)票信息驗(yàn)真；篩選查找發(fā)票困難。不能根據(jù)發(fā)票相關(guān)信息，如發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票日期等進(jìn)行精確篩選；報(bào)銷流轉(zhuǎn)不便。報(bào)銷時(shí)要求報(bào)銷人打印電子發(fā)票，連同其他相關(guān)紙質(zhì)附件一并提交，報(bào)銷人不能實(shí)時(shí)辦理報(bào)銷。

（四）打印歸檔費(fèi)時(shí)費(fèi)力

沿用傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式，電子發(fā)票需由報(bào)銷人或安排專人逐張打印，附于對(duì)應(yīng)憑證后裝訂、歸檔，耗費(fèi)大量時(shí)間、精力、紙張與人工，沒有達(dá)到電子發(fā)票節(jié)約環(huán)保、降低經(jīng)營(yíng)成本的初衷且調(diào)閱、查詢不便。

二、發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的目標(biāo)定位及架構(gòu)設(shè)計(jì)

針對(duì)發(fā)票管理中存在的痛點(diǎn)，為滿足公司經(jīng)營(yíng)管理需求，迫切需要建立一套從取得發(fā)票始，以歸檔發(fā)票終，中間串聯(lián)查驗(yàn)、報(bào)賬、審批、付款、核算的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

（一）目標(biāo)定位

按照國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)信息化、電子會(huì)計(jì)憑證管理的相關(guān)規(guī)范和要求，建立以報(bào)銷管控、財(cái)務(wù)核算、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)為依托，以保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可用、安全為前提，以提高電子發(fā)票管理的效率和質(zhì)量為目的，達(dá)成從預(yù)算管理、報(bào)銷管控、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互，到財(cái)務(wù)記賬、生成報(bào)表、檔案管理的完整閉環(huán)流程，并逐步擴(kuò)展實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料的全面電子化歸檔和管理。

1.保障合規(guī)合法

滿足國(guó)家法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理要求，包括會(huì)計(jì)檔案僅以電子形式歸檔、存儲(chǔ)、移交、銷毀等場(chǎng)景的合規(guī)合法。

2.實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)一體化

打通報(bào)銷、核算、檔案管理，實(shí)現(xiàn)原始電子會(huì)計(jì)檔案直接歸檔，提升工作效率，保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可用性、完整性。

3.提高會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量

通過(guò)加密傳輸、數(shù)字水印、電子簽章、下載控制、日志管理等技術(shù)手段，保障會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)無(wú)篡改、安全、原始、準(zhǔn)確。

4.節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本

電子會(huì)計(jì)檔案僅以電子形式歸檔保存，可節(jié)約大量紙質(zhì)憑據(jù)打印、整理、歸檔的保存成本、人工成本，減少企業(yè)管理成本以及社會(huì)資源消耗，形成綠色低碳的企業(yè)環(huán)境。

（二）架構(gòu)設(shè)計(jì)

按照系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)定位，基于發(fā)票從取得、識(shí)別、查驗(yàn)，到報(bào)賬、審核、制證、付款，最后歸檔、查閱的流轉(zhuǎn)模式，架構(gòu)設(shè)計(jì)包括采、制、存、查四個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)系統(tǒng)集成，將發(fā)票池管理、報(bào)銷過(guò)程管控、銀企直聯(lián)支付、憑證制證推送、檔案匯集查詢等功能有機(jī)串聯(lián)，形成上下游各環(huán)節(jié)的有序聯(lián)動(dòng)和單證的電子化流轉(zhuǎn)。根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號(hào)）等相關(guān)規(guī)定，設(shè)計(jì)發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)架構(gòu)如圖1所示。

圖1 發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)架構(gòu)

此架構(gòu)采用模塊化設(shè)計(jì)理念，分為報(bào)銷管控、財(cái)務(wù)核算、檔案管理三個(gè)模塊，對(duì)應(yīng)依托于三個(gè)系統(tǒng)，根據(jù)本單位信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)情況，可直接上線整套會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，也可在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上即插即用缺少的模塊和功能，分模塊上線匹配系統(tǒng)。

1.系統(tǒng)范圍

目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)既有獨(dú)立報(bào)銷管控系統(tǒng)，也有與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)融合的報(bào)銷管控模塊，而會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)基于安全考量，一般為獨(dú)立系統(tǒng)。各系統(tǒng)的功能通過(guò)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通和業(yè)務(wù)串聯(lián)，達(dá)成電子發(fā)票及財(cái)務(wù)檔案的全流程電子化管理。發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)所需系統(tǒng)及功能范圍見表1。

表1 發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)所需系統(tǒng)及功能范圍

2.系統(tǒng)部署

基于上述架構(gòu)設(shè)計(jì)和涉及系統(tǒng)，報(bào)銷管控、財(cái)務(wù)核算、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)需部署獨(dú)立服務(wù)器并通過(guò)數(shù)據(jù)接口開發(fā)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞及與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，最終實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)和票據(jù)、附件等文件在會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的層級(jí)匯總。

3.實(shí)際應(yīng)用情況

我單位在實(shí)際應(yīng)用中，采取的方案為延用原有的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、升級(jí)報(bào)銷管控系統(tǒng)、開發(fā)上線會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)、補(bǔ)足缺少的功能和模塊，通過(guò)系統(tǒng)集成，形成完整的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)上線前后對(duì)比情況見表2。

表2 系統(tǒng)上線前后對(duì)比情況

三、發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的實(shí)施方案

《財(cái)政部 國(guó)家檔案局 關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)）中，對(duì)電子票據(jù)的報(bào)銷、入賬、歸檔提出了明確要求，結(jié)合通知中要求內(nèi)容和我單位發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的架構(gòu)設(shè)計(jì)，梳理我單位實(shí)際應(yīng)用中的業(yè)務(wù)處理流程和步驟如圖2所示。

圖2 實(shí)際業(yè)務(wù)處理流程

（一）歸集

財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)文件要求：“來(lái)源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力；接收的電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí)；使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)”［2］。

基于上述要求，發(fā)票歸集環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為報(bào)銷管控系統(tǒng)，實(shí)施情況如下：

1.紙票、電票解析

取得增值稅、貨運(yùn)、通行費(fèi)、通用機(jī)打發(fā)票，以及火車票、機(jī)票行程單等紙質(zhì)、電子票據(jù)后，報(bào)銷人可第一時(shí)間在電腦端或手機(jī)端登錄報(bào)銷管控系統(tǒng)，進(jìn)行便捷、實(shí)時(shí)掃描操作。

系統(tǒng)集成OCR識(shí)別技術(shù)，報(bào)銷人影像上傳發(fā)票時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)提取票面信息，如發(fā)票類型、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)方信息、銷方信息、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額等，并可同時(shí)識(shí)別多張不同類型的發(fā)票，也能夠直接導(dǎo)入、識(shí)別版式電子發(fā)票（電子發(fā)票版式文件遵循國(guó)家稅務(wù)總局管理要求，格式支持PDF、OFD等）。

2.發(fā)票校驗(yàn)

基于識(shí)別出的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼，與發(fā)票池中的發(fā)票進(jìn)行查重比對(duì)，若有重復(fù)上傳則系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，不允許報(bào)銷；基于識(shí)別出的購(gòu)方信息，與系統(tǒng)中按營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息設(shè)定的公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)進(jìn)行校驗(yàn)，若有不一致情況則系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，不允許報(bào)銷。

3.發(fā)票驗(yàn)真

將識(shí)別提取出的發(fā)票關(guān)鍵字段，進(jìn)行實(shí)時(shí)線上驗(yàn)真，并將驗(yàn)真結(jié)果回傳報(bào)銷管控系統(tǒng)，若驗(yàn)真不通過(guò)則系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，不允許報(bào)銷。系統(tǒng)可根據(jù)發(fā)票類型、發(fā)票金額等要素，設(shè)定驗(yàn)真范圍，同時(shí)對(duì)已驗(yàn)真通過(guò)的發(fā)票，可避免二次重復(fù)驗(yàn)真。

4.發(fā)票池

識(shí)別后校驗(yàn)成功的發(fā)票，上傳儲(chǔ)存于發(fā)票池，發(fā)票池中可查看發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、錄入方式、驗(yàn)真狀態(tài)、報(bào)賬進(jìn)度等信息，并可多維度對(duì)發(fā)票信息進(jìn)行查詢。

（二）報(bào)銷

財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)文件要求：“電子會(huì)計(jì)憑證的傳輸、存儲(chǔ)安全、可靠，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)”［2］。

基于上述要求，智能報(bào)賬環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為報(bào)銷管控系統(tǒng)，實(shí)施情況如下：

1.填寫報(bào)銷單

報(bào)銷人可根據(jù)業(yè)務(wù)類型、有無(wú)簽訂合同，分類填寫對(duì)應(yīng)報(bào)銷單，并從發(fā)票池中選擇一張或數(shù)張發(fā)票上傳到報(bào)銷單中，系統(tǒng)將發(fā)票掃描及識(shí)別時(shí)提取出的票面信息自動(dòng)填寫到報(bào)銷單的對(duì)應(yīng)字段中，如發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、貨物名稱、金額、稅額、姓名、時(shí)間、地點(diǎn)信息等，余下報(bào)銷信息由報(bào)銷人手工填寫齊全。除發(fā)票外，報(bào)銷人亦需將相關(guān)附件的電子影像文件一并上傳提交。

2.智能檢查和預(yù)警

填制或提交單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)與內(nèi)置的報(bào)銷管控規(guī)則智能比對(duì)，進(jìn)行合規(guī)性檢查。如預(yù)算額度、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、跨/超期報(bào)銷、異地發(fā)票、發(fā)票號(hào)碼連號(hào)、貨物名稱敏感字控制等，若有超政策事項(xiàng)發(fā)生則系統(tǒng)預(yù)警，視規(guī)則設(shè)置，不允許報(bào)銷或強(qiáng)制填寫說(shuō)明上浮審批報(bào)銷。

3.自動(dòng)匹配審批流

滿足系統(tǒng)規(guī)則條件的報(bào)銷單提交后，系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷人所在部門和職務(wù)、報(bào)銷金額、超政策事項(xiàng)等情況，依據(jù)公司規(guī)章，通過(guò)系統(tǒng)預(yù)先定義的智能審核規(guī)則，自動(dòng)匹配審批流、自動(dòng)依序傳遞至相關(guān)節(jié)點(diǎn)審批。

4.人工復(fù)核

系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置兩個(gè)環(huán)節(jié)的人工復(fù)核，即審批環(huán)節(jié)和影像核對(duì)環(huán)節(jié)，并根據(jù)不同審核人的角色定義預(yù)先配置其對(duì)應(yīng)權(quán)限。審批環(huán)節(jié)人員收到待審報(bào)銷單后，基于不同審核關(guān)注點(diǎn)，對(duì)單據(jù)、票據(jù)、附件的電子影像進(jìn)行合規(guī)、合理、適當(dāng)性復(fù)核。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題駁回時(shí)，必須填寫駁回原因說(shuō)明，通過(guò)時(shí)則不強(qiáng)制填寫原因說(shuō)明。

對(duì)審批通過(guò)后的報(bào)銷單，若單據(jù)里皆為電子發(fā)票，系統(tǒng)可直傳影像至核對(duì)人員接收確認(rèn)即可；若為紙質(zhì)票據(jù)，影像核對(duì)人員接收后，需通過(guò)掃描儀單張或批量掃描，比對(duì)單據(jù)中的電子影像與紙質(zhì)票據(jù)信息是否一致無(wú)誤，若匹配不通過(guò)則系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，需退回報(bào)銷人，不允許報(bào)銷。人工復(fù)核中，對(duì)單據(jù)的各項(xiàng)操作，系統(tǒng)均有留痕。

5.銀企直聯(lián)支付

單據(jù)審批、影像核對(duì)無(wú)誤，制證通過(guò)后，支付信息自動(dòng)傳遞至報(bào)銷管控系統(tǒng)中的資金管理模塊，由出納逐筆或批量通過(guò)銀企直聯(lián)進(jìn)行支付，支付成功后，通過(guò)與銀行系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，報(bào)銷管控系統(tǒng)自動(dòng)定時(shí)采集銀行回單至對(duì)應(yīng)單據(jù)中。

（三）入賬

財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)文件要求：“能夠按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度完成會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，能夠按照國(guó)家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)”［2］。

基于上述要求，自動(dòng)制證推送環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為報(bào)銷管控和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，實(shí)施情況如下：

1.系統(tǒng)間規(guī)則對(duì)接

將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（機(jī)構(gòu)、部門、人員、客商、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、銀行賬號(hào)、科目等），會(huì)計(jì)憑證生成規(guī)則，與報(bào)銷管控系統(tǒng)的費(fèi)用類型、單據(jù)類型等進(jìn)行規(guī)則對(duì)接和關(guān)系映射并自動(dòng)定時(shí)交互新增或更新的數(shù)據(jù)。

2.自動(dòng)采集信息

在報(bào)銷管控系統(tǒng)中設(shè)置信息自動(dòng)采集規(guī)則，自動(dòng)采集報(bào)銷單據(jù)中的關(guān)鍵信息字段，形成憑證中的摘要，并將摘要字段與會(huì)計(jì)分錄同步傳送至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。

3.自動(dòng)制證

單據(jù)審批、影像核對(duì)完成，財(cái)務(wù)人員通過(guò)報(bào)銷管控系統(tǒng)的制證工作臺(tái)，逐筆或批量操作單據(jù)制證，制證時(shí)根據(jù)系統(tǒng)預(yù)先配置的規(guī)則生成會(huì)計(jì)科目和分錄，定時(shí)推送至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)接收后，自動(dòng)保存生成符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度的會(huì)計(jì)憑證，并將憑證號(hào)信息回傳報(bào)銷管控系統(tǒng)。至此，兩系統(tǒng)間可實(shí)現(xiàn)某一憑證的信息互查。

（四）歸檔

財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)文件要求：“電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔及管理符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局第79號(hào)令）等要求”［2］。

基于上述要求，業(yè)財(cái)資料匯集環(huán)節(jié)涉及系統(tǒng)為會(huì)計(jì)檔案管理、報(bào)銷管控和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，實(shí)施情況如下：

1.檔案歸檔

（1）歸檔內(nèi)容。通過(guò)系統(tǒng)集成，將會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)與報(bào)銷管控系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)互連，層級(jí)匯集歸檔范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)和文件。報(bào)銷管控系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)和文件為報(bào)銷單據(jù)封面、票據(jù)、附件、合同、銀行回單等；財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)和文件為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。

（2）數(shù)據(jù)采集。每月財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)結(jié)賬完畢后，由檔案管理員在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行歸檔操作，將會(huì)計(jì)憑證等數(shù)據(jù)和文件傳遞至?xí)?jì)檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，通過(guò)前述“（三）入賬”環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)憑證與報(bào)銷單據(jù)間建立的數(shù)據(jù)匹配關(guān)系，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)以會(huì)計(jì)憑證為索引，可自動(dòng)比對(duì)、匹配、接收?qǐng)?bào)銷管控系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)和文件，并對(duì)取得的數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、安全、可用性進(jìn)行檢測(cè)。

（3）憑證裝冊(cè)。數(shù)據(jù)匹配完畢，按核算賬簿、分憑證序號(hào)，列示于會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)“待裝冊(cè)”欄目中，檔案管理員依實(shí)際憑證裝訂情況設(shè)定憑證號(hào)碼區(qū)間，按核算賬簿、憑證類別分別將憑證裝冊(cè)并自動(dòng)生成封皮。

（4）歸檔入庫(kù)。裝冊(cè)完成后，檔案管理員按照紙質(zhì)憑證實(shí)際保存的檔案室和柜號(hào)，在會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)選擇憑證冊(cè)，匹配系統(tǒng)內(nèi)對(duì)應(yīng)檔案室和柜號(hào)進(jìn)行歸檔上架操作，保證線上線下憑證存放位置的對(duì)應(yīng)，便于查找。至此，檔案入庫(kù)完畢。

（5）檔案調(diào)閱。可通過(guò)核算賬簿、日期、憑證號(hào)、關(guān)鍵詞等要素，多維度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，通過(guò)分級(jí)授權(quán)管理，權(quán)限范圍內(nèi)，即查即閱，權(quán)限范圍外，審批查閱。

（6）檔案流轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)檔案歸檔后，其移交、外借、銷毀、鑒定等流轉(zhuǎn)操作，均需按要求走完審批程序后，方可由檔案管理員在會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)和線下同步辦理。

2.檔案管理

（1）四性檢測(cè)。按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《DA/T 70-2018：文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》規(guī)定，對(duì)電子檔案在三大環(huán)節(jié)進(jìn)行四性檢測(cè)工作，即歸檔環(huán)節(jié)、移交和接收環(huán)節(jié)、長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)，三大環(huán)節(jié)均要實(shí)現(xiàn)真實(shí)性、完整性、可用性及安全性檢測(cè)，并對(duì)每一檢測(cè)項(xiàng)進(jìn)行不同程度細(xì)分，以自動(dòng)檢測(cè)為主、人工檢測(cè)為輔的方式進(jìn)行［3］。

（2）數(shù)據(jù)保護(hù)。會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)時(shí)，同步自動(dòng)逐項(xiàng)加蓋電子簽章并進(jìn)行加密，防止服務(wù)器數(shù)據(jù)外泄。電子檔案保管期間，未經(jīng)審批，系統(tǒng)不允許擅自對(duì)已上架入庫(kù)的檔案進(jìn)行修改、替換和刪除，保證原數(shù)據(jù)信息的不可篡改和唯真性。并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份操作，保證數(shù)據(jù)安全。

（3）權(quán)限控制。按用戶角色，分別定義會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)用戶權(quán)限，區(qū)分菜單功能、檔案類型、數(shù)據(jù)范圍、調(diào)閱功能等，細(xì)化各類人員操作授權(quán)，用戶只能通過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)查看被授權(quán)內(nèi)容，提高數(shù)據(jù)使用安全性、保密性［3］。

（4）日志管理。會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)日志分為三類：操作日志、登錄日志和目錄日志，用戶在系統(tǒng)內(nèi)各類操作都應(yīng)有詳盡的日志記錄，做到審計(jì)可追溯性。

操作日志包括：系統(tǒng)管理的設(shè)置操作，例如：新增全宗、新增用戶、修改檔案室等；登錄日志包括：系統(tǒng)用戶的登錄、登出記錄；目錄日志包括：對(duì)檔案目錄進(jìn)行的具體操作，例如：裝冊(cè)、拆冊(cè)、歸檔、取消歸檔等。

（5）調(diào)閱保護(hù)。調(diào)閱電子會(huì)計(jì)憑證前，視權(quán)限分配情況，需辦理調(diào)閱審批流程，預(yù)覽、下載、打印時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)加蓋水印保護(hù)，防止重要影像文件由調(diào)閱人進(jìn)行泄露，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性管理，降低人為操作風(fēng)險(xiǎn)。

四、發(fā)票電子化流轉(zhuǎn)的實(shí)施成效

（一）推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化融合

1.提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

電子發(fā)票取得后，同一類業(yè)務(wù)的報(bào)銷，從票據(jù)和附件的要求、使用科目、輔助核算項(xiàng)、摘要內(nèi)容、憑證類別等，在報(bào)銷管控系統(tǒng)中按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管控，通過(guò)電子化自動(dòng)流轉(zhuǎn)、推送和采集，并將此標(biāo)準(zhǔn)貫穿在報(bào)銷、核算、歸檔各環(huán)節(jié)，顯著提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

2.提升會(huì)計(jì)核算效率

電子發(fā)票在報(bào)銷、核算、歸檔各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)時(shí)，只有票據(jù)復(fù)核、影像核對(duì)、單據(jù)制證、歸檔入庫(kù)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，需在對(duì)應(yīng)系統(tǒng)進(jìn)行人工操作和管控，余者均通過(guò)系統(tǒng)電子化自動(dòng)流轉(zhuǎn)、推送和采集，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在第一時(shí)間向下一環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，有效提升會(huì)計(jì)核算效率。

3.提高前端集成憑證數(shù)量

通過(guò)不斷對(duì)業(yè)務(wù)、報(bào)銷管控、財(cái)務(wù)核算、會(huì)計(jì)檔案管理等系統(tǒng)的升級(jí)、開發(fā)和有機(jī)串聯(lián)，我單位目前在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，總賬下手工制證憑證占比為11%，即前端集成和半集成憑證數(shù)量達(dá)到89%，提升了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合水平。

4.打破局限、資源共享

電子會(huì)計(jì)檔案打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用的物理局限，內(nèi)外部審計(jì)、法務(wù)、人力等檔案查閱，通過(guò)電子檔案的權(quán)限劃分直接在線上調(diào)閱，不需要去檔案室翻閱紙質(zhì)憑證，提升內(nèi)部文件與數(shù)據(jù)的共享應(yīng)用率。

（二）環(huán)保節(jié)能、降本增效

我單位會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)上線三個(gè)月以來(lái)，系統(tǒng)共接收電子發(fā)票7 485張，生成報(bào)銷單封面6 349張，抓取銀行回單7 090張，合計(jì)20 924張，另有其他各類電子附件若干。

財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)文件要求：“符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”［2］。本文所述方案，滿足電子票據(jù)電子歸檔的條件，且我單位已獲得驗(yàn)收通過(guò)，電子票據(jù)只需進(jìn)行電子裝冊(cè)歸檔，不再專人打印裝訂。全年以10 萬(wàn)張文件測(cè)算，預(yù)計(jì)直接節(jié)約成本情況見表3。

表3 為僅考慮直接費(fèi)用節(jié)約情況。另外，系統(tǒng)上線后對(duì)工作效率提升及電費(fèi)、紙張使用量下降的環(huán)保節(jié)能和人工時(shí)間成本節(jié)約等，亦有很大裨益。后續(xù)，隨著電子票據(jù)使用范圍的不斷擴(kuò)大，將形成倍增效應(yīng)，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益。

表3 預(yù)計(jì)直接節(jié)約成本情況

五、建議

（一）電子發(fā)票與財(cái)務(wù)信息化進(jìn)一步融合

目前，電子發(fā)票的管理模式與紙質(zhì)發(fā)票相仿，仍需要向稅務(wù)機(jī)關(guān)申領(lǐng)、使用稅控設(shè)備開具，單張發(fā)票存在額度限制，發(fā)票版式有格式（OFD、PDF）要求等。企業(yè)對(duì)電子發(fā)票的管理只能從取得發(fā)票之后的流轉(zhuǎn)效率方面進(jìn)行提升，沒有打通發(fā)票取得前端的連接，沒有真正發(fā)揮電子發(fā)票的電子化流轉(zhuǎn)優(yōu)勢(shì)。

要發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)，就要體現(xiàn)電子發(fā)票的“數(shù)字”化屬性，沒有發(fā)票版式、文件格式的限制，開具時(shí)不需要連接稅控設(shè)備，發(fā)票號(hào)碼全國(guó)統(tǒng)一，發(fā)票的申領(lǐng)、開具、交付均通過(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)數(shù)字平臺(tái)，是一個(gè)大型數(shù)據(jù)集合平臺(tái)，申領(lǐng)時(shí)即可查重、開具后即可驗(yàn)真。在發(fā)票開具后，以統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、身份證號(hào)等為標(biāo)識(shí)，通過(guò)數(shù)字平臺(tái)向標(biāo)識(shí)對(duì)應(yīng)的數(shù)字平臺(tái)登錄賬號(hào)、電子郵箱、手機(jī)等媒介，推送查重、驗(yàn)真后的數(shù)字化發(fā)票，企業(yè)可將報(bào)銷管控系統(tǒng)對(duì)接上述媒介，自動(dòng)、定時(shí)接收數(shù)字化發(fā)票信息，并展開后續(xù)報(bào)銷、核算、歸檔流轉(zhuǎn)。此舉將極大地提高電子發(fā)票與財(cái)務(wù)信息化的融合度，從根本上改變電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)模式。

（二）開票方紅沖電子發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

根據(jù)國(guó)家稅務(wù)總局相關(guān)規(guī)定，增值稅電子發(fā)票開具后不得作廢，只能紅沖處理。報(bào)銷管控系統(tǒng)一般是在發(fā)票影像上傳時(shí)進(jìn)行驗(yàn)真操作，若開票方在報(bào)銷歸檔完畢后，未通知購(gòu)買方直接開具紅字發(fā)票，尤其是增值稅電子普通發(fā)票，不需要開具“紅字發(fā)票信息表”即可直接開具紅字發(fā)票，將會(huì)對(duì)購(gòu)買方產(chǎn)生很大的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。購(gòu)買方如何及時(shí)獲知藍(lán)字發(fā)票已備紅沖，需要政策層面給予支持，并在系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)進(jìn)行提前防控。

（三）推進(jìn)財(cái)務(wù)文件全面電子化歸檔管理

會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)上線前，存在著大量的紙質(zhì)財(cái)務(wù)文件，內(nèi)外部因公查詢財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需投入大量人員和時(shí)間去翻找，拍照或掃描的文件需人工逐一修改文件名，否則無(wú)法檢索，查詢使用不便且基于不同人員的不同需求，可能會(huì)產(chǎn)生重復(fù)性的翻查和掃描工作量。基于此項(xiàng)困擾，我單位正在探索勞務(wù)外包相關(guān)專業(yè)公司，由其逐步集中掃描轉(zhuǎn)換為電子版，按會(huì)計(jì)檔案管理和信息化工作規(guī)范，逐級(jí)、分類上傳到公司檔案系統(tǒng)，并建立檔案索引和篩查關(guān)鍵字，實(shí)現(xiàn)高效便捷的電子化調(diào)取，逐步達(dá)成財(cái)務(wù)檔案全范圍的電子化管理。