陳茵 廣州市南沙區(qū)欖核醫(yī)院

眾所周知，對(duì)于為人們提供醫(yī)療服務(wù)為主要業(yè)務(wù)的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，想要獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，高質(zhì)量的人才是必不可少的。同時(shí)人事檔案管理工作的開(kāi)展也能夠在很大程度上為醫(yī)院人力資源招聘工作奠定基礎(chǔ)，避免醫(yī)院崗位招聘時(shí)，出現(xiàn)設(shè)置不合理的現(xiàn)象。在傳統(tǒng)觀念中，醫(yī)院人事檔案管理工作是收集員工的基本信息，復(fù)制、保存、調(diào)取員工信息的過(guò)程。但是在新時(shí)期，尤其是在當(dāng)今各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，人事檔案管理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)之間的聯(lián)系也越來(lái)越緊密，數(shù)字化、信息化成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。文章對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中面臨的主要問(wèn)題和相應(yīng)的解決辦法進(jìn)行了分析和探討，確保能夠更大限度地提高醫(yī)院的人力資源管理能力，降低相關(guān)管理成本，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

一、人事干部檔案管理工作的重要性

（一）人事干部檔案是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)

在醫(yī)院的各項(xiàng)人力資源管理工作中，提高人事檔案管理水平至關(guān)重要。做好這項(xiàng)工作可以結(jié)合醫(yī)院職工自身的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)能力，將人力資源科學(xué)、準(zhǔn)確地調(diào)配到所需崗位中，進(jìn)而在最大程度上利用醫(yī)院人力資源，推動(dòng)醫(yī)院物資和人力資源之間實(shí)現(xiàn)最佳配比?？茖W(xué)配置醫(yī)院人力資源，讓醫(yī)護(hù)人員和行政后勤保障崗位結(jié)構(gòu)比例達(dá)到最佳狀態(tài)，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，進(jìn)而充分發(fā)揮醫(yī)院職工的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)人盡其才的目標(biāo)。通過(guò)人事檔案管理，醫(yī)院可以篩選出合適的人才進(jìn)行培養(yǎng)，全面提升醫(yī)院科室人才培養(yǎng)的科學(xué)性，全力打造一支技術(shù)過(guò)硬的醫(yī)療團(tuán)隊(duì)，從而提高醫(yī)院診療綜合水平，最終提高醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)質(zhì)量。

（二）人事干部檔案是干部最原始的身份憑證

人事干部檔案是認(rèn)定職工“三齡二歷一身份”的重要依據(jù)，其中“三齡”指的是職工的年齡、工齡和黨齡，“二歷”指的是職工的學(xué)歷和個(gè)人工作經(jīng)歷，“一身份”指的是該職工的身份性質(zhì)是不是屬于干部。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)院本身也具備商業(yè)盈利特性，而專(zhuān)業(yè)的醫(yī)務(wù)人員素養(yǎng)是十分關(guān)鍵的基礎(chǔ)。同時(shí)也關(guān)系未來(lái)醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際工作狀況，醫(yī)院干部人事檔案能夠全面反應(yīng)干部工作業(yè)績(jī)、思想道德和工作能力，記錄了職工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，人事檔案對(duì)醫(yī)院職工本人的信息資料覆蓋主要包括十大類(lèi)，有個(gè)人履歷、學(xué)歷職稱(chēng)、獎(jiǎng)懲情況、參加社會(huì)團(tuán)體活動(dòng)情況等，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院職工的性格特點(diǎn)、興趣愛(ài)好、特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)等內(nèi)容進(jìn)行記錄，包括早期學(xué)校老師和工作單位領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)語(yǔ)等，具備可靠、真實(shí)的特點(diǎn)。

（三）人事干部檔案是干部入職、選拔與監(jiān)督的重要依據(jù)

基層公立醫(yī)院的編制數(shù)量要報(bào)主管單位以及區(qū)編辦審核批復(fù)，因?yàn)榫幹茘徫环浅＞o缺，很多醫(yī)院現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)中，編外人員的數(shù)量往往比編內(nèi)人員還要多，所以編內(nèi)人員錄用時(shí)政審的環(huán)節(jié)就包括對(duì)其人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對(duì)預(yù)錄取人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的翻閱和審核，查看該考生本人以前是否有不良信用記錄、是否參加過(guò)非法組織及邪教組織、是否有違法犯罪記錄、是否曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)醫(yī)療事故以及醫(yī)療糾紛等情況。干部人事檔案也是醫(yī)院發(fā)展黨員，審核人員是否符合入黨資格的重要依據(jù)。在崗位晉升、職位調(diào)動(dòng)方面也是對(duì)干部實(shí)行監(jiān)督的重要審核材料，從而實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)科學(xué)選人用人，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求選人用人，不得出現(xiàn)任何不公正問(wèn)題。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)全體干部全方位的管理，就要合理利用干部人事檔案，全面掌握干部信息，才能在用人、培養(yǎng)人才時(shí)更加科學(xué)、準(zhǔn)確，這樣也更有利于醫(yī)院干部隊(duì)伍水平的提高。

（四）人事干部檔案有利于醫(yī)院人力資源的開(kāi)發(fā)

醫(yī)院在發(fā)展中面臨著內(nèi)外環(huán)境的變化，尤其是在新冠疫情遍布全球后，如何在變化的環(huán)境中激發(fā)人員的潛力，快速有效地對(duì)有限的醫(yī)護(hù)人力資源進(jìn)行崗位培訓(xùn)和合理的配置，從而完成預(yù)定的工作目標(biāo)，是人力資源開(kāi)發(fā)的重要任務(wù)。要想高效地發(fā)揮人力資源開(kāi)發(fā)的效力，首先就要收集、整理并分類(lèi)各干部檔案中最基本的資料信息，為醫(yī)院選拔和培訓(xùn)人才提供重要、關(guān)鍵的材料支持。醫(yī)院可以依托人事檔案管理材料，實(shí)現(xiàn)挖掘人才、培養(yǎng)人才以及科學(xué)合理地利用人才，避免出現(xiàn)人才被埋沒(méi)、浪費(fèi)的現(xiàn)象。在醫(yī)院的人力資源開(kāi)發(fā)中，關(guān)鍵是要對(duì)職工進(jìn)行相關(guān)崗位專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和定期考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行績(jī)效評(píng)估與崗位調(diào)整。當(dāng)今時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都面臨著非常激烈的競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)院也不例外，但是不管是何種競(jìng)爭(zhēng)，歸根到底都是人才的競(jìng)爭(zhēng)。這就更加凸顯出人力資源管理工作的重要性，在制定各項(xiàng)管理制度、實(shí)施各項(xiàng)管理措施時(shí)，一定要將保證人才權(quán)益、提高人才能力作為所有工作的落腳點(diǎn)，讓人才在勞動(dòng)中創(chuàng)造更多價(jià)值。

二、人事干部檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）人事檔案資料沒(méi)有及時(shí)歸檔完善

目前醫(yī)院職工人事檔案記錄的都是干部在參加工作前以及進(jìn)入醫(yī)院后的基本信息，包括年齡、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、主要社會(huì)關(guān)系和家庭關(guān)系等，參加工作之后進(jìn)入本單位期間的人事檔案材料并沒(méi)有及時(shí)更新到人事檔案里，例如參加工作后進(jìn)入本單位前的年度考核表、跟以前單位簽訂的勞動(dòng)合同、往年的社保參保證明等，進(jìn)入單位后取得的職稱(chēng)晉升、學(xué)歷提升、其他方面的職業(yè)技能提升資料，近期取得的科研成果等，一旦職工人事檔案信息長(zhǎng)期堆積而未及時(shí)進(jìn)行存檔，就可能在一定程度上影響檔案信息本身的真實(shí)性以及完整性，若職工丟失了原始人事檔案資料，要想補(bǔ)回就十分困難，這將極其不利于后期人事檔案信息的管理，同時(shí)人事檔案資料信息的不健全將會(huì)影響干部的崗位晉升和職位的調(diào)動(dòng)。

（二）人事檔案因人員身份不同、完善程度不同

人事檔案對(duì)于個(gè)人未來(lái)的生活、工作有著重大的影響，在整理、使用和保存檔案時(shí)一定要減少出錯(cuò)的概率，防止檔案丟失、殘缺不全等問(wèn)題的發(fā)生，保證檔案的安全。當(dāng)然這些工作的落實(shí)都是以完善的人事檔案管理制度為前提的。在全國(guó)醫(yī)改進(jìn)程的不斷推進(jìn)下，醫(yī)院中各種職工的人事特點(diǎn)也越來(lái)越復(fù)雜，既有體制內(nèi)編制身份人員，又有醫(yī)院自身聘用的編外人員、醫(yī)院退休返聘的職工等，根據(jù)當(dāng)前所實(shí)行的人事檔案管理制度可知，根據(jù)職工身份的不同，職工檔案完善程度是不一樣的，編內(nèi)人員的檔案資料是最齊全的，因?yàn)樵谌刖帟r(shí)就已經(jīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行了審核完善。在人才資源流動(dòng)日趨頻繁的背景下，有些非編制內(nèi)職工的人事檔案被保存在人才交流中心，有的編外人員對(duì)檔案的敬畏心不夠，出現(xiàn)“死檔”“棄檔”“人檔分離”現(xiàn)象,所以很多醫(yī)院錄用后辦理編外人員入職手續(xù)時(shí)，醫(yī)院只能根據(jù)最基本的檔案材料要求，簡(jiǎn)單地幫助其建立在醫(yī)院的個(gè)人檔案，其檔案資料包括個(gè)人身份證復(fù)印件、學(xué)歷證、資格證等招聘崗位硬性要求的資格材料，但因?yàn)槿鄙倨湓缙诘膫€(gè)人檔案資料，從而影響了醫(yī)院整體人事工作的開(kāi)展。

（三）人事干部檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院人事干部檔案主要包含醫(yī)務(wù)從業(yè)人員個(gè)人的發(fā)展歷程，通常情況下從該職工的就讀學(xué)校，到其全部的工作經(jīng)歷都應(yīng)該記錄在個(gè)人檔案中。但是在檔案資料中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，例如有的表格填寫(xiě)不規(guī)范，同時(shí)存在對(duì)檔案本身的理解以及人事有偏差，出現(xiàn)檔案信息資料前后不一致以及虛假填報(bào)檔案信息等問(wèn)題，其中十分普遍的問(wèn)題便包含工作時(shí)間年限和個(gè)人出生信息錯(cuò)誤等等，這導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容出現(xiàn)隨意性、盲目性的特征，有可能造成虛假人事檔案問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)，還有一些檔案工作人員不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，員工在填寫(xiě)時(shí)使用除黑色外其他顏色的簽字筆。在實(shí)際工作中，因檔案工作缺少工作要求與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作難以嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)執(zhí)行，從而造成工作中的大量失誤。

（四）檔案管理中的硬件、軟件配置需要提高

現(xiàn)如今，很多醫(yī)院管理層人員對(duì)于人事檔案管理工作的態(tài)度存在輕視的情況，很多單位都沒(méi)有專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，大都是普通工作者兼任檔案管理工作，受制于時(shí)間精力和專(zhuān)業(yè)力量，導(dǎo)致人事檔案后期的整理和利用效果大打折扣，另外，沒(méi)有配備相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備、專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事干部檔案的電子化以及保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性，而且檔案資料大都是紙質(zhì)檔案，因?yàn)闄n案存儲(chǔ)空間的局限，使得檔案資料存儲(chǔ)條件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，這也導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理工作難以正常開(kāi)展。再加上醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員人數(shù)多，每年有一定的人員流動(dòng)，加大了檔案管理的難度，容易出現(xiàn)人事檔案錯(cuò)漏情況。此外，信息化水平的落后給人事檔案信息的存儲(chǔ)及信息的查閱、提取帶來(lái)不便。

三、做好人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)人事檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，提高對(duì)工作的重視程度是最基本也是最重要的，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)與普通職工應(yīng)樹(shù)立“檔案效益”的意識(shí)，即好的檔案管理工作不是簡(jiǎn)單地將檔案資料作為陳設(shè)擺在那里，而是有其獨(dú)特的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，同時(shí)職工要增強(qiáng)及時(shí)歸檔意識(shí)，不能任由新取得的個(gè)人檔案資料由自已保管。配置的人事檔案管理工作人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)和水平，能夠不斷地更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的能力。此外，還需要對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行定期的考核和培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以確保人事檔案審核過(guò)程中資料和信息的真實(shí)性、及時(shí)性以及完整性，才能讓人事檔案的管理工作與數(shù)字化接軌。醫(yī)院人事檔案工作出現(xiàn)混亂，將在很大程度上導(dǎo)致人力資源管理工作效率受到影響，不利于推進(jìn)醫(yī)院管理工作向精細(xì)化方向發(fā)展。

（二）開(kāi)展人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，提高人事檔案質(zhì)量

根據(jù)國(guó)家的相關(guān)人事、檔案文件要求，在開(kāi)展檔案審核工作時(shí)，要從制定審核工作的整體方案、信息審核登記、材料歸檔到最后的總結(jié)報(bào)告等共計(jì)九個(gè)程序進(jìn)行。檔案專(zhuān)項(xiàng)審核的范圍包括全院在崗職工，主要對(duì)職工的出生時(shí)間、學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷、身份屬性、社會(huì)關(guān)系等進(jìn)行一一審核，重點(diǎn)檢查各檔案資料中是否存在涂改等問(wèn)題，確保職工的人事檔案資料真實(shí)、完整，并為后續(xù)完善個(gè)人人事檔案材料的工作打下基礎(chǔ)。

（三）完善人事檔案電子化管理制度

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用范圍僅僅局限于大量紙質(zhì)化的檔案資料，沒(méi)有真正充分運(yùn)用檔案電子化管理技術(shù)。為提高檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，創(chuàng)新和優(yōu)化醫(yī)院人事檔案工作，要先建立起科學(xué)、完善的相關(guān)制度和工作細(xì)則。醫(yī)院需要根據(jù)自身優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，建立科學(xué)、完善的檔案信息化工作流程和相關(guān)工作規(guī)范，根據(jù)醫(yī)院的人才特征，對(duì)醫(yī)院職工按專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位職責(zé)的不同進(jìn)行分管，并在此基礎(chǔ)上按照人員編制身份進(jìn)行二級(jí)分管，避免電子信息混淆。應(yīng)加密電子檔案，對(duì)不同級(jí)別的人員設(shè)置不同的查閱權(quán)限。針對(duì)人事檔案數(shù)字化對(duì)應(yīng)的管理流程和制度予以?xún)?yōu)化，推動(dòng)檔案電子化工作更快、更好開(kāi)展，同時(shí)也為高效收集人事檔案信息奠定基礎(chǔ)，特別是新冠肺炎疫情發(fā)生以來(lái)，醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員極度緊缺，人事檔案電子化為高效地調(diào)動(dòng)醫(yī)院各科室的人力資源，及時(shí)充實(shí)醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員隊(duì)伍，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)效率的提升奠定了基礎(chǔ)和條件。

（四）建立數(shù)字化個(gè)人人事檔案

當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，對(duì)于人事檔案工作也有了更高水平的標(biāo)準(zhǔn)和要求，從以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方式過(guò)渡到現(xiàn)代數(shù)字化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問(wèn)題及時(shí)給予有效解決，這樣就可以避免一些紙質(zhì)檔案在使用過(guò)程中出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題，例如信息涂改、虛假資料的混入等，從而大大提高了檔案資料的真實(shí)性和客觀性。對(duì)于醫(yī)院管理層而言，需要舍得對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行投資，既能夠壓縮檔案的物理存儲(chǔ)空間，也容易長(zhǎng)久保存，因?yàn)獒t(yī)院人員的流動(dòng)性大，同時(shí)也為未來(lái)人事檔案相關(guān)信息資料的配套調(diào)取和查閱提供便利，有利于建立醫(yī)院人才信息庫(kù)，提高搜索信息的效率，更快、更準(zhǔn)確地搜索到目標(biāo)人才，使人事檔案資料效用最大化。了解以及發(fā)展醫(yī)護(hù)工作人員，是優(yōu)化醫(yī)院團(tuán)隊(duì)的必然之舉。加大軟、硬件的投入可以更好地提高人事檔案工作的質(zhì)量，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院人力資源管理的整體工作水平和管理質(zhì)量，最終提高醫(yī)院整體的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，為醫(yī)院帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、結(jié)語(yǔ)

做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，不僅可以推動(dòng)醫(yī)院整體管理水平的提升，也為醫(yī)院未來(lái)的各項(xiàng)發(fā)展決策提供了強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)保障，公立醫(yī)院要以發(fā)揮人才效能為目標(biāo)，提升人才優(yōu)勢(shì)。為此，醫(yī)院的相關(guān)工作人員一定要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，更快地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，便于后期予以更正和完善，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展。