文·盛萍 楊藝

隨著信息技術(shù)的不斷更新迭代，互聯(lián)網(wǎng)+、云計算、人工智能等承載大量信息資源的技術(shù)應(yīng)運而生，在這種以海量數(shù)據(jù)為主要特征的大數(shù)據(jù)時代，人們索取信息的方式也發(fā)生了根本性的變化。檔案管理是企事業(yè)單位生命周期的重要組成部分和主要參考資料，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以持續(xù)優(yōu)化檔案管理模式，這給傳統(tǒng)的檔案管理帶來新的契機。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案數(shù)據(jù)化管理意識薄弱

檔案工作人員大數(shù)據(jù)意識和能力欠缺問題普遍存在，雖然已經(jīng)有部分單位嘗試數(shù)據(jù)化管理，但基本集中于一些相對單一、技術(shù)操控水平較低的層面上，這就導致了大數(shù)據(jù)對檔案管理的作用得不到充分發(fā)揮，直接影響數(shù)據(jù)化管理的效果。具體表現(xiàn)為，一是未能形成系統(tǒng)的檔案信息管理體制，檔案管理分散，無統(tǒng)一標準，處于被動管理狀態(tài)，造成檔案分類不清晰、排序雜亂繁冗，并未實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化管理；二是管理經(jīng)費得不到保障，導致檔案數(shù)據(jù)化管理在硬件設(shè)施上“先天不足”，數(shù)據(jù)平臺雖已初步搭建，但進一步維護和完善得不到保障；三是共享意識不高，囿于安全問題、技術(shù)手段等原因，單位之間、部門之間檔案信息管理并未真正實現(xiàn)資源共享，造成工作效率低下、信息資源浪費、交互緩慢等現(xiàn)象。

（二）檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)薄弱

目前，在技術(shù)層面上企事業(yè)單位對于檔案管理存在發(fā)展不平衡的問題。大部分單位的數(shù)據(jù)化管理只是停留在提供簡單的瀏覽、信息咨詢等業(yè)務(wù)。數(shù)據(jù)分析技術(shù)為檔案管理人員實現(xiàn)信息分析整合提供了便利條件，尤其是針對某些需專題化管理的檔案，數(shù)據(jù)化管理平臺通過篩選、分類、分析和處理使得工作人員能夠快速進行集中化處理，提高工作效率和準確度。但就目前來說，在這方面，企事業(yè)單位還有很大的進步空間。比如，醫(yī)療系統(tǒng)的病歷管理，目前國內(nèi)還未實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的病歷共享，甚至有的醫(yī)院還處于紙質(zhì)化病歷階段。

二、檔案資源共建共享思路

（一）共建

1.提高檔案數(shù)據(jù)管理意識

首先，提升大數(shù)據(jù)意識。大數(shù)據(jù)對于信息的整合、處理、分析能力決定了未來檔案管理工作必須緊緊依托于大數(shù)據(jù)，這就需要工作人員轉(zhuǎn)變工作思路，認識到大數(shù)據(jù)對于檔案管理的重要性，并通過學習逐漸熟悉并掌握利用大數(shù)據(jù)來管理檔案的能力。一是提升職業(yè)道德和政治能力。數(shù)據(jù)化社會信息無疑是寶貴資源，尤其對某些行業(yè)內(nèi)部關(guān)乎核心競爭力的信息，需要檔案管理者嚴格遵循保密制度，具備良好的職業(yè)道德和較高的政治能力。二是提升法律知識儲備。大數(shù)據(jù)時代信息資源的歸屬可能發(fā)生改變，這就有產(chǎn)生糾紛的可能性，檔案管理者要學習相關(guān)的法律法規(guī)，做到合理合法合規(guī)處理檔案資源。三是提升資源整合能力。大數(shù)據(jù)時代意味著信息海量激增，如何提取有價值的信息，這就要求檔案管理人員具備對信息資源的分類、收集、發(fā)掘能力，通過已有的知識來收集整合有價值的信息為己所用，提高工作效率[1]。其次，優(yōu)化管理方式方法。在掌握數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)上，要逐漸實現(xiàn)從“會”到“精”的過渡，從最初的信息收集到中期的信息處理再到后期的信息檢索，每個過程都深度挖掘、力求精細。在信息收集階段，要擺脫以往的被動接收模式，根據(jù)客戶需求精準收集，以實現(xiàn)收集的檔案信息價值最大化；在信息處理階段，要在安全基礎(chǔ)上通過技術(shù)手段實現(xiàn)信息共享，提高工作效率；在信息檢索階段，要對信息進行科學分類，以提高檢索效率。

2.拓寬來源，實現(xiàn)統(tǒng)一管理

企事業(yè)單位不但要有廣泛的信息來源，更要具備對有效信息的洞察力，這樣才能將有效資源內(nèi)化為組織的內(nèi)部檔案資源。要注意的是，資源內(nèi)化要做到“因地制宜”，要有篩選意識、取舍能力及針對性。另外，在檔案數(shù)據(jù)化管理基礎(chǔ)上，各部門的“整齊劃一”是保證檔案管理層次的關(guān)鍵。因此，各部門工作人員要打破部門壁壘，強化部門間的合作。比如不同行業(yè)、不同部門可以通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，通過一定的訪問端口跨領(lǐng)域、跨部門獲取信息，在這個過程中，信息共享制度規(guī)范不能少，共享流程規(guī)范不能少，以保證信息的安全和單位利益[2]。通過以上方法，實現(xiàn)檔案管理方式、方法的共建共享，從而提高檔案管理的效率和能力。

（二）共享

1.搭建共享平臺

要注重共享平臺的建設(shè)，既方便同行、兄弟單位獲取和閱覽，又通過共享平臺，獲取本單位所需的檔案信息，并內(nèi)化為自己的檔案資源。大數(shù)據(jù)時代孕育各種共享平臺，綜合數(shù)據(jù)平臺下的專題數(shù)據(jù)化共享平臺就是其中一種，這些專題數(shù)據(jù)共同構(gòu)成共享平臺的主題。檔案專題數(shù)據(jù)平臺恰好可以作為一個類別，參與到共享平臺之中。每個進入數(shù)據(jù)庫的用戶都具備雙重身份，即平臺用戶和平臺建設(shè)的參與者，他們在利用平臺資源的同時，也可以分門別類地上傳資源到平臺，從而推動平臺的完善、發(fā)展。

2.注重共享平臺資源完整性

完整性不但要求平臺檔案信息在數(shù)據(jù)的采集、管理、分析等過程中統(tǒng)一完整，還要求在后續(xù)平臺信息維護、填充和改進中不斷創(chuàng)新。例如，通過大數(shù)據(jù)共享平臺將員工信息進行動態(tài)地整合、更新，這樣個人檔案信息就不會是單一、獨立、固定的，而是一個聯(lián)動、完整、動態(tài)變化的信息。再如社區(qū)對慢性病患者管理進行連續(xù)監(jiān)測，對患者年齡、服藥、隨診情況進行風險評估及綜合干預(yù)等，都需要定期維護和更新，這樣才具備參考價值。

綜上所述，企事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理的共建共享，并不是淺嘗輒止式的技術(shù)升級，也不是簡單地套用方法，而應(yīng)從源頭上調(diào)整思路，重新認識大數(shù)據(jù)之于檔案管理的作用以及如何發(fā)揮其作用，以此來實現(xiàn)真正意義上的檔案資源共建共享。