文·楊帆

建設(shè)項(xiàng)目檔案具有形成周期長(zhǎng)、參建單位多、涉及專(zhuān)業(yè)和工序復(fù)雜、文件材料形成數(shù)量大和載體類(lèi)型多等特點(diǎn)，比如我們建設(shè)過(guò)的一期項(xiàng)目，建設(shè)周期達(dá)6年之久，概算總投資幾十億，參建單位40余家。在項(xiàng)目建設(shè)中，還面臨著施工環(huán)境和條件較差等問(wèn)題，有些辦公室都是臨時(shí)板房，各參建單位的檔案人員大多是兼職人員，沒(méi)有受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)且調(diào)換頻繁。這樣的環(huán)境和條件，給項(xiàng)目文件材料（包括電子文件）的形成、歸檔、移交和安全管理帶來(lái)了許多的隱患。為保障項(xiàng)目文件材料能夠及時(shí)歸檔和安全保管，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中可以結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際需要，制定并實(shí)行文件材料的“預(yù)立卷”制度，即在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，把形成并辦結(jié)的項(xiàng)目文件，及時(shí)進(jìn)行收集歸檔，用鉛筆進(jìn)行預(yù)分類(lèi)、預(yù)排列、預(yù)編號(hào)編目并進(jìn)行集中安全管理。

一、實(shí)行“預(yù)立卷”制度的必要性

“預(yù)立卷”制度的顯著特點(diǎn)是在年度歸檔、完工或驗(yàn)收后歸檔的常規(guī)模式中融入隨時(shí)隨地歸檔方式，也就是說(shuō)對(duì)于形成周期長(zhǎng)、不具備保管條件的文件材料不用等到第二年上半年或工程完工后歸檔，而是根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行歸檔和預(yù)立卷，對(duì)文件材料實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理。這種做法可以有效避免和解決文件材料長(zhǎng)期散存在個(gè)人或部門(mén)手中的弊端，特別是一些電子文件、照片、錄像等實(shí)效性強(qiáng)、載體需要特殊保護(hù)的檔案，運(yùn)用“預(yù)立卷”制度可以有效減少文件損毀、丟失等不安全因素。我們?cè)陧?xiàng)目建設(shè)過(guò)程中實(shí)行“預(yù)立卷”制度以來(lái)，各參建單位按照預(yù)立卷制度的要求，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的年度、季度、月度進(jìn)度計(jì)劃和工作節(jié)點(diǎn)，對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行預(yù)立卷管理，有效提升了項(xiàng)目文件歸檔的數(shù)量和安全性。從2021年底部分參建單位項(xiàng)目文件歸檔的情況看，實(shí)行預(yù)立卷制度以來(lái)，項(xiàng)目檔案的年度歸檔率提高了30%以上，基本做到了工程項(xiàng)目建設(shè)到哪一步，文件材料的預(yù)立卷就跟進(jìn)到哪一步。實(shí)踐證明，實(shí)行文件材料隨時(shí)形成及時(shí)歸檔的“預(yù)立卷”制度，是對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)管的重要形式，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全的重要保障。

二、明確“預(yù)立卷”制度的基本要求

執(zhí)行“預(yù)立卷”制度，要按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)移交”的原則，對(duì)項(xiàng)目前期文件依據(jù)形成時(shí)間和階段及時(shí)進(jìn)行預(yù)立卷。具體要求是，各參建單位管理性文件材料一般在形成年度的次年上半年或隨時(shí)立卷歸檔，其它施工、監(jiān)理、檢測(cè)、安裝等階段形成的文件材料預(yù)立卷時(shí)間，按照合同要求和工作計(jì)劃保持與工期進(jìn)度基本一致。設(shè)備開(kāi)箱文件材料，在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)及時(shí)進(jìn)行登記歸檔。項(xiàng)目在合同驗(yàn)收、階段支付前，要完成對(duì)應(yīng)工程進(jìn)度計(jì)劃形成文件材料的預(yù)立卷工作，并經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門(mén)、檔案部門(mén)等檢查、審核合格后，進(jìn)行簽字支付。

三、掌握“預(yù)立卷”制度的程序內(nèi)容

“預(yù)立卷”工作包含文件著錄、內(nèi)容鑒定、設(shè)置卷盒、材料排序、案卷預(yù)整理等程序和內(nèi)容。文件著錄是指在文件形成后及時(shí)進(jìn)行登記，初步形成卷內(nèi)目錄或案卷目錄。文件內(nèi)容鑒定主要是依據(jù)歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，鑒別文件的歸檔內(nèi)容、確定保管期限、密級(jí)等。設(shè)置卷盒是指把文件材料按照分類(lèi)方案和整理要求放置在卷盒內(nèi)，并在卷盒封面和脊背上用鉛筆初步編寫(xiě)類(lèi)目名稱(chēng)和類(lèi)號(hào)等。材料排序是將項(xiàng)目文件按照單位工程、形成階段、工序等進(jìn)行有序排列。案卷預(yù)整理是指使用鉛筆臨時(shí)預(yù)編檔號(hào)、件號(hào)和頁(yè)號(hào)，編制臨時(shí)卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表，并及時(shí)補(bǔ)充不斷形成的文件材料，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

四、建立“預(yù)立卷”制度的保障機(jī)制

要確?！邦A(yù)立卷”制度的執(zhí)行效果，首先要將“預(yù)立卷”制度列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任，并對(duì)各單位執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)地檢查和考核；其次，各參建單位要做到保持檔案、文書(shū)等專(zhuān)兼職人員的相對(duì)穩(wěn)定，并通過(guò)培訓(xùn)不斷提升檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。再次，項(xiàng)目主管部門(mén)要結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的安排要求，在檢查工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度時(shí)，在合同支付、工程階段驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中，對(duì)各參建單位的“預(yù)立卷”工作同步進(jìn)行檢查指導(dǎo)和驗(yàn)收，對(duì)各參建單位在“預(yù)立卷”工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行通報(bào)并限期整改。