文·楊帆

建設(shè)項目檔案具有形成周期長、參建單位多、涉及專業(yè)和工序復(fù)雜、文件材料形成數(shù)量大和載體類型多等特點(diǎn)，比如我們建設(shè)過的一期項目，建設(shè)周期達(dá)6年之久，概算總投資幾十億，參建單位40余家。在項目建設(shè)中，還面臨著施工環(huán)境和條件較差等問題，有些辦公室都是臨時板房，各參建單位的檔案人員大多是兼職人員，沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn)且調(diào)換頻繁。這樣的環(huán)境和條件，給項目文件材料（包括電子文件）的形成、歸檔、移交和安全管理帶來了許多的隱患。為保障項目文件材料能夠及時歸檔和安全保管，在項目建設(shè)過程中可以結(jié)合項目建設(shè)的實(shí)際需要，制定并實(shí)行文件材料的“預(yù)立卷”制度，即在項目建設(shè)過程中，把形成并辦結(jié)的項目文件，及時進(jìn)行收集歸檔，用鉛筆進(jìn)行預(yù)分類、預(yù)排列、預(yù)編號編目并進(jìn)行集中安全管理。

一、實(shí)行“預(yù)立卷”制度的必要性

“預(yù)立卷”制度的顯著特點(diǎn)是在年度歸檔、完工或驗(yàn)收后歸檔的常規(guī)模式中融入隨時隨地歸檔方式，也就是說對于形成周期長、不具備保管條件的文件材料不用等到第二年上半年或工程完工后歸檔，而是根據(jù)需要隨時進(jìn)行歸檔和預(yù)立卷，對文件材料實(shí)行全過程的動態(tài)管理。這種做法可以有效避免和解決文件材料長期散存在個人或部門手中的弊端，特別是一些電子文件、照片、錄像等實(shí)效性強(qiáng)、載體需要特殊保護(hù)的檔案，運(yùn)用“預(yù)立卷”制度可以有效減少文件損毀、丟失等不安全因素。我們在項目建設(shè)過程中實(shí)行“預(yù)立卷”制度以來，各參建單位按照預(yù)立卷制度的要求，根據(jù)項目建設(shè)的年度、季度、月度進(jìn)度計劃和工作節(jié)點(diǎn)，對文件材料及時進(jìn)行預(yù)立卷管理，有效提升了項目文件歸檔的數(shù)量和安全性。從2021年底部分參建單位項目文件歸檔的情況看，實(shí)行預(yù)立卷制度以來，項目檔案的年度歸檔率提高了30%以上，基本做到了工程項目建設(shè)到哪一步，文件材料的預(yù)立卷就跟進(jìn)到哪一步。實(shí)踐證明，實(shí)行文件材料隨時形成及時歸檔的“預(yù)立卷”制度，是對項目文件材料進(jìn)行全過程監(jiān)管的重要形式，也是實(shí)現(xiàn)項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全的重要保障。

二、明確“預(yù)立卷”制度的基本要求

執(zhí)行“預(yù)立卷”制度，要按照“誰形成、誰整理、誰移交”的原則，對項目前期文件依據(jù)形成時間和階段及時進(jìn)行預(yù)立卷。具體要求是，各參建單位管理性文件材料一般在形成年度的次年上半年或隨時立卷歸檔，其它施工、監(jiān)理、檢測、安裝等階段形成的文件材料預(yù)立卷時間，按照合同要求和工作計劃保持與工期進(jìn)度基本一致。設(shè)備開箱文件材料，在開箱驗(yàn)收時及時進(jìn)行登記歸檔。項目在合同驗(yàn)收、階段支付前，要完成對應(yīng)工程進(jìn)度計劃形成文件材料的預(yù)立卷工作，并經(jīng)過監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門、檔案部門等檢查、審核合格后，進(jìn)行簽字支付。

三、掌握“預(yù)立卷”制度的程序內(nèi)容

“預(yù)立卷”工作包含文件著錄、內(nèi)容鑒定、設(shè)置卷盒、材料排序、案卷預(yù)整理等程序和內(nèi)容。文件著錄是指在文件形成后及時進(jìn)行登記，初步形成卷內(nèi)目錄或案卷目錄。文件內(nèi)容鑒定主要是依據(jù)歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，鑒別文件的歸檔內(nèi)容、確定保管期限、密級等。設(shè)置卷盒是指把文件材料按照分類方案和整理要求放置在卷盒內(nèi)，并在卷盒封面和脊背上用鉛筆初步編寫類目名稱和類號等。材料排序是將項目文件按照單位工程、形成階段、工序等進(jìn)行有序排列。案卷預(yù)整理是指使用鉛筆臨時預(yù)編檔號、件號和頁號，編制臨時卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表，并及時補(bǔ)充不斷形成的文件材料，進(jìn)行動態(tài)管理。

四、建立“預(yù)立卷”制度的保障機(jī)制

要確保“預(yù)立卷”制度的執(zhí)行效果，首先要將“預(yù)立卷”制度列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任，并對各單位執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)地檢查和考核；其次，各參建單位要做到保持檔案、文書等專兼職人員的相對穩(wěn)定，并通過培訓(xùn)不斷提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。再次，項目主管部門要結(jié)合項目建設(shè)的安排要求，在檢查工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度時，在合同支付、工程階段驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中，對各參建單位的“預(yù)立卷”工作同步進(jìn)行檢查指導(dǎo)和驗(yàn)收，對各參建單位在“預(yù)立卷”工作中存在的問題，進(jìn)行通報并限期整改。