文·曲凱

干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。新形勢(shì)下，貫徹新時(shí)代黨的組織路線，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，對(duì)干部人事檔案工作提出了更高的要求，加快干部檔案數(shù)字化建設(shè)已勢(shì)在必行。2017年7月，《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(GB/T 33870 - 2017) 發(fā)布，規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫(kù)、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理的技術(shù)要求。在已有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DAT31-2017）的情況下，單獨(dú)對(duì)干部人事檔案這一專業(yè)門(mén)類檔案制定數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，充分顯示出干部人事檔案數(shù)字化工作的重要性和獨(dú)特性。因此，筆者想針對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作推進(jìn)中的具體困難進(jìn)行分析梳理，以期探索一些可以解決問(wèn)題、推動(dòng)工作的有效措施。

一、干部人事檔案數(shù)字化工作的難點(diǎn)

（一）協(xié)作機(jī)制未建立，推進(jìn)難

干部人事檔案雖是檔案門(mén)類的一種，卻一直由各級(jí)組織部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督和審核，組織部門(mén)在管理干部人事檔案實(shí)體的同時(shí)，也將檔案中人員的各類信息進(jìn)行提取并結(jié)構(gòu)化，建立起完善的干部人事信息管理平臺(tái)，并由各單位組工人員通過(guò)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)維護(hù)數(shù)據(jù)。在這種形式下，干部人事檔案的數(shù)字化工作，順理成章的由組織部門(mén)進(jìn)行要求和部署。然而，各機(jī)關(guān)單位組織人事部門(mén)著手這項(xiàng)工作時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等工作內(nèi)容，因涉及到大量檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)能力，更需要檔案部門(mén)提供指導(dǎo)和幫助。因此，干部人事檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)跨部門(mén)、多專業(yè)的工作任務(wù)，以目前僅由組織部門(mén)來(lái)推進(jìn)的工作機(jī)制，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代需求和工作要求，這就導(dǎo)致工作部署時(shí)底氣不足、力度不夠，從而影響了該工作的順利推進(jìn)。

（二）系統(tǒng)平臺(tái)不完善，啟動(dòng)難

按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的 要求，干部人事檔案數(shù)字化工作所需要設(shè)置的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，必須可以建立人員信息庫(kù)和檔案目錄庫(kù)，必須具備信息錄入、檔案掃描、圖像處理、提供利用、存儲(chǔ)備份、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。然而，目前組織部門(mén)已有的干部信息管理系統(tǒng)，只是具備齊全準(zhǔn)確的干部信息數(shù)據(jù)，還不能提供檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和其他數(shù)字化工作相關(guān)的功能支持，因此無(wú)法滿足檔案數(shù)字化的需求。在是否對(duì)現(xiàn)有干部人事信息管理系統(tǒng)升級(jí)、增加功能這一問(wèn)題上，組織部門(mén)未給出明確答復(fù)。各單位若想自主開(kāi)展干部檔案數(shù)字化工作，只能選擇自行購(gòu)買的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)軟件。由于此類檔案管理軟件數(shù)量眾多，質(zhì)量參差不齊，不經(jīng)組織部門(mén)和檔案部門(mén)的許可認(rèn)證，貿(mào)然啟動(dòng)這項(xiàng)工作，必然要冒因檔案數(shù)字化工作不達(dá)標(biāo)而返工或停止的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案屬性特殊，實(shí)施難

從檔案形成情況來(lái)看，干部人事檔案以卷為單位，周期延續(xù)干部在職和退休的全過(guò)程。一卷干部人事檔案的成檔時(shí)間跨越了幾十年的漫長(zhǎng)過(guò)程，其間各類檔案材料不斷形成，以堆棧方式逐年加入，尤其在職階段形成的檔案材料最多、檔案的利用率也最高，由此引發(fā)的檔案信息化需求也最為迫切。因此，干部人事檔案的數(shù)字化工作不能等成檔后再進(jìn)行，而是應(yīng)該隨著檔案材料的新增同步進(jìn)行，以及時(shí)滿足檔案信息化查詢的需要，這說(shuō)明干部人事檔案的數(shù)字化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，不會(huì)一勞永逸。這種特性決定了干部人事檔案的數(shù)字化工作不能像其他門(mén)類檔案一樣，完全依靠檔案數(shù)字化外包服務(wù)來(lái)完成任務(wù)，即使外包也僅適合解決存量的部分，對(duì)于增量的部分仍需依靠本單位的組工部門(mén)自主完成。

二、做好干部人事檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作，完善頂層設(shè)計(jì)

組織部門(mén)和檔案部門(mén)都應(yīng)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作負(fù)起責(zé)任，組織部門(mén)側(cè)重干部信息資源建設(shè)，檔案部門(mén)側(cè)重檔案數(shù)字化掃描專業(yè)實(shí)踐。要盡快科學(xué)建立兩部門(mén)協(xié)同合作長(zhǎng)效機(jī)制，明確職責(zé)、理順關(guān)系，充分發(fā)揮組織部門(mén)監(jiān)督審核作用和檔案部門(mén)專業(yè)支持作用。要?jiǎng)?chuàng)新建立工作聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、工作會(huì)商機(jī)制，共同制定干部人事檔案數(shù)字化工作推進(jìn)方案，對(duì)推進(jìn)過(guò)程中的難點(diǎn)堵點(diǎn)協(xié)商解決、盡快反饋，為各單位開(kāi)展這項(xiàng)工作奠定組織基礎(chǔ)和制度保障。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實(shí)踐操作培訓(xùn)，明確工作的方式方法，完善可操作性強(qiáng)的工作流程，鼓勵(lì)各機(jī)關(guān)單位組織人事部門(mén)在條件成熟的情況下先行先試、科學(xué)創(chuàng)新。要做好跟蹤服務(wù)，保證檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，打造一批干部人事檔案數(shù)字化工作樣板，強(qiáng)化示范引領(lǐng)作用，全面推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化工作高質(zhì)量開(kāi)展。檔案部門(mén)要主動(dòng)擔(dān)當(dāng)、積極作為，加強(qiáng)與組織部門(mén)的溝通配合，以改革精神推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化工作的制度創(chuàng)新、流程創(chuàng)新、實(shí)踐創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新工作模式，加快平臺(tái)建設(shè)

在組織部門(mén)已有的比《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求更齊全的干部人事檔案信息庫(kù)的前提下，各單位若再自主開(kāi)展干部檔案數(shù)字化工作，重復(fù)配備數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，不僅會(huì)造成財(cái)政資金上的浪費(fèi)，也會(huì)導(dǎo)致干部信息數(shù)據(jù)的重復(fù)維護(hù)，增加各單位組織人事部門(mén)的工作量。更科學(xué)有效的方式應(yīng)該是由組織部門(mén)統(tǒng)一部署，在干部信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，增加建立干部人事檔案目錄庫(kù)，統(tǒng)一提供符合檔案數(shù)字化規(guī)范要求的干部人事檔案目錄各項(xiàng)在線服務(wù)功能，或是向各單位提供開(kāi)放接口，提供其管理權(quán)限內(nèi)人員基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，由各單位提出需求對(duì)數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，滿足實(shí)際工作需要。檔案部門(mén)要發(fā)揮檔案專業(yè)優(yōu)勢(shì)，敢于在平臺(tái)建設(shè)和功能完善上提出檔案工作建議，拿出檔案數(shù)字化辦法，為組織部門(mén)提供必要的幫助和支持。

（三）強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，重視人才培養(yǎng)

干部人事檔案數(shù)字化工作的重要性和特殊性，對(duì)各單位組織人事部門(mén)提出了更高的要求。一是各單位組織人事部門(mén)要提高政治站位，把絕對(duì)忠誠(chéng)作為根本原則，把極端負(fù)責(zé)作為基本要求，把廉潔自律作為底線準(zhǔn)則，切實(shí)增強(qiáng)政治意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，選拔有恒心、有耐心、有責(zé)任心的同志負(fù)責(zé)這項(xiàng)任務(wù)，履行好干部人事檔案數(shù)字化工作責(zé)任。二是著力培養(yǎng)能夠勝任這項(xiàng)工作的復(fù)合型人才，既要熟悉組織部門(mén)對(duì)干部人事檔案的工作要求，還要了解檔案部門(mén)對(duì)檔案數(shù)字化工作的各項(xiàng)要求，比如熟知《干部人事檔案工作條例》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并嚴(yán)格遵守，能夠熟練掌握檔案掃描、圖像處理、軟件使用等實(shí)際操作技能。工作開(kāi)展后，在選取檔案數(shù)字化外包方式時(shí)能夠安全穩(wěn)妥，做到有效監(jiān)督，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)守安全關(guān)；在選取自主完成方式時(shí)，能夠熟練操作，獨(dú)立完成全流程工作。