文·年文平

建設項目電子檔案因為工程環(huán)節(jié)增多、新技術融入等會呈現(xiàn)井噴式發(fā)展趨勢，大量的電子文件需要檔案管理者去篩選、甄別，并且按照一定的特征進行分類歸檔，此時若是仍然堅持傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足檔案工作發(fā)展的需要。隨著5G時代來臨，智能終端計算能力越來越強，下載速度越來越快，建設項目電子檔案應結合5G網(wǎng)絡的特點，對接現(xiàn)階段建設項目文件多、檔案復雜現(xiàn)狀，構建相對強大的文檔一體化檔案管理系統(tǒng)[1]。有研究顯示，在理論下5G網(wǎng)絡速度是4G百倍左右，這也代表著5G時代的電子檔案管理系統(tǒng)必須要有強大的穩(wěn)定性，能夠同時處理多渠道傳輸?shù)母黝愲娮游募?，并可以自動分檔將其保存，這便是“文檔一體化管理系統(tǒng)”。作為建筑企業(yè)檔案管理中心，可以為項目部門、管理部門、施工部門提供不同數(shù)據(jù)，方便項目經(jīng)理、人事經(jīng)理、技術經(jīng)理等隨時調(diào)用檔案及數(shù)據(jù)，保證在建工程項目平穩(wěn)展開。同樣也可以調(diào)用類似工程數(shù)據(jù)，為在建數(shù)據(jù)提供參考[2]。總而言之，這種文檔一體化管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)檔案管理工作文件收集、文件歸檔的瓶頸，豐富了檔案內(nèi)容，提高了檔案使用效率，實現(xiàn)了大數(shù)據(jù)管理。

結合5G環(huán)境來設計一個前臺文件收集、后臺檔案管理一體化的檔案管理系統(tǒng)，必須要充分考慮到用戶體驗，否則會導致體驗不佳而帶來系列負面影響，難以實現(xiàn)建立該系統(tǒng)的預期。國際電聯(lián)在這一方面已經(jīng)有了探索，指出設計前溝通、確定設計難點，根據(jù)需要融入大規(guī)模天線技術、超密集組網(wǎng)技術、eMTC能夠有效地提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性、兼容性。

一、設計前溝通

需要面對建筑企業(yè)探討建立文檔一體化檔案管理系統(tǒng)的目的。一般而言，這類企業(yè)檔案管理都是為了方便統(tǒng)一收集、統(tǒng)一利用，能夠實現(xiàn)公文處理有先后順序，實現(xiàn)項目部、技術部門、資料管理部門、安全部門、材料管理部門、人事部門、財務部門等協(xié)同、協(xié)作，提高各類檔案的收集效率以及利用效率。

二、確定設計中的難點

在5G環(huán)境下實現(xiàn)文檔一體化系統(tǒng)建設，這其中需要實現(xiàn)大規(guī)模天線技術、超密集組網(wǎng)技術，二者聯(lián)合可以給予電子檔案管理系統(tǒng)強大的對沖訪問壓力能力，此時大量的用戶同時登錄系統(tǒng)以及網(wǎng)絡平臺，并不會顯得擁擠，網(wǎng)絡不會出現(xiàn)延遲，更不會瞬間崩潰。另外，很多項目工程在文件、信息采集融入了無人機技術，故而在文檔一體化管理系統(tǒng)中需要融入eMTC(增強移動寬帶)，能夠將無人機上傳的檔案信息吸收并快速分類歸檔。這樣便可以進一步提升系統(tǒng)的功能[3]。

三、系統(tǒng)模塊設計

鑒于建筑工程項目電子檔案管理工作需要，在這里將系統(tǒng)模塊主要分為登錄、數(shù)據(jù)錄入、權限設定、查詢搜索、檔案統(tǒng)計五個模塊功能。

（一）登錄。這一模塊設計當中主要考慮管理員和用戶兩種身份。為了保證用戶順利登錄使用系統(tǒng)，并保證系統(tǒng)不被篡改和攻擊，需要對管理員、用戶進行身份驗證。一般采用用戶名和密碼形式來展開驗證，也可以采用指紋、面部識別來進行具體登錄操作。在登錄模塊之內(nèi)切勿忘記設計“找回密碼”，避免用戶因為忘記密碼而影響工作的弊端，提升用戶體驗度。

（二）數(shù)據(jù)錄入。為了對接文檔一體化管理，可以給予每個部門管理員登錄權限以及數(shù)據(jù)錄入權限。這些管理員登錄系統(tǒng)之后，可以對本部門的信息、數(shù)據(jù)、文件進行添加、篩選、編輯、排序、刪除等具體操作。這樣既方便他們進行案卷編號編寫，也利于進行數(shù)據(jù)更新，操作完畢之后便可以形成新的檔案文件。新文件可以被其他用戶所瀏覽、下載，同時初始文件被修改過的地方都會形成具體信息，讓使用者能夠看到提醒，全面了解某個檔案關鍵內(nèi)容變動情況。另外為了方便管理員，系統(tǒng)內(nèi)會有批量掛接操作，由管理員來設定掛接標準，之后系統(tǒng)會自動將電子檔案原件和管理員錄入信息自動關聯(lián)，這樣管理員在檢索時便可以同時看到電子原件基本內(nèi)容[4]。

（三）權限設定。建筑工程項目具有一定的保密性，保密性對應著就是檔案具有的特別價值，會給盜竊者帶來收益。故此在國內(nèi)外也經(jīng)常發(fā)生建筑項目核心機密泄露的事情發(fā)生。這也是為什么建筑企業(yè)乃至于國家建設部門建立建設工程信息檔案部門的原因。為了讓用戶登錄系統(tǒng)只瀏覽自己所需檔案，同時不讓他們隨意瀏覽重要檔案，便可以對重要檔案設置權限，只有符合權限者才能瀏覽。檔案管理員有設定權限，通過他們科學合理設定，可以讓重要檔案只對部分人公開。當然，如果需要對另外部分人公開檔案，還可以設定臨時授權，管理員通過這樣的設定，可以對臨時授權者進行身份認證，并給予其臨時登錄查看權限，在保證了檔案安全的基礎上提高了檔案利用效率。

（四）查詢搜索。這一功能主要是方便用戶盡快找到自己所需檔案，并能夠在自己權限范圍內(nèi)下載檔案。一般都是在搜索欄鍵入檔案編號、關鍵詞、年份等。若是管理員想要了解哪些檔案比較熱門，哪些檔案利用率較低，則可以對戶庫、日志庫展開組合檢索，然后將結果打印出來，進行進一步分析便可以找到其中規(guī)律。

（五）檔案統(tǒng)計。首先，能夠統(tǒng)計登錄者登錄次數(shù)、身份、來源地、查閱檔案的范圍等，這樣可以方便管理員了解用戶的特點，也可以分析其對檔案信息關注點，這就間接掌握了社會群眾、建筑同行對建筑工程所關注的領域。其次，對所有檔案文件的下載次數(shù)形成統(tǒng)計，方便管理員判別檔案利用效率。再次，能夠統(tǒng)計不同搜索字段的特點，這樣利于管理員動態(tài)調(diào)整關鍵字段，提高用戶使用體驗。

總而言之，不管是城建部門的工程項目電子檔案管理系統(tǒng)還是建筑企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，都必須要對接5G網(wǎng)絡展開必要的技術調(diào)整，避免傳統(tǒng)電子檔案管理存在的數(shù)據(jù)錄入不及時、文件收集慢、用戶下載慢等問題，要以提高重要檔案保護力度、改善用戶使用體驗為目標，建立一個功能齊全使用安全的電子檔案系統(tǒng)。