文/寧夏醫(yī)科大學(xué)外國語教學(xué)部 王媛媛

2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》的重新修訂為檔案事業(yè)提供了法律保障，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》在總結(jié)檔案事業(yè)發(fā)展成效的同時明確指出了“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的7個目標(biāo)和8項主要任務(wù)。我國高校檔案治理高質(zhì)量發(fā)展正朝著法治化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和精細(xì)化方向穩(wěn)步前行，高校檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展的需要，致力于服務(wù)學(xué)校中心工作和教育教學(xué)全過程。高校二級學(xué)院作為一線主體，是檔案的直接產(chǎn)生者，真實記錄著學(xué)院教學(xué)、科研、黨建、行政等工作的全過程，如何對門類豐富、內(nèi)容繁瑣的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的規(guī)范化、精細(xì)化管理，從而提高檔案利用和服務(wù)效率至關(guān)重要。

一、高校二級學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善。一是二級學(xué)院的檔案管理工作缺乏相應(yīng)的制度和指導(dǎo)性文件，對于“歸什么，怎么歸”缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案管理員大多憑借工作經(jīng)驗進(jìn)行短期歸檔，歸檔的材料零散、不完整、不齊全。二是由于每個學(xué)院的工作實際不盡相同，即使借鑒其他工作指南和辦法，也只能是參考，不能作為部門檔案精細(xì)化管理的最終辦法。三是對于檔案管理缺乏監(jiān)督機制，不能做到“應(yīng)歸盡歸”長期跟蹤，也沒有相應(yīng)的激勵機制，不能很好地調(diào)動檔案管理員的工作積極性和主觀能動性。

（二）檔案意識和管理隊伍薄弱。一是檔案管理工作作為高校基本的工作之一，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)被弱化，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)更加重視教學(xué)科研等工作，對于檔案事業(yè)的發(fā)展投入不足。二是檔案管理隊伍不健全，沒有成立專門的檔案工作小組，二級學(xué)院檔案管理工作大多由各專職教師或者各個秘書兼任，人員流動性大，不能保證檔案管理的連續(xù)性。三是兼職管理員專業(yè)素養(yǎng)不夠，缺乏專業(yè)知識背景，缺少專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案管理工作難度增大。

（三）檔案的可持續(xù)利用率低。一是檔案整理、存檔流程不規(guī)范和不連續(xù)導(dǎo)致后期查找困難、再利用率低，缺乏長期統(tǒng)一的有效歸檔措施，使得工作交接不連續(xù)、出現(xiàn)“斷崖”現(xiàn)象。二是很多教師對檔案歸檔尤其是教案、科研檔案等存在抵觸心理，認(rèn)為在教學(xué)科研中形成的成果屬于私有財產(chǎn)，不愿公開，配合度差，檔案共享利用的作用很難發(fā)揮。三是二級學(xué)院之間缺少檔案共享、經(jīng)驗交流的平臺和機會，尤其是閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、出具檔案證明、提供咨詢服務(wù)等形式的利用率低下。

（四）檔案信息化管理手段落后。目前二級學(xué)院更多使用紙質(zhì)檔案，仍采用手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陳舊、落后，造成很多不便，致使檔案工作繁瑣繁重。一是檔案存儲設(shè)施較差，沒有固定的檔案存放地點和配套設(shè)施，一般只存放在文件柜或者庫房，雜亂無序，容易丟失，不便于管理。二是檔案信息化建設(shè)困難，資金投入程度不足，導(dǎo)致音頻、視頻、圖片、電子版等文件得不到保存，智慧化建設(shè)推進(jìn)步伐更加緩慢。

二、寧夏醫(yī)科大學(xué)某二級學(xué)院檔案精細(xì)化管理舉措

針對高校檔案管理工作中存在的缺少檔案管理規(guī)范化操作流程、檔案雜亂無章、很難重復(fù)利用等問題，本文以寧夏醫(yī)科大學(xué)某二級學(xué)院為例，結(jié)合工作實際，以二級學(xué)院組織架構(gòu)和工作模塊為主線，參照《高等學(xué)校檔案實體分類法》，共劃分出DQ黨群、XZ行政、JX教學(xué)、KY科學(xué)研究和WS外事五類一級類目，按照責(zé)任分工和工作歸口部門，設(shè)置了黨總支、黨支部、辦公室、工會、教學(xué)辦、語言實驗中心、科研辦和外籍教師管理辦8個二級類目，具體歸檔內(nèi)容作為三級指標(biāo)，制定了切實可行的檔案精細(xì)化管理操作指南，為推動二級學(xué)院檔案管理工作有序、可持續(xù)發(fā)展提供借鑒，具體操作指南見表1。

表1 寧夏醫(yī)科大學(xué)某二級學(xué)院檔案精細(xì)化管理操作指南

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三、高校二級學(xué)院檔案精細(xì)化管理對策

（一）增強檔案意識，建立健全檔案管理制度。一是學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案工作，權(quán)責(zé)分明，全面建立和落實檔案工作責(zé)任制，優(yōu)化考核制度。二是結(jié)合學(xué)院工作實際，完善檔案管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實施指南等制度體系，規(guī)范歸檔流程，明確檔案收集范圍、存放期限、歸檔日期、檔案盒標(biāo)準(zhǔn)、借閱流程和交接手續(xù)等，確保檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”并有效落實。三是樹立正確的檔案價值觀、檔案法制觀，同時加強檔案法治宣傳教育。四是在檔案管理實踐中，加強安全風(fēng)險評估管控、隱患排查和應(yīng)急管理能力，優(yōu)化人防、物防、技防三位一體安全防范體系，保障庫房和設(shè)施設(shè)備安全可靠。

（二）打造專業(yè)的檔案管理隊伍，提高職業(yè)認(rèn)同感。一是建立健全人才引入和培養(yǎng)機制，設(shè)定專職檔案管理崗位，大力引進(jìn)具有專業(yè)背景的檔案管理人才，定崗定責(zé)，打造專業(yè)的檔案管理隊伍。二是加強檔案管理培訓(xùn)，提供外出培訓(xùn)和實踐機會，不斷提升專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技能。三是完善人才評價機制，深化檔案專業(yè)人員職稱制度改革，鼓勵學(xué)習(xí)，激勵工作，提升檔案工作人員的主觀能動性和職業(yè)認(rèn)同感、自豪感。四是完善管理決策人員、檔案管理人員、檔案開發(fā)利用人員和信息技術(shù)服務(wù)人員配備，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和智慧檔案館的建設(shè)提供有力保障。

（三）深挖檔案資源，提供多元服務(wù)。一是要善于挖掘各類珍貴資源，彰顯檔案價值，擴(kuò)大檔案覆蓋面，不論從黨建、教學(xué)、科研還是從教師、學(xué)生等收集積累素材，使得檔案覆蓋面更加廣泛全面，內(nèi)容更加豐富，形式更加多樣。二是加大對原始檔案的開發(fā)利用，按照年度或者特色定期整理成專題、匯編成冊或形成有特色的專題檔案，供學(xué)校檢查、供師生借閱等。三是及時總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，提高檔案利用服務(wù)能力，突出檔案用戶的主體性、保證服務(wù)的針對性，穩(wěn)步推進(jìn)檔案的在線查閱、對外開放，及時精準(zhǔn)地為學(xué)院發(fā)展提供參考。

（四）加快檔案信息化、智慧化建設(shè)，提升檔案管理水平。一是加大資金投入，全力打造系統(tǒng)完備、高效使用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，確保實現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲，不斷完善檔案資源庫。二是開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，利用計算機進(jìn)行檔案的編目管理，實現(xiàn)文檔一體化集成管理，打破檔案管理各自為政的“信息孤島”，實現(xiàn)互聯(lián)互通和有效共享。三是在實現(xiàn)在線歸類、在線查閱、在線管理等功能的同時，從數(shù)字檔案館功能提升、資源整合、數(shù)據(jù)挖掘、感知計算、智慧技術(shù)運用等角度推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)。

四、結(jié)語

檔案管理是高校管理實踐中非常重要的工作，提升檔案管理水平對于充分發(fā)揮檔案價值有積極的意義。做好高校二級學(xué)院檔案管理工作，對推動學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展和對學(xué)校決策管理具有重要參考和借鑒作用。二級學(xué)院要通過增強檔案意識、打造專業(yè)的檔案管理隊伍、深挖檔案資源和價值、加快檔案數(shù)字化信息化建設(shè)等舉措，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量，加強檔案精細(xì)化管理，同時借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供共享、多元、便捷、快捷的檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源價值，為高校高質(zhì)量發(fā)展提供保障。