■廈門大學(xué)馬來西亞分校 張耀月

國網(wǎng)甘肅省電力公司強(qiáng)化頂層規(guī)劃，科學(xué)設(shè)計(jì)合同全業(yè)務(wù)生命周期管理體系，構(gòu)建“三股繩一顆釘”模型。通過“三股繩”擰緊合同管理前、中、后三個(gè)環(huán)節(jié)，創(chuàng)新前端“一頭一身兩翼”提升模型，強(qiáng)化事中“三點(diǎn)一線一清單”精細(xì)管理，深化事后“一追蹤一評價(jià)”管理機(jī)制，通過“一顆釘”深挖合同數(shù)據(jù)價(jià)值，促進(jìn)合同智能管理。

創(chuàng)新前端“一頭一身兩翼”提升模型。加強(qiáng)合同源“頭”風(fēng)險(xiǎn)防范，嚴(yán)格審核招標(biāo)投標(biāo)文件；創(chuàng)新合同作業(yè)指導(dǎo)書，為合同文本量“身”把脈；把握合同管理著力點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)專項(xiàng)培訓(xùn)、合同案例分享會“兩翼”發(fā)力。

合同過程管控“三點(diǎn)一線一清單”。切實(shí)抓好合同審核、審核通報(bào)、通報(bào)考核“三點(diǎn)一線”，實(shí)現(xiàn)管理反饋常態(tài)化，科學(xué)完善文件歸檔“清單”。

事后追蹤“一追蹤一評價(jià)”。牢牢把控合同履約關(guān)鍵點(diǎn)，全面推進(jìn)合同供應(yīng)商滿意測評，緊抓后端履約質(zhì)效。

通過“一顆釘”深挖合同數(shù)據(jù)價(jià)值?；诙鄬用嫱诰蚝贤瑪?shù)據(jù)價(jià)值，多維度開展數(shù)據(jù)分析，多功能落實(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)用，促進(jìn)合同智能管理。

主要做法和創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)

強(qiáng)化頂層規(guī)劃，科學(xué)設(shè)計(jì)合同管理體系

明確合同管理“一”個(gè)思路。創(chuàng)新提出合同全業(yè)務(wù)生命周期思路，即改變原有的合同管理重視文本審核，輕視合同前期項(xiàng)目立項(xiàng)、談判和后期合同履行的管理模式，將合同的前期準(zhǔn)備階段到履約完畢等全業(yè)務(wù)、全流程納入管控。

抓好合同落實(shí)“兩”個(gè)層面。第一個(gè)層面是對合同擬定審核、簽署、履行及歸檔等環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)跟蹤，強(qiáng)調(diào)程序、流程和內(nèi)容管控。第二個(gè)層面是對合同相關(guān)檔案資料和數(shù)據(jù)價(jià)值的管理，強(qiáng)調(diào)文檔、知識和資源的管控，挖掘合同靜態(tài)價(jià)值。

強(qiáng)化合同管控“三”個(gè)節(jié)點(diǎn)。以合同審核和歸檔為節(jié)點(diǎn)，針對前端、中端、后端三個(gè)階段立體化管控。合同前端主要是前期階段，從合同立項(xiàng)著手，強(qiáng)化文本擬定精益化，全面提升合同管理的操作能力和風(fēng)險(xiǎn)意識。合同中端主要是審核至歸檔階段，嚴(yán)把合同質(zhì)量，防控潛在糾紛。合同后端即合同履行及之后的階段，開展跟蹤評價(jià)和數(shù)據(jù)分析，以支撐合同管理高水平運(yùn)行。

構(gòu)建“一頭一身兩翼”模型，源頭防范法律風(fēng)險(xiǎn)

強(qiáng)化招標(biāo)管控，風(fēng)險(xiǎn)關(guān)口前移。嚴(yán)格審核招標(biāo)文件。建立招標(biāo)文件審核清單，確保招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃、采購時(shí)間、采購技術(shù)要求、主要合同條款、投標(biāo)人資格、采購質(zhì)量要求等滿足合法性和合理性要求。建立內(nèi)部專項(xiàng)評委會。由合同管理部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、紀(jì)委、物資、業(yè)務(wù)等部門，針對合同中標(biāo)候選人開展專項(xiàng)評價(jià)。在招標(biāo)過程中，安排專人全程跟進(jìn)招標(biāo)進(jìn)程并實(shí)施反饋，及時(shí)處置突發(fā)情況。

圖1 合同全過程閉環(huán)管理內(nèi)涵框架圖

圖2 合同審核流程圖

編制合同作業(yè)指導(dǎo)書，提升執(zhí)行效率。合同條款標(biāo)準(zhǔn)化。以合同共性問題為導(dǎo)向，建立差異化標(biāo)準(zhǔn)條款庫，針對不同類型的合同制定針對性的標(biāo)準(zhǔn)條款，實(shí)現(xiàn)合同文本標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)文本專業(yè)化、專業(yè)文本精細(xì)化，提高合同條款合法、合規(guī)性水平，并對合同條款實(shí)時(shí)更新。操作流程精細(xì)化。將整個(gè)流程編入合同作業(yè)指導(dǎo)書，集合合同起草要點(diǎn)、對相應(yīng)提交材料作出詳細(xì)規(guī)定和指示，并結(jié)合經(jīng)法系統(tǒng)界面明晰操作步驟，圖文并茂，便于業(yè)務(wù)人員快速熟悉合同業(yè)務(wù)，提高合同操作效率。

舉辦合同案例分享會，營造全員法治氛圍。全員參與、全業(yè)務(wù)覆蓋。合同案例分享會涵蓋合同管理全過程各部門、各業(yè)務(wù)，促進(jìn)各部門積極參與、認(rèn)真準(zhǔn)備、精益輸出。專業(yè)評審加盟。分享指導(dǎo)員從法律、專業(yè)理論和企業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)三個(gè)維度，對案例分析質(zhì)效做出專業(yè)評價(jià)并給出專業(yè)建議，做到專業(yè)知識和法律知識雙向融合。分析內(nèi)容劃重點(diǎn)。案例的選擇和分析對應(yīng)各部門涉及的合同管理內(nèi)容，使員工將為分享會準(zhǔn)備的時(shí)間投入最大限度作用于本職工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)以致用、析以致精的目標(biāo)。

強(qiáng)化過程管控，形成“三點(diǎn)一線一清單”管理體系

協(xié)同監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)全方位審查。多角色審核。督促專業(yè)部門對合同認(rèn)真審核，聯(lián)動(dòng)合同管理部門、專業(yè)部門、財(cái)務(wù)部門、物資部門從法律維度、業(yè)務(wù)視角、財(cái)務(wù)口徑全方位防御經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)同監(jiān)督合同審核。建立風(fēng)險(xiǎn)庫。結(jié)合合同類型，按照業(yè)務(wù)類別、職能分工及工作流程對合同條款逐一分析、判斷，制定審核要點(diǎn)13類45個(gè)，構(gòu)建底線清單，建立合同審核風(fēng)險(xiǎn)庫，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)一體化管控。

定期通報(bào)，加強(qiáng)合同疑點(diǎn)披露整改。分期通報(bào)。按季度通報(bào)合同審核情況，督促合同起草擬定不斷修正，增強(qiáng)全員法治意識。分層通報(bào)。公司層面，通報(bào)合同審核的共性問題，督促合同起草擬定人員重點(diǎn)學(xué)習(xí)和預(yù)防問題。部門層面，通報(bào)具體合同出現(xiàn)的個(gè)性問題，對頻發(fā)問題及審后未改的情況做出嚴(yán)重警告。

掛鉤績效，對屢犯問題提級懲處。構(gòu)建考核體系。形成科學(xué)有效的合同審核問題考核指標(biāo)體系，落實(shí)責(zé)任追究，嚴(yán)格考核，堵塞管理漏洞。掛鉤評優(yōu)爭優(yōu)。個(gè)人層面，持續(xù)推進(jìn)合同問題具體歸責(zé)，設(shè)定容錯(cuò)范圍，明確薪酬扣減機(jī)制。部門層面，與部門年終評優(yōu)有機(jī)結(jié)合，督促部門重視合同管理。

強(qiáng)化歸檔，確保全鏈條及時(shí)歸檔。堅(jiān)持三個(gè)原則。堅(jiān)持“全面系統(tǒng)、原物原件、歸口管理”的原則，凡合同訂立、履行過程中形成的各類書面資料均應(yīng)清查梳理，掃描備份。合同歸檔建清單。建立合同檔案清單，包括法人證明、授權(quán)委托、營業(yè)執(zhí)照、法人和授權(quán)委托的人身份證等，保證資料收集完善。細(xì)化工作流程。將合同歸檔劃分為合同梳理登記、掃描、封裝、存儲四個(gè)階段，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同執(zhí)行。

深化事后“一追蹤一評價(jià)”管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)管控

履約追蹤，動(dòng)態(tài)掌控合同履約情況。明確履行關(guān)鍵點(diǎn)。合同承辦人與合同乙方約定合同履約的關(guān)鍵點(diǎn)，定期和不定期監(jiān)督檢查合同履行關(guān)鍵點(diǎn)并保證質(zhì)量。加強(qiáng)合同履行情況通報(bào)。針對合同執(zhí)行進(jìn)度、資金支付情況、合同履行質(zhì)量等定期通報(bào)，促進(jìn)合同履行和項(xiàng)目進(jìn)展透明可視。發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)提示函。向業(yè)務(wù)部門和合同乙方發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)提示函，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在監(jiān)控過程中遺漏細(xì)節(jié)，造成合法權(quán)益損失的風(fēng)險(xiǎn)。

客觀公正，科學(xué)評價(jià)合同主體。建立履約評價(jià)體系。從資源配置、履約能力、安全管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、溝通配合五個(gè)維度建立履約評價(jià)指標(biāo)體系，形成有效測量供應(yīng)商履約情況的差異化履約評價(jià)指標(biāo)體系，深入評價(jià)供應(yīng)商的合同履行情況。發(fā)布滿意度評價(jià)表。項(xiàng)目結(jié)束后，向業(yè)務(wù)部門發(fā)布供應(yīng)商滿意度調(diào)查表，對供應(yīng)商做出科學(xué)、公正評價(jià)。

建立供應(yīng)商名單庫。根據(jù)滿意測評情況將供應(yīng)商評價(jià)資料歸入相應(yīng)級別的檔案庫，登記客戶信用等級，定期發(fā)布供應(yīng)商紅黑榜。

深挖數(shù)據(jù)價(jià)值，促進(jìn)合同智能管理

透析全過程執(zhí)行效率。建立反饋清單。匯集合同操作情況及進(jìn)度數(shù)據(jù)，如中標(biāo)通知書下達(dá)時(shí)間、合同擬定用時(shí)、合同流轉(zhuǎn)進(jìn)度、合同簽訂用時(shí)、合同履行監(jiān)控進(jìn)度等等，建立數(shù)據(jù)反饋清單，形成進(jìn)度顯示表，隨時(shí)監(jiān)控進(jìn)度。設(shè)計(jì)操作進(jìn)度調(diào)控機(jī)制。在各階段為每一份合同的承辦時(shí)間設(shè)定底線，當(dāng)合同管理進(jìn)度在某一階段未被操作時(shí)間超過標(biāo)準(zhǔn)用時(shí)的70%，合同相關(guān)階段承辦部門會收到待辦提醒。分析合同管理操作數(shù)據(jù)。定期統(tǒng)計(jì)分析合同管理各階段的管理用時(shí)、合同退回修改率、部門問題通報(bào)情況等，全過程反映合同操作效率，透視合同承辦部門的操作規(guī)范程度。

開展合同多視角分析挖掘。挖掘合同本身數(shù)據(jù)價(jià)值。將合同類型、合同資金體量、合同地域分布等方面進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，呈現(xiàn)合同分布情況。業(yè)務(wù)維度挖掘合同數(shù)據(jù)價(jià)值。如合同履行、供應(yīng)商、業(yè)務(wù)模式、價(jià)格趨勢、風(fēng)險(xiǎn)分布等信息做出統(tǒng)計(jì)分析，全景展示業(yè)務(wù)情況。

輸出合同高價(jià)值支撐成果。匯集合同信息，制定數(shù)據(jù)看板，為決策分析提供數(shù)據(jù)支撐，有效發(fā)揮合同數(shù)據(jù)價(jià)值。企業(yè)管理者做出決策時(shí)，對決策項(xiàng)目做可行性分析，針對不同的決策，結(jié)合統(tǒng)計(jì)分析所得數(shù)據(jù)，制定數(shù)據(jù)呈現(xiàn)流水線，深刻分析決策價(jià)值。

效益與效果

創(chuàng)新管理模式，助力效率“大提速”

合同管理流程全面提速。合同擬定時(shí)間縮短。通過制定合同作業(yè)指導(dǎo)書和建立標(biāo)準(zhǔn)合同條款庫，減輕合同條款擬定工作量，縮短合同擬定用間50%以上。合同流轉(zhuǎn)周期縮短。合同會簽周期從平均9.43天縮短到2.5天左右，流轉(zhuǎn)時(shí)間從最長57天縮短到最長14天。

合同規(guī)范化水平顯著提升。規(guī)范度不斷增強(qiáng)。推動(dòng)合同主管部門和專業(yè)部門熟悉項(xiàng)目合作情況、合同執(zhí)行操作程序和合同管理辦法，涉及合同的問題明顯減少。合同履行反應(yīng)時(shí)間縮短。通過設(shè)置履行關(guān)鍵點(diǎn)、履約通報(bào)等措施，監(jiān)控合同履行情況，避免物資不足、資金不到位導(dǎo)致的履約延遲現(xiàn)象。

堵塞管理漏洞，念好風(fēng)險(xiǎn)“緊箍咒”

合同風(fēng)險(xiǎn)大幅降低。全方位補(bǔ)齊合同管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)利益最大化、法律風(fēng)險(xiǎn)最小化。

示范性帶動(dòng)作用顯著。創(chuàng)新合同管理體系，形成了合同作業(yè)指導(dǎo)書、案例分析分享會等管理方案，完善了項(xiàng)目招標(biāo)涉入機(jī)制、合同履約監(jiān)控機(jī)制、合同歸檔要求以及合同履行后評價(jià)等機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同全面閉環(huán)管理。

全員法律意識增強(qiáng)。作業(yè)指導(dǎo)書、審核風(fēng)險(xiǎn)庫等成果，解決了合同管理人員更替引起的操作程序不清晰，管理流程不清楚導(dǎo)致的擬定不合規(guī)、操作效率低等問題，全員法治思維、法律意識、風(fēng)險(xiǎn)意識、防御意識進(jìn)一步增強(qiáng)，有效降低企業(yè)經(jīng)營法律風(fēng)險(xiǎn)。