文/郭 娜 吳安彤

近年來，隨著電子信息票據(jù)的產(chǎn)生及多領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，開展企業(yè)電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔管理試點工作對國家深化改革、社會經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)高效運營具有越來越重要的意義

西咸新區(qū)北控環(huán)?？萍及l(fā)展有限公司對原財務(wù)核算系統(tǒng)及時調(diào)整，打通電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔財務(wù)流程，并搭建稅務(wù)云、檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票的全流程線上管理。作為中小企業(yè)，試點工作的順利完成，相信可以給較多的中小型企業(yè)一定啟發(fā)并消除其對實施過程的一些顧慮，為國家對電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔的全面推開起到示范推廣作用。

一、試點前電子發(fā)票管理痛點難點

1.電子發(fā)票的驗真、驗重難以有效監(jiān)控

試點前電子發(fā)票真?zhèn)巫R別需進入稅務(wù)平臺，手工錄入代碼、號碼進行查驗；電子發(fā)票驗重需財務(wù)人員手工錄入發(fā)票代碼，票號及發(fā)票其余信息登記臺賬，對虛假發(fā)票、重復(fù)報銷發(fā)票的查驗耗時耗力，難以進行有效監(jiān)控。

2.電子發(fā)票電子化存檔及后續(xù)管理存在困難

根據(jù)《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會[2020]6號文，第四條單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存該紙質(zhì)件的電子會計憑證。電子發(fā)票作為原始憑證如何進行電子化的歸檔及后續(xù)管理成為不僅是我公司也是大多數(shù)有電子發(fā)票業(yè)務(wù)公司需要考慮突破的難點。

3.電子發(fā)票在企業(yè)間如何安全、高效地流轉(zhuǎn)及儲存

在電子發(fā)票大力推行的同時，電子發(fā)票如何安全、高效地流轉(zhuǎn)及儲存也成為重中之重，為了響應(yīng)國家檔案局規(guī)范電子發(fā)票的管理，電子發(fā)票的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)，電子發(fā)票在企業(yè)間如何安全、高效地流轉(zhuǎn)及儲存是企業(yè)面臨的問題。

4.電子發(fā)票固化于紙，實現(xiàn)企業(yè)信息化進程受阻

電子發(fā)票試點前，電子發(fā)票的數(shù)據(jù)僅體現(xiàn)于紙質(zhì)資料中，為企業(yè)信息化帶來更大挑戰(zhàn)，大量電子發(fā)票數(shù)據(jù)僅以紙質(zhì)資料形式在企業(yè)堆積，難以開展大數(shù)據(jù)分析、發(fā)票風險把控。

二、試點目標、整體解決方案

1.試點目標

結(jié)合我公司實際業(yè)務(wù)需求以及聯(lián)合工作組試點要求，我們將本次的試點目標確定如下：

（1）實現(xiàn)對電子發(fā)票的準確查驗、查重，提高查驗工作效率，降低電子發(fā)票稅務(wù)風險；

（2）實現(xiàn)對電子發(fā)票的電子化歸檔，降低企業(yè)整理、儲存成本；

（3）推動企業(yè)信息化進程，為企業(yè)運行數(shù)智化工廠，開展大數(shù)據(jù)分析及智慧運營奠定基礎(chǔ)；

（4）為電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔示范推廣，并為檔案電子化進行摸索探尋。

2.整體解決方案

由于原有財務(wù)系統(tǒng)功能薄弱，不能支持進一步財務(wù)工作需求，我公司本次試點計劃更換原有財務(wù)系統(tǒng)。通過前期與用友、和訊、百望等服務(wù)商持續(xù)溝通試點目標及實施內(nèi)容，最終確定選用用友公司為系統(tǒng)支持服務(wù)供應(yīng)商，以其YonSuite系統(tǒng)及稅務(wù)云、檔案管理系統(tǒng)作為本次試點的軟件支持系統(tǒng)。

此次電子發(fā)票試點工作，綜合考慮公司整體人員數(shù)量及辦公環(huán)境，行政人員及領(lǐng)導(dǎo)辦公地點集中等情況，確定簽批單據(jù)仍維持線下簽批，采用YonSuite系統(tǒng)及稅務(wù)云、檔案管理系統(tǒng)進行試點目標的實現(xiàn)。試點成功后，可直接在系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票版式文件，系統(tǒng)自動解析版式文件、自動去重及真?zhèn)涡ｒ?，更好地把控稅?wù)風險，最終實現(xiàn)電子發(fā)票版式文件與電子會計憑證、報表等建立匹配關(guān)系，裝冊、歸檔、后期上架及借閱、移交等功能。

三、電子發(fā)票歸集、報銷、入賬、歸檔各環(huán)節(jié)的具體做法

1.電子發(fā)票歸集

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在報銷單簽批至財務(wù)會計人員時提供電子發(fā)票版式文件，通過PC端電子發(fā)票版式文件的上傳完成電子發(fā)票的驗重、驗真、歸集。采集發(fā)票信息可通過版式文件上傳、微信掃碼、外掃描設(shè)備三種方式實現(xiàn)歸集至系統(tǒng)報銷臺賬中，以提高電子發(fā)票驗重、驗真的效率，提升員工報銷的簡便性。

2.電子發(fā)票報銷、入賬

電子發(fā)票驗重、驗真通過后，電子發(fā)票數(shù)據(jù)保存至系統(tǒng)報銷臺賬中。財務(wù)人員收到業(yè)務(wù)報銷人簽批完成單據(jù)進行賬務(wù)處理并進行付款，經(jīng)過審核、記賬后采集會計憑證、會計報表至電子檔案系統(tǒng)，同時將電子發(fā)票版式文件上傳至電子票夾中與會計憑證進行關(guān)聯(lián)、匹配，后續(xù)可實現(xiàn)電子發(fā)票與會計憑證的雙向聯(lián)查。(圖1)

圖1 電子檔案系統(tǒng)中會計憑證與電子發(fā)票版式文件匹配圖示

3.電子發(fā)票歸檔及上架

電子檔案系統(tǒng)形成待裝冊會計憑證后，對會計憑證進行勾選裝冊，選擇末級目錄勾選要裝成一冊的檔案。裝冊會自動將勾選的檔案按文號順序排列轉(zhuǎn)成一冊。按照按數(shù)量裝冊、按憑證類型的方式裝冊，裝冊完成后勾選進項歸檔，對每冊分配案卷號，歸檔后可對已歸檔的成冊檔案上架到不同的檔案室檔案柜中，紙質(zhì)檔案與實體檔案實現(xiàn)同步管理，后續(xù)可支持檔案查詢、檔案借閱、檔案下載、檔案外借及歸還、檔案移交、檔案鑒定、檔案銷毀等。（圖2）

圖2 檔案裝冊-歸檔-上架（與實體檔案匹配）流程

4.檔案歸檔、上架后的使用

（1）檔案借閱

檔案歸檔、上架后，借閱人員提交借閱申請，輸入需要借閱的資料，審批通過后即可查看借閱檔案。(圖3)

圖3 檔案借閱流程

（2）檔案移交

會計檔案滿3年后移交公司檔案管理部門，移交經(jīng)辦人提交移交申請，輸入需要移交的檔案資料，審批通過后即可移交至公司檔案管理部門。（圖4）

圖4 檔案移交流程

（3）檔案的鑒定及銷毀

會計檔案銷毀前需各部門對檔案進行鑒定，鑒定完成后方可銷毀。（圖5）

圖5 檔案銷毀前的鑒定流程

四、取得的效益

試點工作在陜西省檔案館、財政廳、商務(wù)廳、稅務(wù)局的領(lǐng)導(dǎo)下，已完成既定計劃相關(guān)財務(wù)軟件和應(yīng)用的開發(fā)，截至驗收時點，電子檔案系統(tǒng)已存儲2021年7-10月會計憑證531份、電子發(fā)票版式文件42份（其中電子專票4份，電子普票38份）、會計報表9份。規(guī)范了電子發(fā)票電子化業(yè)務(wù)流程和日常管理，提高了工作效率、降低管理成本。主要成效包括：

1.實現(xiàn)高效率的發(fā)票查驗查重，降低企業(yè)稅務(wù)風險，加強電子發(fā)票管理規(guī)范性

經(jīng)過試點工作中的系統(tǒng)更換、新增等功能，我公司已經(jīng)實現(xiàn)電子發(fā)票的批量驗真及查重，無需再登錄稅局網(wǎng)站單張手工錄入信息逐張查驗，消除了電子發(fā)票重復(fù)入賬的可能，有效把控了與此相關(guān)的稅務(wù)風險。

電子發(fā)票的電子化節(jié)約了企業(yè)的儲存成本及空間，實現(xiàn)了國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知中：紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的同時保存紙質(zhì)件的電子會計憑證的要求，也提高了電子發(fā)票日常管理的規(guī)范性。

2.提高檔案管理效率及安全性

電子發(fā)票實現(xiàn)電子化存儲后，可以進行檔案的智能查詢，提高海量信息的分揀時效、規(guī)范化管理，滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求和信息共享。

本次工作最終形成的系統(tǒng)可對數(shù)據(jù)進行全面性備份和關(guān)鍵數(shù)據(jù)備份，并采用多備份、異地備份等方式，保障數(shù)據(jù)的存儲安全。后續(xù)也可通過本地應(yīng)急系統(tǒng)、容災(zāi)系統(tǒng)與生產(chǎn)系統(tǒng)相互配合共同保證整體業(yè)務(wù)連續(xù)性及信息安全性。

3.加強項目組成員溝通協(xié)調(diào)性，提高項目組成員項目管理經(jīng)驗

電子發(fā)票電子化試點項目的推進，增長了財務(wù)及檔案管理等相關(guān)人員的項目經(jīng)驗。本次的電子發(fā)票試點，幫助我公司財務(wù)人員及項目組工作成員對系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搭建及運轉(zhuǎn)原理提高了認識，對于電子發(fā)票電子化的目的、流程、要求也有了深刻的了解，對于如何進行項目管理、項目推進豐富了實踐經(jīng)驗。

4.推動企業(yè)信息化進程并為電子發(fā)票在中小型企業(yè)的電子化運用進行成功示范探索

本次電子發(fā)票的電子化試點，促使我公司升級了信息管理體系，提高了公司對電子化業(yè)務(wù)的認識，引領(lǐng)性的財務(wù)及檔案管理實踐對我公司的信息化進行起到了極大的推動作用。同時，也為我公司運行數(shù)智化工廠，開展大數(shù)據(jù)分析及智慧運營業(yè)務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

鑒于我公司的實際運營規(guī)模以及項目在人力、物力、財力及時間上的投入、試點工作的順利完成，相信可以給較多的中小型企業(yè)一定啟發(fā)并消除其對實施過程的一些顧慮，為國家對電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔的全面推開起到示范推廣作用。