文/王永福

社保檔案是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)民生資料，它能真實(shí)地反映出參保單位和個人的利益。隨著社會保障制度的不斷完善和深化改革，社保覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)不斷增多，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案工作面臨的挑戰(zhàn)也越來越大。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展，社保檔案管理工作要轉(zhuǎn)變思路，尋找新的突破口，必須提升社保檔案管理的實(shí)效性。因此，如何提高社保檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平，已成為我國人力資源社會保障體系建設(shè)的一個重大課題

社保檔案，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)民生檔案資源。如何提升社保檔案的管理水平和開發(fā)與利用，實(shí)為我國人力資源社會保障體系建設(shè)的一大重要課題，而時下實(shí)現(xiàn)社保檔案數(shù)字化更是提升檔案管理水平首當(dāng)其沖的重要任務(wù)。

一、社會保障檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）提高工作效率，增強(qiáng)服務(wù)水平

目前，檔案管理已形成了系統(tǒng)的管理制度和流程，但是傳統(tǒng)的管理模式費(fèi)時費(fèi)力，效率很低。隨著我國社保工作不斷完善，社保檔案數(shù)量不斷增加，社保檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生，通過電子數(shù)據(jù)信息化管理可實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱，大大減少了檔案查詢難度，提高了檔案查詢與檢索的便捷度，簡化查閱手續(xù)，提高社保檔案內(nèi)部管理水平，增強(qiáng)人社部門面向群眾的服務(wù)水平已迫在眉睫。

（二）轉(zhuǎn)變檔案材質(zhì)，提升安全性能

在管理傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案時，實(shí)體檔案存量較大，會導(dǎo)致增加庫房壓力，不僅成本較高，而且紙質(zhì)檔案在存儲、管理以及檢索方面都會有一定的難度，這就增加了檔案管理人員的工作量，且可能會因人為疏漏，致使檔案信息外泄，還會出現(xiàn)檔案損毀與丟失問題，相應(yīng)降低檔案管理質(zhì)量，還會損害參保人員個人檔案及個人保障權(quán)益。而通過數(shù)字化方式管理檔案。降低了管理成本，提高了檢索的準(zhǔn)確率和調(diào)閱效率，節(jié)省檔案存放占用空間，節(jié)省了大量的人力資源。同時，社保檔案數(shù)字化管理可以按照檔案的重要程度，建立不同等級的安全防護(hù)，嚴(yán)格規(guī)定檔案查閱，設(shè)置密碼、指紋識別等方式，全面提升檔案管理安全性。

（三）打造互聯(lián)平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享

推進(jìn)社會保障信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用。首先，要與當(dāng)?shù)氐腎T企業(yè)加強(qiáng)合作，推動建立智能社保檔案大數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件數(shù)字化；其次，要與銀行和公安戶籍系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)社會保障系統(tǒng)的資源共享，建立一個全面的社會信息數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大社保信息的使用。

二、加強(qiáng)社保檔案數(shù)字化的建議

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高信息化意識

社保檔案工作要切實(shí)增強(qiáng)信息化意識，深刻認(rèn)識這項(xiàng)工作的重大意義，明確自己的工作職責(zé)，明確其服務(wù)方向和服務(wù)對象，充分發(fā)揮出社保檔案資料的價值和作用，促進(jìn)其開發(fā)利用效率的不斷提升，確保基層社保檔案管理工作能夠真正為社會主義精神文明建設(shè)、物質(zhì)文明建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。做好檔案材料的整理、掃描、修圖保存，提高社保檔案管理質(zhì)量，為社保檔案的使用機(jī)構(gòu)和參保人員帶來更加規(guī)范化的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，打造高素質(zhì)隊(duì)伍

社保檔案數(shù)字化管理主要依靠高素質(zhì)管理人才。人社系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)定期開展教育與培訓(xùn)活動，打破傳統(tǒng)管理模式，提升數(shù)字化管理水平，維護(hù)檔案管理質(zhì)量；組織管理人員學(xué)習(xí)數(shù)字化管理知識，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)需求，確保管理人員高效學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識；構(gòu)建完善的績效考評機(jī)制，定期對檔案管理人員做好技術(shù)考核與評估，優(yōu)化內(nèi)容與方法，強(qiáng)化服務(wù)意識與保密意識，促進(jìn)管理人員能力的提升。除此之外，更應(yīng)該注重人才引進(jìn)工作，要不斷地為社保檔案工作注入新鮮血液，打造高素質(zhì)檔案數(shù)字化隊(duì)伍。

（三）健全制度，規(guī)范管理程序

隨著信息化技術(shù)的普及，檔案管理工作得到了極大的方便，但也存在著許多潛在的問題，亟待建立一套 規(guī)范化的管理制度。人社系統(tǒng)要嚴(yán)格遵守《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》的有關(guān)規(guī)定，建立和完善社保業(yè)務(wù)檔案收集、整理、掃描、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項(xiàng)基礎(chǔ)管理制度，合理分類方法，嚴(yán)格劃定保管期限，確保社保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、完整和規(guī)范。實(shí)現(xiàn)社會保障檔案“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的終極目標(biāo)。

（四）夯實(shí)基礎(chǔ)，完善硬件設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)社保檔案數(shù)字化管理，要積極爭取人社系統(tǒng)和各級政府有關(guān)綜合行政主管部門的大力支持，重點(diǎn)解決檔案室標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè)問題。應(yīng)高度關(guān)注檔案數(shù)字化的硬件設(shè)施，在檔案數(shù)字化過程中，硬件設(shè)施尤為重要，包括掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備，電子產(chǎn)品更新迭代快，及時更換和維修電子設(shè)備，滿足檔案數(shù)字化需求，加快推進(jìn)社保檔案數(shù)字化步伐。

通過上述分析可見，社保檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)社會發(fā)展的新舉措和新要求，社保檔案管理人員應(yīng)該主動更新思想觀念，靈活運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段，確保參保群眾檔案的完整性與安全性，提升社保檔案管理的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮社保檔案的作用和價值，通過檔案管理數(shù)字化更好地發(fā)揮檔案的各種功能與服務(wù)利用的水平，借以加快地區(qū)或單位的發(fā)展。