賈寶柱 張亞茹

（1.承德避暑山莊及周圍寺廟景區(qū)服務(wù)中心，河北 承德 067000；2.承德市避暑山莊博物館，河北 承德 067000）

1 檔案信息管理系統(tǒng)的國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

早在20 世紀(jì)90 年代，歐美一些發(fā)達(dá)國(guó)家就實(shí)現(xiàn)了政府、商業(yè)、工廠、校園的數(shù)字信息化管理。[1]隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步深入，出現(xiàn)了基于C/S 及簡(jiǎn)單的B/S 的管理信息系統(tǒng)。[2]我國(guó)于20 世紀(jì)90 年代末在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用方面才真正起步，相比于發(fā)達(dá)國(guó)家起步雖晚，但是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用廣泛普及以來(lái)，我國(guó)政府高度重視，不遺余力地推進(jìn)信息化建設(shè)，然而目前國(guó)內(nèi)事業(yè)單位各類信息管理系統(tǒng)基本是交由軟件開(kāi)發(fā)公司或內(nèi)部自行研發(fā)，存在著各種各樣的問(wèn)題：（1）事業(yè)單位缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，自行研發(fā)的系統(tǒng)在功能使用、后期維護(hù)等方面存在著一定的缺陷。（2）委托軟件企業(yè)研發(fā)的系統(tǒng)相對(duì)模式化、固定化，檔案信息管理方面遇到的一些精確的需求或特殊情況研究企業(yè)考慮不到；（3）一般軟件開(kāi)發(fā)公司只會(huì)了解開(kāi)發(fā)時(shí)的需求，對(duì)管理流程中產(chǎn)生的變化缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的認(rèn)識(shí)，管理不夠靈活。

2 檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

2.1 確定檔案信息管理系統(tǒng)需求

不同種類的檔案代表的內(nèi)核也不盡相同，所以在設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，需要徹底了解檔案信息管理系統(tǒng)的精準(zhǔn)需求和使用功能，應(yīng)參考以下兩個(gè)因素：

1.檔案因素。不同類型的檔案信息調(diào)閱使用的頻率也不盡相同，因此系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員一定要對(duì)文檔中所涉及的信息內(nèi)容有充分準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，并根據(jù)不同的信息調(diào)閱頻率做出不同的信息系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)。[3]

2.客戶需求。用戶在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)前都會(huì)告知研發(fā)者檔案信息管理類型，并針對(duì)系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能給出具體的要求，如客戶要明確檔案信息系統(tǒng)的保密等次，以便做好相關(guān)密鑰管理和防火墻設(shè)計(jì)。

2.2 設(shè)定檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)原則

1.安全性。保證檔案信息統(tǒng)計(jì)可信、集成、統(tǒng)一地集中管理檔案數(shù)據(jù)，針對(duì)各種業(yè)務(wù)類別的檔案資料信息系統(tǒng)，逐步建立完善的安全管理機(jī)制和安全存儲(chǔ)能力，以保證能夠快速地從海量資源中定位所需信息內(nèi)容，并且具有可控、安全、便捷的信息共享功能。

2.保密性。所有參與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員均需簽訂保密承諾書(shū)；在為甲方提供服務(wù)的整個(gè)過(guò)程中獲取的甲方一切機(jī)密資料，均不能以任何方式透露給其他人。

3.長(zhǎng)期保存和利用。按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)封裝等技術(shù)手段，確保檔案信息資源的真實(shí)有效，讓數(shù)字檔案如同傳統(tǒng)檔案一樣具備原始性、文物性和傳承性。

2.3 設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)框架

系統(tǒng)框架本著“歸檔及時(shí)、分類合理、收錄規(guī)范、信息安全、利用便利”的設(shè)計(jì)原則，將系統(tǒng)分為管理、采集、數(shù)據(jù)、利用4 大模塊（如圖1），也可根據(jù)不同單位需要滿足的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)。

圖1

2.4 構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)功能模塊

1.管理模塊。系統(tǒng)的管理模塊，一般包含了職能管理工作、使用管理工作、授權(quán)管理工作等功能。部門(mén)管理以組織架構(gòu)設(shè)立主要管理單位部門(mén)的采集方向，用戶管理以用戶身份設(shè)立主要管理系統(tǒng)中用戶身份，權(quán)限管理主要分配部門(mén)與用戶的管理、操作以及查詢權(quán)限。

2.采集模塊：

（1）采集收發(fā)文檔。收文管理實(shí)現(xiàn)對(duì)外來(lái)文書(shū)登記和管理。主要記錄文檔標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人、主辦部門(mén)以及重要文檔信息，并且具有保存歸檔等功能。

（2）采集部門(mén)檔案。采集部門(mén)檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門(mén)提交的檔案進(jìn)行歸檔及導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)、對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析及利用等。提供工作人員登記、掃描功能，同時(shí)自動(dòng)編目。

（3）采集專項(xiàng)檔案。采集的專項(xiàng)檔案實(shí)現(xiàn)了對(duì)跨部門(mén)專特大項(xiàng)檔案進(jìn)行單獨(dú)收集并導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)內(nèi)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和利用等。

3.數(shù)據(jù)模塊。數(shù)據(jù)模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)采集的文件檔案同步歸檔，節(jié)省了審核、收集的麻煩。在被采集歸檔管理同時(shí)，自動(dòng)同步復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

4.利用模塊：

（1）文件檢索。文件檢索實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)具體應(yīng)用，其為社會(huì)生產(chǎn)生活提供真實(shí)、有效的詳盡資料。

（2）統(tǒng)計(jì)查詢。數(shù)據(jù)檢索實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案總量、檔案訪問(wèn)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)各事業(yè)單位的不同需要，轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)格式并自動(dòng)形成各種檔案數(shù)據(jù)報(bào)告，各種報(bào)表和數(shù)據(jù)的結(jié)果都可以打印。

（3）查閱管理。按照各部門(mén)的人員權(quán)限不同區(qū)分為可直接瀏覽或須申請(qǐng)才能瀏覽，根據(jù)各部門(mén)的借閱資源情況自行生成查詢統(tǒng)計(jì)記錄等功能。

2.5 檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

1.存儲(chǔ)方式設(shè)計(jì)。為了使系統(tǒng)應(yīng)用更為方便簡(jiǎn)潔，數(shù)據(jù)模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)采集的文件檔案同步歸檔，節(jié)省了審核、收集的麻煩。在被采集歸檔管理同時(shí)，自動(dòng)同步復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)行全部歸檔運(yùn)行（如圖2）。在非自然災(zāi)害情況下，容易安全保存，不易損壞、丟失。

圖2

2.存儲(chǔ)內(nèi)容設(shè)計(jì)。為了提高系統(tǒng)兼容性，數(shù)據(jù)模塊采用矩陣列表設(shè)計(jì)，既可方便存儲(chǔ)普通文檔資料，還可存儲(chǔ)視頻、音頻、圖片等多媒體資料（如圖3）。

圖3

2.6 按設(shè)計(jì)要求編寫(xiě)程序

檔案信息管理系統(tǒng)的順利建設(shè)，主要核心是對(duì)程序進(jìn)行的編制，在程序編制時(shí)必須符合以下條件：

1.在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)編寫(xiě)設(shè)計(jì)時(shí)，不出現(xiàn)程序錯(cuò)誤就是最基本的要求，正確的程序編寫(xiě)能讓系統(tǒng)投入運(yùn)行時(shí)降低使用故障率，減小工作負(fù)擔(dān)。

2.由于檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)等因素，在管理系統(tǒng)建立工作以后，除了要提高故障率以外，還必須在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)能立即修改并排除。這就需要系統(tǒng)代碼的簡(jiǎn)潔性與規(guī)范化，可以讓系統(tǒng)工程師更快速地找到問(wèn)題所在，并對(duì)其加以修復(fù)排除。

3.根據(jù)文檔資料管理系統(tǒng)的保密性原則，必須在整個(gè)文檔資料管理系統(tǒng)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工過(guò)程中，充分考慮文檔資料管理系統(tǒng)的安全，但是由于保密工作需要更多的技術(shù)單位，也就無(wú)法通過(guò)簡(jiǎn)單的防火墻、殺毒軟件實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)，反而要求技術(shù)人員自己編寫(xiě)的程序來(lái)設(shè)置安全屏障，于是我們就必須按照各自不同的保密工作級(jí)別，各自設(shè)計(jì)自有的防火墻。

2.7 檔案信息管理系統(tǒng)架設(shè)

1.軟件部分架設(shè)，當(dāng)我們?cè)谶M(jìn)行軟件設(shè)計(jì)工作時(shí)，軟件編程人員要根據(jù)所使用單位的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)與編寫(xiě)，在系統(tǒng)架設(shè)后，把已經(jīng)編寫(xiě)好的應(yīng)用軟件裝進(jìn)計(jì)算機(jī)中以便于對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行使用。

2.硬件部分的架設(shè)，首先電纜架設(shè)除了要確保各種電纜和各個(gè)裝置的合理銜接外，還要保證電纜架設(shè)的科學(xué)合理，對(duì)各個(gè)類型的電纜實(shí)行分別敷設(shè)，采取不同的定位方式和固定地點(diǎn)，便于人員進(jìn)行檢查維護(hù)。其次，機(jī)柜及支持設(shè)施架設(shè)，重點(diǎn)是維護(hù)各硬件設(shè)施的穩(wěn)定性，以減少因機(jī)柜及支持設(shè)備不平衡系統(tǒng)運(yùn)行所造成的負(fù)面影響。

2.8 檔案信息管理系統(tǒng)調(diào)試

在完成統(tǒng)一架構(gòu)之后，就必須對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行高強(qiáng)度拷機(jī)試驗(yàn)。檢測(cè)流程中大致有兩個(gè)方面：一是對(duì)系統(tǒng)軟件的檢測(cè)，需要測(cè)試錄入與調(diào)出的成功率和速度，也需要檢測(cè)在超負(fù)荷工作狀況下的系統(tǒng)響應(yīng)。二是對(duì)硬件設(shè)備的檢測(cè)，重點(diǎn)是對(duì)硬件設(shè)備的穩(wěn)定性檢測(cè)，同時(shí)測(cè)試超負(fù)荷工作情況下主要設(shè)備和線纜的發(fā)熱量，防止出現(xiàn)設(shè)備線纜高溫從而造成重大火災(zāi)事故。

2.9 檔案信息管理系統(tǒng)配套設(shè)施選取架設(shè)

檔案信息管理系統(tǒng)的建立中的相關(guān)設(shè)備，是指專門(mén)根據(jù)可能或隨時(shí)發(fā)生的事件所設(shè)定的相應(yīng)安保裝置和安全措施。首先是消防設(shè)備管理系統(tǒng)，然后是備份功能管理系統(tǒng)，這兩種管理系統(tǒng)可以隨時(shí)完成交互作業(yè)，如果出現(xiàn)了火災(zāi)事故，系統(tǒng)第一時(shí)刻自動(dòng)開(kāi)啟消防設(shè)備管理系統(tǒng)，并隨著滅火制度的開(kāi)啟系統(tǒng)備份功能而自動(dòng)開(kāi)始進(jìn)行火災(zāi)事故處置。

3 檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用方式

1.檔案信息管理系統(tǒng)自動(dòng)編目。檔案編目自動(dòng)化系統(tǒng)既是以處理檔案信息的保存與查詢?yōu)楹诵牡挠?jì)算機(jī)，也是全國(guó)檔案信息管理系統(tǒng)中智能化的基礎(chǔ)組成部分。[4]故資料庫(kù)及檔案的建立應(yīng)最大程度地便于檔案資料的保存與查詢。一般應(yīng)建立以下檔案：

（1）主文件：一般按檔案文件名稱及記錄輸入時(shí)間的次序、線性地保存于硬盤(pán)或光盤(pán)上，用以保護(hù)檔案及機(jī)讀目錄的最完整信息。

（2）倒排檔：這是按檔案文件的特定性質(zhì)，如文件性質(zhì)（上行文、下行文、平行文或?qū)ｍ?xiàng)檔案）而組成的文件，該文檔通常按屬性記錄及其本身的規(guī)則以樹(shù)型結(jié)構(gòu)存放于硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器上，以目錄鏈針?lè)绞脚c主文件所對(duì)應(yīng)的記錄相連接，是一類用于系統(tǒng)中隨機(jī)存取的文件。若干種不同性質(zhì)的倒排檔與主檔案一起組成了中央書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，以便形成自動(dòng)編目供系統(tǒng)內(nèi)檢索和對(duì)外查閱(即計(jì)算機(jī)查目)。

（3）編目文檔：重點(diǎn)是積累新數(shù)據(jù)，自動(dòng)編輯目錄和主文件的維護(hù)。

2.檔案信息管理系統(tǒng)自動(dòng)檢索。檔案信息管理系統(tǒng)自動(dòng)檢索主要分為自動(dòng)檢索編目系統(tǒng)和自動(dòng)檢索事實(shí)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，編目檢索系統(tǒng)主要是對(duì)某專項(xiàng)檔案的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行檢索，其結(jié)果是獲得一批相關(guān)文獻(xiàn)的線索進(jìn)行自動(dòng)分類歸集。事實(shí)數(shù)據(jù)檢索主要是指進(jìn)行對(duì)某種事實(shí)或資料的查詢，其結(jié)果都是將得到最直接的、可供參考的答案。

3.檔案信息管理系統(tǒng)自動(dòng)管理。自動(dòng)生成打印臺(tái)賬，系統(tǒng)自動(dòng)生成并打印輸出檔案目錄、檔案脊背、檔案信息變動(dòng)表及各種臺(tái)賬登記冊(cè)。

3.2 檔案信息管理系統(tǒng)保障措施

1.加大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的重視。提高領(lǐng)導(dǎo)人員的業(yè)務(wù)管理能力，有效保障檔案信息系統(tǒng)事業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)基本完成，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的主要領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的信息化開(kāi)發(fā)和建設(shè)，并主動(dòng)加大對(duì)多方面的信息資源保障力量和技術(shù)支持力度，全面健全對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的綜合監(jiān)督機(jī)制，實(shí)施檔案信息管理系統(tǒng)工作人員的科學(xué)發(fā)展計(jì)劃。第一，主要領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)注意做好檔案信息管理系統(tǒng)工作人員的日常專業(yè)能力培養(yǎng)教學(xué)和考核管理等工作，通過(guò)使用科學(xué)有效的檔案信息管理系統(tǒng)，主動(dòng)推動(dòng)管理人員不斷增強(qiáng)崗位的專業(yè)知識(shí)和理論基礎(chǔ)。第二，主要領(lǐng)導(dǎo)人員需要高度重視具體人員的專業(yè)度提高與培訓(xùn)，以全面保證日常管理工作的順暢有序開(kāi)展。

2.提升檔案信息管理系統(tǒng)工作人員素質(zhì)。事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案信息管理系統(tǒng)的工作建設(shè)中離不開(kāi)專職工作人員，由專門(mén)的人員承擔(dān)檔案系統(tǒng)的日常管理，可以全面保證事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案系統(tǒng)的健康發(fā)展。檔案信息管理系統(tǒng)工作者不僅僅要掌握檔案信息管理系統(tǒng)工作的專業(yè)知識(shí)，要更主動(dòng)地提高自己的信息化技術(shù)的運(yùn)用能力水平，還需要針對(duì)事業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)中的現(xiàn)實(shí)需求，加大對(duì)專業(yè)數(shù)據(jù)管理人員的引進(jìn)與聘用，增強(qiáng)事業(yè)單位整體的現(xiàn)代化工作意識(shí)和能力。

3.規(guī)范檔案信息的采集與整理。檔案信息管理系統(tǒng)收集和整理的工作規(guī)范，首先要確定檔案管理制度：要有專門(mén)負(fù)責(zé)歸檔工作的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、要有專門(mén)主管歸檔工作的機(jī)關(guān)、要有專門(mén)搞好歸檔管理工作的人員、使檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)；其次，明確收集、整理、存檔的形式；明確對(duì)檔案信息機(jī)關(guān)、事業(yè)單位部門(mén)的管轄職能。

4.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)和事業(yè)發(fā)展總體目標(biāo)的完成，需要更加注重其信息的安全，努力完善其信息安全保障機(jī)制。檔案信息系統(tǒng)的查閱管理工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)制度管理規(guī)定，認(rèn)真進(jìn)行數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)備份管理工作，進(jìn)一步健全對(duì)歸檔數(shù)據(jù)信息的管理恢復(fù)體系，有效提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)安全保存管理與利用水平。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案信息管理系統(tǒng)全面投入工作后，將徹底改變?cè)瓉?lái)的手工檔案管理模式，縮短了業(yè)務(wù)流程，大大提高了效率；將大量的業(yè)務(wù)資料在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行存檔，大大降低了他們的工作壓力和復(fù)雜度：實(shí)現(xiàn)了一份重要檔案資料可以多人隨時(shí)檢索使用，從而發(fā)揮了科技對(duì)檔案工作的保障、促進(jìn)和引導(dǎo)等功能；實(shí)現(xiàn)了對(duì)重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工、重要文檔資料異地保管等，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和保護(hù)國(guó)家、人民集體利益，都具有很大的法制保障意義；實(shí)現(xiàn)了電子文檔安全備份，減少了因?yàn)槎啻螜z索而對(duì)電子文檔原件所帶來(lái)的損失，從而降低了對(duì)各種形式文檔的維護(hù)費(fèi)用。

綜上所述，信息系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)工作主要包括信息系統(tǒng)要求設(shè)定、信息系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)等方面，而檔案信息管理系統(tǒng)的完成，則必須同時(shí)在硬件與軟件兩個(gè)方面加以建設(shè)，以符合檔案信息管理系統(tǒng)的工作特點(diǎn)。因此，檔案信息管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)逐漸成了未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。