胡 瑩 李文婕

（云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院，云南昆明，650091）

檔案是增強(qiáng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)治理能力以及創(chuàng)建和諧社會(huì)的重要工具，社會(huì)工作機(jī)構(gòu)是推動(dòng)政府轉(zhuǎn)變職能，創(chuàng)新社會(huì)管理和公共服務(wù)方式，加強(qiáng)以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)的重要組成部分。《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)困境兒童保障工作的意見(jiàn)》指出加強(qiáng)“社會(huì)參與”，強(qiáng)化困境兒童的教育保障。［1］助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)的檔案作為記錄機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的重要資料，可以為社工機(jī)構(gòu)提升服務(wù)社會(huì)的能力提供助力。近年來(lái)，隨著社工機(jī)構(gòu)數(shù)量不斷增多，國(guó)家民政部門對(duì)社工機(jī)構(gòu)及其業(yè)務(wù)范圍實(shí)施了進(jìn)一步的科學(xué)引導(dǎo)與規(guī)范管理。然而，在日常的管理工作中，社工機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范尚未納入《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的既定范圍，相較于行政機(jī)構(gòu)的檔案管理而言，各類型社工機(jī)構(gòu)的檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，整體管理水平偏低，社工機(jī)構(gòu)檔案本應(yīng)具備的工具性與信息性價(jià)值沒(méi)有得到很好的發(fā)揮。

研究社工機(jī)構(gòu)檔案管理行為與動(dòng)機(jī)可以進(jìn)一步完善檔案服務(wù)大局、增強(qiáng)檔案治理的社會(huì)功能，推動(dòng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但當(dāng)前社工機(jī)構(gòu)的檔案管理普遍缺乏專業(yè)性與規(guī)范性，也缺乏應(yīng)有的學(xué)術(shù)關(guān)注。本文采用扎根理論的研究方法，選取昆明市兩家具有代表性的助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)的檔案工作為研究對(duì)象，分析其檔案管理行為與動(dòng)機(jī)，為社工機(jī)構(gòu)檔案管理工作的完善提供理論支持和參考。

一、 實(shí)證設(shè)計(jì)與準(zhǔn)備

1. 調(diào)研對(duì)象

為社會(huì)困難家庭兒童的教育提供全方位的服務(wù)，是助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)在社會(huì)服務(wù)工作中發(fā)揮獨(dú)特作用的重要體現(xiàn)。本文所指的助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)，其工作業(yè)務(wù)大多圍繞不同的助學(xué)項(xiàng)目展開(kāi)，故相關(guān)檔案以項(xiàng)目檔案為主，總體來(lái)說(shuō)大致由三個(gè)部分組成：一是服務(wù)項(xiàng)目類，如合作協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、合同、家訪記錄、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度記錄以及結(jié)項(xiàng)記錄等；二是日常工作類，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、經(jīng)費(fèi)管理記錄、職工勞資福利記錄等；三是機(jī)構(gòu)文化建設(shè)類，如機(jī)構(gòu)大事記、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)報(bào)、活動(dòng)照片、活動(dòng)音視頻、活動(dòng)文案等。

2. 研究思路

本文研究思路分為四步：首先，確定實(shí)證訪談對(duì)象。筆者選取了昆明市兩家具有代表性的助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)，分別是“云加益”和“快樂(lè)方舟”。其次，設(shè)計(jì)訪談提綱，用于獲得實(shí)證分析所需的信息與數(shù)據(jù)。再次，基于所得的原始信息與數(shù)據(jù)，從助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)的檔案管理動(dòng)機(jī)和管理行為兩個(gè)方面編碼構(gòu)建，進(jìn)行質(zhì)性分析。最后，根據(jù)管理動(dòng)機(jī)對(duì)管理行為的影響進(jìn)行分析，指出助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)存在的檔案管理問(wèn)題，并由此提出相關(guān)的建議。

3. 數(shù)據(jù)來(lái)源

筆者于2021年上半年對(duì)選取的兩家機(jī)構(gòu)進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化訪談，深入了解助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)、檔案保管及其利用等基本情況，以形成的原始訪談資料為分析的數(shù)據(jù)來(lái)源，就此作為確定初步概念范疇的依據(jù)，訪談提綱見(jiàn)表1。

表1 訪談提綱

二、 編碼構(gòu)建

1. 開(kāi)放式編碼

開(kāi)放式編碼也稱為一級(jí)編碼，作為扎根理論研究的第一步，是為了指認(rèn)現(xiàn)象、界定概念、發(fā)現(xiàn)范疇。［2］筆者將對(duì)兩個(gè)助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)的原始訪談材料所記錄的任何可以編碼的句子和片段給定概念化標(biāo)簽，這是一個(gè)將資料打散并賦予概念，然后再以新的方式重新組合的過(guò)程。［3］在對(duì)這次訪談進(jìn)行開(kāi)放式編碼時(shí)，為減少個(gè)人偏見(jiàn)對(duì)訪談資料的影響，盡量使用訪談對(duì)象的原話進(jìn)行初始編碼，對(duì)原始訪談資料進(jìn)行逐字逐句分析，形成初始概念化編碼。因內(nèi)容較多，本文通過(guò)其中的幾個(gè)例子進(jìn)行展示，如表2所示。通過(guò)對(duì)訪談資料進(jìn)行初始概念化編碼，可以得到對(duì)助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案工作訪談的初始概念，將得到的初始概念進(jìn)行范疇化，同時(shí)將這個(gè)范疇進(jìn)行動(dòng)機(jī)和行為的分類［4］，如表3所示。

表2 初始概念化編碼過(guò)程舉例

表3 開(kāi)放式編碼分析結(jié)果

2. 主軸編碼

主軸編碼的主要任務(wù)是更好地發(fā)現(xiàn)主范疇，進(jìn)一步揭示主范疇的內(nèi)涵和性質(zhì)，使其更為嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)將之前提煉出的初始范疇進(jìn)行進(jìn)一步整合，發(fā)現(xiàn)并建立范疇之間的潛在邏輯關(guān)系。［5］表4與表5分別為助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案管理動(dòng)機(jī)與行為的主軸編碼演示舉例。從動(dòng)機(jī)理論的角度來(lái)看，動(dòng)機(jī)是激發(fā)和維持主體的行動(dòng)，并將使行動(dòng)導(dǎo)向某一目標(biāo)的心理傾向或驅(qū)動(dòng)。［6］在本研究中將社工機(jī)構(gòu)看作一個(gè)有機(jī)體，其行為和動(dòng)機(jī)的劃分按是否與檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)直接相關(guān)進(jìn)行判定，例如檔案收集、保管等是檔案管理行為，而對(duì)于不屬于檔案管理工作環(huán)節(jié)的范疇，則可歸為管理動(dòng)機(jī)，諸如一些影響社工機(jī)構(gòu)檔案管理行為的制度、社會(huì)支持、資金和人員。

表4 助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案管理動(dòng)機(jī)范疇

表5 助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案管理行為范疇

3. 選擇編碼

選擇編碼是為了整理范疇之間的關(guān)系，將所有類別統(tǒng)一在“核心類屬”周圍，對(duì)整體的行為和現(xiàn)象進(jìn)行描述。［7］將上述的開(kāi)放式編碼和主軸編碼得出的范疇進(jìn)行關(guān)系構(gòu)建，連接主范疇與其他范疇，用訪談得到的原始資料來(lái)進(jìn)行關(guān)系驗(yàn)證，將各個(gè)范疇之間的關(guān)系通過(guò)選擇編碼得以展示。本研究在初始編碼和主軸編碼的基礎(chǔ)上，可得到如圖1和圖2所示的檔案管理動(dòng)機(jī)和行為關(guān)系。即檔案機(jī)構(gòu)對(duì)社工機(jī)構(gòu)檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定可以給予社工機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員一套標(biāo)準(zhǔn)操作程序，提高機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案工作人員的專業(yè)能力；當(dāng)宣傳力度大，獲得更多的社會(huì)支持時(shí)，機(jī)構(gòu)可獲得更高的認(rèn)可度和更多的資金，影響內(nèi)部的資源部署。這兩者都體現(xiàn)了外部動(dòng)機(jī)對(duì)內(nèi)部動(dòng)機(jī)的影響。外顯為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化問(wèn)題，進(jìn)一步影響到檔案管理的行為。如，內(nèi)部工作人員的專業(yè)能力影響著檔案收集、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)一步影響著檔案安全。

圖1 助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案管理動(dòng)機(jī)分析

圖2 助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案管理行為分析

4. 飽和度檢驗(yàn)

通過(guò)飽和度檢驗(yàn)測(cè)試是否需要停止取樣，是指已經(jīng)無(wú)法再?gòu)念~外的原始資料或數(shù)據(jù)中得出新范疇。本文選取昆明市的助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)的代表者，且進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化訪談后，整理文本進(jìn)行逐一分析，經(jīng)過(guò)持續(xù)的對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)不再出現(xiàn)具有代表性的新概念范疇，理論達(dá)到飽和，不再收集新數(shù)據(jù)。［8］

三、 實(shí)證結(jié)論

1. 社工檔案標(biāo)準(zhǔn)缺失，社會(huì)支持動(dòng)力不足

隨著社會(huì)工作的逐漸普及，社工機(jī)構(gòu)的檔案對(duì)于展現(xiàn)和諧社會(huì)的發(fā)展情況有著重要意義。但通過(guò)訪談發(fā)現(xiàn)這兩家社工機(jī)構(gòu)都未采用相關(guān)的檔案管理制度，工作人員對(duì)于機(jī)構(gòu)檔案的保管顯得較為雜亂無(wú)章，檔案的安全保管難度也隨之加大。此外，雖然在構(gòu)建和諧社會(huì)的背景下，社會(huì)工作越來(lái)越得到民政部門的重視，但目前社工機(jī)構(gòu)檔案管理仍是一項(xiàng)小眾的工作，并未得到廣泛的推廣，社會(huì)的認(rèn)可度較低、社會(huì)支持動(dòng)力不足。

2. 專業(yè)能力薄弱，基礎(chǔ)設(shè)施落后

社工機(jī)構(gòu)的工作人員自發(fā)地對(duì)與日常業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案進(jìn)行收集，已經(jīng)具備了一定的歸檔意識(shí)，但從訪談來(lái)看，這兩家助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)在外部動(dòng)機(jī)的影響下，絕大多數(shù)工作人員未經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)化文件的指導(dǎo)。僅憑借自身的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理，易造成社工機(jī)構(gòu)檔案管理缺少系統(tǒng)性。選取的這兩家社工機(jī)構(gòu)缺乏檔案管理的專業(yè)設(shè)備，再加上空間有限，檔案的排列上架條件也極為局限，不便于檔案的查找利用。究其原因，也與社工機(jī)構(gòu)大多為民辦，依靠“社團(tuán)自主運(yùn)作”有關(guān)。即使社工機(jī)構(gòu)有政府主導(dǎo)推動(dòng)、購(gòu)買相關(guān)服務(wù)，但政府劃撥的經(jīng)費(fèi)主要用于日常業(yè)務(wù)，場(chǎng)地、設(shè)備等經(jīng)費(fèi)捉襟見(jiàn)肘，對(duì)于購(gòu)買“八防”設(shè)備和建設(shè)專業(yè)的檔案保管場(chǎng)所來(lái)說(shuō)非常困難。［9］

3. 檔案管理程序混亂，檔案價(jià)值體現(xiàn)不足

檔案的收集是檔案整理和保管的前置環(huán)節(jié)。因缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)和檔案專業(yè)人員，社工機(jī)構(gòu)檔案的收集工作常常是將與社工機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的全部文件資料、實(shí)物資料等毫無(wú)區(qū)別地收集起來(lái)，并未對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的鑒定選擇，全部收集且長(zhǎng)期保存易造成檔案的冗余繁雜，后續(xù)的保管工作任務(wù)也較為繁重。檔案保管環(huán)節(jié)可以為檔案創(chuàng)造安全與便于利用的保存條件，維護(hù)檔案的完整與安全，但從對(duì)兩個(gè)社工機(jī)構(gòu)的扎根理論的訪談分析中可以看出，其工作人員都未經(jīng)過(guò)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，其分類未形成專業(yè)的體系。僅憑工作人員的經(jīng)驗(yàn)，容易造成在檔案保管的前序鑒定分類時(shí)依據(jù)個(gè)人想法整理，為后續(xù)的查找利用造成不利影響。此外，檔案保管空間有限，沒(méi)有專門的檔案柜等，其受到偷竊、意外損毀的風(fēng)險(xiǎn)較高，社工機(jī)構(gòu)幫扶對(duì)象的隱私也在一定程度上受到了威脅。對(duì)社工檔案的利用可以將社工檔案的價(jià)值與功能體現(xiàn)出來(lái)。實(shí)際工作中，社工機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的利用可能僅僅局限于利用檔案材料對(duì)現(xiàn)在的文件整理或家訪工作提供參考，更多的是將實(shí)體檔案，例如一些獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等陳列在展示架內(nèi)，對(duì)檔案的宣傳較少，工作人員對(duì)檔案利用的意識(shí)也較為薄弱。

四、 建議

隨著社會(huì)主義和諧社會(huì)的逐步構(gòu)建，社會(huì)工作隊(duì)伍逐漸壯大，對(duì)助學(xué)類社工機(jī)構(gòu)檔案管理行為和動(dòng)機(jī)進(jìn)行分析，可以更詳細(xì)地了解社工機(jī)構(gòu)檔案管理工作的本質(zhì)問(wèn)題，促進(jìn)其檔案管理工作不斷提升。本研究發(fā)現(xiàn)，社工機(jī)構(gòu)檔案的管理動(dòng)機(jī)促使了社工機(jī)構(gòu)檔案的管理行為的產(chǎn)生，社工機(jī)構(gòu)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的缺失在一定程度上造成了檔案收集隨意、檔案保管混亂和檔案利用不足等問(wèn)題，可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

1. 建立健全管理制度，改進(jìn)檔案管理流程

從影響社工機(jī)構(gòu)檔案管理行為的外部動(dòng)機(jī)進(jìn)行展望，建立健全管理制度，為社工機(jī)構(gòu)檔案管理提供規(guī)范化、專業(yè)化的指導(dǎo)，成為重要需求。宏觀層面上，國(guó)家和地方政府機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)社工機(jī)構(gòu)檔案管理辦法的缺失與歸屬問(wèn)題，結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展要求，明確社工機(jī)構(gòu)檔案管理工作的思路。微觀層面上，在社工機(jī)構(gòu)檔案管理相關(guān)辦法尚未出臺(tái)前，各社工服務(wù)機(jī)構(gòu)可借鑒其他行業(yè)的檔案管理制度，結(jié)合自身工作特色，對(duì)檔案的收集、整理、保管、保密、利用、銷毀等進(jìn)行規(guī)定，以此作為規(guī)范本機(jī)構(gòu)檔案工作的指南和準(zhǔn)則，為實(shí)踐工作提供更具操作性和可行性的參考。

2. 構(gòu)建專業(yè)人才隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

社工機(jī)構(gòu)的工作主要集中在申請(qǐng)社工項(xiàng)目、運(yùn)行社工項(xiàng)目、提供社會(huì)服務(wù)等方面，后勤力量往往會(huì)被忽視，社工機(jī)構(gòu)的檔案管理人員往往由辦公室人員兼任。相關(guān)人員雖然具備足夠的業(yè)務(wù)操作知識(shí)，但缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，在一定程度上造成了檔案管理工作的隨意化。社工機(jī)構(gòu)可以填充人才隊(duì)伍，引入檔案管理專業(yè)人才，進(jìn)一步提高檔案管理水平，形成社工機(jī)構(gòu)檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，檔案職能部門可以為社工機(jī)構(gòu)的檔案工作提供指導(dǎo)，協(xié)助社工機(jī)構(gòu)進(jìn)行人才培養(yǎng)，提高社會(huì)支持，例如可以邀請(qǐng)檔案界內(nèi)專業(yè)人士對(duì)社工機(jī)構(gòu)職工進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，以提高檔案知識(shí)素養(yǎng)、培養(yǎng)內(nèi)部人才。

3. 科學(xué)規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)資源，提升社工機(jī)構(gòu)社會(huì)認(rèn)可度

從社工機(jī)構(gòu)檔案管理動(dòng)機(jī)來(lái)看，一方面，社工機(jī)構(gòu)的社會(huì)資本支持較少，另一方面，其內(nèi)部資金和資源重點(diǎn)用于其社會(huì)服務(wù)業(yè)務(wù)和人員薪酬。因此，檔案管理方面的可支配資源相對(duì)有限，這使得檔案工作缺乏專業(yè)設(shè)備和技術(shù)的支持。社工機(jī)構(gòu)在進(jìn)行資源規(guī)劃時(shí)，應(yīng)合理規(guī)劃有限的內(nèi)部資金，盡可能地做到重點(diǎn)資源資金精準(zhǔn)投入。在進(jìn)行空間規(guī)劃時(shí)，應(yīng)在滿足基本業(yè)務(wù)要求的情況下，為檔案的保管提供空間規(guī)劃，滿足檔案保管和保護(hù)的要求。在進(jìn)行技術(shù)架構(gòu)時(shí)，應(yīng)結(jié)合機(jī)構(gòu)自身特點(diǎn)規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)字化程度，建立相應(yīng)的檔案數(shù)字化機(jī)制，保證檔案保管的安全。此外，社工機(jī)構(gòu)的檔案通常是在查檔時(shí)使用，沒(méi)有更好地發(fā)揮社工機(jī)構(gòu)檔案的價(jià)值，對(duì)此，可以借鑒檔案館對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，例如舉辦機(jī)構(gòu)歷史展覽等，以更加凸顯機(jī)構(gòu)特色，同時(shí)達(dá)到宣傳社工機(jī)構(gòu)組織文化的效果，提升社工機(jī)構(gòu)認(rèn)可度，進(jìn)一步獲得更多的 社會(huì)支持。